Файл формата pdf подписанный электронной подписью руководителя организации с кодировкой der
Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым. Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.
Что потребуется
Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.
Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:
Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.
КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.
Средства электронной подписи.
В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.
Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.
Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel
Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.
Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:
на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;
нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);
в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;
после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.
Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.
Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.
Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.
Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.
Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:
Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.
В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.
В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.
Чтобы подписать PDF-файл:
Откройте документ в Acrobat Reader DC
Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.
Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.
Нажмите Подписать.
Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП
Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.
Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.
Как создать файл электронной подписи в формате SIG
Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:
Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).
Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.
Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.
В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).
Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.
В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.
На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.
После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).
Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.
Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре
«Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.
Данную статья я решил написать, после того как мне на почту от читателей поступил вопрос:
У меня возникла проблема с подписанием документа электронной подписью. Подскажите, пожалуйста, что можно сделать. Ситуация такая. Мне необходимо подписать pdf документ (в данном случае копию приказа) электронной подписью руководителя. Подписанный документ должен быть обязательно в формате .sig Сейчас же мы рассмотрим подпись документа не просто c использованием ЭЦП, а что бы на выходе у нас получился файл формата SIG, как это сделать сейчас вы узнаете!Что такое *.SIG файл?
Если вы задались вопрос, а что же за такой формат SIG? который нас гос службы обязывают сдать документы, то ответ на этот вопрос очень простой:
Особенностью файлы формата sig является то, что он состоит из двух частей:Какие бывают подписи формата SIG
Главное отличие этих подписей состоит в том:
Отсоединенная подпись ЭЦП в формате sig
на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx и рядом с ним идет документ Документ Microsoft Word.docx.sig который считается его подписью
Поэтому отсоединенная копия очень удобный вариант подписи для второй стороны.
Присоединенная подпись ЭЦП в формате sig
на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx с размеров в 13кб, а под ним документ Документ Microsoft Word.docx.sig который и является уже документом с присоединенной подписью, что свидетельствует размер документа в 20кб
Для просмотра этого документа на другой стороне должна стоять программа которая может открыть этот документ и просмотреть его содержимое, т.е. тот же КриптоАРМ
Разница между Adobe Reader и Acrobat
В работе программ во время формирования электронной подписи существуют важные различия. Acrobat позволяет:
- заверить файл PDF невидимой или видимой ЭЦП (с использованием криптографических алгоритмов, прописанных в ГОСТе Р-34.10-2001);
- создать на базе ГОСТА Р-34.10-2001 документ PDF;
- проверить сделанную электронную подпись.
Для создаваемых и открываемых файлов Reader предусматривает возможность:
- проверки ЭЦП с использованием криптографических алгоритмов;
- заверение документов PDF с расширенным доступом.
Перед началом работы с подписью в Reader нужно использовать Adobe Acrobat. В нем пользователь:
- Открывает (создает) нужный документ.
- Открывает пункт меню «Файл».
- Выбирает в меню «Сохранить как».
- Выбирает в меню «Файл PDF Reader с расширенными возможностями».
- Подключает при необходимости дополнительные функции.
- Нажимает «Сохранить сейчас».
После этого файл можно подписывать ЭЦП при помощи Adobe Reader.
Формирование подписи в Adobe Reader
Чтобы поставить ЭЦП нужно нажать «Подписание» в окне меню «Работа с сертификатами». Также там выбирается необходимый тип ЭЦП (видимая или невидимая). Если при выборе способа формирования подписи была проставлена галочка напротив пункта «Спрашивать, когда я подписываю» — всплывет диалоговое окно. Способ формирования ЭЦП указывается в соответствии с используемой программой для работы с подписью.
Если в настройке рабочего места принимали участие сотрудники удостоверяющего центра, то диалоговое окно может не появиться, т.к. настройки заданы по умолчанию.
Затем нужно определить место, где будет поставлена ЭЦП и сформировать строчку подписи. В новом открывшемся окне остается лишь выбрать используемый сертификат подписи. Чтобы было легче работать, список сертификатов можно отсортировать по названию, началу действия или издателю.
Подписание документа PDF
Для проставления ЭЦП в файлах с форматом PDF можно использовать две программы: ViPNet CryptoFile и КриптоАРМ.
ViPNet CryptoFile дает возможность пользователю бесплатно подписать документ ЭЦП. Программа работает с разными типами файлов, а также с архивами. Недостаток ViPNet CryptoFile — возможность поставить только одну ЭЦП.
КриптоАРМ от КриптоПРО — лицензионный и платный продукт. Преимущества сервиса — работа со всеми типами файлов, с архивами и возможность проставить несколько ЭЦП во время подписания файла. Несмотря на платную лицензию КриптоАРМ более распространенное программное средство для работы с ЭЦП.
Как подписать пдф файл электронной подписью:
- Открыть нужный PDF-файл.
- В правой панели нажать «Заполнить и подписать».
- В открывшейся панели выбрать еще раз «Заполнить и подписать» и «Дополнительные инструменты».
- Выбрать «Сертификаты для добавления на панель».
- Нажать на «Подставить ЭЦП» и выделить при помощи курсора место в теле документа, где должна располагаться ЭЦП.
- В окне выбора сертификата выбрать нужный. Нажать «Ок» и «Подписать».
Электронная подпись, проставленная в файле PDF, выглядит так:
Отправка возможна несколькими способами:
- ссылкой на подписанный документ;
- копией файла в отдельном письме;
- оригиналом документа (для подписания).
Последовательность действий при отправке зависит от выбранного способа.
Отправка ссылкой на документ
Ссылка отправляется адресатам на подписанную и заполненную копию файла PDF, которую невозможно отредактировать. Сертифицируется копия Adobe Sign. Для отправки нужно нажать «Получить ссылку» и «Создать ссылку».
Копию документа, доступную только для чтения, отправляют только по электронной почте. Получатели будут иметь возможность просмотра без редактирования.
Для отправки нужно:
Отправка файла на подписание
Как получить документ PDF с ЭЦП от других пользователей
Получение документов в формате PDF от других пользователей происходит через инструмент «Заполнить и подписать». Работает он на базе облачного сервиса Adobe Sign. Такой способ позволяет при помощи ЭЦП подписывать онлайн документы через мобильные устройства или браузер интернета из любого города.
Получателю и адресату не нужно заполнять многочисленные формы с данными или дополнительно приобретать ПО для проставления электронной подписи. Пользователи одновременно получают запрос по электронной почте на формирование ЭЦП, после чего совершается операция и высылается копия заверенного документа. Процесс в режиме онлайн можно контролировать через Acrobat Reader DC или Acrobat DC.
На самом деле подписать документ электронной подписью достаточно просто, однако, новичку лучше подписать его с помощью данной статьи-шпаргалки. Как всегда для вашего удобства мы в добавление к пошаговой инструкции публикуем скриншоты. Итак, мы подпишем файл электронной подписью с помощью программы «КриптоАРМ».
Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».
Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.
Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.
Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.
Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.
Четвертый шаг мастера создания электронной подписи это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.
И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.
Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.
Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой. Теперь вы убедились сами, что подписать документ электронной подписью достаточно просто. Хотите узнать больше информации, о том как подписывать документы с помощью программы «КриптоАРМ», посмотрите наш видеокурс на Youtube.
Читайте также: