Как с помощью 1с можно повысить эффективность бизнеса
Продолжая и развивая тему предыдущей статьи сегодня более подробно поговорим о таком преимуществе внедрения 1C: ERP, как снижение расходов.
1С: ERP – флагманский продукт компании «1С», созданный для организаций, стремящихся улучшить производительность бизнеса при одновременном упрощении операций. При помощи 1С: ERP вы можете объединить всю информацию о компании в одной информационной базе, а также управлять повседневными задачами, не полагаясь на несколько программных решений. Используя 1С: ERP на своем предприятии, вы получаете комплексную информационную систему управления, которая обеспечит своевременное принятие управленческих решений, прозрачность бизнес-процессов и оценку эффективности деятельности предприятия, отдельных подразделений и персонала. Фирма 1С на постоянной основе отслеживает экономический эффект от внедрения 1С: ERP. Процентные показатели роста конкурентных преимуществ и экономического эффекта от внедрения ERP-решений на платформе «1С: Предприятие 8» представлены ниже.
Экономический эффект от внедрения ERP-решений на платформе «1С: Предприятие 8»
Данные на 2019 г. по 185 опубликованным проектам внедрения с экономическими показателями, подтвержденными клиентами. Данные на 2019 г. по 185 опубликованным проектам внедрения с экономическими показателями, подтвержденными клиентами.Достаточно очевидно, что эффект от проекта автоматизации неверно оценивать только по соотношению затрат на автоматизацию и будущего сокращения издержек. Основной результат внедрения автоматизированной системы – это получение нового качества управления, а не минимизация расходов как таковая. И именно выросшее качество управления помогает снизить издержки, увеличить доходы и так далее.
Эффективная организация бизнес-процессов снижает особый вид издержек, которые затруднительно оценить, а объём их может быть столь велик, что влияет на выживаемость компании. Речь идёт о так называемых транзакционных издержках, которые возникают из-за плохой организации взаимодействия компании с внешней средой, а также из-за некачественной организации процессов внутри компании.
Предлагаю подробнее рассмотреть опыт предыдущих внедрений и рассмотреть полученные эффекты отдельных внедрений. В таблице ниже представлены реальные результаты различных предприятий.
Это только малая часть реальных отзывов предприятий после внедрения программных решений класса 1C: ERP.
Тем не менее некоторые параметры эффективности предприятия, связанные с внедрением автоматизированный системы, всё же поддаются расчёту. Например, блокирование ненужных закупок приводит к освобождению дополнительных высоколиквидных оборотных средств, иногда в объёме, превышающем стоимость всего проекта автоматизации.
Экономическая оценка должна основываться на соотношении результатов и вовлечённых ресурсов. Обычно для этих целей оперируют показателем возврата инвестиций (Return on investments, ROI). Данный показатель представляет собой отношение чистой прибыли к сумме инвестиций за период владения активом. При этом под чистой прибылью понимают все поступившие в результате инвестиций доходы, в том числе, и разность между конечной стоимостью актива и суммой инвестиций. Согласно основам теории оценки проектов, для проведения полноценного инвестиционного анализа следует также рассматривать не общую величину затрат на проект (инвестиций) и итоговую величину “дополнительной” прибыли, а изменение их величины во времени – так называемую “приведённую стоимость”. Однако, поскольку погрешности в статистике гораздо выше поправок на дисконтирование стоимости денег, эти коэффициенты в данном материале учитываться не будут.
В случае проекта внедрения автоматизированной системы (АС) класса ERP наиболее сложным является прогноз суммы прибыли в части поступающих от инвестиций доходов. Сложность заключается в том, что в качестве таких доходов в данном случае требуется получить оценку “дополнительной” прибыли, а не общей прибыли предприятия, на котором осуществляется внедрение. При этом предполагается, что “дополнительная” прибыль будет образовываться с ростом эффективности деятельности предприятия, обусловленном именно внедрением новой АС.
В ходе исследования более двухсот предприятий, завершивших внедрения ERP-систем, группой консалтинговых компаний были получены следующие результаты:
· снижение уровня запасов – в среднем на 17 %, лучший результат – 25 %;
· повышение производительности – в среднем на 16 %, лучший результат – 28 %;
· снижение себестоимости закупаемых материалов – в среднем на 7 %, лучший результат – 11 %;
· улучшение обслуживания клиентов – в среднем на 16 %, лучший результат – 28 %,
· и в итоге связанное с этим увеличение объёма продаж в среднем на 5 %, лучший результат – 8 %.
Кроме того, при внедрении информационных технологий в процессы управления финансами и взаиморасчётами с контрагентами наблюдаются следующие эффекты улучшения:
· снижение общей величины дебиторской задолженности – в среднем на 8 %, лучший результат – 13 %;
· в том числе снижение величины “необоснованной” дебиторской задолженности – в среднем на 63 %, лучший результат – 78 %;
· увеличение кредиторской задолженности за счёт “разрешённой” – в среднем на 5 %, лучший результат – 9 %.
На основе рассмотренных выше статистических данных можно составить таблицу ожидаемых улучшений финансовых показателей в результате предполагаемого проекта внедрения автоматизированной системы управления предприятием. При этом для получения более реалистичной картины рекомендуются следующие допущения:
· за максимальное значение ожидаемого эффекта примем среднее значение из статистических данных;
· за минимальное значение – разность между средней величиной и её отклонением от максимальной величины.
Далее, умножив проценты на показатели оборота конкретного предприятия, можно получить прогноз дополнительной прибыли от проекта в стоимостном выражении. Соответственно эффективность будет определена как отношение всех затрат на проект к общей сумме дополнительной прибыли.
Пример расчёта экономического эффекта от внедрения системы автоматизации по выборочным статьям (на основании открытой статистики реализованных проектов)
Если необходимо говорить о “чистой окупаемости”, давайте посмотрим, на сколько процентов нужно снизить перерасход ресурсов (и соответственно стоимость излишне закупаемых материалов), чтобы окупить весь проект внедрения автоматизированной системы с дополнительными расходами всего за полгода. Если необходимо говорить о “чистой окупаемости”, давайте посмотрим, на сколько процентов нужно снизить перерасход ресурсов (и соответственно стоимость излишне закупаемых материалов), чтобы окупить весь проект внедрения автоматизированной системы с дополнительными расходами всего за полгода.Формула получилась простая:
5 млн руб. (совокупные расходы) / 6 месяцев / Полный оборот показателя = доли процента (т. е < 1 %)
Разумеется, в реальности этот процент будет многократно превышен.
В ходе расчёта экономической эффективности проекта автоматизации могут быть допущения, неопределённости, сомнения в точных цифрах. Но положительный эффект проекта достигается уже при минимальном улучшении результатов деятельности, которое выражается в долях процента и достигается благодаря новым оптимизированным информационным потокам.
Несомненны также и не прямые финансовые эффекты внедрения, общий вклад в экономический успех деятельности, которых невозможно отрицать. Благодаря внедрению АС предприятие получает:
· инструментарий для управления дебиторской задолженностью;
· систему удержания существующих клиентов и привлечения новых;
· инструмент эффективного ценообразования;
· систему сквозного документооборота;
· общее ускорение принятия управленческих решений, что способствует ускорению получения результатов деятельности.
Фактически даже самый пессимистичный прогноз улучшений может послужить обоснованием необходимости внедрения.
ООО ПКФ «Саотрон» занимается производством и продажей металлоконструкций и крепежа для разных отраслей: газо- и нефтепереработка, химия и нефтехимия, тяжелое машиностроение, дорожное строительство, металлургия, станкостроение, энергетика, мостостроение.
Основные заказчики — иностранные компании, которые занимаются строительством на территории РФ. За пять лет работы «Саотрон» реализовал более 5400 тонн продукции, а в месяц выпускается более 120 тонн.
Задача
Компании требовалась система, которая автоматизирует производственные и административные процессы, чтобы организовать прослеживаемость производства, настроить учет себестоимости продукции и плановую калькуляцию данных о продукции.
Ранее многие из этапов работы над заказом выполнялись вручную. Все это снижало темп работы: на формирование паспорта одного изделия могло уйти восемь часов специалиста, на создание спецификации — шесть, сменные задания мастера участков формировали вручную и выдавали сотрудникам на бумаге, данные не хранились и не обрабатывались.
Выбор решения начался еще два года назад. Рассматривали предложения различных компаний занимающихся автоматизацией. Ни одно из предложений не соответствовало всем требованиям компании: дорогая лицензия, долго внедрять, недостаточно функций, устаревшие решения. От идеи автоматизировать уже практически отказались, пока не познакомились с компанией «ИИТ».
Что было сделано
С помощью 1С:УНФ автоматизировали важные производственные и административные процессы компании:
- Реализовали калькуляцию стоимости заказа. Теперь можно посчитать плановые и фактические расходы по каждому заказу с точностью до рубля
- Создали автоматическое формирование типовых чертежей и спецификаций продукции с помощью конструктора. раньше занимало до 8 часов, теперь делают в пару кликов.
Принцип работы конструктора чертежей:
- Для чертежей типовых изделий созданы шаблоны в MS Word
- Параметры изделия импортируются в «1С» из документа MS Excel или заполняются пользователем вручную
- Шаблоны заполняются данными из «1С»
- Создаются чертежи всех изделий из заказа покупателя, также можно создать чертеж из спецификации
- Чертежи сохраняются в формате pdf
- Перевели выдачу сменных заданий в консоль. Используют для расчета производительности сотрудников и участка в целом, хранения данные о работе в системе. Сменные задания ранее формировали мастера участков формировали вручную на бумаге, что занимало в разы больше времени, данные не копились для аналитики, не проводится анализ. Теперь сменные задания формируются оперативно автоматически и могут быть использованы для анализа.
- Организовали расчет скорости операций
- Сделали календарный план производства и планируют потребности производства в сырье
- Настроили учет ТМЦ на производстве
- Организовали контроль за выпуском продукции и настроили монитор производства
- Добавили конкурентный лист, который позволяет быстро выбрать наиболее выгодного поставщика по ценам и срокам
- Ввели анализ результатов работы по заказу в отчетах: учет затрат, расчет себестоимости продукции, план-фактный анализ себестоимости
- Настроили новый инструмент «Анализ бизнеса» для формирования отчетов: доходы и расходы, денежный поток, баланс
При внедрении использовался как стандартный функционал 1С:УНФ, так и кастомные надсистемы для решения задач заказчика.
Результат
Важным результатом внедрения стало то, что теперь можно с точностью до рубля рассчитать фактические затраты на выполнение заказа, сравнить их с плановой себестоимостью и внести корректировки, чтобы уменьшить отклонение на следующие работы.
То, что раньше делалось вручную, теперь выполняется в 1С:УНФ. Результат — сократились затраты на выполнение рутинных задач, повысилась точность работы производства, уменьшилось количество ошибок, появились автоматические отчеты о всех этапах работы над заказом, от получения заказа и передачи его в производство до расчета себестоимости и фактических затрат.
Планы по развитию системы
В планах — продолжение автоматизации бизнес-процессов компании, в том числе:
Специалисты Уфимского филиала компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) в городе успешно завершили проект автоматизации парка на воде «Лукоморье» с помощью программного обеспечения «1С:Предприятие 8»: «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Зона отдыха «Лукоморье», расположена в одном из живописных мест Уфимского района, близ деревни Михайловка, в 20 минутах езды от шумных городских улиц – это оазис, специально созданный для укрепления здоровья жителей и гостей Башкортостана. Здесь все имеет лечебно оздоровительный эффект: и великолепный пруд, окруженный тенистыми деревьями и галечный пляж со множеством всевозможных водных горок, мини купальных для малышей и дающая необыкновенный эмоциональный заряд «антистресс рыбалка» с гарантией богатого улова и возможность насладиться замечательной русской баней, катание верхом на лошадях по живописным окрестностям пруда и, наконец, сама атмосфера внимания, искренней заботы об отдыхающих.
С целью повышения эффективности работы парка, было принято решение об автоматизации бизнес процессов. По мнению руководства предприятия, решения поставленных задач возможно только с помощью современного программного обеспечения. Был проведен тщательный анализ рынка соответствующих программных средств и руководство парка «Лукоморье» остановило свой выбор на программных продуктах фирмы «1С».
С помощью программного средства «1С:Бухгалтерия 8» - был автоматизирован бухгалтерский и налоговый учет. Программный продукт «1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление персоналом» дал возможность автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики компании.
По словам руководителя аквапарка «Лукоморье», Куватова Эдуарда: «За выполнением работ по внедрению системы учета мы обратились к крупнейшему партнеру фирмы «1С» - компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ). Была произведена установка и настройка программного продукта на рабочей станции. На хорошем профессиональном уровне были оказаны консультационные услуги и проведено первичное обучение. Хотелось бы отметить доступность изложенной методики по работе с программой. В ходе сотрудничества специалисты компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) зарекомендовали себя как грамотный и квалифицированный персонал. Обслуживанием полностью удовлетворены и надеемся продолжить работу в дальнейшем».
В рамках дальнейшего сотрудничества специалисты БИТ оказывают услуги по информационно-технологическому сопровождению (ИТС) и готовят новые проекты по повышению эффективности бизнес-процессов парка.
Контролировать работу офисных и других стационарных сотрудников компании малого бизнеса более-менее научились – это и различные системы KPI, и программы-шпионы, и scrum-совещания, и проверки по технологии «тайный покупатель», и старые добрые отчёты о проделанной работе. А вот что касается выездных сотрудников, то их контролировать сложнее. О том, какие проблемы могут создавать мобильные сотрудники и как можно повысить эффективность их работы, рассказал руководитель сервиса по управлению выездным персоналом Planado Вадим Захариков.
Вадим Захариков, предприниматель, сооснователь сервиса по управлению выездными сотрудниками Planado . Образование: Московский институт электронной техники (специальность «программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем»). Также является совладельцем компании «Латера», развивающей биллинговую систему «Гидра».
использующей выездных сотрудников
В большинстве случаев выездные сотрудники выполняют более-менее однотипную работу - монтаж оборудования, ремонт, сборку мебели, установку окон, уборку и т.д. При этом проконтролировать качество выполненных работ руководству компании довольно сложно – на каждый объект выезжать невозможно, а обратная связь от клиента далеко не всегда является объективной оценкой.
Также у большинства компаний сектора выездных услуг не существует прописанных стандартов решения задач, мобильный сотрудник просто выполняется набор действий, который, как ему кажется, позволит быстрее и лучше добиться результата.
Это рождает целый ряд проблем – невозможно гарантировать качество, важные этапы работы могут быть пропущены, оборудование установлено «на глаз» и т.д. Причём, качество работ не гарантирует и стаж работы сотрудников – ошибки допускают как новички, так и опытные мастера.
Более того – зачастую именно опытные специалисты стремятся оптимизировать свою работу - к примеру, исключая из неё «ненужные», как им кажется, этапы. Стремление к оптимизации - это нормально, но без надлежащего контроля оно может приводить к нарушению технологии.
Многие компании устаналивают на служебный транспорт GPS-маяки, которые частично решают эти проблемы. Однако они отслеживают перемещения в отрыве от мест заказов, что сильно затрудняет анализ историю передвижений сотрудника. Чтобы понять, ездил ли он на заказ, объезжая пробки, или устроил себе обед пораньше, нужно потратить довольно много времени и сил. Кроме того, часто работники используют для перемещений личный транспорт, на который поставить маячок нельзя.
Подбрасывают проблемы и клиенты - бывает так, что они по какой-то причине уходят из дома, не дождавшись мастеров, что приводит к необходимости перекраивать весь рабочий день сотрудника. Снизить количество переносов можно, если напоминать клиенту о встрече с мастером, когда тот, например, выезжает с предыдущего заказа.
- Кстати, количество переносов - один из важных показателей качества выездных работ, этот показатель нужно мониторить - и следить за тем, чтобы процент переносов относительно всех работ уменьшался. Если у вас 8% и более переносов, то в компании серьёзные проблемы с организацией и планированием, 2-5% – вы в норме, менее – вы отлично всё организовали.
Кроме того, часто сотрудники пытаются облегчить себе жизнь и сократить время работы – например, говорят, что на выполнение заказа ушло больше времени, чем в действительности. В результате, за день такой работник успевает выполнить меньше работы, и бизнес недополучает прибыль.
Одно из решений проблемы стандартизации работы выездных сотрудников - контрольный список задач на бумажном носителе («чек-лист»): после окончания каждого этапа работ сотрудник должен проставить «галочки» в соответствующем месте в таблице. Однако при удалённой работе очень сложно проконтролировать выполнение каждого пункта – ничего не мешает сотруднику отметить выполнение задачи, но не выполнить её.
Некоторые компании внедрили практику фотоотчётов – требуют от сотрудника делать фото на смартфон после выполнения всех работ. Но это тоже не всегда решает проблему – не всегда на фото видно качество работы, есть сложности с передачей файлов в офис, многие «забывают» сделать фото и т.д.
В итоге, сотрудникам, которые следят за качеством, сложно пресечь некачественную работу сразу, а когда выявляются недостатки, то нередко исполнитель уже получил деньги за заказ и уехал от клиента.
Как можно улучшить
качество работы выездных сотрудников
Существенно повысить эффективность работы выездных сотрудников можно с помощью специальных программ и приложений контроля. Такие системы, в частности, не позволяют им использовать неоптимальные маршруты и заканчивать рабочий день раньше. Причём, для организации контроля не нужно закупать сложное оборудование – будет достаточно возможностей обычных смартфонов и планшетов.
Работают такие системы контроля просто - на офисные компьютеры устанавливается специальная программа (или доступ к ней возможен через браузер), а выездным работникам раздают смартфоны с установленным мобильным приложением. С его помощью можно просмотреть все заказы на день, время прибытия к клиенту, суть заказа, ориентировочное время в пути и т.д.
При старте заказа активируется функция чек-листов - работник должен выполнять действия последовательно, проставляя «галочки» в приложении. Перескакивать через пункты нельзя - оповещение о нарушении сразу высветится на мониторе контролирующего сотрудника в офисе. По завершению работы с помощью того же приложения в офис отправляется фотоотчёт.
Так собственник бизнеса, руководитель отдела выездных работ или сотрудник-контролёр могут в режиме онлайн мониторить качество оказываемых услуг и сразу сообщать исполнителю о том, что он делает не так. Неотвратимость наказания не позволит сотрудникам работать спустя рукава и снижать качество.
Если говорить о цифрах прироста эффективности от использования программ и приложений для контроля сотрудников, то можно привести статистику из США и России. Так, по данным McKinsey, одна из американских кабельных компаний на 80% с помощью внедрения таких инструментов увеличила число выполненных в день заказов на установку оборудования. Это, в свою очередь, привело к тому, что время ожидания монтажника сократилось на 30%.
Хороших результатов удаётся добиться и на российском рынке. Так, по нашим данным, внедрение сервиса управления выездными сотрудниками Planado, в среднем, даёт прирост производительности их работы на 31%.
Кроме того, есть и ещё один интересный эффект от внедрения программного обеспечения по контролю за персоналом - «всплывают» сотрудники, которые пытаются противостоять контролю: закрывают рукой объектив при фотосъёмке, отключают GPS в смартфоне и т.д.
Такие сотрудники приносят компании вред - они думают не о хорошей работе, а о том, как лишний раз не напрячься и обмануть руководителя. Что делать с такими сотрудниками – каждый руководитель решает сам, но, в любом случае, их попытки «мухлевать» не останутся незамеченными.
Читайте также: