Как сделать эдо в 1с
В современном мире, если компания или организация хочет не только выживать, но и развиваться, она должна постоянно оптимизировать собственные бизнес-процессы и значительно сокращать свои издержки. Уменьшение бумажного документооборота позволяет:
- Существенно сократить время обработки информации, а, следовательно, и принятия решений;
- Заметно увеличить производительность труда рядовых сотрудников;
- Значительно уменьшить расходы на оргтехнику, расходные материалы и на хранение информации.
Этапы документооборота (принципиальная схема)
Предложенная государством схема предполагает несколько этапов:
Для остальных документов (электронный лист нетрудоспособности, отчетность в контролирующие органы и т.д.) принципиальная схема ничем не отличается.
К очевидным преимуществам можно отнести:
- Интегрированность в систему учета (практически каждая типовая конфигурация содержит соответствующий модуль);
- Удобство использования (пользователю не надо переключать внимание и тратить время на изучение нового интерфейса);
- Бесплатное подключение и незначительную стоимость услуги (для подписчиков ИТС Проф предусмотрена возможность бесплатной отправки до 1000 комплектов документов в месяц);
- Дополнительные возможности.
Каждый комплект ЭДО может включать до трех электронных документов.
- Создание, визирование и автоматизацию бизнес-процессов любой сложности;
- Архивирование и версионирование документов и файлов, хранение информации о связях между ними;
- Возможность загрузки пересылаемых по электронной почте документов и сканов с бумажных носителей в базу данных;
- Анализ и учет использованного рабочего времени сотрудников;
- Осуществление полнотекстового поиска по информационной базе;
- Контроль за использованием денежных средств.
Но, хватит теории, перейдем к практике.
Как видно из приведенного рисунка, все основные элементы управления упорядочены в четыре группы:
- Электронная подпись и шифрование;
- Обмен с банками;
- Обмен с контрагентами;
- Сервис 1С:Бизнес-сеть.
В первой группе мы можем:
Из вышесказанного можно сделать вывод: для того, чтобы на предприятии или в фирме из 1С работал обмен электронными документами, необходимо, чтобы на компьютере пользователя была установлена криптографическая программа со всеми необходимыми сертификатами. Кроме этого. у руководителя предприятия, главного бухгалтера или другого ответственного лица должна быть электронная цифровая подпись (ЭЦП). Крайне желательно, чтобы версии программы и конфигурации были как можно ближе к актуальной на дату отправки.
Следует отметить, что между стоимостью услуги для пользователей, имеющих активную подписку на ИТС и ценой для не имеющих ее существует значительная разница.
Как видите, ничего сложного в самостоятельной настройке совместной работы 1С и криптографической программы нет, единственное неудобство – необходимо составить заявление (в фирму 1С или любую другую связанную с 1С контору) на подключение организации к этому проекту.
После настройки криптографии можно приступать к подключению сервисов электронного документооборота.
Первый сервис позволяет настроить выгрузку платежных документов в банк, минуя программу клиент.
При запуске настройки обмена данными с банком просто следуйте инструкциям обработки-помощника (Рис.7)
- Поставляемый банком внешний модуль для подключения обмена;
- Логин, пароль (в некоторых случаях аутентификация происходит через сертификат) и адрес сервера банка;
- Либо файл настроек из личного кабинета.
Эта группа содержит самое большое количество настроек (Рис.8)
Как и во всех других случаях, здесь есть флажок, указывающий на то, что через сервисы фирмы 1С будет происходить электронными вариантами документов. Каждый участник документооборота прежде, чем начать им пользоваться должен получить уникальный идентификатор. Это можно сделать как непосредственно через сервис 1С-ЭДО, так и через 1С-Такском, кроме этого, существует возможность настройки прямого обмена данными между контрагентами (Рис.9).
Обязательными реквизитами для подключения к 1С-ЭДО являются:
Заявка, направляемая в Такском в обязательном порядке, должна содержать:
- Контактную информацию;
- Полные сведения об организации;
- Данные о руководителе.
Настройка прямого обмена происходит либо через электронную почту, либо через FTP, либо через общий расшаренный каталог в сети.
Настройки ЭДО
Форма настройки электронного документооборота представлена на Рис.10
Форма имеет две табличные части:
Группа 1С Бизнес-сеть
В этой группе специалисты реализовали еще одну интересную задумку: организовать документооборот между организациями без использования электронной цифровой подписи. В этом случае поступившие по сети и загруженные в программу документы не имеют юридической силы, а значит, требуется их бумажная копия, но, оператор избавлен от необходимости вручную забивать поступившие данные, а, значит, практически полностью исключен человеческий фактор.
Форма помощника подключения представлена на Рис.11.
Для подключения Вам обязательно будет необходимы логин и пароль сервиса Интернет-поддержки пользователей.
После успешного подключения Вы сможете:
Некоторые юридические тонкости ЭДО
Возможность осуществления электронного обмена документами должна быть предусмотрена в учетной политике организации. При этом отдельно прописывается возможность принятия документа к учету, отдельно – отправка и составление документов.
Между контрагентами обязательно должно быть заключено соглашение, подтверждающее возможность обмена электронными копиями документов. Такое соглашение можно заключать как в качестве дополнительного соглашения к контракту или договору, так и в целом между организациями.
Чтобы избежать недоразумений, соглашение об обмене лучше заключить на бумажном носителе, хотя законодательство никак не регламентирует этот формат.
Обязательными пунктами соглашения об ЭДО являются:
На сегодняшний день скорость работы с документы во многом определяет эффективность работы бухгалтера. Чтобы оптимизировать работу с документами, бухгалтеры используют специальные сервисы, например 1С:ЭДО. В данной статье мы рассмотрим процесс настройки учётной записи ЭДО, отправки приглашений контрагенту для дальнейшего обмена, а также процесс получения и подписания документов.
Внимание! Для подключения сервиса 1С:ЭДО подходит только локальный сертификат.
Перед настройкой необходимо ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.
При подключении указывается (рис. 2):
Прежде чем начать обмен, контрагенту отправляется приглашение (перед началом настройки лучше уточнить у контрагента их идентификатор учётной записи).
Для начала использования сервиса 1С-ЭДО (1С-Такском) пользователю необходимо активировать работу с электронными подписями и сервиса ЭДО. Все сервисы включаются через панель "Администрирование", в разделе "Обмен электронными документами".
Для удобства пользователей, функционал получения идентификатора учетной записи ЭДО был добавление в справочник Организации. Подключить организацию можно, как из самой карточки организации, так и из общего справочника, нажав на соответствующую кнопку.
После нажатия на кнопку "Подключить организацию" открывается окно Помощника подключения к сервису 1С-ЭДО, в котором необходимо выбрать сертификат электронной подписи, а также осуществить выборе между существующим идентификатором или созданием нового.
Выбрать существующий – при выборе данного пункта, пользователю будут предложены уже имеющиеся идентификаторы, которые ранее могли быть получены на данную организацию.
Новый – при выборе данного пункта, пользователь может получить новый идентификатор участника ЭДО, предварительно указав оператора ЭДО.
В следующем окне требуется заполнить данные по организации, которые будут отправлены на сервер оператора ЭДО для регистрации организации.
Юридический адрес – указывается юридический адрес организации.
Код налогового органа – поле является обязательным. По данному коду будет отправлен сертификат пользователя для регистрации в налоговой инспекции по месту регистрации организации.
- Email для уведомлений – почтовый адрес, на который будут приходить уведомления по окончанию срока действия сертификата, новых входящих документах, наличию новых приглашений для установления обмена от контрагентов.
Описание учетной записи – пользователь может заполнить более подробную информацию для своего контрагента.
После заполнения всех данных пользователю необходимо согласиться с условиями использования сервиса, поставив соответствующую галочку внизу окна помощника подключения к сервису.
Учетная запись создана. Просмотреть данные созданной учетной записи можно прямо из карточки организации, нажав кнопку ЭДО / Учетные записи.
Далее перед пользователем откроется окно со списком его учетных записей. Учетных записей может быть несколько, если пользователь для каких-либо целей получил несколько учетных записей. Получить несколько учетных записей можно, как у одного оператора ЭДО, так и у разных.
Настройка обмена между участниками ЭДО
- Из карточки контрагента в справочнике Контрагенты:
- Из списка контрагентов справочника Контрагенты:
В Учетной записи контрагента нужно выбрать идентификатор Получателя. После выбора идентификатора, пользователю необходимо нажать кнопку Готово, ввести пароль от сертификата ключа электронной подписи для подписания приглашения. После подписания приглашения, пользователю потребуется подписать электронный документ.
На этом настройка обмена между двумя контрагентами завершена. Можно приступать к обмену документами.
- Из карточки контрагента в справочнике Контрагенты:
- Из списка контрагентов справочника Контрагенты:
В Учетной записи контрагента нужно выбрать идентификатор Получателя. После выбора идентификатора, пользователю необходимо нажать кнопку Готово, ввести пароль от сертификата ключа электронной подписи для подписания приглашения. После подписания приглашения, пользователю потребуется подписать электронный документ.
На этом настройка обмена между двумя контрагентами завершена. Можно приступать к обмену документами.
Читайте также: