Особенности компьютерной формы учета унифицированный способ обобщения
Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет – в соответствии с Федеральным Законом о бухгалтерском учете и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства.
Существуют следующие фундаментальные различия компьютерной и ручных форм учета.
Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных (не путать с принципом двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически противоречит принципам построения компьютерных технологий, предполагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя.
Унифицированный способ обобщения учетной информации. В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами.
Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного выше, чем при использовании ручных форм учета, в которых аналитические группировки предопределены самой формой.
Встроенные бухгалтерские знания. В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственной операции может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие при адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия.
Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.
Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако, внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.
Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других – для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее совершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и стандартов.
Вопросы для самоконтроля
1. Дайте определение системы и назовите ее составные части.
2. Что понимается под информационным процессом?
3. Дайте определение информационной системы, ее назначение.
4. Дайте определение АИС и раскройте особенности современных АИС.
5. Дайте определение АИС-БУ и назовите ее основные компоненты.
6. Что понимается под функциональной моделью АИС-БУ. Характеризуйте функциональную часть АИС-БУ.
7. Приведите классификацию информации, циркулирующей в АИС-БУ.
8. Назовите особенности учетной информации.
9. Раскройте структуру учетной информации.
10. Назовите три этапа информационного процесса АИС-БУ.
11. Что такое технологический процесс?
12. Перечислите основные процедуры преобразования учетной информации и дайте им характеристику.
13. Что понимается под информационной технологией? Приведите основные черты современной информационной технологии АИС-БУ.
14. Что понимается под обеспечивающими и функциональными информационными технологиями?
15. В чем состоит различие между АИС-БУ и ИТ?
16. Перечислите обеспечивающие компоненты АИС-БУ, определите их назначение и дайте краткую характеристику.
17. Что понимается под АРМ бухгалтера и чем оно оснащается?
18. Какие факторы влияют на количество АРМ в бухгалтерии и на распределение работ между ними?
19. Опишите основные этапы обработки данных в АИС-БУ.
20. Раскройте структуру расширенной проводки.
21. В чем заключается различие между бухгалтерской записью и бухгалтерской операцией?
1. Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных, когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки.
2. Унифицированный способ обобщения учетной информации. В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации.
3. Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных.
4. Встроенные бухгалтерские знания. В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия.
5. Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.
6. Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов
7. Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других — для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности.
Классификация: 1) Программа «1С: Бухгалтерия» — это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета.
3) Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в денежном, так и в количественном выражении.
Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг.
Автоматизированные формы учета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей техники.
При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордер-ной, мемориально-ордерной и т. п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации. Компьютерные формы учета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют как внешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.
Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.
Первое требование – возможность осуществления разделения труда – выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.
Применение компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если при использовании бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитического учета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников, то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.
Проблема оперативности получения данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных в учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистр требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.
В истории компьютерных форм учета в зависимости от используемых технических средств можно выделить три этапа.
1. Использование перфорационных машин. Впервые порядок организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был определен в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х годов XX в.; эта форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточ-ной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфорационные машины, и предусматривала перенесение данных из каждого документа на машинный носитель – перфокарту (рис. 5.2). По каждому участку учета: учету производственных запасов, оплате труда, готовой продукции и т. п. – формировались массивы перфокарт.
Рис. 5.2. Таблично-перфокарточная форма учета
2. Использование компьютеров третьего поколения (больших и средних) и многотерминальных вычислительных систем.
Внедрение в СССР в учетную практику электронно-вычислительных машин типа «Урал», «Днепр», «Минск», ЕС привело к созданию таблично-автоматизированной формы учета (рис. 5.3).
При этой форме первичные данные могут кроме бумажных носителей сразу фиксироваться на машинных носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также текущая, нормативно-справочная и входная информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многоразовому использованию, она заносится в специальные базы данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации различают два способа введения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники. Одним из важнейших принципов этого этапа развития компьютерных форм учета стало использование режима запроса с целью получения отчетов по необходимым показателям. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После этого компьютер предоставляет необходимую информацию.
Рис. 5.3. Таблично-автоматизированная форма учета
3. Использование персональных компьютеров и вычислительных сетей. Возможности вычислительной техники не только обеспечивают универсальный характер ее применения согласно общим методологическим подходам организации бухгалтерского учета, но и позволяют использовать программы, настроенные на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика. Составляющие элементы компьютерной формы учета, без которых невозможно ее создание на конкретном предприятии, приведены на рис. 5.4.
Рис. 5.4. Составляющие элементы компьютерной формы учета
Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета можно разделить на три этапа.
Начальным этапом учетного процесса являются сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере. При введении информации в компьютерную информационную систему предприятия (КИСП) пользователь составляет учетные фразы, по которым формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть программ для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет проводить просмотр информации и в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.
На втором этапе проводится формирование на электронных носителях массивов учетных данных: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных.
Заключительным этапом процесса является получение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отражения на экране дисплея нужной информации.
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают такие варианты:
а) предоставление каждому бухгалтеру персонального компьютера;
б) использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (или сетевых компьютеров) для введения данных;
в) объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);
г) объединение персональных компьютеров в сеть с одним или более мощными компьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер работает на специализированном автоматизированном рабочем месте (АРМ).
Если используют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместо одного журнала ведут несколько журналов, информационные массивы носят локальный характер (формируются по участкам учетной работы), а в конце отчетного периода объединяются по определенным принципам. Если используется центральный компьютер с терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют общий журнал; при этом информационный массив представлен единой базой данных. Если создана компьютерная сеть, то наличие единого журнала не обязательно. В этом случае необходима координация набора локальных информационных массивов; исключением может быть выделение одного из рабочих компьютеров для использования как сервера. И наконец, если создана сеть АРМ с использованием выделенных серверов, то в зависимости от конкретных условий возможно использование как единого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразно иметь единую базу данных.
Сравнение технологических характеристик разных компьютерных форм учета приведено в табл. 5.1.
Таблица 5.1
Основные технологические характеристики разных компьютерных форм учета
Применение компьютерных сетей представляет собой новый этап использования вычислительной техники. Они позволяют эффективно объединять возможности компьютеров и линий связи. База данных составляет информационное ядро системы, которое часто располагается на одном компьютере – сервере локальной сети. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. Сейчас эти возможности предоставляет локальная вычислительная сеть.
Изучение особенностей компьютерной формы учета позволяет сформулировать основные ее принципы.
1. Основой компьютерной формы учета является электронный учетный регистр, в который входят:
а) база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;
б) переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;
в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.
2. Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций.
3. Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственным операциям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач, может быть получена автоматически по запросу.
4. На основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию.
5. Одноразовое введение данных – учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета.
6. Один журнал хронологической записи – много регистров систематической записи. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет просматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.
7. Один синтетический счет – множество аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, и никак не ограничивается.
8. Отчетная информация выводится в определенный срок, а рабочая (справки, отчеты для управленцев) в любой момент может быть получена по запросу – данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.
Технологический процесс и организационная структура учета при компьютерной форме бухгалтерского учета представлены на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Компьютерная форма учета
В компьютерной форме принципиальное значение приобретает программное обеспечение (набор алгоритмов) для компьютеризации бухгалтерского учета. Порядок введения, способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формирование сводных учетных показателей полностью зависят от программы, которая используется. Таким образом, технологический процесс компьютеризированного учета определяется общими принципами программирования, и в связи с этим элементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированных компьютерных программах.
Система учета – понятие более широкое и содержательное, чем форма учета, поскольку охватывает не только технику ведения учета, но и методологию отражения операций, вычисления показателей, способов оценки, организацию работы бухгалтерии и т. п. Несмотря на то что форма учета представляет собой важную составляющую системы учета, она определяет лишь порядок учетной регистрации, а не порядок построения учетной системы. С применением КИСП понятие формы учета переходит в понятие компьютерной системы бухгалтерского учета КСБУ, которая имеет следующие основные характерные признаки:
а) компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации работы бухгалтера;
б) компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации – сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;
в) оперативность обеспечивается как в направлении передачи учетной информации, так и относительно обработки учетных данных;
г) появляется возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций.
Сегодня можно повсеместно наблюдать плоды эволюционного разделения труда, когда развитие человечества потребовало отделения функций управления от обеспечивающей их информации. Одни субъекты управления стали учитывать, другие — планировать, третьи — организовывать процесс производства изделий или оказания услуг. Но разделение управленческих функций привело к их отчуждению от общей цели управления объектом — получения наилучших результатов наиболее эффективным путем. Поэтому для поддержания эффективного управления необходимо соответствующим образом настроить информационно-коммуникационные, информационно-аналитические, информационно-прогностические и другие «кибернетические» функции бухгалтерского учета.
Среди всех видов учета (оперативного, статистического, финансового) бухгалтерский учет играет наиболее важную роль в связи с его информационной емкостью (около 70% всей информации о хозяйственной деятельности предприятия), юридической обоснованностью и рациональными методами (балансовое обобщение, отражение на счетах), позволяющими документально контролировать расходование ресурсов [19, с. 24]. Таким образом, в процессах управления наиболее объемная часть экономической информации — учетная. Именно она показывает сущность уже свершившегося или существующего и отличается главным образом тем, что является дискретной, фиксируется обычно построчно. Существенны и разнообразны логические преобразования учетной информации, прежде всего группировки и выборки. Эти данные достигают значительных размеров, важным свойством учетной информации (как экономической информации в целом) является сравнительная стабильность большого количества относящихся к ней сведений, устойчивость их во времени [49, с. 7].
Несомненно, во все времена сначала появлялся новый продукт научно-технического прогресса — технология, а уже позднее — стратегия и тактика его применения в жизни. Потребность в вычислениях или счете у человечества возникла значительно раньше изобретения письменности, т.е. еще задолго до привлечения каких-либо средств, обеспечивающих подсчеты. В те времена единственным возможным методом был «счет в уме», или «устный счет». После изобретения цифровых знаков и символов для написания чисел устный счет в ряде случаев был заменен на «письменный», который использовался для записи некоторых данных на папирус, плитку или бумагу с целью облегчения счета и фиксации его результатов.
Счетные машины начали применяться в работе бухгалтера в 1920- 30-х гг. Их традиционными задачами, которые решались в системах бухгалтерского учета, были снижение трудоемкости учетных операций и повышение скорости вычислений результатов. Речь шла о механизации рутинных счетных процедур — суммирование и умножение числовых данных при составлении и таксировке первичных документов. Со временем для освобождения от рутинного счетного труда разрабатывались и использовались различные механические устройства и машины, затем — механизированные, электрические и автоматические. Совершенствование счетных механизмов и изобретение компьютеров привели в середине XX в. к радикальному изменению формы организации при ведении учетных регистров. Скоро стало понятно, что в условиях компьютерного счетоводства формы бухгалтерского учета уже не являются средствами его ведения — они есть только формы представления бухгалтерской информации [58, с. 84].
Если на ранних этапах развития бухгалтерского учета технология обработки информации заключалась в рукописной регистрации данных в многочисленных учетных книгах, то в настоящее время — это сложная технология, включающая в себя совокупность методов, операций, приемов и других операций, последовательное осуществление которых обеспечивает решение поставленных перед бухгалтерским учетом задач. Достижения в области информатики, кибернетики и информационных технологий позволили в значительной степени снять ограничения по трудоемкости учетных операций, обработке массивов статистических данных, изменить подходы к процессам хранения, передачи и агрегирования бухгалтерской информации. Увеличение скорости обработки информации, объемов оперативной памяти, применение сетевых технологий расширяют возможности учетно-аналитических служб по периодичности представления отчетности, повышению уровней аналитики и введению нормативных показателей в систему счетов. Спустя десятилетия трудно объективно сравнивать производительность труда до и после автоматизации, но косвенные факты свидетельствуют, что производительность возросла на порядок [3, с. 18].
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета, как система сложных и взаимосвязанных элементов, обладает следующими особенностями:
- • встроенные в компьютерную систему бухгалтерские знания;
- • однократный ввод первичной информации;
- • унифицированный способ обобщения учетной информации;
- • неограниченность в аналитике учета;
- • автоматизация всех регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода;
- • возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах.
В условиях развития информационных технологий изменились и концепции построения автоматизированных учетных систем. Если первые исследования организации машинизированного учета рассматривали вопрос в основном с позиции поиска решений для снятия зависимости от существовавших тогда технических и программных средств автоматизации бухгалтерского учета, то последующие работы уже были посвящены как непосредственно самому построению, так и проблематике интеллектуализации автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета. Именно в этот период, в 1990-е гг., начинает формироваться отдельная научная школа в области автоматизации обработки учетной информации, лидером которой является доктор экономических наук, профессор, заслуженный деятель науки Российской Федерации О. В. Голосов. Научная школа Финансового университета воспитала целую плеяду талантливых ученых, к числу которых можно отнести Д. В. Чистова, Е. Л. Шуремова, С. А. Харитонова, М. И. Сидорову и многих других, работы которых оказывают существенное влияние на развитие программной индустрии бухгалтерского учета начиная с 1990-х гг.
Д. В. Чистовым в 1996 г. была разработана комплексная концепция по формализованному представлению теоретических, методических, кибернетических и других знаний, используемых в системах бухгалтерского учета [71]. В дальнейшем ученые Финансового университета продолжили развивать теорию и исследовать проблематику интеллектуализации информационных систем бухгалтерского учета.
Е. Л. Шуремов в конце 1990-х указывал в своих работах, что все предыдущие вопросы проектирования и разработки автоматизированных систем бухгалтерского учета рассматривались в значительной степени таким образом, что представляли учет как статичную, жестко регламентированную систему. И это было вполне логично, поскольку в условиях централизованной экономики просто не могло быть иначе [73]. По его мнению, появившаяся у предприятия свобода в выборе учетной политики потребовала либерализации бухгалтерского учета, внедрения в практику управления интерактивных технологий и перехода к распределенной, сете-ориентированной обработке данных. Однако в подобных условиях разработка программного обеспечения нуждается в открытых стандартах, где важнейшим инструментом реализации принципов открытости АС обработки данных уже становится аппарат моделирования информационных систем.
Компьютерный бухгалтерский учет строится на тех же базовых методологических принципах, что и ручной учет — в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета в Российской Федерации. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой организационной формы. Вместе с тем компьютерный бухгалтерский учет имеет свои особенности, связанные с технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства [69, с. 11].
Подобная «особая» форма, соответственно, имеет свои принципиальные отличия от традиционной — ручной (письменной) формы:
- • Однократная регистрация фактов хозяйственной деятельности. При однократном вводе данных, они могут многократно использоваться потребителем информации.
- • Унифицированный способ обобщения учетной информации. Нет необходимости в ручном переносе операций из одного регистра в другой. Традиционные формы регистров заменяются новыми, когда изменяются их материальная основа, структура и форма.
- • Повышенная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения аналитической информации в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные.
- • Формализованное представление и хранение методического знания бухгалтерского учета. Компьютерная форма бухгалтерского учета наполняется методическим знанием о реализации основных процедур бухгалтерского учета, что позволяет автоматизировать наиболее трудоемкие и сложные учетные процедуры, а также обеспечить единые правила отражения однотипных операций.
- • Обеспечение параллельного учета в нескольких различных стандартах. Компьютерная форма предоставляет возможность получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам.
«Бухгалтерский учет выступает как информаиионная система . реконструирующая факты хозяйственной деятельности, в целях выбора и реализации управленческих решений», — отметили в 1981 г.
В. Ф. Палий и Я. В. Соколов [50, с. 25], также они отстаивали мнение о том, что «Бухгалтерский учет может рассматриваться только как система» [50, с. 27]. Обе фразы известных ученых справедливо указывают на то, что современная компьютерная форма учета может реализовываться только через создание специальных систем. В подобных системах процесс ведения бухгалтерского учета и составления отчетности автоматизирован за счет применения компьютерных методов обработки данных в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета [69, с. 14].
Компьютерные бухгалтерские системы в нашей стране получили название Информационная система бухгалтерского учета (ИСБУ) [69, с. 14], а за рубежом — Accounting Information Systems (AIS) [78,79]. Современный бухгалтерский учет как информационная система, по мнению отечественных и западных авторов, состоит из разных по составу и по количеству компонентов (табл. 4.1).
Таким образом, как мы видим, у ИСБУ есть конкретная цель — обеспечивать пользователей полезной информацией, ради которой она и создается. При этом с позиций системного подхода, в ИСБУ включаются только те элементы, которые существенны с точки зрения поставленной цели.
Читайте также: