Эцп для оформления пропусков для сотрудников
Уполномоченный сотрудник — должностное лицо в организации, которое имеет право подписывать документы от лица компании. Таким правом его наделяет руководитель организации. Чтобы подписывать электронные документы, сотруднику нужно оформить электронную подпись на свое имя.
Какая ЭП нужна сотруднику
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — аналог собственноручной подписи на бумаге, с помощью которого можно подписывать электронные документы.
Чтобы подписывать документы организации, работнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такую ЭП используют, чтобы сдавать отчетность, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в торгах, работать с госпорталами. КЭП определяет личность автора, проверяет целостность файла и наделяет его юридической силой без дополнительных соглашений. КЭП, а точнее ее сертификат, выдают аккредитованные Минцифрой России удостоверяющие центры (УЦ).
Каждому уполномоченному сотруднику нужен свой сертификат КЭП. Например, собственный сертификат должен быть у бухгалтера, у специалиста по торгам, заместителя директора.
Использование КЭП руководителя
Некоторые работники используют КЭП руководителя, когда подписывают документы организации, но такое использование может привести к неблагоприятным последствиям для руководителя и компании. Разберемся, почему.
Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.
Передача ЭП другому лицу
Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.
Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу.
Как и где получить КЭП сотруднику
С 1 января 2022 года изменятся правила получения ЭП уполномоченными сотрудниками в соответствии с поправками к 63-ФЗ «Об электронной подписи».
До 2022 года сотрудник может получить сертификат в аккредитованном УЦ. Такой сертификат содержит сведения об организации и данные о работнике — его ФИО, СНИЛС и должность на основании доверенности, подписанной руководителем.
После 1 января 2022 года уполномоченные сотрудники будут получать сертификаты в тех же аккредитованных УЦ, что и раньше. Изменится сама подпись — это будет КЭП физлица, которую работники смогут использовать как в рабочих, так и в личных целях. В таком сертификате КЭП будут указаны только ФИО работника и не будет данных о компании, в которой он работает. Чтобы подписывать файлы организации, работнику придется использовать ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью. Нормативные документы, которые устанавливают правила использования таких доверенностей, находятся на стадии проектов и еще не утверждены.
Если на 1 января 2022 года у работника будет действующая ЭП, выданная по старым правилам, то он может ее использовать до окончания срока действия.
Подробнее о поправках к 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно прочитать в этой статье.
.jpg)
В столице запустили онлайн-сервис, с помощью которого руководители или кадровые специалисты компаний могут проверить, распространяются ли на их компанию решения о приостановлении посещения. Они также смогут получить консультацию, как оформить пропуска на сотрудников, присутствие на рабочем месте которых необходимо. Система работает на платформе Московского инновационного кластера i.moscow. Этой системой могут пользоваться и индивидуальные предприниматели.
«Руководителям ограниченных к посещению компаний необходимо подать заявление на выдачу цифровых пропусков с указанием тех сотрудников, чье присутствие на рабочем месте необходимо для обеспечения бесперебойной работы организации», — заявили в Департаменте предпринимательства и инновационного развития города Москвы.
Для того чтобы работодателю получить помощь, на платформе Московского инновационного кластера i.moscow в разделе «Для юридических лиц» необходимо ввести ИНН компании. Далее система предложит один из двух сценариев.
«Посещение организации не приостановлено»
Это значит, что основной вид деятельности организации не внесен в список сфер деятельности, попавших под ограничения по указу Мэра Москвы от 5 марта 2020 года № 12-УМ.
«Посещение организации приостановлено»
Цифровые пропуска формируются только по корректно поданным данным. В случае наличия ошибок необходимо заново подать сведения в строгом соответствии с правилами заполнения формы. Они приведены в шаблоне для заполнения данных о сотрудниках на листах № 2, 3 и 4.
С 15 апреля для передвижения по столице на личном или общественном транспорте москвичам и приезжим необходимо иметь цифровой пропуск. Ходить пешком по-прежнему можно без пропуска, однако при этом важно соблюдать правила и ограничения, установленные указом Мэра Москвы № 12-УМ.
Некоторые организации продолжают работать в условиях коронавируса. Присутствие сотрудников в офисе бывает необходимым. С новым постановлением мэра Москвы от 11.04.2020 появилось множество вопросов о дальнейшей работе организаций, которые не являются непрерывно работающими. Могут ли сотрудники продолжать ездить на работу? Попробуем разобраться.
Кто может продолжать работу?
Согласно постановлению работу не прекращают непрерывно работающие организации. Остальные компании тоже могут продолжать функционировать, если они перешли на удаленку или не нарушают санитарных норм и постановления о прекращении деятельности в связи с пандемией. 11.04.2020 под запрет также стали попадать каршеринг, организации по оказанию ремонтных работ (исключаются работы по строительству медучреждений) и компании, которые оказывают медицинские услуги, но основной деятельностью они не являются.
По возможности нужно перевести на удаленку большую часть сотрудников. Выезжать на работу могут только те, без кого деятельность невозможна. Для передвижения им придется оформить пропуск, который станет обязательным с 15.04.2020. Получить его нужно не только тем, кто едет работать в офис, но и курьерам.
Что такое цифровой пропуск?
Что нужно от работодателя?
Кто проверяет пропуск?
Проверить пропуск могут только уполномоченные лица. Код сканируется специальным приложением, затем данные сверяются с паспортом, поэтому не забывайте документы. Нарушителей ждет предупреждение или штраф от одной тысячи рублей до 30 тысяч. Если нарушение совершалось неоднократно, была угроза нанесения вреда имуществу или человеку, то сумма увеличится от 15 тысяч до 50.
Ездить на работу в экстренных случаях можно, если деятельность вашей компании разрешена в период карантина. Для поездок необходимо получить цифровой пропуск, который не ограничивает ваш маршрут и выдается на срок до 30 апреля. Конечно, пропуск не разрешает вам часами прогуливаться по городу. Информацию о передвижении сотрудника и о тех, кто действительно должен находиться в офисе или заниматься доставкой могут запросить у работодателя.
Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не так. В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс вносят глобальные изменения. Законопроект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» принят в 3 чтениях. Всем работодателям разрешают электронный документооборот в сфере трудовых отношений и три вида электронных подписей для работников.
В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.
Рассказываем тонкости
Какая подпись нужна
Электронные подписи для работников бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Обсуждаем электронные подписи для обмена кадровыми документами в информационной системе работодателя. Конечно, законодатель предусмотрел еще возможность вести кадровый ЭДО на сайте «Работа в России», но пока сайт просто не удобен ни работодателю, ни работникам. Поэтому не обсуждаем его.
Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
- Подписываете трудовые договоры, тогда выбирайте НЭП или КЭП.
- Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.
ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.
Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.
НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.
НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.
Электронная подпись для сотрудников
Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.
Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.
КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.
КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.
По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге.
КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.
У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.
У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?
Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.
Чтобы получить электронный пропуск индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам Москвы и Московской области, необходимо подать заявление на Едином Портале Государственных Услуг (ЕПГУ).
В данной инструкции приведены шаги, которые должна выполнить организация для получения услуги:
Завершить строительство и ввести школу в эксплуатацию планируется к новому учебному году.
В период с 21 по 24 мая планируется запустить движение по новому боковому проезду на участке с 62-го по 64-й километр в направлении Наро-Фоминска.
В России с 1 февраля действует закон, запрещающий пользователям социальных сетей материться.
На дороге работает система «Свободный поток», она позволяет списывать плату с водителей без шлагбаумов и остановок.
Суд назначил Калиберде наказание в виде 8 лет 3 месяцев лишения свободы с отбыванием наказания в исправительной колонии общего режима с лишением права заниматься деятельностью, связанной с управлением транспортными средствами на 2 года 6 месяцев.
Читайте также: