Экспорт примечаний из word в excel
С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.
В этой статье
Экспорт данных в Excel: основы
При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.
Стандартные сценарии экспорта данных в Excel
В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.
Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.
Об экспорте данных в Excel
В приложении Access нет команды "Сохранить как” с возможностью сохранения данных в формате Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо воспользоваться функций экспорта, описанной в этой статье, либо скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в таблицу Excel.
Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.
В приложении Microsoft Excel есть команда импорта данных из базы данных Access. Ее можно использовать вместо команды экспорта Access, однако с помощью команды импорта в Excel можно импортировать только таблицы и запросы. Дополнительные сведения см. в разделе справки Excel Подключение к внешним данных и их импорт.
Экспортировать макросы и модули нельзя. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Все подчиненные формы, отчеты и таблицы следует экспортировать в Excel отдельно.
В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после нескольких операций экспорта можно выполнить в Excel слияние нескольких листов.
Подготовка к экспорту
Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.
Исходный объект
Поля и записи
Форматирование
Таблица или запрос
Примечание: Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования.
Экспортируются все поля и записи базового объекта.
Параметры свойства "Формат" пропускаются в ходе операции.
Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки.
Таблица, запрос, отчет или форма
Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются.
В мастере соблюдаются параметры свойства "Формат".
В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки.
При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок.
При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования.
Выберите целевую книгу и ее формат. Имейте в виду, что отчеты можно экспортировать только в более старом формате XLS (но не в формате XLSX).
В процессе экспорта Access предлагает указать имя конечной книги. В приведенной ниже таблице представлена сводка случаев создания новой книги или перезаписи имеющейся.
Целевая книга
Исходный объект
Экспортируемые данные
Таблица, запрос, отчет или форма
Данные с форматированием или без него
В ходе операции экспорта создается книга.
Таблица или запрос
Данные без форматирования
Файл не перезаписывается. В книгу добавляется новый лист, которому присваивается имя объекта, из которого экспортируются данные. Если лист с таким именем уже существует, Access предлагает либо заменить содержимое соответствующего листа, либо указать другое имя нового листа.
Таблица, запрос, отчет или форма
Данные с форматированием
Файл перезаписывается экспортируемыми данными. Все имеющиеся листы удаляются, и создается новый лист с именем экспортируемого объекта. Данные листа Excel наследуют параметры форматирования исходного объекта.
Данные всегда добавляются в новый лист. Невозможно добавить данные в имеющийся лист или именованный диапазон.
Выполнение экспорта
Если целевая книга Excel открыта, закройте ее перед выполнением операции.
На панели навигации исходной базы данных выберите объект, который требуется экспортировать.
Экспорт только части данных
Если объектом является таблица, запрос или форма и требуется экспортировать только часть данных, откройте объект в режиме таблицы и выберите необходимые записи.
Открытие формы в режиме таблицы
Чтобы открыть форму, дважды щелкните ее.
Щелкните форму правой кнопкой мыши, а затем щелкните элемент Режим таблицы. Если он недоступен, выполните действия, описанные ниже.
Выберите пункт Режим конструктора.
В раскрывающемся списке в верхней части этой панели выберите пункт Форма.
На вкладке Конструктор в группе Представления выберите пункт Режим таблицы.
Примечание: Часть отчета экспортировать нельзя. Однако можно выбрать или открыть таблицу или запрос, на которых основан отчет, и затем экспортировать часть данных в этот объект.
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Excel.
В диалоговом окне Экспорт - Электронная таблица Excel просмотрите предлагаемые имена файлов рабочей книги Excel (Access использует имена исходных объектов). При необходимости имя файла можно изменить.
В поле Формат файла выберите нужный формат файла.
Если при экспорте таблицы или запроса требуется сохранить форматирование данных, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием. Дополнительные сведения см. в разделе Подготовка к операции экспорта.
Примечание: При экспорте формы или отчета этот флажок установлен по умолчанию и недоступен для изменения.
Чтобы просмотреть конечный файл Excel после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.
Если исходный объект был открыт и одна или несколько записей для экспорта выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если требуется экспортировать все отображаемые записи, этот флажок необходимо снять.
Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).
Что еще важно знать об экспорте
Сведения о том, как сохранить сведения об экспорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.
Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями
В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.
Совет: Если отсутствует всего несколько значений, введите их в книгу Excel самостоятельно, в противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите экспорт.
Источник проблемы
Описание и решение
Экспортируются результаты вычисляемых полей; выражения, на основе которых производится вычисление, не экспортируются.
Многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;).
Рисунки, объекты и вложения
Графические элементы (например, эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных) не экспортируются. Их следует добавить на лист вручную после завершения операции экспорта.
При экспорте формы или отчета, содержащих объект Microsoft Graph, он не экспортируется.
Данные в неверном столбце
Значения Null на целевом листе иногда заменяются данными, которые должны находиться в следующем столбце.
Отсутствующие значения даты
Значения дат, предшествующих 1 января 1900 г., не экспортируются. Соответствующие ячейки на листе содержат значения Null.
Выражения, которые используются для вычислений, не экспортируются в Excel. Экспортируются только результаты вычислений. Формулу следует добавить в рабочий лист Excel вручную после завершения операции экспорта.
Отсутствующие подчиненные формы, отчеты и таблицы
При экспорте формы, отчета или таблицы экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для всех подчиненных форм, отчетов и таблиц, которые требуется экспортировать.
Отсутствующие или неправильно отформатированные столбцы
Если ни один из столбцов на конечном листе не отформатирован, повторите операцию экспорта, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием в мастере. Если же только некоторые столбцы имеют форматирование, отличное от исходного, выполните нужные действия в Excel вручную.
Форматирование столбца в Excel
Откройте целевую книгу Excel и перейдите на лист с экспортированными данными.
Щелкните нужный столбец или выделенный диапазон ячеек правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
На вкладке Число в группе Числовые форматы выберите нужный формат, например Текстовый, Числовой, Дата или Время.
Индикаторы или значения ошибки
Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, можно избежать повторного ввода, скопировав их прямо из Word. При копировании из таблицы Word на лист Excel данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.
Важно: После вставки данных может потребоваться очистить их, чтобы воспользоваться функциями вычислений Excel. Например, в ячейках могут быть ненужные пробелы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, с которыми можно выполнять вычисления, а даты могут отображаться неправильно. Сведения о форматировании чисел как дат, денежных единиц, процентов и т. д. см. в статье Форматирование чисел. Справку о форматировании таблицы можно найти в статье Форматирование таблицы Excel.
Выберите в документе Word строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет дополнительных возвратов каретки, в противном случае это может привести к лишним строкам в Excel.
Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавиши CTRL+C.
На листе Excel выделите левый верхний угол области, в которую нужно вставить таблицу Word.
Примечание: Перед вставкой убедитесь, что область пуста. Данные из ячеек таблицы Word заменят все существующие данные в ячейках листа, находящихся в области вставки. При необходимости перед копированием просмотрите таблицу в Word для проверки ее размеров.
Нажмите клавиши CTRL+V.
Чтобы настроить форматирование, нажмите кнопку Параметры рядом с данными и сделайте следующее:
Чтобы использовать форматирование, примененное к ячейкам листа, выберите вариант Использовать форматы конечных ячеек.
Чтобы использовать форматирование таблицы Word, выберите вариант Сохранить исходное форматирование.
Примечание: Excel вставит содержимое каждой ячейки таблицы Word в отдельную ячейку. После вставки данных их можно распространить на другие ячейки в столбце (например, разделив имя и фамилию, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды Текст по столбцам. Дополнительные сведения см. в статье Распределение содержимого ячейки на соседние столбцы.
Если вы хотите распечатать комментарии к документу в Word, вам необходимо сначала экспортировать комментарии в новый документ. Но как вы можете экспортировать комментарии в Word? Теперь мы познакомим вас с некоторыми хитростями.
Экспорт комментариев с помощью Kutools for Word
Экспорт комментариев вручную в Word
1. Щелкните комментарий, который хотите скопировать, затем нажмите Ctrl + C или щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать Копировать из всего списка.
2. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить комментарий, а затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать Параметры вставки" Сохранять только текст или вы можете нажать Ctrl + V чтобы вставить комментарий.
Внимание: С помощью этого метода вы не можете копировать и вставлять сразу несколько комментариев. Вы должны копировать и вставлять их по одному вручную.
Легко разделите документ из одного слова на несколько
Экспорт комментариев с помощью VBA
С помощью кода VBA вы можете быстро экспортировать сразу все комментарии в новый документ. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия.
1: Нажмите Alt + F11 для открытия Microsoft Visual Basic для приложений окно;
2: нажмите Модуль от Вставить вкладку, скопируйте и вставьте следующий код VBA в Модуль окно;
3: нажмите Запустите кнопка, чтобы применить VBA
Код VBA об экспорте комментариев:
Подкомментарии экспорта ()
Dim s As String
Dim cmt как слово. Комментарий
Dim doc As Word.Document
Для каждого cmt в ActiveDocument.Comments
s = s & cmt.Initial & cmt.Index & "," & cmt.Range.Text & vbCr
Следующая
Установить doc = Documents.Add
doc.Range.Text = s
End Sub
Экспорт комментариев с помощью Kutools for Word
Хотя запуск VBA позволяет быстро экспортировать комментарии, не все пользователи компьютеров могут это сделать. Большинство пользователей компьютеров, особенно новичков в компьютерах, задаются вопросом, есть ли другой простой способ экспортировать комментарии, кроме VBA. Определенно, Kutools for Word's Экспорт комментариев Утилита - это простой способ для всех пользователей компьютеров.
После установки Kutools for Word, сделайте, как показано ниже: (Бесплатная загрузка Kutools for Word прямо сейчас!)
Пожалуйста, примените эту утилиту, нажав Kutools Plus > Экспорт / Импорт > Экспорт комментариев. Смотрите скриншот:
После применения этой утилиты она автоматически создаст новый документ Word для сохранения экспортированных комментариев.
 |
 |
 |
Демонстрация: экспорт всех комментариев из документа в новый
Наконечник. Если вы хотите экспортировать комментарии в лист или книгу, Создать список комментариев функции в Kutools for Excel могу помочь тебе.
- Метод A: конвертируйте Word в Excel с помощью служебных программ "Сохранить как" и "Из текста" (7 шагов)
Невозможно импортировать / преобразовать диаграммы из Word в Excel, один файл импортируется один раз. - Метод B: конвертировать Word в Excel с помощью VBA (4 шага)
Импортируйте все данные из Word в Excel, но диаграммы могут перекрываться - Относительная операция: пакетное преобразование книг Excel в файлы PDFДемо
Пакетное преобразование файлов Excel в папках в отдельные файлы PDF - Другие операции (статьи), связанные с преобразованием файлов
Преобразование таблицы Excel в PDFПакетный импорт файлов csv / txt / xml в Excelи так далее
Метод A: конвертируйте Word в Excel с помощью служебных программ "Сохранить как" и "Из текста" (7 шагов)
Чтобы преобразовать документ Word в лист Excel, вы можете объединить функцию «Сохранить как» в Word и функцию «Из текста» в Excel.
1. Откройте документ Word, который вы хотите преобразовать в лист Excel, щелкните Файл > Сохранить как команду, затем нажмите Приложения , чтобы открыть Сохранить как диалоговом окне выберите одно место назначения для размещения нового файла и в Сохранить как выпадающий список, выберите Plain Text.
2. Нажмите Сохраните чтобы сохранить документ Word как новый текстовый файл, затем Преобразование файлов появляется диалоговое окно, просто нажмите OK для закрытия диалога.
3. Затем включите книгу Excel, в которую вы хотите импортировать данные документа Word, щелкните Данные > Из текста, И в Импортировать текстовый файл выберите текстовый файл, который хотите импортировать.
4. Проверьте разграниченный , нажмите Следующая.
5. На шаге 2 мастера отметьте разделитель, на основе которого вы хотите разделить данные, нажмите Следующая.
6. На последнем шаге мастера вы можете указать формат данных, если вам не нужно менять формат, отметьте Общие опцию.
7. Нажмите Завершить, Затем Импортировать данные появится диалоговое окно, вы можете выбрать одну ячейку активного листа для размещения текстовых данных импорта или проверить Новый рабочий лист возможность импорта данных в новый лист. Нажмите OK.
Затем содержимое документа Word было импортировано на лист Excel.
Примечание:
Если вы хотите преобразовать данные документа Word в лист Excel (преобразовать данные с разделителями на основе разделителя в документе Word в таблицу в Excel), как показано на скриншоте ниже, этот метод будет хорошим выбором ， но если вы просто хотите импортировать весь документ Word данные, включая графики, в таблицу Excel, перейдите по ссылке метод Б.
 |  |  |
быстро конвертировать несколько XLSX. файлы в XLS или PDF. файлы за один раз
Метод B: конвертировать Word в Excel с помощью VBA (4 шага)
Если вы хотите преобразовать или импортировать все данные в документе Word в Excel, вы можете использовать код VBA.
1. Нажмите Alt + F11 ключ для включения Microsoft Visual Basic для приложений окно.
2. Нажмите Вставить > Модуль для создания нового Модуль скрипт, скопируйте и вставьте в скрипт приведенный ниже код.
Код VBA: импортировать Word в Excel
3. Нажмите F5 ключ для запуска кода, Kutools - Пожалуйста, выберите появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать один документ Word для импорта (можно импортировать только один документ один раз).
4. Нажмите Откройте, то выбранный документ Word будет импортирован как один новый лист. Смотрите скриншот:
Наконечник: Новому листу будет автоматически присвоено имя импортированного Word.
Примечание:
Если имеется несколько графиков (рисунков, диаграмм, формул), они могут перекрываться друг другом.
Пять конвертеров форматов файлов повышают вашу эффективность на 90%, оставляя много времени, чтобы наслаждаться жизнью
▲ Пакетное преобразование файлов одним щелчком мыши, например конвертер форматов (преобразование между xlsx и xls, преобразование Excel в PDF).
▲ Кроме инструментов, отображаемых на картинке, в Kutools for Excel есть еще 200 расширенных инструментов, которые могут решить ваши 82% головоломки Excel.
▲ Станьте экспертом по Excel за 5 минут, получите признание и продвижение по службе.
▲ 110000+ высокоэффективных сотрудников и 300+ всемирно известных компаний.
30-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется Читать далее Загрузить сейчас
Относительная операция: пакетное преобразование книг Excel в файлы PDF
И наоборот, иногда вам может потребоваться преобразовать книги Excel в другие форматы файлов, такие как файл PDF. В этом разделе представлен расширенный инструмент - Конвертер формата может помочь вам конвертировать книги Excel из одной папки в отдельные файлы PDF.
Перед применением этого инструмента уделите несколько минут бесплатная установка Kutools for Excel в первую очередь.
Kutools for Excel - это мощная и полезная надстройка Excel, которая содержит 229 утилит (их количество все еще увеличивается) и может обрабатывать 91% головоломок Excel.
1. Нажмите Kutools Plus > Workbook > Конвертер формата.
2. в Конвертер форматов файлов диалог
- Выберите операцию преобразования, которая вам нужна в Тип раскрывающийся список, например Книга Excel в PDF;
- Нажмите на для добавления файлов или папок, которые вы хотите преобразовать.
- Выберите одно место назначения для размещения преобразованных файлов.
3. Нажмите Ok, новая рабочая книга, созданная для отображения результатов преобразования, а пока файлы были преобразованы.
Наконечник:
Для Конвертер формата инструмент, вы можете конвертировать между Excel 97-2003 и Excel 2007 или более поздние версии Также.
Демо: Конвертер файлов
Другие операции (статьи), связанные с преобразованием файлов
Преобразование таблицы Excel в PDF
В этой статье представлены три способа преобразования одной или всех таблиц Excel в отдельные файлы PDF.
Пакетный импорт нескольких файлов csv / txt / xml в Excel
В этом руководстве перечислены несколько кодов VBA, которые помогут вам быстро импортировать файлы csv / txt / xml из одной папки на один лист Excel, а также представляет собой полезный инструмент надстройки, который может решить почти импорт и экспорт головоломок в Excel.
Преобразование PDF в лист Excel
Здесь представлен способ преобразования одного PDF-файла в один лист Excel и способ преобразования диапазона Excel в файл PDF с помощью шагов.
Преобразование текстового файла в лист Excel
Здесь с помощью команды «Открыть» или уловки для вставки текстового файла в Excel данные разделяются разделителем.
Преобразование файла XLSX в файл XLS или PDF
В некоторых случаях может потребоваться преобразовать файл Excel 2007 или более поздней версии в формате XLSX в файл Excel 97-2003 в формате XLS или PDF. В Excel мы можем использовать команду «Сохранить как» для решения этой задачи, но здесь я могу представить вам хороший конвертер для быстрого преобразования нескольких файлов xlsx в файлы xls или файлы pdf в Excel.
Преобразование Excel в документ Word
В этой статье описываются два способа преобразования листа Excel в документ Word: один - с помощью команд «Копировать и вставить», а другой - вставлять лист Excel в Word как объект.
Читайте также: