Пересылает в налоговую инспекцию сведения не подписывая их электронной подписью
ЭЦП в современной хозяйственной практике успела стать удобной возможностью подтвердить подлинность авторства конкретной документации. Это аналог собственноручной подписи, необходимость создания которого обусловлена выполнением юридически значимых операций. Преимущества такого механизма успели оценить многие ИП, физлица, компании.
Все описанные действия требуют наличия цифровой подписи. Поэтому нужно знать, по каким причинам возможна блокировка. Не меньшее внимание надлежит уделить и тому, как выйти из создавшейся ситуации.
Причины блокировки электронной подписи
Электронную подпись могут заблокировать по ряду причин:
- ФНС отказывается принимать декларацию по НДС. В таком случае можно обратиться в инспекцию или судебную инстанцию, чтобы оспорить действия налоговой службы. Однако важно сделать скриншот блокировки, на котором видна точная дата.
- Налоговая заблокировала ключ цифровой подписи вовсе без объяснения причин таких действий.
- Аннулирование подписи УЦ, выдавшим сертификат. В этом случае проблема более серьезная — придется перевыпускать ЭП.
Здесь можно увидеть, кто заблокировал электронную подпись:
То есть налоговая служба может заинтересоваться, почему не совпадает регион прописки руководителя компании и самой фирмы. Также проблемы создает недостоверность юридического адреса. Поэтому надлежит сначала отобразить все изменения в ЕГРЮЛ, затем заниматься перевыпуском подписи. Только после устранения всех причин, приведших к блокировке, можно рассчитывать на решение вопроса.
В пункте 6.1 статьи 14 Закона об электронной подписи уточнено, что есть риск аннулирования сертификата ключа цифровой подписи в ситуации, когда нет подтверждения владения соответствующим ключом от владельца сертификата ключа проверки ЭП. Однако здесь есть важный момент — обстоятельство требуется доказать. В противном случае у налоговой службы нет права блокировать инструмент. Так что можно смело писать жалобу в УФНС и подавать иск в судебную инстанцию.
Разблокировать подпись может сама налоговая. Поэтому делать нужно следующее:
- Безотлагательно связываться с налоговой и уточнять, в чем причина, почему решили заблокировать ЭЦП.
- Связываться непосредственно с тем отделом или должностным лицом, которое приняло решение заблокировать вашу подпись.
И уже на основании услышанного нужно решать, что и как делать.
На деле Налоговый кодекс не содержит каких-либо положений, регламентирующих процесс блокировки цифровой подписи со стороны ИФНС. То же самое говорится и в федеральном законодательстве, в частности в законе № 63-ФЗ. В итоге хозяйственная деятельность ИП, физлица или компании становится затруднена. Решить вопрос не просто, а порой и вовсе невозможно. Поэтому многие выбирают более легкий способ — перевыпуск электронной подписи. «Астрал-М» — удостоверяющий центр, готовый помочь в выпуске ЭЦП. У нас вы быстро и без проблем получите электронную подпись.
Как избежать блокировки
Принять решение о необходимости заблокировать ЭЦП налоговая может в том случае, если есть доказательства отсутствия у владельца сертификата надлежащего ключа проверки. Строго запрещено применять накопитель с ЭП сторонними лицами. Если налоговая заподозрит компанию в том, что ее деятельность относится к категории фирм-однодневок, также возможны серьезные неприятности.
Руководителю организации нужно знать, что разблокировать ЭЦП в фискальном органе зачастую занимает меньше времени, чем само определение причин проблемы. Налоговая очень быстро блокирует электронную подпись. А вот выяснить причины возникновения описанной проблемы может занять несколько дней, а то и недель. В некоторых ситуациях восстановить старую подпись не получится. Выход здесь один — создание новой.
Наш УЦ оказывает услуги по выпуску ЭЦП. Специалисты УЦ «Астрал-М» сообщат подробную информацию по всем сопутствующим вопросам. Доступно несколько тарифов на выбор. Здесь также можно получить сведения о том, какие именно документы нужны для выпуска ЭЦП.
Порядок сотрудничества следующий:
- Оставьте на сайте заявку, заполнив предложенную форму.
- Соберите обозначенный пакет документов и передайте их на рассмотрение в УЦ «Астрал-М».
- Затем нужно оплатить выставленный счет — сразу после этого действия заявление на получение подписи будет одобрено.
- Итогом становится выдача на руки готовой ЭЦП.
Мы работаем с любыми типами клиентов: физлицами, ИП, организациями. Также здесь можно оформить срочный выпуск электронной подписи по упрощенному алгоритму.
Налоговая служба разместила на своем официальном сайте информацию о том, что нужно делать, если с помощью квалифицированной электронной подписи без ведома ее владельца были совершены противоправные действия. В частности, речь идет о регистрации юрлица или ИП на имя гражданина или подаче налоговой отчетности от имени организации. Полная инструкция размещена в разделе "Электронный документооборот: как пресечь неправомерные действия?".
Так, в случае сдачи отчетности без ведома налогоплательщика, ФНС России советует незамедлительно посетить ближайшую налоговую инспекцию. Там подается заявление в произвольной форме о недостоверности сведений.
Более сложную процедуру предстоит пройти при регистрации юрлица на имя гражданина без его ведома. В этом случае также необходимо подать соответствующее заявление в произвольной форме. Подписывается оно заявителем собственноручно и не требует нотариального удостоверения. Учтите, что предоставляется заявление в ту налоговую инспекцию, в которую поставлена на учет организация. Узнать, в какую именно, можно в выписке из ЕГРЮЛ в разделе "Сведения о регистрирующем органе по месту нахождения юридического лица".
В таком заявлении нужно указать реквизиты юрлица (наименование, ИНН, КПП и ОГРН), а также сведения о том, что владелец электронной подписи не учреждал эту организацию, не подписывал документы для ее регистрации (в том числе электронной подписью и в электронном виде) и не получал сертификат ключа электронной подписи. Также, как рекомендует ФНС России, в заявлении нужно указать все возможные обстоятельства, свидетельствующие о непричастности к созданию и деятельности данного юрлица. Налоговая служба советует лично посетить регистрирующий орган, чтобы подать вышеуказанное заявление.
Если гражданин планирует в дальнейшем обратиться в правоохранительные органы с заявлением о совершении противоправных деяний, то в регистрирующем органе можно получить сведения об удостоверяющем центре, изготовившем сертификат ключа проверки электронной подписи. В этот центр подается заявление об отзыве электронной подписи. Одновременно стоит запросить и копии документов, на основании которых была оформлена электронная подпись. Копии этих документов и прикладываются к обращению в правоохранительные органы.
Когда возможна, а когда обязательна отправка документов в налоговую в электронном виде
Документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками огромен. Это не только сдача регулярной налоговой отчетности, но и разного рода ответы на запросы, уведомления, представление документов, требований и др. Постепенно уходят в прошлое те времена, когда налогоплательщику нужно было с каждой бумажкой бежать к инспектору или привозить ему на грузовике коробки с подтверждающими документами.
Хотя и запрета на бумажный документооборот законодательство не содержит. Большинство бумаг контролеры и сейчас примут в бумажном виде. Обязательная отправка документов в налоговую в электронном виде предусмотрена только в определенных случаях. К примеру, подача деклараций по НДС и связанных с этим налогом документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений по НДС-отчетности возможна только в электронной форме (за редким исключением).
Узнайте об этом подробнее на нашем сайте:
- «Правила написания и подачи пояснения к декларации по НДС»;
- «Журнал учета выставленных и полученных счетов фактур - новый формат».
Каков порядок представления документов, истребуемых налоговым органом? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Другие виды налоговой отчетности налоговики принимают и в электронной форме, и в бумажной. Все зависит от того, какая численность работников у налогоплательщика, который отправляет отчет (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом простые граждане могут общаться с контролерами и подавать им какие-либо документы самыми разнообразными способами:
- через личный кабинет налогоплательщика;
- придя непосредственно в инспекцию;
- отправив документы почтовым отправлением.
Важно помнить об основном правиле: если вы сдали декларацию электронным способом, то и в дальнейшем взаимодействие с контролерами по этому налоговому отчету должно происходить электронно. Это правило следует из приказа ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. На этом документе остановимся подробнее.
Как представить в ИФНС истребованные электронные документы, составленные не по установленным форматам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Участники информационного обмена
На рисунке ниже представлены все участники информационного обмена при направлении документов по ТКС:
Порядок электронного документооборота
Электронные документы из ИФНС передаются налогоплательщику через оператора ЭДО с соблюдением следующего порядка:
Все процедуры уложены в строгие календарные рамки:
Нарушение срока грозит блокировкой расчетного счета (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
Требования к оформлению и хранению электронных документов
Недостаточно просто обмениваться электронными документами с налоговыми органами. Документы нужно не только правильно оформлять, передавать или принимать, но и обязательно подписывать их КЭП и хранить. А также с установленной законом периодичностью проверять их поступление:
Какие документы могут участвовать в электронном налоговом документообороте
В приказе перечислено 48 видов налоговых документов, которые могут направляться налогоплательщикам в электронном виде по ТКС. Перечислим основные:
Минфин и ФНС по отдельным электронным документам выпускает специальные разъяснения. Например, их совместным приказом от 27.02.2017 № ММВ-7-8/200@ утвержден порядок направления налогоплательщику требования об уплате налога (сбора, страховых взносов) в электронной форме по ТКС.
Что важно помнить о сроках при передаче электронных документов
Обычно передача документов в налоговую в электронном виде производится налогоплательщиками по окончании каждого отчетного или налогового периода. По ТКС значительная их часть передает в инспекцию налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Но есть и иные причины, по которым нужно подать документы в налоговую в электронном виде: налоговики могут запросить документы в ходе проверки (камеральной, выездной, встречной) или предложить пояснить данные декларации или внести в них исправления. Что же нужно учесть при подаче документов в электронном виде в инспекцию?
В первую очередь помнить о сроках:
- 10 рабочих дней предоставляется налогоплательщику для подготовки и сдачи документов, запрошенных в ходе налоговых проверок;
- 5 рабочих дней дается для подачи пояснений и исправления декларации (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 93.1 НК РФ);
Отсчет сроков нужно производить от даты получения требования из инспекции. Нарушение сроков чревато: за каждый непредставленный документ предусмотрен штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ).
Есть и другие сроки, о которых необходимо помнить. Например, для подачи по ТКС возражений на акт налоговой проверки у налогоплательщика есть 1 месяц (п. 6 ст. 100 НК РФ).
Если вы не отправили квитанцию о приеме электронного требования ИФНС о представлении документов, воспользуйтесь советами экспертов КонсультантПлюс и узнайте, можно ли избежать ответственности. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.
Как подать электронные документы
Другой важный вопрос, который должен решаться при подаче электронных документов в налоговую, — это способ их представления. Документы в электронной форме могут направляться в инспекцию по ТКС через оператора ЭДО или через личные кабинеты налогоплательщиков (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Можно ли представить в электронной форме бумажные первичные документы? Да, это позволяет п. 2 ст. 93 НК РФ — в виде электронных образов, созданных путем сканирования с сохранением их реквизитов по установленным форматам. Этой же статьей кодекса предусматривается, что если истребуемые электронные документы передаются по ТКС, то их нужно заверить усиленной КЭП проверяемого лица или его представителя.
Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками (он вступил в силу с 15.01.2018, п. 1.1 приказа ФНС от 27.12.2017 № MMB-7-6/1096@).
Не связанные с предпринимательской деятельностью физлица тоже могут подать документы в электронной форме. К примеру, гражданин может приложить к электронной декларации 3-НДФЛ скан-образы подтверждающих документов при заявлении имущественного или социального вычета. Подписанные электронной подписью сканы вместе с декларацией уйдут в инспекцию в электронном виде.
В любом случае налоговики оставляют за собой право ознакомиться с подлинниками документов.
Какие есть бесплатные электронные сервисы взаимодействия с налоговиками
Среди сервисов по отправке электронных документов в налоговую можно назвать:
Налоговики предоставляют налогоплательщикам множество других бесплатных сервисов. Они не позволяют взаимодействовать с налоговиками по вопросам обмена электронными документами, но помогают решать иные важные практические задачи (к примеру, «Проверь себя и контрагента», «Онлайн-запись на прием в инспекцию», «Узнать о жалобе» и другие).
Итоги
Электронная подача документов в налоговую производится налогоплательщиками регулярно в виде налоговой и бухгалтерской отчетности. При отправке электронных документов в инспекцию необходимо заверять их электронной подписью и соблюдать законодательно установленные сроки (при представлении документов по запросам контролеров). Специальный бесплатный налоговый сервис позволяет дистанционно подавать документы для регистрации компаний и ИП.
Пора ли мне менять электронную подпись? Этот вопрос сейчас волнует почти каждого предпринимателя — подписи начала выдавать ФНС, изменились правила их использования. В этой статье попробуем разобраться, стоит ли ИП уже сейчас обращаться в налоговую и что делать, если срок действия текущей подписи заканчивается в середине 2022 года.
В июле 2021 года сертификаты электронной подписи (далее — электронные подписи) начал выдавать удостоверяющий центр ФНС (УЦ ФНС). К 1 января 2022 года подпись ФНС нужно получить всем ИП и руководителям организаций, чтобы продолжить сдавать отчетность, работать с закупками и вести другой электронный документооборот. Этого требуют поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В одной из статей мы рассказывали о том, как изменения отразятся на бизнес-процессах. Но по-прежнему у предпринимателей остаются вопросы об ЭП, которую будет выдавать налоговая, а также о том, где и к какому сроку ее нужно получать.
Эльба задала эти вопросы редактору Удостоверяющего центра Контура Ольге Кураевой и подготовила видеосюжет.:
Ходят разговоры, что с 1 июля электронную подпись можно получить только в налоговой. Правда ли это?
Да, ЭП действительно можно получить в налоговой. Но не только в ней — об этом в вопросах ниже.
С 1 января 2022 года предприниматели и руководители организаций нужно при смене электронной подписи должны будут получать электронную подпись ФНС и использовать только её.
Она подойдет для работы на всех электронных площадках и в сервисах, чтобы сдавать отчетность, вести документооборот, предоставлять налоговые декларации (расчеты). ЭП налоговой — универсальный инструмент.
Получать её можно и после 1 января 2022 года, а до этого пользоваться текущей электронной подписью. Это относится только к тем, у кого есть электронная подпись аккредитованного по новым правилам УЦ (Контур относится к их числу).
Как к 1 января 2022 года все ИП и руководители организаций успеют получить электронную подпись в налоговой бесплатно?
Стоит отметить, что процесс получения подписи с 1 июля 2021 года заметно усложнился. При этом получить её можно будет не только в налоговой. ФНС возьмет себе помощников из числа УЦ, которые пройдут аккредитацию по новым правилам. Для помощников организован еще более жесткий дополнительный отбор. Те УЦ, которые его пройдут, станут доверенными лицами ФНС.
Чтобы получить ЭП налоговой, можно будет обратиться либо непосредственно в инспекцию, либо к доверенному лицу в офис. За первой подписью нужно будет прийти лично — к этой дате налоговая хочет каждого предпринимателя, руководителя организации увидеть в лицо и убедиться, что ЭП получает именно он.
Контур планирует стать доверенным лицом ФНС.
Допустим, ИП когда-то получил подпись, которая у него заканчивается в сентябре 2021 года. Сможет ли он спокойно продлить ее в Контуре?
А если срок действия ЭП заканчивается в 2022 году в марте?
Мы обновили ответ в этом вопросе, потому что в вышло разъяснение от Минцифры РФ.
Такая электронная подпись будет работать до марта 2022 года. Минцифры РФ разъяснило, что электронные подписи удостоверяющих центров с новой аккредитацией, например, Контура, действуют весь свой период.
Получается, если подпись действует до 1 марта 2022 года, она обнуляется 1 января 2022 года?
Ответ в этом вопросе мы также обновили согласно разъяснению Минцифры.
Нет, после 1 января 2022 года ИП и руководителям можно использовать либо подпись налоговой, либо уже имеющуюся у них подпись аккредитованного УЦ. А вот получить новую подпись они смогут только в налоговой.
Можно ли получить эту ЭП заранее, обратившись в налоговую?
Да, можно уже сейчас обращаться в налоговую за получением такой подписи.
Правда ли, что ФНС выдает подпись бесплатно?
Да, в ФНС ЭП бесплатная. Точнее файлы ЭП выдают бесплатно. Но эти файлы нужно куда-то записать, поэтому в налоговую нужно будет прийти со специальной флешкой (токеном). Помимо этого перед визитом в налоговую нужно убедиться, что на компьютере есть программа криптозащиты КриптоПро. А если ее нет, то приобрести лицензию на неё у производителя или в коммерческом УЦ.
Если вы не хотите разбираться с программами, флешками и установками, обратитесь в Контур или к другому доверенному лицу ФНС. Они выдадут ЭП налоговой с флешкой, помогут установить её, устранят ошибки, если они возникнут.
Срок действия ЭП от Контура заканчивается в августе. Стоит ли ИП уже сейчас обращаться в налоговую за получением новой ЭП, или продлить контуровскую подпись и потом в конце года заменить ее в Контуре на новую? Какие варианты возможны?
Есть три варианта:
1. Если ИП хочет получить новую ЭП от налоговой прямо сейчас, то он может обратиться в налоговую инспекцию. Но для этого ему потребуется собрать комплект документов и инструментов:
- документ, удостоверяющий личность;
- СНИЛС;
- токен — для записи сертификата и ключа ЭП;
- документацию на токен — сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ, а в случае применения носителя со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ) – формуляр на СКЗИ и сертификат соответствия ФСБ. Достаточно будет скан-копии сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК или ФСБ или производителей носителей ключевой информации.
2. ИП может обратиться в Контур, где процесс получения ЭП налоговой будут проще. Мы поможем собрать документы, предоставим токен и лицензию КриптоПро, установим всё, что необходимо, и решим технические вопросы во время работы с подписью. Эту услугу мы пока разрабатываем.
ИП останется только прийти в инспекцию лично, чтобы она убедилась, что вы действительно существуете и подпись принадлежит именно вам.
3. ИП может продлить подпись в августе, как это он делал всегда в Контуре. У него будет контуровская ЭП, а не подпись налоговой. И она будет работать до августа 2022 года, если была выдана на 12 месяцев. А потом заменить свою ЭП на ЭП налоговой.
Контур поможет получить ЭП налоговой. Поскольку к тому времени компания планирует стать доверенным лицом ФНС, идти в налоговую не придется — только посетить один из наших офисов.
В любом из трех вариантов ИП станет обладателем ЭП налоговой.
Если хотите узнать больше о новшествах, о том, как с 2022 года работать сотрудникам и обслуживающим бухгалтериям, что такое электронная доверенность — читайте статью «Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года и позже» с подробным разбором изменений.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Цифровизация несет за собой явные преимущества в том, что с помощью современных технологий можно подписать документ, провести банковский платеж, подать отчетность, и даже зарегистрировать ИП или компанию, находясь в любой точке планеты, где есть доступ в интернет.
Но есть и проблемы, когда вместо добросовестного лица эти действия делают злоумышленники явно с противоправными намерениями.
Так, человек внезапно может узнать, что он директор и учредитель в нескольких компаниях, директор действующей « белой » компании также внезапно узнает, что он больше не директор, а со счета компании пропала внушительная сумма. А сама компания, внезапно, в процессе ликвидации.
Хотя бывают и более изощренные случаи, когда некто обнуляет декларации по НДС , что влечет за собой проблемы с налоговиками.
Все указанные действия можно сделать, если есть электронная подпись. Это может быть дубликат ключа, или новая подпись, которую выпустили без ведома лица.
Как злоумышленники получают доступ к электронной подписи
Вариантов получения электронной подписи злоумышленниками несколько.
- Недобросовестный удостоверяющий центр , либо отдельные сотрудники, сделавшие дубликат ключа и продавшие его недоброжелателям компании. Либо выпустившие новую ЭП. С учетом, что правила выдачи ЭЦП в последнее время ужесточаются, этот вариант постепенно уходит в прошлое.
- В компании не соблюдаются правила информационной безопасности . Дубликат сделали сами сотрудники компании, имеющие доступ либо к носителю электронной подписи, либо к компьютеру, на котором хранится ключ.
- Утеря, хищение — к сожалению, нередкий вариант.
Излишнее доверие к сотрудникам компании тоже таит в себе опасность. Всегда найдется тот, кого, по его мнению, несправедливо обидели. Особенно, если это технический специалист. Вообще, исходя из принципа бритвы Оккама, искать нужно именно отсюда.
Что советуют налоговики
Налоговики дают ряд советов, как обезопасить себя от проблем, которые может принести попадание электронной подписи не в те руки.
- не передавать свою ЭП никому, и не давать доступ к компьютеру, где она установлена. Даже законом “Об электронной подписи” передача запрещена, хотя там это написано криво. Обращайтесь за квалифицированной электронной подписью только к проверенным операторам;
- сменить заводской пин-код к носителю, новый код никому не сообщать;
- не оставлять копии, сканкопии, и разумеется, оригиналы своего паспорта, учредительных документов в общедоступных местах. И не передавать их третьим лицам;
- проверять личный кабинет на Госуслугах, а также пользоваться сервисом «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС. На госуслугах можно узнать обо всех ЭЦП, выпускаемых на ваше имя, на сайте ФНС - о регистрации на свое имя компаний.
Вы можете воспользоваться сервисом Астрал.СКРИН для проверки контрагентов, в том числе собственной организации — взгляните, как вы глядите в глазах потенциальных партнеров и ФНС.
Для юридических лиц есть еще совет — сразу же отзывать сертификат ЭЦП, выданный на сотрудника, которого уволили. В противном случае есть риск, что ею воспользуются злоумышленники.
Астрал-ЭТ - надежная и безопасная электронная подпись для участия в торгах, работы с госпорталами и электронного документооборота.
Что делать, если уже стали жертвой мошенников
Если вы уже стали жертвой злоумышленников, налоговики советуют следующее;
Обезопасьте себя - используйте проверенные и надежные сервисы с высокой защитой данных.
Например, вы можете сдать отчетность через сервис Астрал Отчет 5.0 . Все данные хранятся на защищённом сервере и не смогут попасть в руки злоумышленникам. Доступ к сервису есть только у вас.
Астрал.ЭДО организует полноценный документооборот с контрагентами, в том числе при помощи роуминга. Сервис поддерживает работу с маркированной продукцией. Вы можете разграничить роли при работе с документами и ограничить доступ сотрудников.
Читайте также: