Как зайти в сэд с телефона
Сейчас существует множество возможностей работать удаленно вне офиса. Можно получать информацию, рассматривать ее, вносить замечания по тексту, накладывать резолюции. Но этих возможностей сейчас так много, поэтому кажется, что они все одинаковые. В них есть какие-то отличия?
Начальник отдела ДОУ, Ленинградская обл.
В целом СЭД предоставляют множество способов мобильной работы, которые можно разделить на три группы: организация доступа через тонкий клиент (веб-браузер); нативный мобильный клиент; вариант из серии «дешево и сердито» – удаленный рабочий стол, на котором есть клиент для СЭД.
Данные способы работы с СЭД кардинально отличаются друг от друга и имеют как плюсы, так и минусы. Давайте разберем каждый из них.
1. Организация доступа через тонкий клиент (веб-браузер).
Что касается доступа к СЭД через веб-браузер, здесь мы говорим об основных мобильных решениях от вендоров СЭД. Сейчас тонкий клиент – это скорее правило, чем исключение. Стоимость такого решения для заказчика обычно лежит в пределах стоимости лицензии на СЭД. Однако есть ряд очень важных моментов, которые ограничивают использование тонкого клиента.
Самый значительный – это не всегда кроссплатформенное решение, которое может поддерживать все три популярные мобильные платформы: Windows, Android, iOS. Учитывая историческую специфику СЭД (ориентацию на корпоративный сегмент), легкие клиенты по умолчанию разрабатываются вендором под платформу Windows, при этом иногда упускаются технические особенности других платформ. А это ставит под вопрос применение такого подхода при наличии, например, планшета iPad или системы Android. Второй вопрос – это безопасность. С решениями под платформу Windows наблюдается полный порядок: существуют сертифицированные средства защиты канала передачи данных, шифрования контента, поддержки электронной подписи. Однако поддержка носителя ключевой информации на платформе Mac OS X (проприетарная операционная система производства Apple), так полюбившейся топ-менеджменту многих организаций, банально отсутствует. Третий важный аспект – это UI (англ. user interface – интерфейс пользователя).
Говоря про мобильное рабочее место руководителя, мы понимаем, что оно должно существенно отличаться от рабочего места, например, юриста. И кейсы работы с системой разные, и, что еще более важно, набор необходимого инструментария СЭД совсем другой. В одном случае это будет рецензирование договора, контроль версий, виз согласования, в другом – резолюция на документе, выдача инициативных поручений, контроль исполнения распоряжений.
Выводы: такой подход актуален для мобильной работы с СЭД на устройствах с ОС Windows, в основном ориентирован для массового пользователя СЭД (если не идет речь о специализированном решении со сценарной функциональностью) и достаточно сложно реализуем на других платформах, однако исторически наиболее защищен и поддерживает ЭП. Тем не менее на рынке уже появились решения для платформы iOS, позволяющие адаптировать работу с СЭД под iPad, обеспечив должный уровень сертифицированной защиты.
2. Нативный мобильный клиент.
В течение последних трех лет производители один за другим выпускают родной клиент к своим СЭД, руководствуясь любовью отечественного менеджмента к устройствам iPad. Выпуская в свет родное приложение к СЭД, вендор закладывает в мобильный клиент логику работы с типовой системой СЭД в бэк-энде*. На практике же существуют единицы внедрений СЭД в системе в типовом исполнении. Все это порождает необходимость нещадно кромсать мобильный клиент, меняя в нем логику, добавляя все новую и новую функциональность. В итоге мы получаем сложно поддерживаемое решение от вендора, переписанное партнером-внедренцем. Но есть и другой выход.
Можно обратиться к разработчику мобильного нативного клиента сразу. То есть не покупать вендорское решение, а вложиться в кастомное решение под себя. Опасность в данном случае кроется в организации взаимодействия с поставщиком решения. Если наблюдается конфликт интересов между поставщиком СЭД и разработчиком мобильного клиента – беды не миновать. И здесь важную роль должен сыграть клиент как заказчик конечного решения. Это сложная работа, но она всегда дает результат.
При выборе поставщика мобильного решения стоит обратить внимание на референс-лист внедрений, отзывы, реально работающие решения, широкую экспертизу и опыт сотрудничества с поставщиками СЭД. Все это в совокупности в большой степени гарантирует успех проекту.
Что касается функциональной стороны решений подобного класса, можно отметить наиболее гибкий подход при создании персонального клиентского UI, автономность работы в режиме офлайн. Также в подобных решениях более комплексно и широко применяются сертифицированные средства защиты информации. Здесь можно говорить и о двухфакторной аутентификации, и о применении ЭП, и о шифровании канала передачи данных и самого документа. Выбор платформ, обеспечивающих поддержку СЭД, максимально широк: это и Windows, и Android, и iOS. Некоторым поставщикам даже удалось обеспечить всестороннюю защиту мобильного клиента на столь закрытой платформе, как iOS.
Выводы: такой подход актуален, когда требуется сделать решение именно под себя, обеспечить должный уровень безопасности и, самое главное, получить доступ к экспертизе разработчика мобильного клиента, который уже «съел собаку» на таких решениях и знает, чего лучше не делать с самого начала.
3. Удаленный рабочий стол, на котором есть клиент для СЭД.
Данный вариант является исторически прижившимся для реализации мобильной работы с СЭД. При таком варианте можно очень сильно сэкономить на разработке отдельного клиента, на обеспечении его дополнительной защиты и так далее. Однако и функциональность будет ограничена, и уровень адаптивности такого решения под управление пальцами на планшете оставляет желать лучшего, и столь важная для современного homo mobiles возможность работы как в сети Интернет, так и автономно с дальнейшей синхронизацией наработанного материала будет недоступна.
Вывод: такой подход интересен для организации доступа массового пользователя СЭД, для сотрудников, всегда работающих с Интернетом в основном с ноутбуков. Экономить важно, но есть категория пользователей СЭД, сэкономить на которых у вас не получится. Это руководители высшего звена. Надо понимать, что помимо функциональной стороны вопроса для людей такого уровня наличие нативного клиента к корпоративным системам, который в т. ч. может быть клиентом СЭД, – вещь статусная и порой просто необходимая. Но обсуждение этого вопроса точно лежит за рамками данного комментария. * У каждого продукта есть своя видимая часть (интерфейс и т.д.), которая зовется фронт-эндом, и «невидимая» для пользователей часть, тот самый бэк-энд, т. е. административная часть продукта.
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) начала продажи нового мобильного приложения - EOSmobile. Под этим брендом разработчик предлагает пользователям единое решение, которое может быть установлено на любые мобильные устройства вне зависимости от того, на каких ОС они работают. Цена продукта единая для всех устройств.
Компания ЭОС начала разработку мобильных приложений для СЭД/ЕСМ одной из первых на рынке – в 2010 году. Линейка мобильных решений ЭОС объединила такие продукты, как «АРМ Руководителя» (Windows), iEOS (iOS) и EOSmobile (Android). «Базовый функционал для всех наших приложений - это работа с поручениями, инициативными поручениями, визирование, подписание документов, использование электронной подписи (ЭП) плюс возможность аннотирования и экспорта файлов в сторонние приложения. Что касается интерфейса приложения, то мы выстраиваем работу с пользователем таким образом, чтобы информация и функционал пользователю показывались в соответствии с решаемой им задачей, а интерфейс в свою очередь помогал и направлял пользователя, делая его работу комфортной и простой», – говорит начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев .
В 2017 году в ЭОС было принято решение радикально изменить предлагаемый продукт. «Линейкой наших мобильных решений мы всегда и не без основания гордились. Но некоторые ограничения работы в СЭД с помощью мобильных устройств все же были. Взвесив свои силы и оценив скорость изменений потребностей наших клиентов, мы переписали код заново, в результате чего появился обновленный EOSmobile», - рассказывает директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова .
Интерфейс стал унифицированным
Основной отличительной чертой вышедшей в конце 2017 года EOSmobile стал единый интерфейс и функционал на трех платформах - Windows, Apple и Android. Появилась персонификация интерфейса: пользователь получает только тот набор операций, который ему необходим для решения его задач.
Персонифицированный интерфейс рабочего стола
Рабочий стол: свобода организации пространства
Рабочий стол приложений представляет собой набор плиток, которые можно перемещать, переименовывать под конкретные задачи. Ведется работа над реализацией трехмерной графики Cover Flow.
Фоновое изображение рабочего стола каждый пользователь тоже может настроить индивидуально – эта функция появилась только в EOSmobile!
Работа с папками: выбираем нужные, маркируем срочные
Еще одно новшество EOSmobile - drag&drop, возможность организовать свой порядок для папок/подпапок на рабочем столе. Подпапки можно перенести на основной рабочий стол, «вытащив» нужную подпапку из списка подпапок, таким образом сформировав себе комфортный рабочий стол.
Папки «На визирование», «На подпись», «Все поступившие», «В работе», «На ознакомление» стали опциональными. Для папок «На рассмотрение», «На визирование» и «На подпись» появилась возможность опционального создания и индивидуальной настройки подпапок (рубрик).
Визирование проекта документа
Появившаяся в новом продукте папка «История» хранит и показывает все документы, которые просматривал пользователь. А настраиваемая панель quick toolbar обеспечивает быстрый доступ к инициативному поручению, синхронизации, папке «Неотправленные документы».
На папках теперь отображается признак «Срочно!» - если папка/подпапка содержит документ, имеющий в СЭД «ДЕЛО» такой признак, то и в мобильной версии на папке будет соответствующая метка.
Работа с файлами: контроль над размером и расположением
Теперь пользователь, не фиксируя изображение на планшете, может повернуть страницу файла на 90, 180 градусов, что особенно часто пригождается при чтении таблиц и схем.
Опционально можно подключить аннотирование файлов. Система позволяет читать файл и одновременно просматривать поручение / проект поручения / отчёт / визы и подписи. Отображение признака прочитан или нет файл по документу – еще одна особенность EOSmobile.
Одновременная работа с файлами и поручениями
Контроль размера автоматически скачиваемых файлов настраивается согласно пожеланиям каждого пользователя. Автоматическое скачивание файлов можно полностью отключить.
В EOSmobile появилась опциональная операция «Экспорт файлов РК/РКПД». Пользователь может экспортировать в стороннее приложение либо исходный файл РК/РКПД, либо PDF-файл - реплику исходного файла.
Работа с документами: система поможет не пропустить важное!
Признак «Срочно!» в EOSmobile отображается не только на папках со срочными документами, но и на самих документах. Подробная область реквизитов по документу выведена на правую панель.
Метка «Отчёт по документу» сигнализирует, что по поручению пользователя получен отчет. Запись о документе отмечается как прочитанная моментально или, максимум, через 5 сек. Дерево поручений по аналогии с «ДЕЛО-Web» стало структурированным.
Подсистема «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса (видео) в условиях отсутствия постоянного подключения к Сети, с ноутбука, из интернет-кафе и с помощью мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе и на платформе Android. К тому же допустима любая операционная система.
«Мобильный кабинет»:
Дает возможность сотрудникам работать с документами посредством электронной почты, скачивая ее непосредственно на мобильное устройство.
Позволяет сотруднику, находящемуся вне офиса, не прерывать работу с системой «ДЕЛО» .
Особенности работы в подсистеме «Мобильный кабинет»
Сотрудники, использующие «Мобильный кабинет», работают с документами, поступающими на рассмотрение, согласование, подписание и ознакомление.
Такие сотрудники часто работают с системой вне офиса (в дороге, в командировке и т.д.)
Подсистема «Мобильный кабинет» может работать с уже имеющимися у сотрудников любыми устройствами, способными подключаться к Интернету и обладающими браузером или почтовым клиентом.
Подсистема «Мобильный кабинет» – альтернатива кабинету системы «ДЕЛО-Web» для сотрудников, работающих вне офиса
Данная подсистема нужна широкому кругу сотрудников, часто находящихся на различных объектах вне офиса и работающих там. В офисе они используют кабинет системы «ДЕЛО», а вне его – подсистему «Мобильный кабинет», установленную на своем мобильном устройстве.
Кроме того, данная подсистема пригодится тем сотрудникам, которым не требуется полнофункциональная версия системы «ДЕЛО», но которые нуждаются в оперативном оповещении об изменениях в системе документооборота. И они получают такую возможность благодаря подсистеме «Мобильный кабинет» посредством электронной почты и мобильных устройств. В таком случае она может применяться и внутри офиса на стационарным компьютере.
Сотрудник, работающий в «Мобильном кабинете» через интерфейс электронной почты, приобретает следующие возможности:
Получать и отправлять, т.е. пересылать, документы;
Просматривать файлы и данные документа, (такие как автор, дата, номер и т.п.);
Просматривать и утверждать проект резолюции;
Вводить отчет об исполнении поручения;
Вводить новую резолюцию;
Добавлять свои файлы в процессе пересылки, исполнения, визирования и подписания.
После того как документ будет отправлен по электронной почте с мобильного устройства и получен сервером системы «ДЕЛО», произошедшие в нем изменения зафиксируются в системе «ДЕЛО».
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
Акция«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Мобильное приложение упростит повседневную работу всем сотрудникам — и руководителям, и исполнителям. Поддержка операционных систем iOS и Android обеспечит комфортную работу на любом смартфоне или планшете. Приложение готово к использованию сразу после загрузки.
Преимущества мобильного приложения СЭД ТЕЗИС:
- Поддержка iOS и Android.
- Возможен доступ для неограниченного числа пользователей.
- Гибкость, легкая адаптация при модификациях и масштабировании основной системы.
- Широкая функциональность, все основные действия с документами, задачами и вложениями.
- Безопасность, различные варианты аутентификации: логин, пароль, QR-код, PIN-код, Touch ID, Face ID.
- Работа оффлайн, при восстановлении подключения все действия пользователя синхронизируются с сервером.
Возможности мобильного приложения СЭД ТЕЗИС:
- Управление документами: создание, согласование, ознакомление, утверждение.
- Постановка задач и контроль их исполнения.
- Быстрая постановка задач, например, на основе снимка с камеры без входа в приложение.
- Работа с резолюциями: наложение, создание на ее основе задачи или документа, запуск процессов ознакомления и согласования.
- Добавление, просмотр, скачивание вложений в различных текстовых и графических форматах.
- Поддержка квалифицированной электронной подписи КриптоПро.
- Push-уведомления, оперативное оповещение о всех важных событиях.
Приложение СЭД ТЕЗИС создано на базе самых передовых технологий мобильной разработки. Команда продукта посвятила более 1500 часов прототипированию, исследованию и сравнению различных инструментов. Лучшим вариантом стал фреймворк React Native. Он предназначен для создания кроссплатформенных приложений, которые работают как нативные в iOS и Android. Пользователям это гарантирует быстродействие и привычное комфортное управление на любом устройстве. Интуитивно понятный интерфейс отвечает всем современным требованиям к дизайну и эргономике, приложение подстраивается под размер экрана и смену его ориентации.
С мобильным приложением СЭД ТЕЗИС заметно вырастет скорость коммуникации между сотрудниками, а информация для принятия верных решений будет всегда под рукой.
Читайте также: