Как разложить документы на столе
Привет мой друг. Сегодня мы с тобой поговорим не о чем-то вечном и серьезном, хотя… Кто знает? Может быть это более серьезно, чем кажется на первый взгляд. Я хочу поделиться своим опытом – как привести все документы в порядок и сложить их так, чтобы они были доступны, удобны и не путались между собой.
Вообще я заметила, что бардак начинается там, где выбран неверный и неудобный способ хранения вещей. Если у Вас в одном и том же месте постоянно накапливается хлам или вещи быстро «расползаются» не по своим местам – скорее всего Вы еще не нашли для себя удобной формы их хранения. Когда вещи складывать удобно, они доступны и из них легко извлечь нужный предмет и вернуть его обратно – возможность беспорядка сокращается. Мы не берем сейчас вариант, что Вы просто бросили что-то не на свое место. Скорее, я имею ввиду, что Вы попали в ситуацию, в которой для того, чтобы достать одну вещь, необходимо перерыть все остальные. Именно тут и начинается хаос.
Я хочу на своем опыте поделиться, как мне удалось сложить все документы так, чтобы их было просто найти, удобно взять нужный, добавить новый и, при этом, не листать кучу файлов (прозрачных кармашков) в хаотическом порядке.
Вообще, держать документы в порядке – важная задача. Особенно в моменты, когда Вам может неожиданно понадобиться та или иная бумага, а Вы понятия не имеете в какой стопке, полке, ящике ее искать. И потом – чем меньше у Вас бардака в доме – тем приятнее в нем находиться и заниматься домашними делами.
Итак. Для начала, Вам нужно отправится в канцелярский магазин и купить следующие предметы:
- Прозрачные кармашки / файлы. Их много не бывает. Если долго не раскладывали бумаги – берите сразу две упаковки.
- Папочки/ файлики с «ушками»
- Две-три папки для кармашков / файлов
- Степлер для бумаги и металлические скрепки для него
- Несколько скобок среднего размера
- Стикеры / клеящуюся бумагу
Приступим. Берем папочки с «ущками» и клеящиеся стикеры. Отрываем один и на стороне, которая клеится, пишем, что именно будет лежать в этой папке. Прикрепляем ее на внутреннюю сторону прозрачной обложки. Тогда, когда Вы перелистываете все папочки, Вы легко найдёте нужную, при этом листочки не будут отклеиваться и теряться и Вам будет просто и удобно взять или добавить нужный документ. Вы же приблизительно знаете, что именно у Вас лежит среди документов.
Например, одна папка может быть с Вашими медицинскими документами, вторая – счета на квартиру, третья – договора на телефон, банковскую карту, услуги интернет провайдера.
Если у Вас есть чеки, которые относятся к тому или иному документу/ договору, их можно скрепить степлером, чтобы они не потерялись.
Когда у Вас подписано несколько папок – начинаем просто вкладывать в них бумаги, которые им соответствуют. Пока без «кармашков». По ходу разбора «завалов» может возникнуть еще 5-6 папочек. Какие-то будут переназваны, какие-то соединены в единую, а в какой-то теме окажется так много документов, что Вы заведете отдельную папочку. У меня на данный момент около 20 папочек с ушками, которые поместились в трех больших папках для документов.
После того, как Вы вложите документы в папочки с ушками – следующий этап. Убираем документы в кармашки / файлы.
Опять же не едим «слона» целиком. Старайтесь класть каждый отдельный документ в отдельный кармашек. Тогда Вам будет просто ориентироваться в бумагах, перелистывая их. После того, как Вы разложите документы по кармашкам – вкладываем их в папочку с ушками. Теперь все документы на заданную тему у Вас находятся в одном месте.
После того, как все документы и бумаги будут рассортированы – раскладываем их по большим папкам. Я те документы, которыми пользуюсь реже всего или уже не пользуюсь вовсе – сложила в одну папку. Те, которые мне нужны чаще – в другие. На торце папки есть вкладыш – на нем можно написать что именно находится в папке – какие документы она содержит. Теперь Вы точно знаете, где какой документ, как его найти и куда убрать следующий на заданную тему.
А что делать со скобками среднего размера? Все просто. Не всегда есть документы, которые можно разместить в кармашке. Тогда Вы их прикрепляете к папочке с ушками к задней обложке. Это могут быть конверты, листы бОльшего формата и т.д. Важно, что крепить их нужно как снизу, так и сверху, чтобы они не выпадали. Скобками можно закрепить кармашек с чеками, они продаются совершенно разных размеров и очень удобны в использовании.
Вы можете сказать – я не написала ничего нового и все и так у Вас в порядке. Вы можете сказать – мне это неудобно и у меня есть свой способ хранения документов. Но может быть, Вам придется по нраву то, чем я пользуюсь сама и мой пример пригодиться в быту.
Бухгалтеры делятся опытом по хранению документов. У кого какие папки?
Как бухгалтеры структурируют и хранят документы, которых со временем становится много? Раскладывают по папкам, ведут реестры? А какие именно папки по наименованиям?
«Поделитесь, пожалуйста, своим опытом, особенно интересует производство, какие папки организованы для хранения документации, кроме папки „банк“, и куда и как подшиваете/храните документы — счета, УПД, акты полученные и выписанные (в банк по мере оплаты, или может быть в книгу учёта покупок и продаж), требования, накладные, зарплатные ведомости, и прочее».
В комментариях предложили самы разные варианты. У кого-то разбивка по контрагентам:
«Я делю по контрагентам папки/разделы в папках. Мне так удобнее: внутри контрагента деление по договорам. Внутри договоров — хронологически складываются все документы».
На это спрашивают, как быть, если контрагентов, например, сотня.
«Я правильно поняла, что если контрагентов 100, то и папок 100 и не важно, что там по одной бумажке может быть. И как вы тогда решаете вопрос с архивирования и уничтожением старья?»
Автор комментария отвечает, что контрагентов может быть сотня в одной папке, разложенных по алфавиту.
«Нет, неправильно поняли. В одной папке может быть и сотня контрагентов, по алфавиту разделённых рубрикатором. Может быть 1-2, смотря какой объём».
У кого-то все очень четко структурировано, на случай, чтобы можно было удаленно через кого-то срочно нужное найти.
«Всё отдельно, аккуратно по папкам:
- Банк
- Касса
- Акты
- Зарплата начисленная и выданная
- Договоры (под реестр, номер договора, организация, дата заключения договора, дата окончания договора, количество листов договора).
Не лениться, чтобы все было понятно. Например, вы в отпуск уехали, генеральный звонит, а вы ему: „Папка красная, „Договоры“, страницы по реестру номер 133“. Архив — дело тонкое».
Вот еще вариант, как у кого что разложено:
«Правопередающие документы отдельно, счета-фактуры. отдельно, счета на оплату — либо отдельно в папке-приложении к банку, либо приложением к выписке (к платёжке). На разных предприятиях практикую по-разному. Бухгалтерские справки, авансовые отчёты, расчёты с сотрудниками, касса (кассового аппарата нет), путевые листы, — на каждое свои папки Разумеется, документы по реализации так же делятся на акты, накладные (своя папка) и документы по НДС с продаж — своя папка».
Кто-то часть хранит в электронном витде в 1С:
«Сканирую и прикрепляю в 1С, удобно отвечать на требования ИФНС, а бумагу договора отдельно, НДС отдельно».
На это спрашивают, «не отягощает ли базу, не начинает ли она тормозить»? Автор комментария пишет, что нет:
«Нет, все ок. У нас по НДС все время тёрки с ИФНС, а это значительно упрощает процесс, особенно сейчас, когда офис на удалёнке».
Вот еще отдельно по хранению документов, если производство:
«Это зависит от специфики и объёма документов. Производство храню отдельно спецификации, отдельно требования, отчёты производства за смену. Все отдельно. Но! Если у вас маленький объем, удобнее было бы хранить производственные документы по хронологии. Ну и банк/входящие упд/исходящие».
Вообще, каждый бухгалтер рано или поздно приходит к какой-то своей, удобной ему, системе хранения и структурирования документов.
А у «Клерка» все важное и актуальное для вас — отправляется в телеграм-канал «Бухучет и налоги». Тоже структурирование своего рода. В хронологическом порядке.
Что лежит на столе у бухгалтера: кипы бумаг или аккуратные папочки
В современных офисах рабочее пространство сотрудника — его письменный стол. Если это персональное место, а не свободный угол в воркшопе, можно попытаться установить некоторую связь между характером человека, его рабочими и бытовыми привычками и состоянием рабочего стола.
Идеальный порядок на столе
Это наводит на мысль, что человек аккуратен, педантичен, очень организован. Руководители любят таких и часто говорят: «Порядок на столе — порядок в голове». Однако аккуратное рабочее место не является показателем эффективности работы. Возможно, человек хочет произвести правильное впечатление, демонстрируя окружающим атрибуты организованности, но при этом относится к своим обязанностям весьма прохладно. Еще одна причина идеального порядка на рабочем месте — скрытность. Человек не хочет давать пишу для разговоров, оставляя на столе личные вещи и таким образом закрывается от посторонних вторжений в его личное пространство.
Рабочее пространство организовано
Папки стопкой, документы в контейнерах, визитки в холдерах, книги на полке, канцелярия в ящике. Стремление упорядочить хаос говорит о желании держать ситуацию под контролем. Скорее всего, перед вами «многозадачник», ведущий несколько проектов одновременно. Такие люди регулярно разбирают бумаги на столе, стремясь не столько навести порядок ради порядка, сколько «актуализировать» рабочую среду: документы, требующие немедленной обработки положить поближе, «под руку», файлы по задаче с низким приоритетом, убрать «в дальний ящик».
Творческий беспорядок
Со стороны рабочее место выглядит ужасающе: документы и пачки печенья, ежедневники и бутылки с водой, приглашения, билеты и тысячи маленьких «напоминалок». Кажется, что в этом просто невозможно разобраться. Но «хозяин хаоса» прекрасно в нем ориентируется, с легкостью находя нужный файл в пухлой стопке или маленькую записку с номером телефона среди тысячи мелочей. Это динамичная, креативная натура, которой чужды рамки и ограничения, это человек «потока». Ему безразлично мнение окружающих, важен личный комфорт и удобство.
Подавляющий беспорядок
Рабочее место выглядит неопрятно, и человек прекрасно это понимает. Сам страдает от своей неорганизованности: постоянно все теряет, путает, сам не знает, в каком ящике искать договоры, в каком квитанции. Часто документы «залегают слоями» и ориентироваться можно только по хронологии событий. Можно предположить, что человек не справляется с информационным потоком, интенсивностью событий. Часто не может организовать не только рабочее пространство, но и рабочее время.
Важные мелочи
Обилие витаминов и лекарств может указывать на озабоченность здоровьем или наличие серьезных проблемы в этой сфере. Фотографии друзей или семьи — важность эмоциональной связи с этими людьми. Фото «себя любимого» на отдыхе, в дорогом ресторане, с новой машиной — демонстрация достижений, давление на окружающих, эгоцентризм. Наличие на столе растений или аквариумов — потребность в связи с природой, желание сохранить эмоциональное равновесие и баланс.
Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому
Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни. Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому. В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.
Почему порядок — это важно
Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.
Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.
Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.
Наводим порядок: сортировка
Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.
Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.
Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:
- Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
- Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
- Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
- Нотариально заверенные бумаги.
- Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.
Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.
Систематизация
Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.
Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.
Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.
В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Системы хранения
Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.
Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:
- Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
- Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.
- Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
- Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.
- Доска-органайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
- Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.
Видео описание
О том, как организовать хранение документов в следующем видео:
Заключение
Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.
Как навести порядок на рабочем столе
Соавтор(ы): Melissa Maker. Мелисса Мейкер — ведущая и редактор CleanMySpace, канала на YouTube и блога с более чем 1 миллионом подписчиков. Имеет более 10 лет профессионального опыта в сфере уборки, предлагает полезные советы по организации домашнего хозяйства.
Большинство людей работает, сидя за рабочим столом. Но если на рабочем месте беспорядок и много отвлекающих факторов, довольно трудно сосредоточиться на работе. После того, как вы уберетесь на рабочем столе, постарайтесь как можно дольше поддерживать эту чистоту и порядок. Итак, сначала нужно разобраться на своем рабочем месте и найти способ все организовать в правильном порядке.
- Важно убрать со стола абсолютно все вещи, даже если вы уверены, что эта вещь все равно будет стоять на столе. В общей куче также должны оказаться: фотографии, растения, компьютер.
- Любые конфиденциальные документы нужно разорвать или измельчить перед тем, как выбросить.
- Выбросьте бумагу, пластик и все остальное, что подлежит переработке.
- Люди, которые привыкли поддерживать свои рабочие места в чистоте, придумали поговорку: "если сомневаешься – выбрось".
- Чтобы очистить клавиатуру или любые другие предметы и труднодоступные места, можно использовать сжатый воздух.
- Для влажной уборки стола и поверхностей можно развести раствор воды и белого уксуса (или купить моющее средство).
- Поверхности, которые вам нужно протереть, включают в себя стол, ящики, полки и любые экраны (компьютера, телевизора).
- Если речь идет о рабочем месте в офисе, скорее всего, будет лучше повесить небольшие полки прямо над столом.
- Если вы наводите порядок на рабочем столе, который стоит в комнате или спальне, лучше повесить полки не над столом, а где-то рядом, чтобы они не входили в поле зрения и не отвлекали вас.
- Перед установкой полок подумайте, что вы на них разместите. Полки должны подходить по размеру для книг или инструментов, которые вы планируете на них поместить.
- Каждая пометка должна быть четкой и конкретной. Таким образом, ни один из ваших ящиков не станет просто "ящиком для мусора".
- Если вам так удобнее, можно использовать систему цветового кодирования (вместо того, чтобы подписывать каждый ящик).
- Аккуратно составляйте подписи. Не стоит обобщать, иначе, в конце концов, у вас может появиться несколько ящиков, заполненных всем подряд. К тому же, это запутает вас, когда вы захотите что-то переложить или выбросить.
- Можно выбрать несколько самых необходимых вещей, которые будут находиться прямо на столе. Это касается тех вещей, которыми вы пользуетесь несколько раз в день. Например, линейка или калькулятор.
Поставьте рядом со столом мусорное ведро. Это очень важный момент, который позволит выбрасывать мусор сразу в одно место, а не складывать его кучами вокруг рабочего стола. Мусорное ведро должно располагаться так, чтобы вам не пришлось вставать с места, чтобы выбросить что-то. Так вы всегда будете избавляться от ненужных вещей и мусора на столе. [7] X Источник информации
Читайте также: