1с унф нумерация документов настройки
При создании договора в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) начиная с версии 1.6.20 можно быстро заполнить его наименование по настроенному шаблону.
Несколько шаблонов уже пред настроены в программе, пользователь может использовать один из них или создать свой собственный в настройках CRM – Еще больше возможностей.
Пользовательская настройка нумерации договоров
При автонумерации договоров в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) начиная с версии 1.6.20 появилась возможность настраивать ее в разрезе различных категорий, например, клиентов, поставщиков или отделов.
Настройки нумерации договоров находятся в разделе CRM – Еще больше возможностей по гиперссылке Настройки нумерации договоров.
При настройке нумерации договоров требуется указать специальные категории для нумерации. В качестве категорий можно использовать отделы организации, определенные группы контрагентов и любые произвольные группировки.
В карточке договора выбирается категория, в соответствии с которой ему будет автоматически присваиваться номер.
При применении ручной нумерации номер договора с префиксом категории можно сгенерировать по кнопке .
Настройка позволит вести сквозную нумерацию внутри произвольных группировок (категорий) и быстро находить договора определенного вида, например при одновременной работе нескольких отделов с одним клиентом.
Все документы в решениях 1С имеют обязательные реквизиты – это номер, дата и время, отвечающие за внутреннюю упорядоченность и логику работы системы. При этом порядок нумеровки в системе задается автоматом, но он сбиться, например, из-за вмешательства пользователей, которые могут поменять номера и просто «руками». Если стороннего воздействия не было, уникальность номеров контролируется с помощью Нумератора документов, т.е. создание документа с одинаковым номером невозможно: при сохранении в журнале программа задает документу номер, следующий по порядку.
Рассмотрим, как работает Нумератор в качестве объекта метаданных, который задает порядок нумеровки документов, на примере программы «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».
Откроем любой документ в режиме «Конфигуратор» и на закладке «Нумерация» посмотрим предустановленные разработчиком настройки для этого раздела. В свойствах установлена галочка для автонумерации, проверки уникальности, контроля длины номера и задана периодичность.
Рассмотрим эти установки подробнее.
- Автонумерация. Установка данной галочки приведет к тому, что непосредственно при создании документ будет пронумерован следующим по порядку номером. Он будет уникален в периоде, который указан в поле «Периодичность». При наступлении нового периода, нумеровка документов начинается заново.
- Длина номера. Данный показатель определяет максимальное количество символов длины номера.
- Контроль уникальности. Установленная галочка контроля говорит о том, что при сохранении документа программа проверит его номер на уникальность. Контроль производится в пределах периода, заданного в поле «Периодичность».
- Периодичность. В этом поле задается период, в пределах которого проверяется уникальность номера документа. Чаще период задается год. Но разработчиком может быть задана периодичность квартал, месяц, день. Установка периода, например, в месяц приведет к тому, что по истечению месяца нумерация документов опять начнется с начала, то есть с номера 1.
- Тип. Данная настройка определяет, в каком виде будет сформирован номер, то есть задан как число или как строка. Например, если номер должен включать кроме цифрового значения еще буквы или разделяющие символы, то используется тип «Строка».
Исходя из данных настроек, при сохранении документа ему автоматически будет присвоен номер, состоящий из 11 символов с периодом проверки в пределах года. С наступлением нового периода (нового года), документы будут нумероваться заново.
Основная функция нумератора документов 1С – сквозное нумерование документации разного типа
С помощью объекта «Нумератор» есть возможность назначить сквозную нумеровку для документации сразу нескольких типов. Этот объект метаданных находится внутри дерева «Документы-Нумераторы».
Открыв двойным щелчком «Нумератор», мы можем посмотреть его характеристики, заданные в панели свойств. Они аналогичны тем, которые мы рассматривали в свойствах нумерации документов.
Можно создать свой нумератор (кнопка «Добавить» или Ins) и задать его свойства.
Создав свой нумератор, мы можем его указать в настройках документа. Для тех документов, где он указан в качестве нумератора, будут использоваться его свойства нумерации и нумерация для этих документов будет сквозная.
Выбрав наш нумератор, мы видим, что настройки нумерации в свойствах документа не активны.
Таким образом, создав и задав нумератор документов в свойствах документа, мы можем при необходимости разделить порядок нумерации различных групп документов, объединить разные виды документов одной нумераций.
От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.
Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.
Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3, но обратите внимание, что дальнейшие действия могут считаться типовыми доработками 1С, а значит требуют определенных прав и знаний. Если вы не уверены в своих действиях, советуем обратиться за помощью к профессионалам.
Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления. Ручное исправление номеров не рекомендуется, т.к. это может привести к нарушению нумерации документов. Чаще всего ошибки нумерации в журналах возникают при ручном исправлении номеров документов.
Отключение «Автонумерации» документов в «Конфигураторе»
В более ранних версиях программ 1С в меню «Сервис» - «Служебные» был доступен пункт «Настройка стратегии изменения номеров (кодов) объектов». Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью. Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии). Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.
Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» - «Открыть конфигурацию».
Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» - «Поддержка» - «Настройка поддержки».
В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».
В следующем окне ставим две точки «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки».
Далее нажимаем на кнопку «Сравнить, объединить» и в следующем окне на «Выполнить». Затем «Конфигурация» - «Обновить конфигурацию базы данных».
Далее переходим непосредственно к изменению документа. В дереве ищем пункт «Документы» - и нужный вид документов, в котором хотите менять номер документа вручную. В нашем примере это документ «Счет».
Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».
Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала.
Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».
По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.
При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов. При этом система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе (Рис. 7) и выполнит перенумерацию документов.
Но важно помнить, что при перенумерации возникает риск отклонения номеров уже выданных документов от исправленных в программе учета. Если работа с корректировкой нумерации вызывает у вас вопросы, обратитесь к нашим специалистам. Мы проконсультируем вас и подберем, исходя из ваших индивидуальных задач и потребностей, оптимальную стоимость сопровождения 1С.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Для поиска и упорядочивания документов, как правило, используется нумерация. Номер в документах может быть достаточно сложным и состоять из нескольких элементов, поэтому давайте разберемся, как правильно настраивается автоматическая нумерация документов в системе 1С:Документооборот.
Для настройки нумерации в разделе «Нормативно-справочная информация» переходим в меню «Нумераторы».
В реестре нумераторов отображаются все нумераторы, внесенные в систему.
В реестре желтыми точками отмечены предопределенные нумераторы. Их можно изменять, но нельзя удалить.
Нумератор в 1С Документооборот представляет собой конструктор, где можно собрать любой необходимый нумератор из предустановленных элементов. Сложность и состав при этом может быть совершенно произвольный, а ограничен только длиной поля «Номер в документах», то есть тридцатью символами. В нумераторе можно использовать любые печатные символы, среди которых наиболее используемые – дефис и косая черта.
Внизу в карточке для более точного составления нумератора можно увидеть пример того, что в результате получится в номере. В качестве элементов нумератора могут быть применены аналитики, расположенные в правой части окна настройки.
Давайте разберемся, что каждый из них значит:
- Номер – номер по порядку в пределах периода нумератора, обязательный элемент;
- День месяца – текущее число месяца, 2 знака;
- Номер месяца – номер текущего месяца, 2 знака;
- Номер квартала – номер текущего квартала, 2 знака;
- Год (2 знака) – текущий год, последние два знака, например, текущий год – 19;
- Год (4 знака) – текущий год, например, 2019;
- Индекс вида документа – десятизначный строковый индекс вида документа, который нумеруется данным нумератором. Указывается в карточке Вида документа.
- Индекс подразделения – десятизначный строковый индекс подразделения, указанного в реквизите «Подразделение документа», которому будет присваиваться номер по правилам этого нумератора. Автоматически при создании документа в этот реквизит проставляется подразделение автора документа. Указывается в карточке подразделения.
- Индекс контрагента – десятизначный строковый индекс контрагента, будет подставляться, если в виде документа установлен признак учета по контрагентам. Указывается в карточке контрагент.
- Индекс организации – десятизначный строковый индекс организации, которой принадлежит документ. Указывается в карточке организации.
- Индекс вопроса деятельности – десятизначный строковый индекс вопроса деятельности, указанного в документе. Будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования вопросов деятельности. Указывается в карточке вопроса деятельности.
- Индекс номенклатуры дел – десятизначный строковый индекс заголовка номенклатуры дел, присвоенного документу, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования номенклатуры дел. Указывается в карточке заголовка дела.
- Индекс проекта – десятизначный строковый индекс проекта, указанного в одноименном реквизите документа, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак «Вести учет по проектам». Указывается в карточке проекта.
- Номер связанного документа – номер документа, указанного на закладке «Связи». При добавлении этого элемента в нумератор система попросит указать тип связи, которая будет учитываться в нумераторе.
- Индекс ответственного – десятизначный строковый индекс ответственного за документ, указанного в одноименном реквизите документа. Указывается в карточке пользователя.
Обратите внимание, все вышеперечисленные индексы – индекс вида документа, индекс подразделения, индекс контрагента, индекс организации, индекс вопроса деятельности, индекс номенклатуры дел, индекс проекта, индекс ответственного, – изначально в карточках соответствующих объектов отсутствуют. Они становятся видимыми при добавлении того или иного индекса в какой-либо нумератор.
Далее в нумераторе необходимо настроить периодичность – период, по окончании которого элемент «Номер» будет начинаться опять с 1. Например, установив период в год, можно быть уверенным, что с 1 января каждого года счетчик будет начинаться с начала – с единицы.
Если настроить непериодический нумератор, то счетчик «Номер» обнуляться не будет. На следующей закладке настраиваются документы, для которых будет действовать данный нумератор.
Здесь же можно конкретно указать, для каких видов документов будет действовать нумератор, для каких подразделений, контрагентов, проектов или вопросов деятельности. По этим объектам в нумераторе используются индексы. Также эту настройку можно выполнить из карточки каждого объекта по ссылке «Настройка нумерации».
На последней закладке настройки нумератора устанавливаются разрезы независимой нумерации – организация, связанный документ, подразделение, проект, вопрос деятельности или вид документа.
Если установить данный признак, по этому разрезу будет вестись независимый счетчик «Номер». Например, если установить независимую нумерацию по связанному документу для Дополнительных соглашений, то их нумерация будет вестись независимо по каждому договору, с которым установлена соответствующая связь.
Нумератор – очень важный и крайне полезный механизм системы электронного документооборота. 1С:Документооборот, предоставляет пользователям широкие возможности по настройке, что позволяет максимально эффективно использовать эту систему для управления документами в организациях любого масштаба.
Читайте также: