Контроль местоположения сотрудников через телефон
Многие сотрудники, имеющие разъездной характер работы (торговые представители, водители, курьеры и т.п.), отвечают за важную часть бизнеса компании. При этом контролировать их намного сложнее, чем офисных работников. Свобода зачастую приводит к неэффективности, а конфликты – в суд. Этот нюанс отражается на трудовых отношениях: необходимо доверять работнику, но при этом знать, как он выполняет свои обязанности.
К числу самых уязвимых мест защиты интересов работодателя относится контроль местоположения сотрудника в рабочее время. Как доказать, что он выполнял задание, а не занимался личными делами? Если перемещение офисного персонала может контролироваться, например, пропусками, с работниками с разъездным характером сложнее. Им, как правило, выдается корпоративное оборудование – смартфоны, планшеты и даже автомобили. Фиксировать их местоположение позволяет система геолокации.
Трудовой кодекс ничего не говорит о порядке контроля за сотрудниками с помощью GPS-модуля. Тем не менее геолокация может эффективно служить интересам компании и правильно мотивировать работника. Главное – правильно прописать процессы в корпоративных документах, и получить согласие работника.
Начать необходимо с того, что в локальном документе компании прописать установку специальных GPS-датчиков на корпоративные планшеты/смартфоны для дополнительного контроля за местонахождением сотрудника. Сделать это, например, можно в Правилах внутреннего трудового распорядка, пояснив, как эти датчики будут технически определять географическую точку. Отдельным приказом по компании необходимо назначить сотрудника, контролирующего сбор и достоверность собираемой информации. Например, им может быть его непосредственный руководитель, сотрудник отдела кадров или технический специалист. Если данные собираются для контроля трудовой дисциплины, то в документе правильным будет указать формулировку, типа: "для контроля местонахождения работника и выполненной работы используются GPS-устройства, которые всегда должны быть во включенном состоянии".
Подобная работа считается сбором персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152 "О персональных данных". Это значит, надо дополнить "Положение о персональных данных" или другой документ, регулирующий обработку такой информации у вас в компании:
- сведениями о том, что на корпоративных устройствах установлены GPS-датчики;
- сведениями о том, как обрабатывается информация (сбор, хранение, использование);
- информацией о целях сбора и использования информации в соответствии с п.1 ч.1 ст.86 ТК РФ. В данном случае речь идет о необходимости обеспечить соблюдение законодательства, так как вы обязаны контролировать рабочее время сотрудника;
- сроками хранения информации;
- информацией о том, передаются ли данные GPS третьим лицам и с какой целью;
- мерами по защите получаемой информации;
- сведениями о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.
Перед дополнением документа лучше посоветоваться с корпоративными юристами или специалистами в области защиты информации. Дело касается не только трудового законодательства, но и IT-сферы, поэтому положение должно отвечать и на правовые, и на технические вопросы защиты данных.
БЛАНК
Важнейший нюанс введения геолокации – предупреждение сотрудника об изменениях. Об этом надо под роспись ознакомить всех работников, которых коснутся новшества. В листе ознакомления надо указать не только названия актов, но и реквизиты приказов, утвердивших их. Естественно, с каждым из них надо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что выданное корпоративное оборудование, используемое для выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации, а также о том, что оно должно быть всегда включено. Кроме того, передавая работнику планшет или другое устройство с GPS-модулем, в акте приема-передачи подробно укажите информацию и о самом гаджете, и о дополнительном оборудовании, включая GPS (наименование, серийный номер, марка, модель). Также для вступления изменений в силу потребуется согласие сотрудников на обработку персональных данных.
Если сотрудник не готов принять "новые правила", фактически существуют два варианта развития событий. Во-первых, работодатель вправе перевести специалиста на другую должность, на которой геолокация не применяется. Но открытых вакансий в компании может не быть или сотрудник откажется от такого перевода. В этом случае выход один – расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1. ст. 77 ТК РФ ("Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора") с выплатой пособия в размере двухнедельного заработка (абз. 7 ч. 3 ст. 178 ТК РФ).
Выпущенное ранее для пользователей десктопов приложение по учету рабочего времени Time Doctor теперь дополнительно доступно на айпеде, айфоне и андроиде. Программисты на совесть поработали над усовершенствованием софта, и теперь каждый пользователь может оценить:
- Функциональность GPS-трекинга, позволяющего контролировать передвижение
- Стабильность работы на гаджетах с низкой производительностью
- Удобство и простоту в использовании и управлении благодаря русскоязычной локализации
GPS-трекинг – полезная и удобная функция
GPS-трекинг – отличное решение для предпринимателя, наемные работники которого ведут деятельность вне офиса. Речь идет о курьерах, логистах, выездных продавцах и консультантах. Приложение помогает не только отследить маршрут передвижения работника в режиме реального времени, но и определить его точное местонахождение.
С помощью этой функции разработчики смогли объединить сервис учета рабочего времени и контроля местонахождения сотрудника, на мобильном устройстве которого установлено данное приложение.
Местоположение работника может быть отражено одним из двух способов:
- В виде статистики за требуемый период времени.
- В режиме реального времени.
GPS-трекинг уже успел на практике показать свою эффективность и функциональность. Одним из клиентов Time Doctor является компания по доставке еды на дом – Food Panda. Функция по отслеживанию местоположения сотрудников позволяет рационализировать рабочее время и сориентировать клиента о статусе выполнения его заказа.
Функцию по отслеживанию местонахождения и маршрута движения сам сотрудник или руководитель фирмы, который установил отслеживание за своим подчиненным может запросто деактивировать.
Мобильная версия Time Doctor подкупает своим функционалом, с ее помощью можно вести учет отработанного времени и выводить на экран статистику за требуемый период, максимум – за месяц:
Установленное на мобильном устройстве приложение позволяет отслеживать как выполненные задачи, так и те, которые находятся в работе:
Руководитель в любой момент может ознакомиться с данными каждого сотрудника:
Сотрудник может включить напоминание о необходимости выполнения задания, установив требуемое время и интервал повтора:
- «Да, все еще работаю»: программа автоматически продлит отсчет рабочего времени и засчитает простой (если брать пример, показанный скриншотом ниже, то он составил 6 минут) в качестве отработанного времени.
- «Да, и я уже окончил работать»: простой будет засчитан в качестве рабочего времени, но таймер отсчета рабочего времени остановится.
- «Нет»: время засчитается как перерыв.
Если проигнорировать ответ, подсчет рабочего времени будет остановлен.
Стоит упомянуть, что мобильная версия Тайм Доктор может быть интегрирована с другими приложениям, к примеру – с Basecamp или с JIRA:
Но на достигнутом разработчики Time Doctor не остановились, они продолжают вести работы по усовершенствованию программы.
В России на программу подписаны более 400 компаний. По словам разработчика продуктивность в среднем повышается на 26% именно благодаря тому, что сотрудники отслеживающие собственное рабочее временя работают с более высокой продуктивностью.
Законна ли слежка за сотрудниками на работе? Однозначно законна, если устройства приобретаются компанией для работы и используются они в рабочее время на рабочем месте. Устанавливать корпоративный контроль на рабочие телефоны или компьютеры – это законно.
Разрешено ли следить за сотрудниками работодателю?
Да, разрешено. Следить за работой сотрудников на рабочих устройствах в рабочее время – это законно. Сотрудники получают за работу деньги и работодатель обязан знать, что они делают в рабочее время.
Наличие контроля на рабочих устройствах сотрудников никаким образом не отражается на производственном процессе, не накладывает на самого сотрудника никаких дополнительных обязательств и никак не изменяет трудовой договор. Это контроль действий сотрудников и не более того.
Личной жизни во время рабочего времени у сотрудников нет. Все подписывали трудовой договор и все прекрасно знают, что на работе нужно работать. Писать любовные письма в Telegram или разбираться в отношениях с мужем по рабочему телефону – это не лучшая идея, чем заняться на работе в рабочее время.
И если сотрудник позволяет себе выяснять отношение на рабочем устройстве в рабочее время, то значит, он изначально уже согласен с тем, что это станет достоянием компании и за это ему деньги не заплатят. На работе нужно работать!
Разрешено ли следить за сотрудниками в не рабочее время?
Нет. Следить за сотрудниками в не рабочее время категорически запрещено.
Есть закон о тайне личных телефонных звонков, личной переписки и определение геолокации человека без его ведома. Поэтому слежка за сотрудниками не может продолжаться после истечения рабочего времени. Даже если сотрудники продолжают пользоваться рабочими телефонами или ноутбуками, где установлено специальное приложение для слежения за сотрудниками. В программе обязан быть режим «не работы» на определенное время. Только такая программа позволит следить за сотрудниками законно и правомерно.
Законно ли следить за сотрудниками через телефон?
Следить за сотрудниками через телефон – законно. Главное выполнить 5 пунктов:
- Оповестить сотрудников об установленном корпоративном контроле на их рабочих устройствах.
- Настроить программу на телефоне так, чтобы она не вела запись звонков, сделанных с личных номеров сотрудника (супруги, дети, родители, родня).
- Настроить автоматические снимки с экрана телефона (скриншоты), чтобы они не создавались не в рабочее время.
- Настроить перехват переписки, так, чтобы переписка с мессенджеров, которые не относятся к работе оставалась недоступной.
- Настроить работу программы, чтобы в не рабочее время она уходила в «тихий режим» и не передавала никаких данных.
Законно ли наблюдать за сотрудниками по GPS?
Здесь однозначного ответа дать нельзя. Необходимо рассмотреть да варианта слежки за сотрудниками по GPS.
Первый вариант. Если выездной (мобильный) сотрудник носит с собой рабочий телефон с установленной программой и знает об этом – то это обычное GPS слежение за сотрудниками через их рабочие телефоны. Здесь ничего незаконного нет.
Проследить за работой мобильного сотрудника законным путем можно только установив на его рабочий телефон, планшет или ноутбук (который он возит с собой во время выполнения заданиями) специализированную программу, которая исправно будет передавать его геолокацию непосредственно работодателю. Поэтому, на вопрос, а законно ли следить за сотрудниками через GPS, ответ однозначный – законно. Он на работе, пользуется рабочим устройством. Все законно с любой точки зрения.
Вариант второй. Если рабочее устройство, посредством спец.программы было превращено в GPS-трекер и оно отслеживает передвижение работника в любое время суток, в выходные и не рабочие дни, то такой способ слежки за сотрудниками будет считаться незаконным.
Какие способы «слежки» за сотрудниками незаконные?
Незаконные способы «слежки» за сотрудниками – это:
- если работник не уведомлен о корпоративном контроле;
- установка видео-камер в уборных комнатах и раздевалках;
- запись личных разговоров и дальнейшее разглашение их содержимого;
- мониторинг личной переписки и дальнейшее разглашение их содержимого;
- разглашение личных данных, которые сотрудник не рассказывал своим коллегам, а работодатель узнал из личной переписки или личных телефонных разговоров.
Если работник не уведомлен о слежке, установленной на рабочих устройствах, если в офисе не висят таблички, что ведется видеонаблюдение – то такая слежка за сотрудниками считается незаконной.
Имеет ли право работодатель следить за своими сотрудниками помимо их воли?
Если сотрудника известили о том, что за ними в рабочее время будет вестись слежка через телефоны, компьютеры или видео-камерами, а работник категорически против, тогда работник просто может не работать в данной организации. Это право работодателя следить за выполнением работы офисных, за передвижениями мобильных сотрудников и за рабочим процессом в целом.
Как организовать законную слежку за сотрудниками через телефон
Чтобы организовать законную слежку за мобильными телефонами сотрудников необходимо сделать следующие шаги:
Шаг 1. Вы пишите нам в консультант, что хотите вести корпоративный контроль за сотрудниками. Мы предоставляем Вам наше коммерческое предложение и открываем группу в Telegram (все расценки на сайте исключительно для личного пользования).
Шаг 2. Вы скидываете файлом свой логотип и название. Мы предоставляем программу с Вашими атрибутами + выделенный сервер под Ваш проект + Ваша личная админка для удобной работы с кабинетами.
Шаг 3. Раздаете гаджеты работникам, обязательно предупредив их о том, что ведется корпоративный контроль телефонов.
При подключении большого количества устройств возможны скидки.
В итоге, хочется еще раз ответить на вопрос: «Можно ли следить за работой сотрудников?». Можно, если о слежке будут знать сотрудники. Можно, если контроль не будет распространяться на личные звонки и переписку. Можно, если у программы будет «тихий режим», чтобы была возможность отключать слежку в не рабочее время. Можно, если сотрудники не будут путать рабочее время с личным, а на работе будут работать.
За подробностями обращайтесь к нашим онлайн-консультантам.
Для обеспечения контроля выездного персонала нужны эффективные средства, позволяющие вести мониторинг работы дистанционно, один из таких методов – отслеживание мобильного телефона. GPS-контроль используется как способ оценки производительности труда и поддержания дисциплины.
Правомеренно ли отслеживание мобильного телефона?
Конституция РФ четко определяет права и свободы граждан, в том числе касаемо неприкосновенности его личной жизни. Статья 24 предписывает запрет на использование информации о частной жизни человека. Является ли получение сведений системы мобильного мониторинга персонала нарушением главного закона Российской Федерации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к установленному законодательством толкованию термина «частная жизнь»: это только та информация, которая касается исключительно данного человека и не подлежит стороннему контролю или контролю государства.
Отслеживание мобильного телефона ведется в рамках трудовой деятельности, которая подразумевает общественный контроль – со стороны работодателя. Также следует помнить, что сотрудник осуществляет трудовую деятельность в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а, значит, данный вид деятельности подлежит контролю государства. Отсюда следует, что мобильный мониторинг не касается частной жизни работника, и его ведение в рамках трудовой деятельности правомерно.
Согласно ТК РФ работник должен выполнять обязанности и соблюдать трудовую дисциплину, работодатель вправе требовать исполнения обязанностей сотрудником. А главное, обязан отслеживать фактически отработанное время, на что и нацелена система отслеживания мобильного телефона. Таким образом, она выступает как инструмент выполнения обязанностей руководителя согласно ТК РФ. Перемещения сотрудника в рабочее время также относятся к его трудовой деятельности, не являются предметом частной жизни, и могут находиться под контролем работодателя.
Являются ли данные, передаваемые по системам мобильного мониторинга, персональными?
Нужно ли получения согласия на их использование? Согласно законодательству, данные о трудовой деятельности человека являются персональными. Но, согласно ФЗ №152, в ряде случаев, предусмотренных данным законом. Один из них – это заключение договора, одной из сторон которого является работник, в данной ситуации это трудовой договор, по которому лицо несет определенные обязательства, необходимые для исполнения договора. В данном случае, чтобы оценить эффективность работы сотрудника отслеживание мобильного телефона – это способ контроля исполнения сотрудником обязательств согласно заключенному договору.
Как отразить в документах использование такого средства контроля?
Законодательно оформление используемых работодателем форм контроля не предусмотрено. Это обусловлено тем, что отслеживание мобильного телефона не подразумевает возложение на работника дополнительных обязанностей и не происходит изменений в трудовом договоре. Тем не менее сотрудников лучше уведомить о такой системе контроля, это позволит ввести комплекс мер по мотивации персонала, и повысить уровень ответственности по отношению к выполнению трудовых обязанностей.
Читайте также: