Как обновить куб в excel
Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам - возможно один или несколько из них укоротят вашего "переростка" до вменяемых размеров и разгонят его "тормоза" :)
Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно
Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется.
Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже "в пустоту" – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Лечится это, тем не менее, достаточно легко:
- Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
- Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
- Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows) .
- Повторите то же самое со столбцами.
- Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а "в пустоту" ниже и/или правее.
- Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)
Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.
Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB
Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов - XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)
Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и - ваши файлы:
- XLSX - по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
- XLSM - то же самое, но с поддержкой макросов.
- XLSB - двоичный формат, т.е. по сути - что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато размер - минимален.
Проблема 3. Избыточное форматирование
Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.
Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить - Очистить форматы (Clear - Clear Formats) на вкладке Главная (Home) :
Особенно "загружают" файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств - кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting) :
Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.
Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик - Надстройки COM (Developer - COM Addins) .
Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA
Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:
- нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
- найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View - Project Explorer)
- удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши - Remove - дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением - No):
Также код может содержаться в модулях листов - проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов - все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.
Проблема 5. Именованные диапазоны
Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas) :
Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) - они вам точно не пригодятся.
Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры
Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format) :
Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane) .
Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:
Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц
По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) - вкладка Данные (Data) - снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):
Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:
В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную - на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard) :
Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом
Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование - Доступ к книге (Review - Share Workbook) , то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.
Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:
Проблема 9. Много мусорных стилей
Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку "Слишком много форматов ячеек". Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home - Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо - и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.
Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.
Проблема 10. Много примечаний
Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная - Очистить - Очистить примечания (Home - Clear - Clear Comments) .
В автономный файл куба (.cub) данные в виде куба OLAP. Эти данные могут представлять часть базы данных OLAP с сервера OLAP или быть созданы независимо от любой базы данных OLAP. Используйте файл автономного куба, чтобы продолжать работать со сносями и отчетами сводная диаграмма, когда сервер недоступен или вы отключены от сети.
Примечание по безопасности: Будьте внимательны при использовании или распространении автономного файла куба, содержаного конфиденциальную или личную информацию. Вместо файла куба следует сохранить данные в книге, чтобы управлять доступом к ним с помощью управления правами. Дополнительные сведения см. в Office.
При работе с отчетами в сводная диаграмма или отчетах, основанных на исходных данных с сервера OLAP, мастер автономных кубов можно использовать для копирования исходных данных в отдельный автономный файл куба на компьютере. Для создания таких автономных файлов на компьютере должен быть установлен поставщик данных OLAP, который поддерживает эту возможность, например MSOLAP из Microsoft SQL Server Analysis Services.
Примечание: Создание и использование автономных файлов кубов из Microsoft SQL Server Analysis Services подлежат условиям и лицензированию Microsoft SQL Server установки. Обратитесь к соответствующим сведениям о лицензировании вашей SQL Server версии.
Использование мастера автономных кубов
Чтобы создать файл автономного куба, выберите подмножество данных в базе данных OLAP с помощью мастера автономных кубов, а затем сохраните его. В отчет не нужно включать все поля, включенные в файл, и вы можете выбрать любое из измерений и полей данных, доступных в базе данных OLAP. Чтобы сохранить минимальный размер файла, можно включить в отчет только данные, которые вы хотите отобразить. Можно опустить все измерения, а для большинства типов измерений — элементы нижнего уровня и элементы верхнего уровня, которые не нужно отображать. Для любых элементов, которые вы включаете, поля свойств, доступные в базе данных для этих элементов, также сохраняются в автономном файле.
Отключение данных, а затем их снова в сети
Для этого сначала нужно создать отчет сводная диаграмма на основе базы данных сервера, а затем — автономный файл куба из отчета. Вы можете в любой момент переключить отчет между серверной базой данных и автономным файлом. Например, если вы используете переносной компьютер для работы дома или в поездке, а затем повторно подключите компьютер к сети.
Ниже приведена основная процедура для работы с данными в автономном режиме, а затем их подключения к сети.
Создайте или откройте отчет сводной диаграммы, основанные на OLAP данных, к которые вы хотите получить доступ в автономном режиме.
Создайте автономный файл куба на компьютере. См. раздел Создание файла автономного куба на базе данных сервера OLAP (см. ниже в этой статье).
Вы можете отключиться от сети и работать с автономным файлом куба.
Повторно подключите к сети и повторно подключите файл куба offiline. См. раздел Переподключение файла автономного куба к базе данных сервера OLAP (см. ниже в этой статье).
Обновите файл автономного куба с помощью новых данных, а затем повторно создать файл автономного куба. См. раздел Обновление и повторное обновление файла автономного куба (см. ниже в этой статье).
Эта версия Service Manager достигла конца поддержки, рекомендуется выполнить обновление до Service Manager 2019.
Service Manager включает предопределенные кубы данных Microsoft OLAP, которые подключаются к хранилищу данных для получения данных, чтобы можно было манипулировать ими с помощью Microsoft Excel в табличном виде. При открытии куб данных представлен в виде листа, содержащего пустой отчет сводной таблицы. Сведения, указывающие источник данных OLAP, встроены в лист. При открытии отчета или обновлении подключения к данным, приложение Excel использует службы SQL Server Analysis Services (SSAS), чтобы подключиться к хранилищу данных для получения ключевых показателей эффективности (KPI) и других данных. После открытия текущий лист содержит моментальный снимок или подмножество данных из хранилища данных. При сохранении листа сведения о подключении к источнику данных, показатели KPI, а также любые сделанные вами изменения сохраняются вместе с ним. Если лист сохраняется в библиотеке анализа, его можно открыть позже без использования консоли Service Manager.
Ключевые показатели эффективности, включенные в Service Manager Кубы данных, являются предопределенными, специальными вычисляемыми мерами, определенными на сервере, которые позволяют отслеживанию ключевых показателей эффективности, таких как состояние (текущее значение соответствует определенному числу?). и тренд (как меняется значение с течением времени?). При отображении этих показателей KPI в сводной таблице сервер может отправлять соответствующие значки, представленные в стиле нового набора значков Excel, для отображения уровней состояния, находящихся выше или ниже определенного порога (например, значком стоп-сигнала), а также тренда значения — рост или убывание (к примеру, с помощью значков со стрелками).
- В списке полей сводной таблицы выберите категорию и добавьте ее в виде строки.
- Выберите вторую категорию и добавьте ее в виде столбца.
- Выберите категорию или подкатегорию для добавления значений.
После создания отчета можно добавить любой дополнительный уровень сложности, в том числе сортировку, фильтрацию, форматирование, вычисления и диаграммы. Продолжая анализ, вы также можете входить в категории и покидать их.
демонстрация создания отчета и манипулирования данными в Excel помощью данных из куба данных OLAP в сводной таблице см. в разделе детализация данных сводной таблицы.
Просмотр и анализ куба данных Service Manager OLAP с Excel
для просмотра и анализа куба данных Microsoft OLAP из System Center-Service Manager с Microsoft Excel можно использовать следующую процедуру. Можно также сохранить книги в библиотеке аналитики. С помощью списка полей PivotTable можно перетаскивать поля из куба в книгу. для использования следующей процедуры на компьютере с консолью Service Manager необходимо установить Microsoft Excel 2007 или более поздней версии.
Если анализ куба с помощью Excel выполняется впервые, загрузка может занять несколько минут.
Просмотр и анализ куба OLAP в приложении Excel
- В консоли Service Manager щелкните хранилище данных, разверните узел хранилище данных , а затем щелкните Кубы.
- В области Кубы выберите имя куба, а затем в области Задачивыберите пункт Анализировать куб в Excel. Например, выберите значение SystemCenterWorkItemsCube , чтобы анализировать данный куб.
- Когда в Excel откроется лист, в него можно перетащить поля из списка полей сводной таблицы и создать срезы и диаграммы.
- Например, чтобы увидеть общее количество в данный момент открытых инцидентов, разверните группу IncidentDimGroupи выберите пункт Открытые инциденты.
- Можно добавить дополнительные поля, чтобы выполнить более сложный анализ. К примеру, можно добавить компьютеры из измерения ComputerDim , выбрав поле DisplayName , чтобы увидеть количество инцидентов, затрагивающих отдельные компьютеры.
- При желании вы можете сохранить рабочую книгу в общую папку или на другой общий ресурс (например, в библиотеку анализа). Дополнительные сведения о библиотеке анализа см. в разделе Использование библиотеки анализа.
использование срезов Excel для просмотра данных Service Manager куба OLAP
Наиболее полезные данные отчетов, доступные в Service Manager, представлены в виде кубов данных. Одним из способов просматривать данные кубов и манипулировать ими являются сводные таблицы Microsoft Excel. Срезы в Excel можно использовать для фильтрации данных сводной таблицы.
Срезы — это простые в использовании компоненты фильтрации с набором кнопок, позволяющих быстро фильтровать данные в отчете сводной таблицы без необходимости открывать выпадающие списки для обнаружения подлежащих фильтрации элементов.
При использовании обычного фильтра отчетов сводной таблицы для фильтрации по нескольким элементам, фильтр отображает только то, что фильтруются несколько элементов — для того, чтобы узнать более точные сведения о фильтрации, потребуется открыть раскрывающийся список. Однако срез сразу показывает примененный фильтр и предоставляет сведения, позволяющие с легкостью понять данные, отображенные в отфильтрованном отчете сводной таблицы.
дополнительные сведения о Excel срезах см. в разделе использование срезов для фильтрации данных сводной таблицы на Microsoft Office веб-сайте.
Чтобы создать автономный куб данных, сначала создайте сводную таблицу OLAP. Поместите курсор в пределах сводной таблицы и щелкните на кнопке Средства OLAP (OLAP Tools) контекстной вкладки Параметры (Tools), входящей в группу контекстных вкладок Работа со сводными таблицами (PivotTable Tools). Выберите команду Автономный режим OLAP (Offline OLAP) (рис. 9.8).
Рис. 9.8. Создание автономного куба данных
На экране появится диалоговое окно настроек автономного куба данных OLAP. Щелкните в нем на кнопке Создать автономный файл данных (Create Offline Data File). Вы запустили мастер создания файла куба данных. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы продолжить процедуру.
Cначала необходимо указать размерности и уровни, которые будут включаться в куб данных. В диалоговом окне необходимо выбрать данные, которые будут импортироваться из базы данных OLAP. Идея состоит в том, чтобы указать только те размерности, которые понадобятся после отключения компьютера от локальной сети. Чем больше размерностей укажете, тем больший размер будет иметь автономный куб данных.
Щелкните на кнопке Далее для перехода к следующему диалоговому окну мастера. В нем вы получаете возможность указать члены или элементы данных, которые не будут включаться в куб. В частности, вам не потребуется мера Internet Sales-Extended Amount, поэтому флажок для нее будет сброшен в списке. Сброшенный флажок указывает на то, что указанный элемент не будет импортироваться и занимать лишнее место на локальном жестком диске.
На последнем этапе укажите расположение и имя куба данных. В нашем случае файл куба будет назван MyOfflineCube.cub и будет располагаться в папке Work.
Файлы кубов данных имеют расширение .cub
Спустя некоторое время Excel сохранит автономный куб данных в указанной папке. Чтобы протестировать его, дважды щелкните на файле, что приведет к автоматической генерации рабочей книги Excel, которая содержит сводную таблицу, связанную с выбранным кубом данных. После создания вы можете распространить автономный куб данных среди всех заинтересованных пользователей, которые работают в режиме отключенной локальной сети.
После подключения к локальной сети можно открыть автономный файл куба данных и обновить его, а также соответствующую таблицу данных. Главный принцип гласит, что автономный куб данных применяется только для работы при отключенной локальной сети, но он в обязательном порядке обновляется после восстановления соединения. Попытка обновления автономного куба данных после разрыва соединения приведет к сбою.
Читайте также: