Оформление сообщения переданного по телефону вид документа

Обновлено: 10.01.2025

Законодательство РФ разрешает использовать электронные документы в качестве доказательств. Но на практике далеко не все электронные документы и не в каждом случае принимаются судами. Допустимость и достоверность таких доказательств — первое, что вызывает сомнения. Рассмотрим, какими нормативными требованиями нужно руководствоваться и как на практике суды оценивают электронные документы.

Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.

Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:

электронные документы в оригинале приравниваются к бумажным документам в оригинале;
электронные копии (образы) документов приравниваются к бумажным копиям документов.

Документ как доказательство в судебном процессе

Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:

письменными доказательствами, если в документе есть информация, имеющая значение для дела;
вещественными доказательствами, если документ, как предмет с определенными признаками, способен быть средством установления обстоятельств, имеющих значение для дела.

В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.

В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.

О достоверности говорят:

наличие всех обязательных реквизитов;
соответствие юридически значимого документа всем предъявляемым к нему требованиям;
действительность документа по срокам;
точность и полнота информации;
отсутствие признаков подделки;
подписание документа уполномоченным лицом;
действительность и достоверность подписи;
отсутствие сомнений или наличие подтверждений того, что документ исходит от конкретного лица.

Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.

Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идёт речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.

Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.

Обязательно представляются оригиналы документов, если:

конкретные обстоятельства дела в соответствии с законом должны подтверждаться только оригиналами документов;
дело, по мнению суда, нельзя разрешить без подлинных документов;
представленные копии документа отличаются по содержанию;
суд потребовал представить подлинники документов взамен представленных электронных копий.

В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.

Специальные требования к представлению документов в электронной форме

Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».
Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».

Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:

Формат файла должен соответствовать формату электронного документа на момент его подписания. Допустимые форматы: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT, а для документов с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF.
Один документ — один файл размером не более 30 Мб. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
Запрещается использовать средства защиты от копирования и печати.
Представляемый электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего электронный документ. Используется отсоединённая электронная подпись (в отдельном файле).

Требования к электронным образам документов (сканам):

Сканирование осуществляется в масштабе 1:1.
Основная цветовая гамма — чёрно-белая или серая. Цветные изображения допускаются, если это имеет значение для дела и для точной цветопередачи оригинала.
Качество должно обеспечивать возможность корректного прочтения документа, сохранение всех его реквизитов, графической подписи, печатей и штампов.
Формат файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб.
Один документ — один файл. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
Электронный образ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью или иным способом, если это допускает процессуальное законодательство.

Указанные требования касаются только случаев, когда документы представляются вместе с обращением в суд (заявление, ходатайство, жалобы и т.д.) и направляются через личный кабинет сервиса «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие».

Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:

Электронный документ распечатывается и заверяется в том же порядке, в котором он был подписан электронной подписью. Как вариант, возможно его заверение нотариусом. Суд может принять документ и в том случае, если бумажная версия будет заверена графической или простой электронной подписью лица, подписавшего электронный документ.
Электронный образ (скан) документа заверяется в нотариальном порядке. Хотя такого процессуального требования нет, это повышает уровень доверия к документу.

Практика применения разных видов электронных доказательств

Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.

Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:

договоры и дополнительные соглашения;
учётные и платёжные документы;
переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.

Процессуальное законодательство не содержит специальных правил оценки электронных доказательств. Нет в законах и самого понятия «электронное доказательство». В связи с этим суды оценивают электронные документы и образы на своё усмотрение в рамках правил оценки доказательств в целом и письменных в отдельности.

Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.

В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.

Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.

Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.

КВАЛИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

облачных платформ;
онлайн-сервисов, созданных для совместной работы и видеоконференций;
программ-мессенджеров, используемых для личной переписки или корпоративных чатов.

Любая информация, полученная с использованием интернета и представляемая на бумажном носителе (скриншоты страниц, распечатки различных баз данных, распечатки электронных документов и пр.), приобщается судами к материалам дела в качестве письменных доказательств.

Не является надлежащим доказательством переписка, которая не позволяет установить каких-либо значимых для дела обстоятельств:

КРИТЕРИИ ДОПУСТИМОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

отсутствуют безусловные доказательства принадлежности адреса электронной почты, аккаунта в мессенджере, телефонного номера контрагенту;
факт ведения представленной электронной переписки не находит своего подтверждения в ходе судебного разбирательства.

ТРУДНОСТИ ПРИ ИДЕНТИФИКАЦИИ СТОРОН И ИХ ПРЕОДОЛЕНИЕ

фамилию, имя, отчество абонента;
телефонный номер абонента и/или имя пользователя в программе-мессенджере.

Для минимизации риска признания электронной переписки недопустимым доказательством в договоре необходимо определить:

вид связи (электронная почта, программа-мессенджер, облачный сервис (платформа) и т.д.);
электронные адреса сторон;
вопросы, которые могут быть согласованы с использованием таких способов связи;
уполномоченных лиц, их должности.

Доказательства в виде электронной переписки не будут приняты судом, если будут установлены следующие обстоятельства:

стороны не заключили соглашение об обмене электронными документами;
стороны использовали адреса электронной почты иных лиц, не являющихся стороной по договору и не уполномоченных на соответствующие действия;
стороны использовали электронные адреса, отличные от официальных реквизитов стороны по договору (компании как юридического лица).

При согласовании в договоре условий об использовании определенного способа связи, например онлайн-сервиса для обмена юридически значимыми документами, стороны должны использовать указанный порядок взаимодействия.

КРИТЕРИИ ОТНОСИМОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

дату, время;
наименование контрагентов;
информацию, касающуюся обстоятельств судебного спора.

Если в материалах дела не будет доказательств реального исполнения договора займа, суд не примет переписку по электронной почте и/или мессенджерах в качестве доказательства заключения договора займа и реальности передачи денежных средств.

Форма совершения юридически значимого действия также принимается во внимание судами. Например, расторжение письменного договора путем обмена электронными документами или передача результата работы (отправление проекта по электронной почте) без согласия, выраженного путем подписания одного или нескольких взаимосвязанных документов, может оцениваться судом только как намерение расторгнуть договор или взаимодействие по договору, но не означает признание юридического факта.

Обеспечение информации, переданной с помощью интернета, осуществляется путем ее осмотра и фиксации с помощью протокола осмотра письменных доказательств, в котором нотариус указывает обнаруженные при осмотре обстоятельства.

Однако суды иногда критически относятся к таким доказательствам, поскольку нотариальное заверение подтверждает факт и содержание переписки, но не адресатов и допустимость такой переписки в правоотношениях сторон.

Таким образом, при отсутствии других доказательств нотариальное заверение переписки не влечет за собой дополнительного доказательственного значения.

Если скриншоты экрана страницы с электронной переписки сделаны без привлечения независимых специалистов, они не могут служить объективным средством доказывания, поскольку в таком случае не исключается возможности их самостоятельного изготовления.

Ситуация: сначала вы договорились с клиентом на три макета, а через неделю клиент решил, что хватит двух. Если правильно договориться об этом по электронной почте, обновлять договор не придется.

Юрист Павел Мищенко рассказывает, как узаконить переписку по электронной почте без риска для себя.

Согласовать условия в почте

В идеальном мире можно ничего не фиксировать.

Дизайн-студия получила заказ, работы — на три месяца. За это время клиент два раза менял сроки и объем заказа.

Об изменениях договаривались по телефону: планировали сдать три макета в среду, директор просит два, но ко вторнику. Студия готовит к понедельнику, ни у кого претензий нет.

В реальном мире это рискованно. Вдруг директор уволится, а новый не узнает о договоренностях и будет требовать заказ по договору. По договору — три макета, значит, надо сдать три. А может не уволиться, просто забыть.

Чтобы не тратить время на разбирательства, лучше зафиксировать новые условия. Для этого необязательно составлять дополнительное соглашение или переделывать договор. Достаточно узаконить переписку по эл. почте.

Переписка работает так: пишете в договоре, что переписка по почте законна, а потом описываете новые условия и получаете подтверждение клиента. Если клиент написал, что переносит срок макета на две недели, у вас новый срок. Клиент не вправе потом оштрафовать за срыв сроков.

Узаконить переписку

Мало написать фразу о согласовании по почте в договоре. Чтобы переписка сработала, есть несколько правил. Они не занимают много времени, но надо выполнять все.

Написать в договоре фразу о законности переписки. Например: «Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Указать в реквизитах ваш адрес и адрес клиента:

Переписываться с адресов из договора. Если указали почту на яндексе, а переписываетесь с джимейла, суд может ее не принять.

Возможно, клиент будет менять адрес: сначала напишет с рабочего, потом с личного или перейдет в вотсап. Необязательно заставлять клиента писать с адреса из договора. Можно сделать так:

переписываться там, где удобно вам и клиенту;

как договорились об изменениях, предупредить клиента, что пришлете письмом новые договоренности. Так вы хотите убедиться, что правильно поняли условия и не сорвете задачу. Почта нужна, чтобы не потерять договоренности — всё будет в одном письме;

попросить письменно подтвердить. Фразы «Всё верно» хватает.

В письмах подробно описывать, что и как меняется. Нельзя написать: «Окей, Иван, меняем логотип, как договорились». Из такой переписки непонятно, о чем

договорились, какой логотип и где менять, точно ли Иван подтвердил новые условия.

Общая фраза, не защищает

Окей, Иван, меняем сроки и макет, как договорились

Защищает

задачу сдаю в понедельник;
работаем над двумя макетами;
новый бриф к макету прикладываю к письму.

Пожалуйста, напишите в письме, всё ли я понял

Это все правила, чтобы переписка по электронной почте была законной. Если компания следует правилам, можно не подписывать доп. соглашение всякий раз, когда клиент меняет условия.

Еще о договорах

Переписка по электронной почте — часть договора. Чтобы всё остальное в договорах вас защищало, мы сделали шаблоны и инструкции к ним. Вот что можно посмотреть:

Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.

На что смотрят суды

Несомненным преимуществом электронной переписки является оперативность, поэтому в современных условиях энергично развивающегося бизнеса переписка при помощи электронных средств(электронная почта, смс и мессенджеры) является основным средством достижения договоренностей между контрагентами. В том числе, с помощью электронной переписки ведется преддоговорная работа (переговоры по поводу заключения договора), претензионная переписка, оформляются отдельные заказы на оказание определенной услуги или выполнение работы и др.

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Вместе с тем, при отсутствии в договоре условия об электронной переписке между сторонами в суде можно сослаться на практику предшествующих спору взаимоотношений сторон. Если стороны договора регулярно взаимодействовали с помощью электронной почты по поводу заключения договора, обменивались документами и др., суд отклонит ссылку контрагента на отсутствие условия об электронной переписке в договоре.

Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

Лица, уполномоченные на ведение переписки по указанным адресам электронной почты: со стороны покупателя (заказчика, арендодателя и т.п.) - ____________, со стороны поставщика (подрядчика, арендатора, исполнителя и т.п.) - ______________.

Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.

Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:

спорный адрес электронной почты есть в других договорах с тем же самым контрагентом;
принадлежность электронной почты определенному лицу была подтверждена решением суда по другому делу;
если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;
сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах, направленных в суд;
адрес электронной почты указан в качестве контакта на официальном сайте контрагента.

Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.

Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.

В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Читайте также: