Как отправить гугл таблицу по электронной почте с телефона
Вы можете прикреплять к письмам документы, фотографии и другие файлы. Большие файлы, например видео, можно отправлять в виде ссылки на Google Диск.
Как прикрепить файл к письму
- Откройте Gmail на компьютере.
- Нажмите Написать.
- Внизу окна нажмите на значок скрепки .
- Выберите файлы.
- Нажмите Открыть.
Как удалить прикрепленный файл
Прикрепленный к письму файл можно удалить. Нажмите на значок крестика справа от файла.
Совет. Если вы пользуетесь Gmail в учебном заведении или организации, узнайте у администратора, доступен ли вам конфиденциальный режим.
- Откройте Gmail на компьютере.
- Нажмите Написать.
- Нажмите на значок скрепки .
- Выберите файлы.
- В правом нижнем углу нажмите на значок "Включить конфиденциальный режим" .
Совет. Если вы уже включили конфиденциальный режим для письма, внизу окна нажмите Изменить. - Настройте ограничения. Они будут действовать и для письма, и для прикрепленных файлов.
- Если выбрать Без SMS, пользователи Gmail смогут сразу открыть письмо. Пользователи сторонних сервисов (не Gmail) получат код доступа по электронной почте.
- Если выбрать Код доступа из SMS, код будет отправляться получателям в SMS. Введите номера телефонов получателей (не свой личный номер).
- Нажмите Сохранить.
Устранение неполадок
Ограничение на размер файлов
Если размер файла больше 25 МБ, Gmail автоматически прикрепляет его в виде ссылки на Google Диск. Подробнее об отправке файлов с Диска…
Не удается прикрепить файл (веб-версия)
- Убедитесь, что используете поддерживаемый браузер.
- Попробуйте прикрепить файл в другом браузере.
- Если ваш браузер использует прокси-сервер, попробуйте его отключить.
Файлы недоступны
Обратитесь к поставщику услуг или администратору.
Файл заблокирован в целях безопасности
Чтобы предотвратить распространение вирусов, в Gmail запрещено передавать письма с исполняемыми файлами, например файлы EXE.
Первый шаг. Открываем гугл таблицу. Сразу обращаем свое внимание на верхний правый угол, где есть кнопка «Настройка Доступа» и нажмем на неё.
Второй шаг. В появившемся меню «Совместный доступ» нажимаем на строчку «Расширенные» в нижнем правом углу.
Третий шаг. На экране откроется меню «Настройки доступа», в которой находим строку «Документ доступен только вам» и нажимаем на строку «Изменить».
Четвертый шаг. В меню «Открыть доступ к документу» ставим точку напротив строчки «ВКЛ (для всех, у кого есть ссылка»). В строке «Доступ», находится чуть ниже, можно выбрать уровень доступа: редактирование, комментирование, просмотр. После нажмем на кнопку «Сохранить». Мы вернемся в меню «Настройки доступа» и нажимаем на кнопку «Готова».
Пятый шаг. Снова нажимаем на большую зеленую кнопку «Общий доступ», снова откроется меню «Совместный доступ», где появилась строка с ссылкой. Где нажимаем на кнопку «Копировать ссылку» и после вставляем её куда нужно и отправляете пользователю.
По правде говоря, есть множество различных способов поделиться своим документом. Какой из них вы выберете, в конечном итоге основывается на том, как вы хотите поделиться своим документом.
Открыть доступ к документу через приглашение
Хотя этот способ хорошо подходит для обмена документами, он подойдет не во всех ситуациях. Потому что вы будете просто отправлять письмо-приглашение получателям для просмотра документа без сопроводительного письма. Отправка одного приглашения может вести в замешательство пользователей, и не иметь обратной связи.
Документ в виде вложения в электронном письме
Для этого нажмите «Файл», и выберите пункт меню «Электронная почта как вложение».
Помимо того, можно выбрать формат документа в появившемся окне.
Отправка документа в теле электронной почты
Насколько вы используете электронную почту для отправки документов в Интернете? Дайте нам знать в комментариям к записи.
Документы Google стали обычным инструментом для всех, кому необходимо создать документ.
Многие из вас уже знакомы с настольной версией, а мобильная версия может стать центром для ваших документов, когда вы путешествуете.
Представьте, что у вас нет доступа к ноутбуку в дороге, и вам нужно просмотреть документ. Эта ситуация решается с помощью мобильной версии Google Docs.
Вот как это работает.
Установите приложение.
После установки приложения откройте его и войдите в свою учетную запись Google.
После входа вы попадете на страницу, похожую на левый скриншот. Если вы нажмете на шесть квадратов в верхнем правом углу экрана, Документы Google переключат ваши документы в режим сетки.
Когда вы находитесь в режиме сетки , вы увидите предварительный просмотр каждого недавно открытого документа. Пример этого можно увидеть на среднем скриншоте, расположенном выше.
Основные элементы управления Документами Google
Если нажать на три горизонтальные линии в верхнем левом углу экрана, Документы Google расширят основные элементы управления вашего приложения. Здесь вы найдете:
- Последние документы;
- Помеченные документы;
- Документы, которые «поделились со мной»;
- Корзина;
- Ссылка на ваш Google Диск;
- Ваши настройки.
Детали вашего аккаунта Google
В самом верху этого меню, где вы видите синий круг на третьем снимке экрана, вы найдете раздел, содержащий ваш аватар, имя пользователя и адрес электронной почты. Вы также увидите небольшую серую стрелку, обращенную вниз.
Эта стрелка позволяет получить доступ к раскрывающемуся меню, которое управляет вашей учетной записью. Когда вы нажмете на нее, вы увидите три варианта:
- Управляйте своей учетной записью Google.
- Добавьте другой аккаунт.
- Управление учетными записями на этом устройстве
Нажмите эту стрелку выпадающего.
Настройте параметры своей учетной записи Google
Чтобы управлять своей учетной записью Google , нажмите соответствующую кнопку. На новом экране вы можете видитеть пункты:
- Личная информация.
- Данные и персонализация.
- Безопасность.
- Люди и обмен.
Если вы получили это уведомление, нажмите Продолжить . Как только вы это сделаете, вы попадете на официальную страницу входа.
Примечание. Если активирована двухэтапная проверка, вам все равно нужно будет ввести эту информацию также и на мобильный телефон.
Удаляем учетную запись Google
Допустим, вы хотите переключать учетные записи вместо нескольких учетных записей, работающих на одном устройстве. Для этого в раскрывающемся меню выберите « Управление учетными записями на этом устройстве» .
Оказавшись там, нажмите Удалить с этого устройства, чтобы выйти из системы.
Примечание. Если вы удалите свою учетную запись из приложения Docs, Google удалит доступ вашей учетной записи ко всем приложениям Google, которые активны на вашем телефоне. Это включает в себя Gmail, если вы используете его.
Когда вы нажмете Удалить с этого устройства , вам будет отправлено последнее уведомление, чтобы убедиться, что все в порядке с этим действием. Если это так, нажмите « Удалить» .
После этого Google Docs выкинет вас из системы. Вы можете войти в систему с новой учетной записью.
Создайте новый документ
После повторного входа в систему Документы Google вернутся на главную страницу приложения. Если вы никогда не использовали приложение с этим вторым аккаунтом, оно покажет вам немного другой экран входа в систему, который дает вам общий обзор приложения и того, что изменилось.
В этом случае одним из таких изменений является возможность работать в автономном режиме. Нажмите Понял, чтобы закрыть этот раздел, затем перейдите к многоцветному знаку + в правом нижнем углу. Нажмите на него, чтобы создать новый документ.
Документы Google затенят ваш экран и предложат вам создать документ из двух разных вариантов:
Я выбрал Новый документ , потому что мне нравится создавать свои документы с нуля.
Как только вы выберете подходящий для вас вариант, Документы Google попросят вас назвать его. После того, как вы назовете свой документ, нажмите « Создать» .
Изучение рабочей области Документов Google
После создания документа вы попадете в урезанную версию рабочего пространства Документов Google, где вы сможете начать печатать. Для ввода нажмите синий значок пера в правом нижнем углу экрана.
Под рабочим пространством (и над клавиатурой) вы увидите параметры форматирования текста. В верхней части рабочей области есть синяя галочка. Эта галочка позволяет вам выйти из рабочей области вашего документа, когда вы закончите печатать.
Рядом с этой синей галочкой вы увидите кнопки Отменить и Повторить . Вы также увидите знак + для меню « Вставка» и символ « A» для расширенных параметров форматирования.
В самом конце этой панели инструментов находятся три точки, представляющие другое сворачиваемое меню, которое контролирует общие детали вашего документа. Нажмите на эти точки.
После расширения меню вы увидите параметры для:
- Компоновка страницы.
- Предложить изменения.
- Найти и заменить.
- Настройка страницы.
- Подробности.
Вы также увидите переключатель, который позволит вам просматривать документ в автономном режиме , если вы решите это сделать. Вы можете изучить каждый из этих вариантов самостоятельно.
Если вы довольны текущими настройками, нажмите на неактивную область рядом с меню, чтобы выйти из нее. Документы Google вернут вас в рабочее пространство.
Добавление комментариев
Как только вы закончите печатать, нажмите на синюю стрелку, чтобы применить изменения. Документы Google вернут вас на главный экран и оставят ваш комментарий без изменений.
Меню вставки
Когда вы работаете на мобильном устройстве, вы можете захотеть вставить что-то в документ, будь то ссылка, изображение или таблица.
Для этого перейдите к знаку + в верхней части рабочей области. Это раскроет меню «Вставка», где у вас есть несколько вариантов включения различных типов контента.
Список документов
Сегодня мы пропускаем множество инструментов просто потому, что между мобильными и настольными версиями их мало. Но допустим, что вы готовы выйти из документа и вернуться на главный экран.
Чтобы выйти из документа, нажмите синюю галочку в верхнем левом углу.
Если вы используете iOS, эта синяя галочка превратится в серую боковую стрелку. Нажав на эту серую стрелку, вы попадете в главное меню.
Оттуда вы должны увидеть обновленный список документов. Документ, над которым вы только что работали, находится вверху.
Нажмите на три точки рядом с этим документом. Вы попадете в третье меню, где вы можете увидеть действия верхнего уровня в отношении этого файла и того, где он находится на вашем диске.
Это меню отличается от главного меню, которое управляет приложением. Это также отличается от меню, которое вы видели в вашей рабочей области, где вы можете настроить конкретные размеры вашего проекта.
Вместо этого это меню позволяет вам поделиться документом, переместить его и переименовать . Как только вы возитесь с элементами управления, все готово. Не бойтесь выходить из приложения.
Google Docs – это, пожалуй, самый популярный сервис для работы с документами. Он ничем не уступает программе Microsoft Word, им в разы проще и удобнее пользоваться, плюс в нем есть куча интересных функций. Правда, о многих из них пользователи сервиса не знают…
Но давайте исправим это – поговорим о том, какие возможности есть в Гугл Доках и как они могут облегчить работу.
Полезные функции сервиса Google Документы
Многими функциями, указанными ниже, я и сама частенько пользуюсь. Они в разы облегчают редактирование содержимого документа.
Работа в офлайн
В сервисе Google Docs можно создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии соединения с интернетом. Если в какой-то файл будут внесены изменения, они автоматически сохранятся после подключения к сети.
А вот о том, как это включить – открываем главную страницу Гугл Доков, в левой части разворачиваем меню и выбираем «Настройки». Там надо активировать функцию «Офлайн-режим» простым переключением тумблера.
Но это не все – после подтверждения изменений сервис потребует установить расширение «Google Документы офлайн» в ваш браузер. После активации данного режима сохраняем изменения нажатием на кнопку ОК.
Структура и навигация
Не мне рассказывать о важности правильной структуры документа – об этом и так много написано. Скажу лишь, что в сервисе Гугла по работе с документами можно создать четкую структуру и переходить в два счета к нужному разделу.
Сначала о том, как редактировать заголовки. Просто выделяем нужную строчку и в панели инструментов выбираем соответствующий уровень.
Теперь о том, как посмотреть на эту самую структуру. В левой верхней части рабочей области должен отображаться значок заголовка. При нажатии на него показывается подробный скелет текста. Если надо, этот значок легко убирается через меню «Вид» – «Показать структуру документа».
Если надо убрать какой-то элемент из структуры, просто жмем по расположенному рядом крестику.
Также есть возможность вставки оглавления. Для этого открываем меню «Вставка», затем «Оглавление», выбираем оптимальный вариант и жмем по нему.
Добавление закладок
Если не хотите потерять какой-нибудь важный элемент в длинном тексте, можно прикрепить к нему закладку. Для этого следует открыть в меню раздел «Вставка», а затем выбрать пункт «Закладка». На это место дается ссылка, ее можно скопировать и отравить другим, чтобы люди сразу переходили к выделенному вами фрагменту.
Расширенный поиск
Расширенный поиск выходит за рамки нахождения определенного фрагмента в тексте. С его помощью легко находить определенную информацию и картинки в интернете или на своем диске, не закрывая при этом документ. Открыть расширенный поиск можно через раздел «Инструменты» в меню или нажатием на комбинацию клавиш Shift + Ctrl + Alt + I.
Совместный доступ
Вместо того, чтобы каждый раз отправлять другим людям исправленные по несколько раз файлы, лучше скопировать содержимое в Гугл Доки и отравить ссылку. Именно за счет этой функции данный сервис и набрал большую популярность. Все, что при этом следует сделать – настроить доступ. В правой верхней части рабочей области будет одноименная синяя кнопка, жмем по ней.
Теперь подробнее – есть несколько вариантов предоставления доступа.
- Добавление определенных пользователей или группы по ссылке. После того как вы впишете их имена и дадите доступ, на привязанную к аккаунту почту тем людям придет оповещение.
- По ссылке. Тут тоже есть два варианта – предоставить доступ указанным ранее людям или же всем, у кого будет ссылка на документ.
Редактирование
Комментирование
Другие люди, которым вы открыли доступ, могут добавлять какие-то замечания или правки. Сделать это просто – выделяем строку или абзац, к которым прикрепится комментарий, затем жмем на иконку с правой стороны от выделенного фрагмента. Можно еще нажатием по правой кнопке мыши открыть контекстное меню и там выбрать пункт «Оставить комментарий».
Комментарии хороши тем, что в них можно упоминать нужного вам человека. Актуально, если над доком работает несколько людей. Комментарий будет висеть сбоку до тех пор, пока никто не нажмет на кнопку «Вопрос решен».
Внесение правок
В Google Docs есть режим «Советовать», который позволяет предлагать изменения без возможности самостоятельного редактирования. То есть вы вроде бы меняете текст, но в то же время все это остается в виде комментариев. И то, что вы предлагаете, будет выделено зеленым цветом. При необходимости можно давать к редакции некоторые пояснения.
Самое интересное – если принять совет, предложенный текст займет то место, в котором он отмечен. А если отклонить, ничего не поменяется.
Чтобы открыть этот режим, нужно в правой части панели инструментов в выпадающем меню отметить пункт «Советовать».
История изменений
В Google Документах никакой фрагмент не исчезнет бесследно – все изменения сохраняются в соответствующем разделе. Открыть его можно через меню «Файл», перейдя в категорию «История версий» и кликнув по пункту «Смотреть историю версий». Проще, наверное, нажать на комбинацию Shift + Ctrl + Alt + H.
Отправка копии документа
Скачивание файла
Работа с картинками
В Доках есть классный инструмент для работы с изображениями. Примерно такой же, как и в Word, но все же немного шире в плане возможностей. Добавление картинок производится разными способами – указанием пути к файлу на компьютере или ссылки в интернете, прикреплением из сервисов Диск и Фото, копированием изображения прямо в файл. Вдобавок можно менять цвета, проводить коррекцию яркости, контрастности или прозрачности, добавлять текст, а еще сохранять полученное изображение в Google Keep.
Горячие клавиши
Чтобы посмотреть на все встроенные комбинации горячих клавиш, надо открыть меню «Справка» и выбрать пункт «Быстрые клавиши» или нажать на комбинацию Ctrl + /. Полный список комбинаций можно посмотреть на сайте поддержки Google (там указаны варианты для разных операционных систем). Ниже перечислю некоторые из них, конечно же, для Windows. Исключаю те, что указала ранее, а еще стандартные «Копировать», «Вставить» и так далее ;)
Навигация
- Создать новый файл – Alt + F + N
- Открыть словарь – Ctrl + Shift + Y
- Перейти к статистике – Ctrl + Shift + C
- Вставить разрыв страницы – Ctrl + Ввод
- Повторить последнее действие – Ctrl + Y
- Перейти к следующему результату поиска – Ctrl + G
- Перейти к предыдущему результату поиска – Ctrl + Shift + G
Форматирование текста
- Увеличить размер текста – Ctrl + Shift + >
- Уменьшить размер текста – Ctrl + Shift + <
Форматирование абзаца
- Увеличить отступ – Ctrl + ]
- Уменьшить отступ – Ctrl + [
- Применить обычный стиль текста – Ctrl + Alt + 0
- Изменить стиль заголовка – Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6
- Создать нумерованный список – Ctrl + Shift + 7
- Создать маркированный список – Ctrl + Shift + 8
Выравнивание
- По левому краю – Ctrl + Shift + L
- По правому краю – Ctrl + Shift + R
- По ширине – Ctrl + Shift + J
- По центру – Ctrl + Shift + E
Изображения и рисунки
- Увеличить картинку – Ctrl + Alt + K
- Увеличить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + B
- Увеличить размер по вертикали – Ctrl + Alt + I
- Уменьшить размер – Ctrl + Alt + J
- Уменьшить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + W
- Уменьшить размер по вертикали – Ctrl + Alt + Q
- Закрыть редактор картинок – Shift + Esc
Комментарии и сноски
- Вставить комментарий – Ctrl + Alt + M
- Открыть список комментариев – Ctrl + Alt + Shift + A
- Открыть текущий комментарий – Ctrl + Ввод
- Вставить сноску – Ctrl + Alt + F
Автоматическая замена
За замену фраз и символов отвечает функция «Автоматическая замена». Для ее открытия перехожу в «Инструменты», затем открываю «Настройки».
В новом открывшемся окне открываем вкладку «Замены» и добавляем новые комбинации. Старые, кстати, можно удалять. Если есть слова, в которых вы часто ошибаетесь, внесите в этот раздел изменения, а сервис автоматически все исправит без проверки правописания.
Дополнительные плагины
Существует возможность расширения функционала Документов Гугл с помощью специальных дополнений. Чтобы открыть сей раздел, жмем на «Дополнения», а затем на «Установить дополнения». Можно еще кликнуть по плюсику в панели на правой стороне.
В маркетплейсе предусмотрено несколько основных категорий плагинов – «Бизнес-инструменты», «Эффективная организация работы», «Образование», «Связь и общение», а также «Служебные программы». Список может меняться со временем. Все установленные дополнения доступны в соответствующей вкладке.
Теперь приведу 4 примера интересных плагинов для Google Docs.
Translate+
Translate+ предназначен для перевода текста практически на любой язык. Процесс перевода проходит так – надо выбрать исходный язык, потом подобрать язык, на который вы хотите перевести, выделить фрагмент, а затем нажать на кнопку «Translate».
Doc Tools
Плагин Doc Tools добавляет несколько инструментов для упрощения работы с текстами. Например, можно менять регистр, выделять фрагменты другим цветом, сортировать списки и таблицы по алфавиту, преобразовывать число в текст (на английском) и так далее.
Writing Habit
Дополнение Writing Habit подойдет тем, кто следит за количеством набранных слов или знаков за определенный период. Основываясь на статистике предыдущих дней, приложение также дает прогнозы. Актуально, если вы поставили себе цель писать ежедневно конкретный объем текста и придерживаться этого показателя до конкретной даты, которую вы же сами и укажете.
Схемы и диаграммы Lucidchart
Дополнение Lucidchart позволяет работать с разными схемами, диаграммами, ментальными картами и так далее. Точнее сказать, расширение дает возможность вставлять уже готовые блоки, а создавать их следует непосредственно в онлайн-сервисе Lucidchart.
Специальные возможности для разработчиков
Напоследок расскажу о возможностях для тех, кто разбирается в скриптах. С помощью языка JavaScript вы можете создать собственное приложение и добавить его в сервис Google Docs. Чтобы перейти к этому инструменту, нужно открыть раздел «Инструменты» и выбрать в нем пункт «Редактор скриптов». После откроется ссылка на сервис, где вы сможете создать собственный скрипт.
Заключение
Используя указанные возможности, можно в разы повысить продуктивность при работе с сервисом Google Docs. Главное – разобраться во всех функциях и запомнить самые важные для вас комбинации клавиш!
Читайте также: