Способы открытия документов записанных в нескольких файлах
История вопроса
Работая со студентами мне не редко приходится читать их дипломные и курсовые работы, вносить в них исправления, а затем редактировать новые и новые версии. Составляя отчеты и при написании статей мне также приходится работать над одним документом с несколькими людьми. Не редко я сталкивался с тем, что приходит по почте документ, в котором цветом помечен текст. Потом звонит человек, который говорит, что он имел в виду, когда этот текст отмечал. Повторно проверяя работы студентов я нередко задавал вопрос о том, что было поправлено в тексте, поскольку согласитесь читать занов десятки страниц текста нет никакого желания, а чаще еще времени. В конечном итоге пришла идея создать учебное пособие о том какие есть инструменты и какие они предоставляют возможности по совместной работе с текстовыми документами.
Надеюсь вы найдете данный материал полезным.
Что такое совместная работа
Под совместной работой будем понимать возможность нескольких человек работать с одним текстовым документом. При этом должна быть возможность отслеживать все сделанные в документе изменения и (опционально) возврат к одной из предыдущих версий.
Совместная работа может быть организована по разному, но чаще всего это происходит так. Кто-то пишет какой-то документ, потом распечатывает его и отдает другому человеку. Второй маркером помечает текст красным, желтым или зеленым цветом, дописывает свои комментарии и возвращает черновики на доработку. С приходом сети интернет документы меньше стали печатать, но в целом процесс остался тем же. Современные средства работы с текстовой информацией представляют существенно больше возможностей, которые и будут рассмотрены далее.
Форматы текстовых документов позволяют организовать совместную работу с текстовыми документами следующим образом:
Сделать документ составным. Создать, так называемый, мастер документ, который будет объединять несколько других документов. Составные части документа могут редактироваться независимо друг от друга и в этом плане получается полноценная совместная работа. Например при написании научно-технического отчета кто-то пишет введение и заключение, кто-то аналитический обзор в отчете, кто-то еще какие-то главы. Имея все части и мастер-документ можно всегда посмотреть текущую версию документа.
Каждый их документов составного документа так же может редактироваться несколькими людьми. Для этого во многих форматах текстовых документах предусмотрена возможность отслеживать и протоколировать сделанные изменения, делать пометки на полях.
Третий вариант систем позволяет редактировать документ прямо в сети так же отслеживая все изменения, сделанные пользователями.
Существуют и промежуточные варианты, когда документ редактируется локально на компьютере, а храниться в сети и там же отслеживаются все изменения.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся системы.
Средства
OpenOffice Writer
В OpenOffice Writer обладает большими возможностями по совместной работе. Его можно отнести к первому и второму пункту из вышеупомянутых. Рассмотрим эти возможности поподробнее.
Составной документ
Для создания мастер-документа необходимо выбрать File->New->Master Document
Аналогично мастер-документ можно создать через панель инструментов.
После того, как мастер-документ создан, с ним можно работать как с обычным документом, т.е. писать в нем текст, его форматировать и т.д. Особенностью мастер-документа является то, что к нему можно прикреплять другие документы. В мастер-документе хранятся только ссылки на них. Работа с документом происходит через панель «Navigator».
По двойному щелчку можно переходить на редактирование прикрепленного файла. После редактирования и сохранения мастер-документ нужно обновить.
Помимо удобства совместной работы над документом, использование составных документов дает преимущество при работе с большими документами экономя драгоценную оперативную память компьютера. Естественно, что здесь я имею в виду документы не на десяток страниц.
В мастер-документе можно редактировать только ту часть текста, которая в нем же и была набрана. Все под-документы открываются в режиме «только на чтение». Прикрепленные под-документы при необходимости по одному щелчку мыши могут быть перемещены вверх или вниз по основному документу.
Окончательный документ может быть сохранен в одном файле в формате ODT или PDF
(File-> Export->Portable Document Format).
Изменения в документе и комментарии к нему
Комментарии к тексту можно вставлять прямо в текс, но в таком случае вам придется помечать из еще и цветом, чтобы они были заметны другим авторам. На мой взгляд более красивый способ написать комментарии к тексту — сделать заметки на полях. Для этого необходимо поставить курсор в начало того текста, к которому пишется примечание и в меня «Insert» выбирается пункт «Comment» (или можно нажать Alt+Shift+N).
Включить запись изменений в документ можно через меню Edit -> Changes -> Record. В той же вкладке можно включить и выключить отображение изменений. Работать с текстом с включенным режимом отображения изменений не очень-то удобно, но иногда и он бывает полезным, когда надо посмотреть кто и что в документе исправил.
Собственно при сравнении двух документов редактор разницу в документах записывает в виде изменений.
Пояснения к изменениям всплывают при наведении курсора на текст.
Сделанные в тексте изменения перед сохранением окончательной версии документа можно принять или отклонить. Для этого надо вызвать контекстной меню, щелкнув правой кнопкой мыши по изменению и выбрать «Accept Changes» или «Reject Changes». Альтернативный вариант — вызвать диалоговое окно «Accept or Reject Changes» (Edit -> Changes -> Accept or Reject. ).
В этом диалоговом окне можно к каждому изменению добавить комментарий. Это можно сделать и через меню (Edit -> Changes -> Comment). Комментарий будет отображаться в подсказке под именем того, кто это изменение сделал.
Если изменений много, то их можно отфильтровать по дате, автору и\или типу изменения.
Соответственно выбрав и отменив все изменения, сделанные на какую-то дату, можно вернуться к предыдущей версии документа.
Есть, конечно, несколько более удобный способ возврата к предыдущей версии документа — хранить его версии. Можно настроить OpenOffice Writer так, что каждый раз при закрытии документа будет запоминаться новая его версия. При этом все версии хранятся в одном файле в виде записи изменений. Таким образом возврат к одной из предыдущих версий становится делом двух щелчков мыши и плюс есть возможность сравнивать две версии друг с другом.
Работа с версиями происходит в диалоговом окне «Versions of . » (File -> Versions).
В представленном диалоговом окне кнопка «Open» позволяет открыть выбранную версию документа или в режиме «только на чтение» или сделать копию документа и открыть ее для редактирования. Кнопка «Delete» удаляет выбранную версию, а «Compare» - показывает изменения сделанные в текущей версии.
Дополнительно можно порекомендовать в начале документа делать таблицу, в которую вносить дату модификации документа, автора изменений и что поменялось в документе.
MS Word
Программа MS Word (будем говорить о версии MS Word 2007) предоставляет теже возможности по совместной работе над документом, что и OpenOffice Writer. При использовании дополнительных программ от Microsoft (например, SharePoint Portal Server) эти возможности могут быть несколько расширены. Однако в большинстве случаев затраты на создание инфраструктуры больше выгоды, получаемой от дополнительных возможностей.
Для объединения нескольких документов в один в MS Word нет необходимости создавать специальный мастер документ. Под-документы можно вставлять в обычный файл. Для этого надо переключиться в режим просмотра структуры документа выбрав во вкладке «Вид» режим отображения «Структура».
Затем во вкладке «Структура» выбрать «Показать документ» (кнопка замениться на кнопку «Главный документ»). Нажатием на новую кнопку открывается панель, в которой можно выбрать вставку существующего файла в текущую позицию, или создание вложенного документа. Возможны и другие действия.
MS Word позволяет вставлять примечания и отслеживать сделанные изменения в документе.
Все эти действия производятся через вкладку «Рецензирование». Для большинства действий в MS Word предусмотрены сочетания клавиш, но, например, заявленное Alt+Ctrl+M для вставки примечания на моем компьютере почему-то не работало. Просматривать документ можно как исходный (без исправлений), так и итоговый (без подсветки изменений).
Информация об авторе вносимых в текст исправлений задается в свойствах документа.
Для сравнения документов в MS Word предусмотрено два варианта: визуальный и автоматический с отображением разницы в документах в виде исправлений. Визуальный режим предполагает, что пользователь располагает два документа рядом и при прокручивании текста в одном окне происходит синхронное прокручивание текста во втором открытом окне. Для перехода в этот режим необходимо открыть два документа и во вкладке «Вид» выбрать способ отображения «Рядом». Синхронная прокрутка при этом включается автоматически.
Второй вариант автоматизирован и является более традиционным. Во вкладке «Рецензирование» необходимо выбрать «Сравнить» два документа и в появившемся диалоговом окне указать что с чем сравнивать. При этом можно сравнивать как уже открытый документ, так и неоткрытый.
Сохранение различных версий в документе MS Word видимо не предусмотрено, поскольку для этого разработчики предполагают использовать MS SherePoint Portal Server.
Google Docs
Совместная работа над документом в Google Docs в чем-то проще, чем в редакторах, описанных выше. Собственно это является и преимуществом, и в тоже время не позволяет сделать некоторые из описанных выше действий (например, делать составные документы). Но обо всем по порядку.
Google Docs — это приложение в сети, доступное через веб-браузер. Поскольку редактируемый документ сохраняется на сервере, то он доступен всем пользователям, между которыми он разделяется. На рисунке табличный файл «Conferences» открыт для совместной работы с еще одним человеком. Для совместной работы файл можно отдавать только на чтение или для редактирования.
Из левой панели видно, что файлы можно отбирать по владельцу (принадлежат мне или только открыты для совместной работы), по типу файла или по какому-то другому критерию.
Над выбранным файлом можно сделать несколько действий (аналогичное контекстное меню появиться если по файлу щелкнуть правой кнопкой мыши): сменить владельца, экспортировать для сохранения локально (PDF, Open Document Format и пр.), просмотреть версии (Revisions), посмотреть информацию о файле (Show details).
Каждый раз при сохранении документа сохраняется его новая версия и информация о том, кто этот документ редактировал. Редактировать документ может только пользователь, который имеет учетную запись в почте Google. Впрочем, документ можно отдать в публичное пользование всем пользователям сети интернет, но зачем вам это надо? При выборе действия «просмотреть изменения» открывается список сделанных изменений: кто внес изменения и когда. Различные версии документов можно сравнить между собой.
При редактировании документа в него можно вставить комментарий.
LaTeX
Технология создание документов в LaTeX отличается от представленных выше. LaTeX не является текстовым редактором. LaTeX — это специальный язык и система подготовки документов. Другими словами в текстовом файле с помощью специальных команд описывается документ и как он должен быть отформатирован. Затем этот документ компилируется и на выходе получается документ в формате DVI, который затем может быть преобразован в PS или PDF. Преимущество LaTeX-а в том, что после компиляции документ одинаково будет отображаться на любом компьютере и любой ОС, в отличие от документа, скажем, в формате DOC. Кроме того его очень любят математики часто набивающие формулы, которые в том же MS Word или OO Writer не всегда наберешь. Да и набирать текст можно в FAR-е или Notepad.
LaTeX документ может содержать комментарии и состоять из нескольких файлов. В нем можно делать заметки на полях, а вот все остальные действия по совместной работе придется делать с помощью внешних программ. Например, различные версии документа придется сохранять в отдельных файлах, а изменения смотреть через утилиту diff или fc (File compare).
Возможно, что в каких-нибудь других программах эта информация будет выглядеть более наглядно.
Стоит отметить, что в документ в виде отдельных файлов можно вставлять не только другие текстовые документы, но и картинки в разных форматах.
Вставка примечания на границе страницы происходит с помощью команды \ marginpar.
Текст в документе можно выделять цветом. На мой взгляд, эта функция, равно как и примечания на полях, для подавляющего количества создаваемых документов смысла не имеет.
SVN — система контроля и управления версиями документов. В основном используется разработчиками программ, но с тем же успехом может применяться и для хранения LaTeX документов. Система устанавливается на сервер и с помощью клиентской программы, которая может встраиваться в проводник, на сервер можно помещать документы, скачивать с сервера необходимые версии документов, просматривать какая информация и кем была модифицирована.
Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:
1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.
2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.
3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.
Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:
1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.
2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.
3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.
В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.
Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.
В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.
Сохранение документов
Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.
Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:
1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).
3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .
Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.
В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.
Закрытие документов
Закрыть документ можно различными способами:
1. С помощью команды Файл – Закрыть.
2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.
Режимы просмотра документов
В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.
Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Рис. 8.2. Режимы просмотра документа
Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.
В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.
В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.
Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.
Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.
Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.
Масштаб отображения документа на экране
Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.
Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.
Иногда во время работы в Microsoft Word возникает необходимость одновременного обращение к двум документам. Конечно, ничего не мешает просто открыть парочку файлов и переключаться между ними, кликая по иконке в строке состояния, а затем выбирая нужный документ. Вот только это не всегда удобно, особенно, если документы большие и их нужно постоянно пролистывать, сравнивать.
Ворд позволяет открыть два документа (или один документ дважды) не только на одном экране, но и в одной рабочей среде, предоставляя возможность полноценной работы с ними. Более того, открыть два документа одновременно в MS Word можно несколькими способами, и о каждом из них мы и расскажем ниже.
Расположение окон рядом
Итак, какой бы метод расположения двух документов на экране вы не выбрали, для начала нужно открыть эти самые два документа. Далее в одном из них выполните следующие действия:
Примечание: Если в данный момент у вас открыто более двух документов, Ворд предложит указать, какой из них следует расположить рядом.
В каждом из открытых документов можно выполнять все те же действия, что и всегда, разница лишь в том, что вкладки, группы и инструменты на панели быстрого доступа будут ужаты вдвое из-за недостатка места на экране.
Примечание: Открытие двух документов Word рядом с возможностью их синхронной прокрутки и редактирования позволяет также выполнить сравнение этих самых файлов вручную. Если же ваша задача выполнить автоматическое сравнение двух документов, рекомендуем ознакомиться с нашим материалом по этой теме.
Упорядочивание окон
После упорядочивания каждый документ будет открыт в своей вкладке, но расположены они на экране будут таким образом, что одно окно не будет перекрывать другое. Панель быстрого доступа, как и часть содержимого каждого документа, всегда будут оставаться на виду.
Аналогичное расположение документов можно сделать и вручную, перемещая окна и подстраивая их размер.
Разделение окон
Иногда при работе с двумя и более документами одновременно, необходимо сделать так, чтобы часть одного документа постоянно отображалась на экране. Работа с остальным содержимым документа, как и со всеми остальными документами, при этом должна проходить как обычно.
Так, к примеру, в верхней части одного документа может находиться шапка таблицы, какая-то инструкция или рекомендации по работе. Именно эту часть и нужно зафиксировать на экране, запретив для нее прокручивание. Остальная же часть документа будет прокручиваться и доступной для редактирования. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:
2. На экране появится линия разделения, кликните по ней левой кнопкой мышки и разместите в нужном месте экрана, обозначив статичную область (верхняя часть) и ту, которая будет прокручиваться.
3. Документ будет разделен на две рабочих области.
Вот мы с вами и рассмотрели все возможные варианты, с помощью которых в Word можно открыть два и даже более документов и расположить их на экране так, чтобы было удобно работать.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Во время работы с несколькими документами переключаться между ними c помощью группы Окно на вкладке Вид на ленте или кнопок на Панели задач неудобно, так как приходится использовать мышь. Существует ли другой способ?
Между документами Word можно переключаться с помощью сочетания клавиш Ctrl+F6.
При работе с несколькими документами часто бывает необходимо сравнивать их, но переключаться между ними каждый раз неудобно. Можно ли отобразить несколько документов сразу?
Чтобы отобразить в одном окне все открытые документы, нужно нажать кнопку Упорядочить все в группе Окно на вкладке Вид на ленте (рис. 11.27). В этом случае на экране будут размещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и изменять.
Если вы работаете с двумя документами, то можете сравнить их с помощью команды Рядом, которая находится в той же группе (рис. 11.28).
Можно ли увидеть на экране две части большого документа одновременно?
Чтобы увидеть на экране одновременно две части документа, нажмите кнопку Разделить в группе Окно на вкладке Вид на ленте. На экране появится линия разбивки, положение которой можно установить щелчком мышью (рис. 11.29).
В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разделение больше не нужно, нажмите кнопку Снять разделение (рис. 11.30) или установите указатель мыши на линию разбивки и дважды щелкните мышью.
Всегда открывал документ, с которым работаю, с помощью меню Пуск-Документы. Но сегодня не обнаружил его там. Куда он пропал?
В папке Документы хранятся файлы, к которым пользователь обращался недавно. Ваш документ мог исчезнуть из меню Пуск по следующим причинам.
Если какой-то пользователь открывал другие файлы, то ваш документ не вошел в последние открытые файлы, и ссылка на него была удалена из папки. В этом случае вы увидите в папке ссылки на другие файлы.
Папку Документы могли очистить для увеличения свободного места на жестком диске. В этом случае вы не увидите в ней никаких файлов.
В любом случае вы можете открыть документ одним из следующих способов:
- с помощью Проводника или любой другой программы работы с файлами, дважды щелкнув мышью на названии нужного файла;
- двойным щелчком мышью в окне открытия документа (кнопка Office-Открыть ).
Если вы не знаете, где на жестком диске находится ваш документ, то откройте меню Office, возможно, ваш документ есть в списке документов, которые открывались в программе последними.
Если нужный вам документ отсутствует в списке, и вы не можете вспомнить, где он находится на жестком диске, то воспользуйтесь поиском документов в Windows. Для этого сделайте следующее.
Мои партнеры еще не установили Microsoft Office 2007, поэтому я обычно сохраняю файлы в формате RTF. Каждый раз при сохранении приходится изменять расширение в списке Тип файла. Можно ли установить расширение сохранения по умолчанию отличное от DOCX?
Чтобы установить другое расширение файла при сохранении по умолчанию, сделайте следующее.
увеличить изображение
Рис. 11.31. Установка расширения файла, с которым Word будет по умолчанию сохранять документы
Хочу сохранить файл в формате, отличном от DOCX, однако при раскрытии списка Тип файла диалогового окна Сохранить как нужное мне расширение не отображается. Что делать?
Скорее всего, нужный вам тип файлов не отображается в списке потому, что при установке Microsoft Office не были инсталлированы текстовые конвертеры. Необходимо установить компонент Конвертеры и фильтры, который входит в состав Общих средств Office. Для этого сделайте следующее.
- Закройте все программы Microsoft Office.
- Выполните команду Пуск-Настройка-Панель управления.
- Откройте окно Установка и удаление программ ( Add or Remove Programs ).
- Выберите из списка Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить ( Change ) (рис. 11.32).
Рис. 11.33. Добавление компонентов Microsoft Office ВНИМАНИЕ. Для выполнения установки текстовых конвертеров вам понадобится компакт-диск или сетевой ресурс с установочными файлами Microsoft Office.
Пользователь, создавший документ, может установить на него защиту от записи. Когда вы открываете подобный файл, то Word предупреждает вас о том, что внести изменения в этот документ не удастся. Чтобы сохранить изменения, необходимо переименовать файл или сохранить его с тем же именем, но в другой папке. Для этого сделайте следующее.
Проверьте, разрешено ли программе сохранять документ в фоновом режиме. Для этого сделайте следующее.
увеличить изображение
Рис. 11.34. Диалоговое окно Параметры Word, область Сохранение
- Очистите Корзину.
- Воспользуйтесь специальной программой для очистки жесткого диска, которая удалит временные файлы.
- Удалите ненужные программы, используя окно Установка и удаление программ, открываемое из окна Панели управления.
Если документ слишком большой, то попробуйте разбить его на составные части и сохранить их отдельно. Для этого выполните следующее.
- Вырежьте из документа ту часть, которую нужно сохранить отдельно, для чего выделите ее и нажмите кнопку Вырезать в группе Буфер обмена на вкладке Главная на ленте (рис. 11.35).
Я часто работаю с несколькими документами одновременно. Чтобы сохранить изменения в них, мне приходится переключаться между окнами. Можно ли сохранить все изменения сразу?
Чтобы сохранить изменения в нескольких файлах
увеличить изображение
Рис. 11.36. Добавление кнопки для вызова команды Сохранить все на панель быстрого запуска
При сохранении документа в текстовом формате выравнивание по правому краю было утеряно. Почему?
Когда документ сохраняется как Обычный текст, будьте готовы к тому, что часть форматирования будет утеряна (Word предупреждает об этом при сохранении). В частности, знаки табуляции при выравнивании по правому краю будут заменены пробелами. Поэтому, если документ планируется сохранить в этом формате, использовать выравнивание по правому краю не стоит.
Вчера я целый день работал над документом, сохранил все изменения, но сегодня при открытии изменений нет. Вся моя работа утеряна?
Если вы действительно сохраняли документ перед закрытием, то работа потеряна быть не может. Скорее всего, вы сохранили его не в ту папку, откуда пытаетесь открыть.
При сохранении документа обязательно нужно выполнять команду Сохранить в меню Office. Если вы вместо этого выполнили команду Выход из Word или щелкнули на кнопке закрытия документа в области заголовка, а затем при запросе Сохранить изменения в документе? нажали кнопку ОК, то вы могли не запомнить, в какой папке был сохранен документ.
Если вы потеряли файл, то попробуйте найти его на жестком диске своего компьютера, воспользовавшись средствами поиска Windows. Для этого сделайте следующее.
Можно ли узнать, сколько раз был сохранен документ?
Чтобы исключить потерю данных, необходимо как можно чаще сохранять файлы. Когда возникают какие-то проблемы с документом, может помочь информация о том, сколько раз вы просматривали и сохраняли файл. Есть несколько способов узнать эту информацию.
Во-первых, можно узнать, сколько раз был сохранен файл, в окне свойств документа. Для этого сделайте следующее.
Во-вторых, интересующую вас информацию вы можете получить, используя поля. Для этого сделайте следующее.
- Наберите в документе слово Редакция :.
- Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Экспресс-блоки в группе Текст. Выберите команду Поле (рис. 11.38)
Word вставит поле, которое покажет, сколько раз этот документ был сохранен (рис. 11.40).
Чтобы обновить поле Редакция :, используйте один из следующих способов:
- выделите его и нажмите клавишу F9 ;
- воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+A или выполните команду Правка-Выделить все, чтобы выделить все содержание документа, и нажмите F9.
Если вы хотите, чтобы Word автоматически обновлял это и другие поля перед печатью, сделайте следующее.
Рис. 11.41. Установка флажка обновлять поля перед печатью
Могу ли я убрать сведения о числе редакций, а также авторе правок из документ Word?
В Word 2007 есть команда Инспектор документов. C ее помощью можно удостовериться в том, что документ не содержит никакой скрытой информации, которая может представлять угрозу для безопасности пользователя.
Будет запущен мастер, который проверит файл на наличие комментариев, скрытого текста, заголовков, информации об авторе и т.д (рис. 11.42). Если такие данные будут найдены, мастер предложит автоматически удалить найденную информацию (рис. 11.43).
Рис. 11.43. В документе найдены сведения, которые могут представлять угрозу безопасности
Недавно на секунду пропал свет, компьютер отключился, и вся моя работа в Word пропала. Можно ли защитить файлы от таких происшествий?
Если к вашему компьютеру не подключено специальное устройство — источник бесперебойного питания, — позволяющее сохранять стабильность работы компьютера даже во время перепадов напряжения, то будьте готовы к тому, что несохраненные файлы могут пропасть. Поэтому сохраняйте работу как можно чаще одним из следующих способов:
- с помощью кнопки Сохранить на панели быстрого запуска;
- командой Сохранить меню Office ;
- сочетанием клавиш Ctrl+S.
Если вам трудно выработать привычку сохранять документ как можно чаще, то пользуйтесь автосохранением. По умолчанию Word сохраняет результаты работы каждые 10 мин, однако вы можете уменьшить этот промежуток. Для этого сделайте следующее.
У меня установлено автосохранение. Однако, открыв документ после сбоя в работе Microsoft Word, я обнаружил, что сохранены не все изменения. Почему?
По умолчанию Word сохраняет изменения в открытом документе каждые 10 мин. Соответственно, изменения, которые вы внесли после последнего автосохранения, не были сохранены. Если вам важно сохранять изменения чаще, чем каждые 10 мин, то измените параметры автосохранения, как это описано в предыдущем ответе.
При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.
Совет: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint. If you’re managing a library, you may also find these videos on documents and libraries helpful
Что нужно для совместного редактирования?
Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.
Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:
Общие хранилища, OneDrive, OneDrive для работы и учебы, SharePoint и SharePoint Server, являются общими областями хранения, которые позволяют совместное авторство.
Приложения, поддерживаюющие совместное Word и PowerPoint на всех устройствах и в более последних версиях, чем Office 2010, поддерживают совместное. Совместное Excel мобильных приложений и последней версии Excel для Microsoft 365 поддерживается.
Подходящий документ. Совместное форматирование поддерживается только в современных форматах файлов, включая .docx (Word ), .pptx (PowerPoint ) и .xlsx (Excel ).
Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.
Создание и открытие документов для совместного редактирования
Эти статьи помогут вам научиться совместно работать сOffice документами.
Предоставление общего доступа к документам для совместной работы
Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.
Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:
Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.
Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для работы и учебы), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью OneDrive в Windows.
По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Хотя библиотека SharePoint документов с разрешениями только на чтение, позволяет пользователям только просматривать документы, хотя никто, кроме автора, не может вносить изменения без явного приглашения.
Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. вSharePoint.
Файлы, хранимыеOneDrive должны быть явно делиться. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные о совместном использовании см. в разделе Общий доступ к файлам и папок в Microsoft 365.
Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий? Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?Да, корпорация Майкрософт совместно работает с десятками партнеров по всему миру (включая Box, Citrix ShareFile, Dropbox и Egnyte), чтобы вы могли совместно работать с Office в Интернете. Обратитесь к поставщику хранилища, чтобы узнать, поддерживается ли совместное Office в Интернете. Однако эти сторонние поставщики хранилищ не поддерживают совместное Office классическими приложениями и другими платформами. Совместное авторство поддерживается в Office в Интернете.
Корпорация Майкрософт не поддерживает совместное авторство документов, хранимых в Google Диск.
Мобильных: Совместное Office файлов также поддерживается в Office для iOS с другими поставщиками хранилищ, включая Box и Dropbox. Совместное Office для Android также поддерживается в Dropbox.
Устранение неполадок совместного редактирования в SharePoint, OneDrive и OfficeЕсли совместное редактирование работает неправильно, это может быть вызвано различными причинами. Сведения о том, как решить проблемы, возникающие при использовании и настройке совместного редактирования, см. в статье Устранение неполадок совместного редактирования в Office.
Как определить, не изменил ли другой автор документ, над которым мы работаем?Другие разделы
Для администраторов SharePoint:
Примечание: Совместное редактирование не поддерживается для документов, защищенных с помощью управления правами на доступ данным (IRM) или службы управления правами (RMS).
Читайте также: