Для согласования одних и тех же документов на разных компьютерах предназначена программа
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.
Процесс согласования в 1С: Документооборот
1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.
В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.
Отличие электронного от бумажного согласования
Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.
Согласование документов вручную
В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:
- Юрист направляет проект ответственным работникам;
- Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
- Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
- Новая редакция повторно отправляется на согласование;
- Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.
В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.
Электронный вариант согласования документов
В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:
- Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
- Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
- Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.
На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.
Порядок согласования документов
Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:
- простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
- сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.
При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».
После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.
Настройка модуля согласования документов
Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:
- Администраторы;
- Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).
Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.
Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.
Виды программной связи документов
Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:
- Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
- Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
- Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.
Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.
Обзор процессов согласования документов
Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.
Ход согласования документов
По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:
Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.
Рассмотрение
Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:
Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.
Согласование
Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:
- положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
- отрицательное – «Не согласовано».
В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.
Детали работы
При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:
- группы задач по проекту, автору, типу;
- персональные, делегированные, ролевые задачи;
- сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.
Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.
Шаблоны согласований
Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:
- сотрудник создает документ-заявку;
- согласует заявку руководитель данного сотрудника;
- руководитель ИТ-службы согласует документ;
- исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.
Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.
В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 100 000 тенге, которую подписывает к оплате руководитель организации.
Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.
Контроль процессов
Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:
- спискам документов;
- затраченному времени;
- статистике циклов и результатов.
При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.
Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.
Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.
Анализ и мониторинг согласований документов
Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:
- число циклов;
- количество просроченных задач;
- время просрочки;
- средние трудозатраты.
Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.
Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.
Заключение
Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ». Закажите бесплатную консультацию!
В период удалёнки многие коллективы разъехались по домам, в то время как необходимость работать никуда не исчезла. Для работы из дома, необходимы соответствующие инструменты: многофункиональные приложения для обработки документов и общения. Разбираемся, какие из них лучше всего подходят для домашнего офиса.
Мы собрали многофункциональные платформы, позволяющие не только работать с офисными документами, но и выполнять куда более широкий спектр задач: вести коммуникаций внутри группы, работать с клиентской базой, заниматься проектной деятельностью и многое другое.
«Р7-Офис»
Было бы упущением обойти вниманием платформу отечественной разработки — «Р7-Офис». Функциональность приложения позволяет отнести его к решениям широкого профиля. Тем более, что оно присутствует в реестре отечественного ПО, что позволяет пользоваться им и в госструктурах.
Большой плюс этой платформы — прекрасная совместимость с документами формата OOXML, базового для офисного ПО от Microsoft. Временами, если приходится работать с документами, содержащими сложное форматирвоание, совместимость оказывается даже лучше, чем в Office Online от той же Microsoft. Редакторы «Р7-Офис» являются полнофункциональными что в оффлайн, что в онлайн-версиях.
«Р7-Офис» — это не только про работу с офисными документами. В составе платформы присутствует также система документооборота, полноценный почтовый сервер, CRM, модуль проектной работы, средства коммуникаций, в том числе видеоконференций (модуль «Команда») а также инструменты управления. Все это доступно как онлайн, так и с помощью дексктопных приложений (это относится к офисной части и к модулю «Команда»). Приложения кросс-платформенные, работают как под Windows, так и под Mac и Linux (актуально в свете перехода на ПО отечественных производителей, сборки GNU/Linux входят в список отечественного софта). Мобильные версии у «Р7-Офис» тоже есть, как для Android, так и для iOS.
Microsoft 365
Эта платформа выросла из всем известного Microsoft Office — собственно, до недавних пор она и называлась Microsoft Office 365. Пакет включает Word, Excel и PowerPoint, причём как в десктопной (не во всех вариантах подписки), так и в мобильной и онлайн-версии. Для ПК также доступен Access (СУБД), а для хранения данных в облаке — OneDrive.
Коммуникационные возможности здесь также широко представлены — Exchange берет на себя вопросы с корпоративной электронной почтой, а Outlook позволяет эффективно с ней работать. Teams (этот продукт заменил предлагавшийся ранее Skype для бизнеса, который прежде носил название Lync) — отвечает за более современные форматы онлайн-общения, в том числе видеоконференции, столь актуальные в нынешнее непростое время.
Плюс, конечно же, широко известный в узких кругах «швейцарский нож» SharePoint, который выступает и контент-менеджером корпоративного масштаба, и интранет/веб-конструктором, и порталом совместной работы, и много еще чем.
Очевидное преимущество решения от Microsoft — это экосистема. Компания производит широкий спектр программного обеспечения, включая отдельные продукты класса CRM и управления предприятием (семейство Dynamics), для проектной работы (MS Project) и другие.
Стоит, однако, иметь ввиду, что не все варианты подписки Microsoft 365 полнофункциональны. Например, самый доступный пакет сервисов Microsoft 365 бизнес базовый (312,5 рублей на пользователя в месяц при подписке на год), не включает в себя десктопные офисные приложения. У онлайн-версий классического Word и Excel функциональность ограничена, а документы со сложным форматированием, созданные в десктопных версиях ПО, могут отображаться неправильно. Полнофункциональный же Microsoft 365 бизнес стандарт обойдется уже в 781,3 рубля за пользователя.
Google Workspace
Платформа Google Workspace также выросла на базе офисных онлайн-приложений, а Google Документы и по сей день составляют важную ее часть. Текст-процессор, таблицы и презентации, совместное редактирование — с Google всё это было уже доступно тогда, когда такая функциональность не была мэйнстримом. Плюс мощная и исключительно широко известная почтовая платформа Gmail (со своим корпоративным адресом, конечно), облачное хранилище Drive.
В составе пакета присутствуют развитые средства коммуникации: сервис видеоконференций Meet, групповой мессенджер с совершенно оригинальным названием Chat и другие полезные «фишки» типа заметок и виртуальной презентационной доски. Есть также конструктор сайтов Sites и средство проведения самых разнообразных опросов и анкетирования Forms.
Преимущества решения от Google очевидны — со многими сервисами компании пользователи уже знакомы и умеют в них работать (взять ту же почту). Google — одна из крупнейших ИТ-компаний в мире, что даёт основания рассчитывать на хороший уровень доступности и стабильности сервиса. Несмотря на широкие возможности по совместной работе с офисными документами, корректное отображение документов, поступивших извне (созданных в Microsoft Office, например) не всегда возможно: еще не все вопросы совместимости решены.
«МойОфис Частное облако»
МойОфис выпускает решения для безопасной совместной работы с документами и коммуникациями. В отличие от Microsoft или Google, которые предпочитают подключать пользователей в свои публичные облака, МойОфис специализируется на частных облаках. Российский производитель предлагает три облачных продукта, которые могут быть развернуты на инфраструктуре предприятия или доверенного партнера. Это принципиальное отличие, которое обеспечивает надежное хранение и полный контроль собственных данных.
Пользователи могут выбирать между «МойОфис Частное облако», «МойОфис Защищенное облако» и «МойОфис Профессиональный». Первые два продукта различаются между собой наличием сертификатов, которые подтверждают прохождение сертификационных испытаний ФСТЭК России: «МойОфис Защищенное облако» можно использовать в государственных информационных системах первого класса защищенности и на объектах критической инфраструктуры.
«МойОфис Частное облако» состоит из сервера совместной работы для редактирования текстовых документов, электронных таблиц и просмотра презентаций, системы хранения и обмена данными, а также почтовой системы с календарем и адресной книгой. Управление частным облаком осуществляется с помощью панели управления для администраторов.
«МойОфис Профессиональный» — максимально полная версия продуктов МойОфис, которая помимо компонентов «МойОфис Частное облако» включает еще и настольные приложения для редактирования документов и клиент электронной почты.
Совместное редактирование позволяет группе сотрудников работать с документом в одном из двух режимов: режим быстрого редактирования с моментальным принятием правок или режим рецензирования, в котором все правки участников выделяются цветом и могут быть приняты или отклонены владельцем документа.
При совместном редактировании участникам группы доступны все функции форматирования документов, в том числе комментирование. МойОфис поддерживает аудиокомментарии, которые можно записывать в мобильных приложениях «МойОфис Документы», а прослушивать — как на смартфонах, так и в настольных и веб-редакторах МойОфис.
Стоимость «МойОфис Частное облако» и «МойОфис Профессиональный» сильно зависит от параметров конфигурации и количества пользователей, приобрести решение можно у любого партнера по дистрибуции, полный список которых приведен на сайте.
Платформа Zoho сейчас насчитывает десятки онлайн-решений, предназначенных для самых разных задач. В её состав входят в том числе и онлайн-редакторы, позволяющие работать с офисными документами — Writer, Sheet и Show для текстовых документов, таблиц и презентаций соответственно. Однако на самом деле чудес функциональности и совместимости с форматами документов Microsoft эти приложения не показывают, и известна платформа Zoho прежде всего именно дополнительными решениями (относительно базовой возможности совместно работать с документами онлайн).
При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.
Совет: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint. If you’re managing a library, you may also find these videos on documents and libraries helpful
Что нужно для совместного редактирования?
Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.
Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:
Общие хранилища, OneDrive, OneDrive для работы и учебы, SharePoint и SharePoint Server, являются общими областями хранения, которые позволяют совместное авторство.
Приложения, поддерживаюющие совместное Word и PowerPoint на всех устройствах и в более последних версиях, чем Office 2010, поддерживают совместное. Совместное Excel мобильных приложений и последней версии Excel для Microsoft 365 поддерживается.
Подходящий документ. Совместное форматирование поддерживается только в современных форматах файлов, включая .docx (Word ), .pptx (PowerPoint ) и .xlsx (Excel ).
Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.
Создание и открытие документов для совместного редактирования
Эти статьи помогут вам научиться совместно работать сOffice документами.
Предоставление общего доступа к документам для совместной работы
Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.
Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:
Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.
Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для работы и учебы), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью OneDrive в Windows.
По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Хотя библиотека SharePoint документов с разрешениями только на чтение, позволяет пользователям только просматривать документы, хотя никто, кроме автора, не может вносить изменения без явного приглашения.
Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. вSharePoint.
Файлы, хранимыеOneDrive должны быть явно делиться. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные о совместном использовании см. в разделе Общий доступ к файлам и папок в Microsoft 365.
Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий? Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?Да, корпорация Майкрософт совместно работает с десятками партнеров по всему миру (включая Box, Citrix ShareFile, Dropbox и Egnyte), чтобы вы могли совместно работать с Office в Интернете. Обратитесь к поставщику хранилища, чтобы узнать, поддерживается ли совместное Office в Интернете. Однако эти сторонние поставщики хранилищ не поддерживают совместное Office классическими приложениями и другими платформами. Совместное авторство поддерживается в Office в Интернете.
Корпорация Майкрософт не поддерживает совместное авторство документов, хранимых в Google Диск.
Мобильных: Совместное Office файлов также поддерживается в Office для iOS с другими поставщиками хранилищ, включая Box и Dropbox. Совместное Office для Android также поддерживается в Dropbox.
Устранение неполадок совместного редактирования в SharePoint, OneDrive и OfficeЕсли совместное редактирование работает неправильно, это может быть вызвано различными причинами. Сведения о том, как решить проблемы, возникающие при использовании и настройке совместного редактирования, см. в статье Устранение неполадок совместного редактирования в Office.
Как определить, не изменил ли другой автор документ, над которым мы работаем?Другие разделы
Для администраторов SharePoint:
Примечание: Совместное редактирование не поддерживается для документов, защищенных с помощью управления правами на доступ данным (IRM) или службы управления правами (RMS).
Коллективная работа над документом (далее по тексту будем рассматривать частный случай коллективной работы над документом – одновременное согласование) предполагает, что изменения в один и тот же документ вносят разные люди.
Безусловно, есть такие программные продукты, действительно позволяющие одновременно редактировать документ разным пользователям и видеть онлайн корректировки друг друга, типа Google Docs и MS Office 365. Однако, во-первых, они являются облачными, а, во-вторых, не являются системами документооборота.
На моей практике практически у любого большого заказчика регулярно возникает вопрос «Как организовать у нас одновременное согласование документа именно в СЭД, без участия других внешних систем (кроме Word) и с максимальной минимизацией субъективного фактора?».
Чтобы ответить на этот вопрос, в первую очередь, нам приходится уточнять текущее состояние процессов. Состояние обычно разное: от абсолютно нерегламентированного хаоса до четкого и прозрачного процесса (реже). В конце концов наша команда выработала для себя ряд рекомендаций, которые советует своим заказчикам.
Общие рекомендации по процессу согласования
1. В рамках процесса всегда должен быть определен один ответственный за документ или пакет документов. Только он полностью несет ответственность не за конкретные части документа, а за весь документ в целом. Если ответственного не будет – будет хаос не только в процессе, но и в самом документе. Как правило ответственным становится либо сам автор непосредственно, либо инициатор процесса согласования.
2. Процесс согласования не должен быть большим, если вы хотите, чтобы он был понятным всем пользователям и не затягивался на месяц или более. Оптимальное количество этапов согласования официального документа (не рецензентов) – до 3-4.
3. В процессе согласования не рекомендуется использовать только параллельное согласование. Гораздо эффективнее будет разбить процесс на несколько этапов. Причем в качестве первого(-ых) рецензента(-тов) рекомендуется назначить наиболее опытного сотрудника, который сможет произвести первичную проверку на наиболее распространенные ошибки (для договорных документов, например, это может быть сотрудник юридического департамента). Это позволит в дальнейшем сильно сэкономить общее время согласования, избавив всех участников от одних и тех же корректировок. Выделение нескольких этапов согласования также позволит четко разграничить зоны ответственности. Сотрудники, участвующие в согласовании на вторых и третьих этапах, будут понимать, что документ уже прошел «первичное» согласование и будут стараться тщательнее его изучать в рамках своей компетенции.
4. Не забывайте про срок согласования! На каждом этапе он должен быть четко ограничен. Если задание по согласованию не было выполнено в обозначенный срок, предусмотрите эскалацию процесса, иначе в определенный момент можете сильно пострадать от загрузки. В зависимости от сложности документа или его нетиповой структуры сроки могут вычисляться непосредственно в процессе либо задаваться инициатором.
Возвращаемся к вопросу: «Как организовать одновременное согласование документа в СЭД?». В рамках этой статьи я постараюсь охватить все возможные варианты реализации коллективной работы над документом с учетом перечисленных рекомендаций и без привязки к конкретным условиям. Их на самом деле масса, и выношу их на ваше обсуждение. Отмечу, что не все они решают вопрос «напрямую». Кейсы будут подкреплены наглядными примерами.
Стоит отметить, что у большинства систем в рамках данного функционального блока проблемы схожи, в большей или меньшей степени. Поэтому, дабы ничем не обидеть коллег по цеху, по ходу своей статья я буду приводить примеры скриншотов только системы DIRECTUM.
Варианты реализации одновременного согласования в СЭД
Итак, в этой главе мы рассмотрим 4 кейса реализации одновременного согласования документов в СЭД. Отдельно, в разделе ниже, вынесла описание «помощников», которых можно использовать в совокупности с основными вариантами.
Кейс 1. Разделение документа на части
Нормальное требование, хотя и не всегда обдуманное. Чаще всего применяется к типовым договорным документам. Как это выглядит: ответственный исполнитель создает структуру документа, далее разбивает его на разделы, назначает рецензента на каждый раздел и определяет срок выполнения задания. Назначенные сотрудники получают уведомление по электронной почте. При разбиении документа для каждого раздела создается отдельный файл. Таким образом, каждый сотрудник получает в системе доступ к нужной для него части документа и фокусируется непосредственно только на ней.
Альтернативным вариантом, кстати, может быть закрашивание ненужных частей документа для рецензента.
Плюсы:
1. Экономит время, позволяет фокусироваться только на нужном разделе.
Минусы:
1. Не зря мною сделан акцент, что данный вариант отлично подходит только для типовых документов. А если речь идет о нетиповом документе? Согласитесь, что в таком случае вероятность того, что рецензенту (например, юристу или финансовому директору) потребуется увидеть весь документ целиком, резко возрастает.
Кейс 2. Слияние версий
Другой вариант: когда инициатор определяет состав рецензентов для согласования, СЭД создает для каждого свою версию, привязанную к электронной карточке документа. После того, как последний рецензент завершит работу, система или инициатор производит слияние версий.
Самостоятельную функцию слияния версий поддерживают не все системы, предпочитая использовать готовый механизм «Объединить» в MS Word, а те, которые поддерживают, к сожалению, учитывают не всю специфику документа (например, отслеживают изменения текста, а колонтитулы и переносы – нет).
После слияния всех версий рецензентов по согласуемому документу получается итоговая версия (рис.1.) со статусом «Действующая», которая направляется на обработку Инициатору. Статусы всех предыдущих версий при этом меняются на «Не актуальна».
Рис.1. Пример слияния нескольких версии документа в одну
Плюсы:
1. С одним документом одновременно смогут работать несколько рецензентов. Причем в теле документа не будет никаких лишних примечаний и правок – они не будут «замыливать» взгляд.
2. Все правки будут фиксироваться прямо в тексте документа.
Минусы:
1. При большом количестве рецензентов, анализировать исправления в документе будет очень сложно (рис.1), так как корректировки будут накладываться друг на друга, пересекаться удаленные и добавленные согласующими пункты, а это означает, что вероятность случайно упустить какое-либо «пожелание» высока.
Кейс 3. Слияние примечаний
Данный вариант является частным случаем кейса 2, позволяющей ВСЕМ согласующим одновременно видеть примечания друг друга и работать с единой версией документа. При этом шаблон документа должен быть создан в формате docx (Word 2007 и старше). Происходит программное управление текстом документа на сервере: слияние примечаний, закрытие текста от редактирования и т.п. Это может быть реализовано с помощью библиотек Microsoft для работы с форматом OpenXML и без установки приложения MS Office на сервер.
В момент открытия рецензентом документа на редактирование системой фактически создается его копия, с которой и предстоит непосредственно «работать» согласующему. Далее, по заданному периоду или при каждом сохранении, системный агент забирает примечания из открытых рецензентами копий, сливает их в главный документ и актуализирует копии рецензентов.
Сам главный документ при этом никто редактировать не может, он всегда будет заблокирован. В качестве примечаний могут выступать предложения по формулировкам, вопросы или пометки для инициатора, на что стоит обратить внимание. За счет того, что рецензенты могут вносить примечания непосредственно в текст, обозначенный в кейсе 2, минус автоматически разрешается.
Плюсы:
1. Данный вариант позволяет реализовать полноценную коллективную работу с документом так, как ее ожидает увидеть заказчик.
2. Удобное представление документа: нет нагромождений корректировок (все примечания будут автоматически сливаться системой в текущую версию), не требуется производить лишние действия (не нужно пользоваться функционалом «Сравнение версий»).
Минусы:
1. Использование только примечаний удобны не во всех ситуациях при согласовании документа. Например, если рецензенту требуется внести крупные правки в документ, удобнее будет использовать корректировки, чтобы, в случае одобрения инициатором, можно было оперативно их принять.
Кейс 4. Фиксирование пожеланий в тексте задания
Данный вариант отлично подходит, когда в организации действует жесткий регламент процесса согласования с четко разграниченными зонами ответственности, или для работы с официальными документами. В данном случае предполагается, что все существенные пожелания к содержимому документа (например, требование добавления/удаления какого-либо пункта и т.д.) будут фиксироваться рецензентами непосредственно в карточке задания (рис.2).
Рис.2. Пример реальной карточки процесса согласования договора
В чем удобство данного кейса для руководителя? Вне зависимости от того, сам ли он работает в системе либо действует через своего помощника, после одобрения документа всеми рецензентами, формируется и распечатывается лист согласования к документу (рис.3), а также сам документ в нужном количестве экземпляров для подписания. В листе согласования руководитель изучает состав рецензентов и комментарии/пожелания, которые они оставили в ходе согласования в карточке задачи. Если никаких рисков по данному документу организации не грозит, руководитель ставит подпись на экземплярах документа и отдает их далее на регистрацию и отправку.
Рис.3. Сформированный лист согласования по договору
Плюсы:
1. Четкое регламентирование, разграничение этапов и ответственных.
2. Примечания рецензентов на карточке процесса представлены структурированно и доступны для просмотра по ходу процесса согласования не только инициатору, но и самим рецензентам.
3. В отличие от документа, с карточки процесса невозможно случайное удаление резолюций, тем самым минимизируется субъективный фактор.
4. Использование листа согласования в данном примере дополнительно акцентирует внимание руководителя на наиболее важных условиях документа и позволяет снизить возможные финансовые потери.
Минусы:
1. При большом количестве рецензентов либо при более чем 3 (трех) итерациях согласования документа, на карточке процесса скапливается очень много информации, которую становится сложно воспринимать. В этом случае рекомендуется формировать лист согласования в разрезе конкретной версии.
2. В случае некорректно выстроенного процесса время согласования документа может оказаться сильно затянутым.
Альтернативные варианты, которые стоит предусмотреть
Перечисленные выше кейсы закрывают наиболее типовые ситуации. Однако всегда возникают ситуации «внештатные», когда в срочном порядке нужно согласовать документ в самые сжатые сроки. Отходить от регламента даже в таких ситуациях нежелательно, но сроки желаемые и запланированные в процессе между собой не стыкуются. Что можно сделать, чтобы не отходить от регламента и в то же время каким-либо образом оптимизировать время согласования документа?
На мою память встречалось два дополнительных варианта разрешения экстремальных ситуаций без физического сбора сотрудников.
Кейс 1. Параллельное согласование и уведомление об освобождении
Для учета выше описанных нестандартных ситуаций в регламенте стоит предусмотреть запараллеливание ряда этапов. Согласитесь, что ситуации, когда документ одновременно начинают редактировать сразу несколько сотрудников, реально возникают не часто. Но, для гибкого разрешения возможных пересечений, практически все системы СЭД могут отслеживает «занятость» документа (рис.4).
Рис.4. Всплывающее окно-предупреждение о том, что в данный момент документ редактируется другим рецензентом
Рецензент может либо создать свою версию документа и приступить к работе с ней, либо дождаться, когда документ освободиться, сделав пометку «Оповестить о возможности редактировании документа». После того как документ освободиться, второму рецензенту придет соответствующее уведомление (рис.5).
Рис.5. Уведомление об освобождении документа
Кейс 2. Использование корпоративных мессенджеров
Рис.6. Окно беседы в DIRECTUM Talk
Еще лучше, если этот мессенджер «вшит» в СЭД. При этом все сотрудники автоматом будут в вашем списке контактов. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте, информация об этом будет сразу видна. А с объектами СЭД (задачами, документами, записями справочников и т.д.) можно будет работать непосредственно из окна бесед (рис.6), что также позволит сэкономить время наших сотрудников при обсуждении документа, быстро корректировать его и оперативно подключать новых участников. Ну и уровень безопасности во встроенном мессенджере значительно выше.
Читайте также: