Pdf файл время как начать все успевать

Обновлено: 15.01.2025

Насколько часто у вас бывает так, что вы завалены кучей дел и даже передохнуть некогда? Дела копятся и их все больше и больше, они как снежный ком: только вы успеваете разделаться с одним делом, как появляется еще несколько? За что браться в первую очередь? Можно ли выйти из этого круга бесконечных забот и посвятить себя чему-то, чего вам бы так сильно хотелось, но не записано в ежедневнике «очень важных дел»?

Благодаря книге психолога Александра Верещагина вы станете настоящим «укротителем времени». Александр разработал эффективную технологию тайм-менеджмента. Она заключается в умении совмещать три навыка: хорошее внимание, планирование и отсеивание лишней информации. Прочитав книгу, вы научитесь фокусироваться на определенной задаче необходимое время, не отвлекаясь на посторонние раздражители, «фильтровать» ненужную информацию и грамотно расписывать каждый свой день. И тогда вы перестанете посвящать себя только работе и домашним обязанностям – у вас, наконец, найдется время на себя, любимые занятия, на что-то новое и на общение с близкими!

Отзывы

Новинки

Ярослав избавился от преследования Церкви Равновесия, победил давнего врага и нашел общий язык с Пр.

Сервисы для групповой работы, или таск-трекеры, — digital-помощники современных IT-команд, менеджеров проектов и многих других специалистов. Таск-трекеры используются для постановки задач и сроков, для контроля за ходом их выполнения и ведения внутренней коммуникации с коллегами. И все это дает возможность работать дистанционно, без проведения долгих планерок и совещаний. Особенно актуальны они пришлись во время пандемии.

Поскольку современные библиотеки сегодня — это уже не просто хранилище для книг, а центры развития образования и науки, им стоит использовать цифровые инструменты не только при работе с читателями, но и при организации своей деятельности.

Мы расскажем о бесплатных сервисах, которые помогут планировать и организовывать работу сотрудников библиотеки.

ПланФикс — платформа для управления проектами в организации. В ПланФикс входит множество разных функций, библиотекарям будут полезны следующие.

Календарь , который дает возможность записывать задачи по часам и дням. Он удобен, когда требуется в одном списке видеть общий список задач на день и планировать загрузку по ним.

Таблицы . Здесь вы сможете собрать задачи, контакты и другую нужную вам информацию вместе. Разработчики отмечают, что у пользователей есть возможность выбрать, какие данные будут отображаться в строках и столбцах таблицы.

Хроника . Эта функция позволяет создать список с хроникой по конкретному проекту или задачам выбранного исполнителя.

Связи между задачами . Для того чтобы видеть полную картину работы над целым проектом, вам нужно будет связать все задачи между собой. Функция ПланФикса поможет в этом.

Скачивание документов по задаче одним архивом . Если у вас назначено совещание по конкретной задаче, вы можете скачать все подготовленные документы по ней в один клик.
Напоминания . Использование этой функции позволит в указанное время получить уведомление по задаче. Напоминания удобно использовать в качестве инструмента промежуточного контроля выполнения задач.

Быстро научиться пользоваться всем функционалом платформы можно благодаря понятным инструкциям.

Сервисом можно пользоваться бесплатно группе до 5 человек. Облачное хранилище до 1 Гб. Доступные языки для работы: русский, украинский, английский. Чтобы начать работать с ПланФикс, достаточно просто зарегистрировать аккаунт своей организации.

Trello — сервис по управлению задачами и проектами, в основе которого лежит японская методология KanBan.

У Trello есть ряд ограничений в бесплатной версии, но это особо не повлияет на организацию работы сотрудников библиотеки.

выбор шаблона доски, выделение и перетаскивание объектов;
добавление стикера и текста на него, в том числе и ссылок;
вставка фигур и стрелок для соединения объектов между собой;
добавление комментариев;
возможность рисовать «от руки», функция smart drawing позволит рисовать плавные линии;
загрузка документов с компьютера (Google Документы, pdf-файлы, презентации).

В рамках этого шаблона вы сможете записывать свои идеи, затем у ваших коллег будет возможность дополнить или внести свои предложения.

К доске можно пригласить коллег, выслав им ссылку. На бесплатном тарифе можно создавать до 3-х досок для одного аккаунта. Если вам потребуется больше досок, можно создать несколько аккаунтов.

С условиями бесплатного использования можно ознакомиться здесь.

создание задач, постановка целей, назначение ответственного за выполнение;
возможность обмениваться файлами и общаться с коллегами внутри задачи;
автоматизация процесса без IT-затрат;
контроль выполнения задач, корректировка требований, архивирование задач;
подробная аналитика работы с задачами (например, время, затраченное каждым исполнителем на задачи).

быстро добавлять и фиксировать задачи, добавлять к ним подзадачи;
устанавливать повторяющиеся сроки выполнения;
добавлять приоритетность задачам, чтобы понимать, над чем работать в первую очередь;
распределять задачи между коллегами и делегировать;
настраивать списки своих задач по приоритету;
использовать доски, метки и фильтры, чтобы видеть полную картину;
упростить рабочие процессы, подключив Todoist к почтовому ящику, календарю и файлам;
добавлять комментарии и загружать файлы;
вести календарь;
визуализировать продуктивность, посмотреть историю активности и архивировать задачи.

В статье мы рассказали о тех сервисах для групповой работы, которые показались нам наиболее подходящими с точки зрения организации работы библиотеки и понятными в использовании.

Перестав требовать от себя 100% результатов, научившись щадить себя, иногда просить помощь, признавать ошибки и соблюдать ценностные ориентиры, легче жить осознанно и знать «что происходит», и, не выпадая из процесса, отслеживать «где я». Попробуйте применять знания из этой книги, освобождаясь от переживаний, создавая свой неповторимый стиль управления временем. Благодаря этой книге вы сможете управлять временем из осознанного состояния «Что происходит? Где я?». Немного инструментов тайм-менеджмента, которые позволят вам находиться в ресурсном состоянии, выделяя приоритеты.

Отзывы

Новинки

Ярослав избавился от преследования Церкви Равновесия, победил давнего врага и нашел общий язык с Пр.

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

4. Поедание «лягушки»

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Читайте также:

Pdf файл время как начать все успевать

Отзывы

Популярные книги

Пять языков любви

Кваzи

Илон Маск. Tesla, SpaceX и дорога в будущее

В конце они оба умрут

Пиши, сокращай

Hygge. Секрет датского счастья

Новинки

Отзывы

Популярные книги

Песнь златовласой сирены. Дыхание ветра

Прекрасная помощница для чудовища

Люди, которые играют в игры

Город костей

Сказка о самоубийстве

Профессия: ведьма (Тетралогия)

Новинки

Принципы тайм-менеджмента

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

4. Поедание «лягушки»

5. Мелкие задачи

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

10. Методы фиксированного времени

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

13. Хронометраж

14. Матрица Эйзенхауэра

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Приложения для управления временем