Примечания к письмам outlook
Простые советы, представляющие собой пошаговые инструкции по оптимизации и работе в операционных системах Win7, Vista, Win XP. Описание и работа популярных программ. Безопасность ПК. Советы не переполнены терминологией и доступны для повторения даже начинающему пользователю.
Приветствие
вторник, 21 июня 2011 г.
Напоминание для письма в Outlook
Полезная функция в Outlook, напоминание, поможет вам вовремя вспомнить о необходимости ответить на электронное письмо, или напомнит о важной встрече, о которой договорились по почте. Это самые простые примеры использования функции напоминания, и несложно придумать другие варианты применения этой функции с пользой для себя.
Что бы установить напоминание для письма, нажмите правую клавишу мыши на выбранном письме и в открывшемся контекстном меню выберете "К исполнению". В раскрывшемся подменю нажмите "Добавить напоминание".
Откроется окно, в области "Пометка" раскройте список вариантов, щелкнув по кнопке, и выберете подходящий тип напоминания.
Затем укажите дату и время напоминания в соответствующих полях.
Вы можете открыть письмо, нажав на кнопку "Открыть", можете нажать "Прекратить", если хотите остановить напоминание. Можно так же отложить напоминание, нажав на соответствующую кнопку и выбрав необходимый интервал времени из списка.
1. Напишите новое письмо, нажав Новый E-mail кнопку.
Или откройте письмо, на которое хотите ответить, ответить всем или переслать, а затем нажмите Ответить, Ответить всем or вперед редактировать.
2. Выделите (дважды щелкните или выберите) слово или текст, который вы хотите прокомментировать.
3. Затем нажмите Ctrl + Alt + M чтобы вставить комментарий. Когда появится выноска для комментария, добавьте к ней свой комментарий.
4. Если вы хотите удалить комментарий, поместите курсор на комментарий и щелкните его правой кнопкой мыши. Затем выберите Удалить комментарий возможность удалить комментарий.
Легко вставляйте или удаляйте комментарий в Outlook с помощью Kutools for Outlook
Перед применением Kutools for Outlook, пожалуйста сначала скачайте и установите.
2. Теперь макет комментария сразу отображается в теле письма. Введите свой комментарий в КОММЕНТАРИЙ пунктом.
Заметки:
1. Чтобы удалить комментарий, вы можете выбрать контент с комментарием, который хотите удалить, и затем щелкнуть Kutools > Удалить комментарий > Удалить комментарий. Смотрите скриншот:
Если вы хотите получить 60-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Обычно в компактном представлении почтовой папки в Microsoft Outlook отправитель и тема каждого письма отображаются в правильном порядке. Однако иногда отправители и темы отображаются в разном порядке, например, тема отображается над отправителем. См. Снимок экрана ниже. Здесь я покажу вам способ показать тему выше или ниже отправителей в списке рассылки в Microsoft Outlook.
Чтобы указать тему ниже или выше отправителя каждого электронного письма в списке рассылки, выполните следующие действия:
Шаг 1. Перейдите в режим просмотра «Почта» и откройте почтовую папку, в которой вы будете отображать темы под или над отправителями.
Шаг 2. Отобразите почтовую папку в компактном представлении:
Шаг 3: Измените настройки просмотра текущей почтовой папки:
- В Outlook 2010 и 2013 щелкните значок Настройки просмотра Кнопка на Вид вкладка;
- В Outlook 2007 щелкните значок Вид > Текущий вид > Настроить текущий вид.
Шаг 4: В появившемся диалоговом окне Advanced View Settings: Compact нажмите кнопку Колонны (или Поля в Outlook 2007).
Шаг 5. Теперь в диалоговом окне «Показать столбцы» перейдите к Покажите эти столбцы в следующем порядке: коробка и:
Если вы хотите отображать темы под отправителями в списке рассылки, сначала щелкните, чтобы выделить Тема , затем щелкните Переместить вниз кнопку и переместите Тема ниже от, а затем нажмите OK кнопку.
Если вы хотите отобразить темы над отправителями в списке рассылки, сначала щелкните, чтобы выделить Тема , затем щелкните Переместить вверх кнопку и переместите Тема выше от, и, наконец, нажмите OK кнопку.
Шаг 6: нажмите OK , чтобы выйти из диалогового окна Advanced View Settings: Compact.
Примечание: По умолчанию в компактном представлении темы находятся ниже отправителей в списке рассылки.
Поэтому, если вы хотите отображать темы ниже отправителей, вы можете легко щелкнуть Сбросить вид Кнопка на Вид вкладка в Outlook 2010 и 2013. Обратите внимание, что этот метод также удаляет все настраиваемые параметры просмотра в почтовой папке. Нажмите, чтобы узнать больше о восстановлении просмотра
Сегодня научимся быстро добавлять комментарии к письмам в Microsoft Outlook.
Для чего?
Для удобства поиска нужных писем, для добавления своих заметок к письмам, для использования тегов.
Как?
С помощью небольшого кода Visual Basic for Application (далее будет инструкция).
«Немного истории» и «Какую проблему решаем?»
Долго работал с браузерной почтой Яндекс. Нравится внешний вид без тем оформления. Есть возможность распределения писем по папкам (+ вложенные папки). Объединение писем в диалоги. Метки (они же «теги»). Поиск писем по папкам и меткам одновременно. И еще куча разных мелочей. Одним словом, подходит для комфортной работы с почтой.
Правда, кое-что хотелось бы добавить.
Иногда в работе приходится искать письма 2-х, 3-х, и т.д.-летней давности. При этом не во всех письмах указана тема письма или есть текст письма. И иногда даже подписи в письме нет, и адрес отправителя ничего об авторе не говорит. А, например, вложение в письме полезное. Как его быстро найти? Также, бывают ситуации, когда нужно сделать небольшое пояснение для себя по поводу входящего письма.
Так, в процессе работы не хватало возможности добавлять свои примечания (пояснения, заметки, комментарии) к входящим письмам.
В Яндекс-почте, например, это можно отчасти решить с помощью меток. Но делать метки на все случаи жизни только затруднит применение системы. У меня было настроено 48 меток, из которых, от силы, треть была в активной работе.
В качестве альтернативы для Яндекс-почты я решил рассмотреть Microsoft Outlook 2016 с возможностями гибкой настройки программы.
Да, в Outlook есть возможность делать метки как в Яндексе — «Категории» — но, к сожалению, они не работают, если почта настроена по протоколу IMAP
В принципе, сложностей в добавлении комментариев в Outlook нет. Но это возможно при отображении писем в табличной форме и при открытии полей писем для редактирования (адрес, тема и т.д.), что лично для меня не удобно. + цепочки писем не должны отображаться как беседы.
Поэтому сейчас научимся добавлять комментарии к письмам при сохранении привлекательного внешнего вида программы и при этом поля писем будут закрыты для «случайного» редактирования.
Поехали!
Первое.
Настраиваем отображение и поле «Комментарий», в которое будем записывать нужную информацию.
1.Открываем вкладку «Вид».
2. Жмем «Настройка представления».
3. В появившемся окне жмем «Другие настройки».
Проверяем, настройки должны быть как на картинке ниже. Снимаем галочку с пункта «редактировать в ячейках», область чтения — справа, другие параметры — галочка на «компактный формат» или «всегда компактный формат». Жмем «ОК».
4. Жмем кнопку «Столбцы».
5. В новом окне выбираем максимальное число строк 3.
6. В выпадающем списке выбираем «Поля пользователя…».
7. Нажимаем «Новый столбец…»
8. Появится окно «Новый столбец». Здесь пишем имя «Комментарий» и жмем «ОК». Значения «Тип» и «Формат» оставляем как «Текст».
8.5:) После нажатия кнопки «ОК» в окне «Отображение столбцов» в поле «Доступные столбцы:» появится только что добавленный пользовательский столбец «Комментарий». Выбираем его, потом нажимаешь кнопку справа «Добавить ->». Теперь в правом списке отображаемых столбцов появится еще слово «Комментарий».
9. Выделяем наше «Комментарий в правом списке и кнопками «Вверх» / «Вниз» располагаем его под полем «Тема». Жмем «ОК».
Что мы сделали? Добавили пользовательское поле/столбец с именем «Комментарий». Здесь будут отображаться все заметки, которые хотим добавить к письмам.
Второе.
Теперь добавим код, который дает возможность добавлять комментарии к письмам. Код нужно будет вставлять в специальный «Модуль» (контейнер для кода), поэтому сначала получим к нему доступ.
Открываем редактор кода Visual Basic for Application — жмем Alt+F11. В окне редактора под пунктом меню «File» нажимаем на черный треугольник и в выпадающем списке выбираем «Module». Или рядом с пунктом меню «File» можно нажать пункт «Insert». Аналогично.
Новый модуль добавится в дерево объектов (см. выше). 2 раза жмем на «Module1». Справа откроется пустое окно, туда вставляем код из окна ниже (со слов Sub test() до End Sub включительно):
Третье.
Добавляем на панель быстрого доступа кнопку вызова макроса, который только что сделали.
Жмем на треугольник и в выпадающем меню выбираем «Другие команды».
Появится окно настройки параметров Outlook с выбранной позицией настройки панели быстрого доступа (в окне слева смотри). Далее:
- Выбираем из выпадающего списка пункт «Макросы».
2. Выбираем наш макрос «Проект1.test» и…
Теперь смотрим на панель быстрого доступа — там должен появиться вот такой значок (если вы не меняли его при настройке быстрого доступа):
Четвертое.
Осталось немного. Тестируем результат.
Выбираем любое письмо (именно письмо; не беседу, если таковые имеются).
Нажимаем левый Alt и смотрим на панель быстрого доступа. Рядом с иконкой макроса будет цифра (в нашем примере это будет 2). Если нажмем эту цифру (можно одновременно Alt+цифра нажимать), то сработает вызов макроса, появится окно, в которое можно будет ввести информацию и после нажатия «ОК» у выбранного письма появится введенный нами комментарий.
Ограничения данного макроса
Как говориться, «есть нюанс…»
Да, данный метод добавления своих заметок к письмам имеет ряд ограничений и неудобств в работе:
1.Не всегда получается добавить комментарий к беседе. Программа начинает ругаться и выдает ошибку. Поэтому применяем только к письмам (можно в составе беседы, но не к самой беседе).
2. При каждом вызове окна для добавления комментария в строке ввода будет пусто. Следовательно, если сразу нажать «ОК», то комментарий исчезнет.
3. По непонятным причинам нельзя подряд ввести 2 и более комментария к письму — информация не обновляется. Остается только первый. Решается так: ввели коммент, выбрали любое другое письмо, выбрали снова первое.
4. Поиск по комментариям не совсем удобный — нужно настраивать расширенный поиск писем, добавлять условия поиска и потом искать нужное письмо в таблице найденных писем.
На этом пока все.
Скажи, тебе пригодилась бы такая возможность в работе — добавлять свои примечания к письмам? Выскажи мнение по всему этому поводу. Дай обратную связь;)
Читайте также: