Microsoft outlook совместная работа

Обновлено: 22.01.2025

Запись сведений на электронную доску объявлений

Электронная доска объявлений позволяет участвовать в обсуждениях в оперативном режиме. Каждая тема может храниться в отдельной папке с определенными правами доступа. Электронные доски объявлений могут быть неуправляемыми. Такие доски аналогичны группам новостей Интернета, в которых чтение и размещение сведений разрешено всем пользователям. Управление электронными досками объявлений осуществляется назначаемым ведущим, который получает элементы от пользователей и решает, какие из них могут быть помещены на доске объявлений.

Существуют следующие способы работы со сведениями, помещенными на доске объявлений:

Совместное использование календаря, списка контактов или списка задач Microsoft Outlook

Совместное использование календаря позволяет отслеживать касающиеся группы собрания, события, праздники, отпуска и сроки по проектам. Совместное использование списка контактов обеспечивает доступность для всей группы таких сведений о контактах, как имена, должности, адреса, номера телефонов, и позволяет отслеживать участие каждого члена группы в работе над проектом.

Открытие общего доступа к файлам

Открытие файла в общей папке позволяет читать и обновлять его, а также быстро просматривать ряд файлов. С помощью проводника Windows существующий файл, созданный в другой программе, может быть скопирован в общую папку. При этом нет необходимости открывать программу, в которой создан файл. Помещение файла в общую папку возможно без завершения работы программы, в которой был создан файл. Например, в общую папку может быть помещен ежеквартальный отчет о продажах, обновленный в рабочей книге Microsoft Excel, что позволит членам группы быстро ознакомиться с последними сведениями.

Чтобы открыть общий доступ к файлам, которые часто просматриваются и обновляются другими пользователями, необходимо, чтобы на компьютере была установлена программа, в которой файл был сохранен. При копировании файла в общую папку из проводника Windows или его помещении туда из открытого приложения Microsoft Office исходный файл остается на старом месте. Изменения, внесенные в скопированный или помещенный файл в общей папке, не затрагивают исходный файл.

Определение доступа к папке с помощью прав доступа

Права доступа к общим папкам обычно определяются администратором или членом организации, являющимся владельцем папки, посвященной какому-либо проекту или какой-либо теме. В папках, в которых имеются права доступа, обычно допускается чтение и добавление элементов, однако удаляться могут только элементы, созданные вами. При наличии необходимых прав доступа вы можете создать свою общую папку и предоставить другим право на ее использование. Владелец общей папки может применять в ней личные представления, формы, специальные поля и правила. Может быть указано конкретное представление, которое должно отображаться при первом открытии папки другими пользователями. Даже если права на внесение каких-либо изменений в папке отсутствуют, имеется возможность сохранить личное представление общей папки, отвечающее вашим требованиям. После сохранения личного представления общей папки это представление всегда может быть использовано.

Добавление ярлыка общей папки в папку «Избранное»

Создание общей папки

Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору. По аналогии можно задать уровни, создать представления и выбрать права доступа для общей папки.

Создаем представления для организации и поиска данных

Создание или изменение правила для общей папки

Для создания или изменения правил для общей папки необходим доступ на уровне владельца.

Созданное правило по умолчанию становится активным.

Смена представления общей папки, используемого по умолчанию

Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее, по крайней, мере одно пользовательское представление, доступное всем.

В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
Перейдите на вкладку Управление.
Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».
В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки. По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление «Обычное».

Открытие общей папки

В меню Перейти выберите команду Список папок.
В нижней части списка папок в области переходов щелкните раздел Общие папки, а затем дважды щелкните папку, которую требуется открыть.

Если открываемая общая папка является подпапкой, пройдите по дереву, щелкая знак плюс (+) рядом с подпапкой очередного уровня, пока не найдете нужную папку.

Помещение данных в общую папку

Сведения могут быть помещены в общую папку путем копирования или перемещения файла.

Публикация представления общей папки

Для публикации представления общей папки необходимо иметь разрешение владельца. При создании пользовательского представления можно сделать его доступным для всех, а затем опубликовать. Тогда при дальнейшем изменении данного представления оно будет автоматически обновляться в общей папке.

Для работы этой функции Microsoft Exchange Server учетную записьMicrosoft 365 учетную запись. Большинство домашних и личных учетных записей не используют microsoft Exchange или Microsoft 365.

При совместном Exchange учетной записи Майкрософт можно совместно выполнять задачи. Общий доступ к задачам ограничен не только папкой задач по умолчанию, которая создается во Outlook профилях. Вы можете создать дополнительные папки задач и выбрать папки, которыми нужно поделиться. Например, можно создать папку задач для определенного проекта. После этого вы можете поделиться доступом к папке задач с вашими сотрудниками, чтобы они могли просмотреть список задач.

Совместное выполнение стандартных задач с определенными людьми

Папка "Задачи" по умолчанию в Outlook создается в каждом Outlook профиля. Ее нельзя переименовывать или удалить.

В области навигации щелкните Задачи.

Папка по умолчанию обычно находится в области Мои задачи, отображается как "Задачи". Если у вас несколько папок, выберите папку "Задачи" по умолчанию.

Щелкните папку >поделиться задачами

В поле Кому введите имя получателя приглашения на совместный доступ.

Убедитесь, что выбрано поле Разрешить получателю просматривать папку задач.

При желании вы можете изменить тему.

При желании вы можете запросить разрешение на просмотр папки "Задачи" получателя по умолчанию. Для этого выберите поле Запросить разрешение на просмотр папки "Задачи" получателя.

Просмотрите диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК.

Совместное работу с папкой "Задачи" по умолчанию для всех

Папка "Задачи" по умолчанию в Outlook создается в каждом Outlook профиля. Ее нельзя переименовывать или удалить.

В области навигации щелкните Задачи.

На вкладке "Разрешения" в поле Имя щелкните По умолчанию.

В спискеРазрешения в списке Уровень разрешений выберите уровень разрешений.

Описание уровней разрешений

Уровень разрешений (или роль)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов, создание вложенных папок. Владелец может изменять уровни доступа других пользователей в своей папке. (Не относится к представителям.)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов, создание вложенных папок. (Не относится к представителям.)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.

Создание и чтение элементов и файлов, создание вложенных папок, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов. (Не относится к представителям.)

Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)

Только чтение элементов и файлов.

Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)

Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

Вы можете создать собственные разрешения, выбрав флажки и параметры в области Разрешения.

Совместное работу с настраиваемой папкой задач для определенных людей

Папка "Задачи" по умолчанию в Outlook создается в каждом Outlook профиля. Ее нельзя переименовывать или удалить. Вы можете создать дополнительные папки задач, которые можно переименовать или удалить. В этом разделе содержатся инструкции для настраиваемой папки задач, которые вы создаете.

В области навигации щелкните задачи, а затем щелкните правой кнопкой мыши папку, к которая вы хотите поделиться.

На указателе на пункт >поделиться задачами.

В поле В введите имя получателя приглашения к совместному доступу.

При желании вы можете изменить тему.

При необходимости вы можете предоставить получателю разрешение на изменение элементов задачи, выбрав пункт Получатель может добавлять, изменять и удалять элементы в этой папке задач.

Просмотрите диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК.

В области навигации щелкните задачи и щелкните правой кнопкой мыши папку задач, к которую вы хотите поделиться.

На указывной >разрешения для папки.

На вкладке Разрешения в поле Имя нажмите кнопку По умолчанию.

В спискеРазрешения в списке Уровень разрешений выберите уровень разрешений.

Описание уровней разрешений

Уровень разрешений (или роль)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.

Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)

Только чтение элементов и файлов.

Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)

Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

Вы можете создать собственные разрешения, выбрав флажки и параметры в области Разрешения.

При совместной Exchange учетной записи Майкрософт можно совместно выполнять задачи. Общий доступ к задачам ограничен не только папкой задач по умолчанию, которая создается во Outlook профилях. Вы можете создать дополнительные папки задач и выбрать папки, которыми нужно поделиться. Например, можно создать папку задач для определенного проекта. После этого вы можете поделиться доступом к папке задач с вашими сотрудниками, чтобы они могли просмотреть список задач.

Для улучшения общего доступа к задачам, включая делегирование прав собственности на задачи, рекомендуется использовать функции задач Windows SharePoint Services 3.0. SharePoint задачи можно просматривать в пределах Microsoft Office Outlook 2007.

Совместное выполнение стандартных задач с определенными людьми

Папка "Задачи" по умолчанию в Outlook создается в каждом Outlook профиля. Ее нельзя переименовывать или удалить.

В поле Кому введите имя получателя приглашения на совместный доступ.

При желании вы можете изменить тему.

Просмотрите диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК.

Совместное работу с папкой "Задачи" по умолчанию для всех

Папка "Задачи" по умолчанию в Outlook создается в каждом Outlook профиля. Ее нельзя переименовывать или удалить.

В областинавигации задачи щелкните правой кнопкой мыши папку Задачи по умолчанию.

Обычно она находится в области Мои задачи, которая отображается как "Задачи".

Если вы используете области навигации в свернутом представлении, в области навигации щелкните Области навигации ,а затем щелкните правой кнопкой мыши папку Задачи по умолчанию.

Обычно она находится в области Мои задачи, которая отображается как "Задачи".

На вкладке "Разрешения" в поле Имя щелкните По умолчанию.

В спискеРазрешения в списке Уровень разрешений выберите уровень разрешений.

Описание уровней разрешений

Уровень разрешений (или роль)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.

Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)

Только чтение элементов и файлов.

Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)

Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

Вы можете создать собственные разрешения, выбрав флажки и параметры в области Разрешения.

Совместное работу с настраиваемой папкой задач для определенных людей

В областинавигации задачи щелкните правой кнопкой мыши папку задач, к которую вы хотите поделиться.

Примечание: Если вы используете области навигации в свернутом представлении, в области навигации щелкните Области навигации ,а затем щелкните правой кнопкой мыши папку задач, к которую вы хотите поделиться.

Выберите команду Общий доступ к имя_папки.

В поле В введите имя получателя приглашения к совместному доступу.

При желании вы можете изменить тему.

При необходимости вы можете предоставить получателю разрешение на изменение элементов задач, выбрав пункт Получатель может добавлять, изменять и удалять элементы в этой папке задач.

Просмотрите диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК.

В областинавигации задачи щелкните правой кнопкой мыши папку задач, к которую вы хотите поделиться.

На вкладке "Разрешения" в поле Имя щелкните По умолчанию.

В спискеРазрешения в списке Уровень разрешений выберите уровень разрешений.

Описание уровней разрешений

Уровень разрешений (или роль)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.

Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)

Только чтение элементов и файлов.

Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)

Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

Вы можете создать собственные разрешения, выбрав флажки и параметры в области Разрешения.

Отменить или изменить доступ других людей к папок задач

Вы можете в любое время изменить или отменить разрешения на доступ к папок задач.

В областинавигации задачи щелкните правой кнопкой мыши папку задач, для которой вы хотите изменить разрешения.

Примечание: Если вы используете области навигации в свернутом представлении, в области навигации щелкните Области навигации ,а затем щелкните правой кнопкой мыши папку задач, для которой вы хотите изменить разрешения.

Выполните одно из следующих действий:

Изменение разрешений для всех

На вкладке "Разрешения" в поле Имя щелкните По умолчанию.

В спискеРазрешения в списке Уровень разрешений выберите уровень разрешений.

Описание уровней разрешений

С этим уровнем (или ролью)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.

Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)

Только чтение элементов и файлов.

Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)

Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

Вы можете создать собственные разрешения, выбрав флажки и параметры в области Разрешения.

Изменение разрешения для одного человека

На вкладке Разрешения в поле Имя щелкните имя человека, доступ которого вы хотите изменить.

В спискеРазрешения в списке Уровень разрешений выберите уровень разрешений.

Описание уровней разрешений

Уровень разрешений (или роль)

Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.

Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)

Только чтение элементов и файлов.

Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)

Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

Вы можете создать собственные разрешения, выбрав флажки и параметры в поле Разрешения.

Повторите шаг 2 для каждого человека, доступ которого вы хотите изменить.

В данной главе будут рассмотрены вопросы планирования собраний и назначения задач.

Вообще говоря, всю процедуру планирования собрания можно разбить на несколько этапов:

составление списка участников и ресурсов;
выбор времени собрания;
составление и рассылка приглашений на собрание;
обработка приглашений на собрание.

Составление списка участников и ресурсов

Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.

Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания

(Представление папки Календарь>

> Действия > Назначить собрание (рис. 10.1)

Обязательный ->

Рис. 10.1. Диалоговое окно Планировщик собрания

Рис. 10.2. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов

В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) пользователь может поместить контакт не только в группу Обязательный (Required), но и в группу Необязательный (Optional) или Ресурсы (Resources). Отмечу, что имя организатора появляется в группе Обязательный автоматически. Пользователь может изменять список участников, снова вызвав диалоговое окно Выбор участников и ресурсов либо щелкнув в поле Введите или выберите из списка. Для удаления участника щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить (Clear).

После заполнения списка участников и ресурсов появится окно Обновление расписания (Scheduling), в это время будет произведена попытка идентификации занятого и свободного времени участников собрания. Ее результат будет отображен на сетке времени, справа от списка участников.

Автоматическая идентификация занятого и свободного времени возможна для клиентов локальной сети, причем на компьютере участника собрания должен быть запущен Microsoft Outlook. В нашем случае (автономного компьютера) данные об участнике будут отображаться в сетке времени в виде заштрихованной белой полосы Нет данных (No information).

Также информация о расписании участников собрания может быть получена с интернет-сайта Microsoft. Естественно, при условии, что контакт опубликовывает данные о своем расписании на сервере Microsoft (Free/Busy Server). Но для этого требуется сознательность участника собрания, обладание электронным адресом Hotmail и т. д. Мы не будем здесь рассматривать возможность опроса о занятости участников собрания через Интернет.

Выбор времени собрания

Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:

ручная установка;
временная шкала (автовыбор).

Ручная установка

Для ручной установки времени собрания можно воспользоваться раскрывающимися списками Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time). При этом полоса, отображающая на временной сетке соответствующий интервал времени, переместится.

Еще одним способом ручной установки является перетаскивание левой или правой границы этой полосы. Подведите указатель мыши к одной из полос и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите границу временного интервала. Белый прямоугольник, обрамленный зеленой и красной границей, показывает длительность собрания. При подобном перетаскивании очень легко удостовериться, что время собрания не противоречит встречам в расписании его участников.

По умолчанию временная сетка имеет масштаб деления Только рабочие часы (Show only working hours), пользователь может изменить его, установив или сняв соответствующий флажок в раскрывающейся кнопке Параметры (Options).

Автовыбор

Очень удобным средством определения времени собрания является команда Автовыбор (AutoPick), позволяющий автоматически выбирать свободный интервал времени. Особую привлекательность и удобство этот способ демонстрирует при относительно заполненной временной сетке, но и в случае, когда имеются данные только одного организатора, его также можно с успехом использовать.

Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы времени больше или меньше 30 минут, расширьте границы полосы или укажите соответствующие значения в списке Начало собрания и Конец собрания, после чего продолжите автовыбор.

Рис. 10.3. Заполненная форма Планировщик собрания

Составление и рассылка приглашений

После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.

При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.

На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.

Рис. 10.4. Форма Собрание

Обработка приглашения

Принять (Accept);
Под вопросом (Tentative);
Отклонить (Decline);
Предложить новое время (Propose new time).

Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.

В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.

> Сервис > Параметры Настройки

Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы

Автоматически отклонять конфликтующие приглашения

Рис. 10.5. Диалоговое окно Управление ресурсами

Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

Аналогично планированию собраний, Outlook способен объединять работу над задачами с возможностями электронной почты. В данном разделе будут рассматриваться следующие вопросы (именно на такие этапы можно разбить процедуру назначения задачи):

определение владельца — исполнителя задачи;
составление и отправка поручения на задачу;
обработка поручения;
отслеживание состояния задачи.

Рассмотрим назначение задачи на следующем примере. Подчас написание книги является работой не одного человека, а плодом коллективных усилий нескольких авторов. Как правило, этот коллектив имеет руководителя, на котором лежит ответственность за распределение материала и его компоновку. Написание определенной главы вполне можно рассматривать, как задачу. В то же время определение руководителем проекта одного из авторов, который будет писать эту главу, можно расценивать, как назначение задачи.

Определение владельца — исполнителя задачи

Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.

Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.

Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.

Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).

Составление и отправка поручения

Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.

Пример 10.3. Назначение задачи

> Действия > Создать поручение (<Ctrl>+<Shift>+<U>) (рис. 10.6)

Имя <Контакт>

Срок := <Дата окончания работы над задачей>

Начало := <Дата начала работы над задачей>

Держать обновленную копию этой задачи в списке задач

Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи

Комментарии := <Текст комментариев>

Имеющиеся категории BHV Дела

Рис. 10.6. Форма Поручение задачи

Рис. 10.7. Диалоговое окно Выбрать получателя для поручения

Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.

Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.

Пример 10.4. Установка параметров для поручений

Сервис > Параметры. . . Настройка

Дополнительные параметры (рис. 10.8)

Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач

Отправлять отчеты после выполнения порученных задач

Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.

Рис. 10.8. Диалоговое окно Параметры задач

Пример 10.5. Переназначение поручения

Создать копию без поручения

Кому := <Контакт>

Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.

Рис. 10.9. Копия порученной задачи

Обработка поручения

После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет три возможности ответа:

Принять. Нажатие кнопки Принять на панели инструментов Стандартная автоматически добавит задачу в ваш список задач, таким образом вы станете ее владельцем. После этого появится диалоговое окно Принятые задачи (Accepting Task), посредством которого отправляется уведомление отправителю поручения о том, что вы его приняли, Задача принята (Task Accepted). Если стоит как-то прокомментировать ваш ответ, выберите переключатель Изменить ответ перед отправкой (Edit the response before sending) и нажмите кнопку ОК (рис. 10.11).

Рис. 10.10. Полученное поручение

Отклонить (Decline). Нажатие кнопки Отклонить возвращает поручение предыдущему владельцу задачи. Аналогично случаю с принятием задачи появится диалоговое окно Отклоненные задачи (Declining Task), таким образом вы можете прокомментировать отказ в принятии поручения.
Переслать. Для переадресации задачи необходимо нажать кнопку Назначить задачу и повторить вышеописанную процедуру заполнения полей формы Поручение. В этом случае следует помнить о возможности сохранения копии задачи в своем списке задач. Это позволяет следить за выполнением задачи при ее передаче по служебной цепочке.

В некоторых ситуациях пользователю необходимо отказаться от ранее принятой задачи. Для этого откройте ее и выберите команду > действия > Отклонить задачу. Появится уже знакомое диалоговое окно Отклоненные задачи, которое отправит предыдущему владельцу задачи уведомление о вашем отказе.

Отслеживание состояния задачи

Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.

Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).

Рис. 10.11. Отчет о выполнении задачи

В предыдущих параграфах были рассмотрены процедуры организации собраний и совместная работа группы пользователей над задачей, но этим не ограничивается коллективная работа пользователей в Outlook. Поскольку Outlook является централизованным местом хранения всевозможной информации, зачастую стоит вопрос о полноценном обмене информацией с другими пользователями, заинтересованными в ее получении. Это касается любых элементов Outlook, начиная с заметок и кончая контактами. Именно на примере контактов мы и рассмотрим процедуры, связанные с пересылкой элементов Outlook.

Пример 10.6. Пересылка контакта

< пересылаемый контакт>

> Действия > Переслать (рис. 10.12)

Имя < Контакту> Кому

Рис. 10.12. Пересылка контакта

Пример 10.7. Вставка документа

Элементы < Контакт>

В этой главе нами рассматривались возможности коллективной работы в среде Outlook:

Думаю, эту статью по достоинству оценят менеджеры проектов, менеджеры, работающие с клиентами, и менеджеры продукта, а также те, кто ищет способы повысить эффективность своей работы и использует Outlook для планирования. Если вы ещё этого не делаете, то, вероятно, после этой статьи, вам захочется — или окончательно расхочется — это делать. Итак, 5 нехитрых способов повысить производительность vs. расширение TaskCracker для Outlook.

Все хотят управлять временем

Inbox Zero

Получаем задачу в почту –> создаём задачу в списке задач

Главный лозунг Inbox Zero, как нетрудно догадаться – быстро расправляться с входящей почтой и, грубо говоря, держать почтовый ящик «пустым». По работе во входящие сыплется огромное количество почты – от руководства, клиентов, заказчиков, а также бесчисленные письма, где вас просто поставили в копию. Если весь этот мусор каждый раз перебирать прежде чем решить что делать и с чего начать – понятно, что времени никогда не хватит; поэтому первый шаг к повышению эффективности – это сразу раскидать письма по задачам. Outlook позволяет это сделать в рамках собственного функционала, а вот уже дальше можно использовать различные расширения. Однако само по себе расширение никогда за вас работать не будет, поэтому я и хочу рассказать какие способы ускорить и улучшить свою работу можно использовать, если у вас уже есть приложение TaskCracker — и можно ли с этим приложением вообще что-то сделать. Это, если говорить кратко, визуальная доска для задач Outlook, которая позволяет мышкой по монитору закинуть новую задачу на то время и в ту степень важности выполнения задания, которая лучше всего для неё подходит.

Естественно, несмотря на то, что на сайте заявлено, что Inbox Zero использовался при разработке этого расширения, непосредственного отношения к расширению этот способ не имеет. Возможно, разработчики имели в виду, что применяли эту методику, когда работали над софтом. Ну тогда так и надо писать. Посмотрим, какие ещё методики заявлены как годные к использованию с этим расширением.

Eisenhower matrix

Список задач «всё что нужно сделать» -> Стратегическое планирование задач

Через несколько месяцев работы над проектом мы поняли, что действовали согласно четко спланированному хз. ХЗ что делали, ХЗ что и получилось. Для того, чтобы выполнение списка дел привело к РЕЗУЛЬТАТАМ, нужно сначала свои дела стратегически спланировать. Тут на помощь приходит Матрица Эйзенхауэра. Считается, что этот метод был предложен американским президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, а также что это одна из наиболее простых и эффективных методик стратегического планирования задач. Суть в том, что дела делятся по принципу важности и срочности и – главное правило – не все важные дела срочные, не все срочные дела важные. Чтобы это увидеть наглядно, используется матрица:

Визуальный принцип положен и в основу TaskCracker – и это пожалуй, главное что позволяет разобраться с аутлучными задачами максимально эффективно: список не даёт общей картины и не позволяет планировать последовательность выполнения задач стратегически. Визуальное представление задач позволяет быстро увидеть свою загруженность и мышкой раскидать задачи по приоритетам и нужным временным интервалам.

Однако самой матрицы Эйзенхауэра как таковой в расширении нет — есть её переработанный на усмотрение разработчиков вариант, где дела действительно делятся по принципу срочности (вертикально: от наиболее важных к наименее), а далее они разделяются на текущие, завтрашние и запланированные на следующую неделю. Кроме того, в матрице TaskCracker'а есть место для просроченных задач и задач, для которых время пока не назначено. Если бы не это последнее, я бы сказала, что планировать в софте неудобно. Конечно, это последнее позволяет держать «на виду» даже те задачи, которые пока по плану не раскиданы. Однако нетрудно заметить, что ячейки для текущих задач такие же по размеру, как ячейка для задач на всю (!) следующую неделю и точно такая же, как — для задач без даты. Это грозит тем, что при большом количестве задач все они в визуальное отражение просто-напросто не поместятся. Справедливости ради, конечно, каждая ячейка вместительна, да и графический дизайн вычищен достаточно сильно. Однако не предупредить о подобной проблеме не только пользователей, но и самих разработчиков — нельзя.

Методика Стивена Кови

Следующий метод был описан Стивеном Кови в 1989 году в его книге «Семь привычек высокоэффективных людей» (“The 7 Habits of Highly effective people”) и, позднее — в его второй книге «Главное внимание главным вещам» (“First Things First”). Задачи делятся по важности и срочности, используется визуальная матрица, которая на этот раз получила название Urgent\Important matrix или «матрица распределения времени».

Здесь та же проблема: матрица заявлена на сайте, но в продукте использована матрица, описанная выше. Проблема с размером ячеек остаётся на повестке дня.

После того, как задачи распределены стратегически при помощи одной из матриц, самое время приступить к выполнению задач по порядку, как это предлагает GTD техника.

Визуальная доска задач

Естественно, в Outlook у нас есть только список задач, поэтому для того чтобы его стратегически спланировать – что делать? Выписывать всё на лист бумаги? Рисовать на доске? В принципе, удивительно, как Microsoft сам не внедрил подобную вещь: визуальное представление для аутлучных задач, в котором можно не только видеть задачи на виртуальной «доске» но и перетаскивать их так, чтобы раскидать по разным дням недели и приоритетам. Ведь, по сути, TaskCracker — всего лишь ещё один кастомизированный View, коих уже в самом Outlook'е несколько — вот только все они исключительно списком. В пользу того, что TaskCracker — это всего лишь ещё одно представление для задач, визуальное — говорит и то, что задачи из других представлений отражаются в расширении сразу с приоритетами и датами, так, как они у вас уже распределены по приоритетам в Outlook, а каждая манипуляция мышью в TaskCracker присваивает задаче приоритет и срочность, которая затем отражается во всех прочих views. Это экономит время.

Это простенькое приложение устанавливается за 5-10 секунд и сразу готово к работе, как только вы перезапустите Outlook. После этого в Outlook появится специальная кнопка – TaskCracker – нажав на которую, вы увидите все свои задачи в виде визуальной матрицы где сразу видно загрузку на конкретный день, легко заметны пробелы в планировании – и они, в принципе, так же легко ликвидируются, если перетащить задачу при помощи мыши.

По словам разработчиков, софтина сделана так, что позволяет сочетать сразу несколько наиболее популярных техник повышения производительности – это все методики, упомянутые выше — Inbox Zero, Матрица Эйзенхауэра, методика Стивена Кови, а также методика, о которой речь пойдёт ниже – GTD. Если первая имеет к работе с расширением отношение только косвенное, то матрицы, хотя и нашли в софте отражение, то, как минимум, подверглись значительному пересмотру. В принципе это не плохо, потому что на удобстве работы с расширением отразилось скорее в лучшую сторону, но с другой стороны, после прочтения информации на сайте, я всё же ожидала, что деление на Urgent\Important будет в расширении отражено как-то более четко. Всё же это градация по двум признакам, в то время как в софте сохранён аутлучный принцип — High\Medium\Low importance. Для той же GTD это не удобно: когда я готова к работе, для меня все задачи делятся не на три, а на две группы: это я сделаю сейчас, а это — потом.

Спланировал –> Сделал

Методика, обнародованная Дэвидом Алленом в 2001 году. Достаточно популярна на Хабре в связи с чем объяснять подробно, что это такое, вероятно, не нужно. Суть в том, чтобы, грубо говоря, иметь список дел и делать их одно за другим. Я не случайно говорю об этом в последнюю очередь, потому что после того, как в TaskCracker’е задачи распределены по времени и приоритетности – можно перейти в режим обычного просмотра задач – то есть выбрать один из стандартных листов Outlook. Все изменения которые вы сделали в визуальном представлении будут отражены в любом другом, как я уже и говорила выше. Осталось только начать делать задачи одну за другой. Если при упоминании на сайте о GTD в виду имелось именно это, тогда, пожалуй, соглашусь.

Распределение моих задач при помощи TaskCracker’а у меня заняло около 10 минут. Первое и главное что было удобно — при перетаскивании мыши — соответствующие дата и приоритетность задачи назначаются сами, их не надо вбивать вручную. Как ни крути, визуальное представление меня подкупило и удобством и чистым дизайном. Но недостатки, описанные выше всё равно остаются — и разработчикам по прежнему есть куда расти.

Если несмотря на всё недовольство, которое я высказала по поводу этой софтины, вы всё ещё готовы её попробовать, у меня осталось 3 бесплатных ключа, которые достались с одного из give-away'ев, которые разработчики регулярно устраивают в буржнете. Так что в принципе разживиться этими ключами нетрудно в любом случае, а эти забирайте в комментариях.

Как и вы думаете, что ваша команда или коллеги производят и превосходят, всегда есть возможности для роста. В Outlook 2016 доступно несколько функций, которые могут помочь централизовать общение, отслеживание, планирование и ресурсы вашей команды. Вот как вы можете начать.

Что такое группы в Outlook?

Outlook 2016 использует функцию групп в Office 365. Он предоставляет пользователям общее место, где команды могут работать и сотрудничать. Не путать со списком рассылки, эта группа действительно является средством, чтобы увидеть, как все части способствуют достижению общей цели. У вас есть общий почтовый ящик, календарь и даже библиотека документов. Даже без групп вы можете управлять проектами с помощью задач.

Управление группами и назначенными задачами в Outlook

Как создать групповое задание

Чтобы создать групповую задачу:

Как открыть общие задачи

Чтобы открыть ваши общие задачи:

Как удалить общую папку задач

Чтобы удалить папку:

Выберите Задачи на панели навигации.
Выберите папку с задачами в списке «Мои задачи».
Выберите вкладку Папка на ленте навигации.
Нажмите « Удалить папку» в группе «Действия».
Нажмите Да, чтобы подтвердить.

Как назначить задачу

Чтобы назначить задачу человеку:

Как принять или отклонить задачу

Чтобы принять или отклонить задачу:

Как посмотреть статус

Чтобы отслеживать статус автоматически:

Нажмите на вкладку « Файл » на ленте навигации.
Нажмите Опции .
Нажмите Задачи на левой панели в окне параметров Outlook.
Установите флажок Задать напоминания о задачах с датами выполнения .
Выберите время напоминания.
Установите флажок Обновлять список задач с копиями задач, которые я назначаю другим людям .
Нажмите ОК .

Чтобы вручную просмотреть статус назначенных задач:

Нажмите Задачи на панели навигации.
Перейдите на вкладку « Вид » на ленте навигации.
Нажмите Изменить вид в текущей группе представлений.
Нажмите Назначено .

Начало работы с группами в Outlook

Как создать группу в Outlook 2016

Нажмите на вкладку » Главная» в ленте навигации.
Выберите New Group в разделе Groups.
Введите имя для группы в поле «Выбрать имя».
Введите идентификатор группы в поле идентификатора группы.
Выберите « Общий» или « Частный» в качестве уровня конфиденциальности для группы.
Выберите классификацию для группы.
Установите или снимите флажок, чтобы уведомление о групповом разговоре отображалось во входящих для каждого участника.
Нажмите ОК .
Выберите членов вашей организации, чтобы добавить.
Выберите фотографию для представления группы.
Введите описание группы, чтобы помочь другим понять ее цель.
Нажмите OK, чтобы закончить.

Как удалить группу Outlook

Чтобы удалить группу:

Выберите группу в разделе Группы на левой панели навигации.
Выберите Редактировать группу .
Выберите Удалить группу .
Установите флажок, если я понимаю, что в группе будет навсегда удалено предупреждение.
Нажмите OK, чтобы подтвердить и удалить.

Как добавить члена в группу Outlook

Чтобы добавить участника:

Выберите группу из левой панели навигации.
Выберите Добавить участников .
Введите имя человека, который будет добавлен.
Нажмите ОК .

Добавление внешнего пользователя в группу аналогично добавлению участника. Вы будете предупреждены, что гость будет иметь доступ к содержимому вашей группы. Они получат элементы календаря и групповые разговоры в своих почтовых ящиках, но у них будут ограничения на доступ, включая карточки контактов для членов группы или список членов группы.

Как удалить члена группы Outlook

Чтобы удалить участника группы:

Нажмите на группу в левой панели навигации.
Выберите Редактировать группу .
Нажмите на участника в списке участников.
Нажмите X рядом с их именем, чтобы удалить.

Как начать групповой разговор в Outlook

Чтобы начать разговор:

Как запланировать групповые встречи в Outlook

Для планирования встречи:

Завершение

Перспектива — источник ресурсов и результатов. Как ваша команда использует группы? Какие твои любимые функции? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Читайте также: