Как синхронизировать бизнес пак на двух компьютерах
Можно сделать счета-фактуры, кассовые книги, ценники, прайс-листы и так далее.
Будущий предприниматель устал работать на дядю и открыл собственное дело, что-то покупает, что-то продает, прибыль — половина старой зарплаты, зато сам себе хозяин. В фольклоре бизнесмен сразу сталкивается с пожарным и налоговым инспекторами, на самом деле первая проблема — бумажки. Клиенты и бухгалтер на аутсорсе одинаково энергично требуют счета, акты, накладные, без всего этого никак, ни одна продажа не работает.
До учётной системы бизнес не дорос — внедрять её и дорого, и сложно. В Word и Excel, наоборот, слишком много ручного труда. Золотую середину предлагает стартап «Бизнес Пак», специализированный инструмент, нацеленный именно на печать. ПО внедряется за полчаса. По сравнению с MS Office, драматически сокращает ручную работу.
Справочники есть, реквизиты вбиты, новый счёт создается мышкой, опечататься негде. Целевая аудитория продукт ценит. «Бизнес Пак» обслуживает 300 тысяч предприятий, за год систему активировали 140 тысяч раз. Это очень много. По статистике «Пака», в одной установке работает в среднем три юридических лица, то есть формально у них под миллион клиентов.
Всего в России 6 млн юрлиц и ИП, но надо вычесть ООО с нулевой отчётностью и ИП, созданные для оптимизации налогов, когда «предприниматель» на самом деле наёмный сотрудник и просто платит государству 7% вместо 13% и 30%. Им никакая печать не нужна, то есть из настоящих компаний, скажем, треть сидят на «Бизнес Паке». И это не только самые маленькие фирмы.
Примерно половина клиентов использует софт параллельно с «1C», а не вместо него — до учёта уже доросли, но печатать документы всё равно удобнее в специализированной программе. Стартап пиарит анекдотический случай, как нефтесервисная компания попросила техподдержку увеличить размер поля ввода: миллиарды рублей в строку не влезали.
К сожалению, к большим доходам популярность не приводит. «Бизнес Пак» не требует денег за основную функциональность, зарабатывает на баннерах в приложении и дополнительных сервисах вроде проверки контрагента по внешним базам, отключении рекламы. Сумма выходит не нулевая, но далеко не миллиарды.
Зато и инвестиций компания не привлекала, в убытки не уходила, а клиентская база достаточно большая, чтобы в будущем зарабатывать на допродажах РКО или чего-то подобного.
Бизнес-пак — бесплатная программа, с помощью которой предприниматели работают с документами: договорами, счетами, накладными, актами и прайс-листами. Ее устанавливают одну на офис и пользуются по очереди. Работа на одном компьютере на всех вызывает неудобства. Чтобы распечатать счет-фактуру, люди ждут, когда он освободится. Если владелец компьютера ушел на обед, снова ждут. Работать в Бизнес-паке по очереди неудобно.
Чтобы расшить узкое место, организуйте совместную работу с Бизнес-паком. Для этого установите Менеджер баз данных на компьютер в офисе, скопируйте в него архив Бизнес-пака и подсоедините остальные компьютеры к Менеджеру. Каждый работник офиса получит доступ к базе со компьютера.
Перед установкой убедитесь, что офисные компьютеры соединяются в сеть проводами или вайфаем. Если не знаете, как это сделать, попросите знакомого системного администратора.
Шаг 1. Установите Менеджер баз данных
Менеджер баз данных — программа, которая помогает работать в одном Бизнес-паке на нескольких компьютерах. Чтобы работать без перебоев, выберите компьютер, который не выключается всё рабочее время и скачайте на него Менеджер баз данных с сайта Провижн (.exe, 6 Мб).
На окне установки три раза нажмите кнопку «Далее» и по одному разу «Установить» и «Завершить». После установки запустите программу: «Пуск» → «Бизнес пак» → «Менеджер баз данных». При первом запуске Менеджер баз данных попросит сделать две вещи: установить еще одну программу и создать новую базу данных. Ответьте оба раза «Да» и следуйте инструкциям установщика.
Вопрос про установку дополнительной программы:
Вопрос про пустую базу данных:
Менеджер установится и откроет окно с новой пустой базой данных:
Шаг 2. Скопируйте архив Бизнес-пака
Смысл этого шага — перенести рабочую базу данных с компьютера с Бизнес-паком на компьютер с Менеджером баз данных. Сначала сделайте архив рабочей базы данных. В окне Бизнес-пака нажмите кнопку «Сервис» и выберите «Архивация данных»:
Появится окно «Сохранение». Придумайте имя архиву и нажмите кнопку «Сохранить»:
Архив перенесите на компьютер Менеджером баз данных и откройте. Для этого на окне Менеджера нажмите кнопку «Разархивация». Появится окно. В нем кликните файл с архивом:
Теперь Менеджер баз данных управляет рабочей базой Бизнес-пака.
Шаг 3. Подключите компьютеры
Чтобы подключить компьютер к базе, нажмите «Сервис» в окне Бизнес-пака и выберите «Подключение к сетевой базе данных»:
В появившемся окне выберите компьютер с Менеджером баз данных:
Бизнес-пак перезапустится и соединится с Менеджером баз данных. В заголовке отобразится адрес сетевой базы данных. Это означает, что Бизнес-пак готов к совместной работе по сети.
Заголовок Бизнес-пака с адресом:
Выполните третий шаг для каждого из компьютеров, которые будут работать с Бизнес-паком.
Вопросы и ответы
В: Менеджер баз данных не видит архив Бизнес-пака. Что не так?
О: Вероятно, вы ищете архив Бизнес-пака в папке с архивами Менеджера баз данных. Перейдите в папку, куда скопировали архив Бизнес-пака.
В: Можно ли работать с Бизнес-паком на компьютере, где стоит Менеджер баз данных?
О: Да. Подключите Бизнес-пак этого компьютера к Менеджеру баз данных, как подключили остальные.
В: Что если у каждого свой Бизнес-пак. Какую базу данных сделать общей?
О: Возможны два варианта: некоторые переносят ту, которая важней, или продолжают пользоваться каждый своей.
Я — редактор. Пишу статьи, кейсы, делаю презентации и промостраницы. Напишите мне в Телеграм, если хотите рассказать о продуктах или компании: @ivan_smirnov
С помощью резервирования
На компьютере А
Вставьте съёмный диск («флешку») в исходный компьютер А;
В появившемся диалоговом окне выберите место, куда сохранить архивную копию базы данных (можно прямо на флешку), нажмите «Сохранить» и дождитесь окончания архивации;
Извлеките флешку из компьютера (не забывайте про безопасное извлечение - кликните по зелёной иконке около часов, а затем по имени «флешки»);
На компьютере Б
В появившемся диалоговом окне выберите «флешку», выделите файл архивной копии (например, bp-2010.02.11-11.50.13-020.fbk) и нажмите «Открыть»;
На предупреждение «При разархивации файла все текущие данные будут заменены…» отвечайте утвердительно и дождитесь окончания процедуры.
С помощью копирования
На компьютере А
Вставьте съёмный диск («флешку») в исходный компьютер А;
Кликните правой кнопкой мыши по иконке «Бизнес Пак» на «Рабочем столе» и выберите «Свойства»;
Во вкладке «Ярлык» обратите внимание на значение поля «Рабочая папка» (обычно эта папка находится на диске «C:» и именуется «bp7»). Эту папку вам необходимо перенести на целевой компьютер. Как это сделать описано ниже;
Затем в том же меню «Правка» выберите пункт «Копировать в папку…»;
В открывшемся диалоговом окошке найдите «флешку», кликните по ней один раз чтобы выделить её и нажмите кнопку «Создать папку». Внутри «флешки» должна появиться «Новая папка» - дайте ей понятное имя;
Переименовав созданную папку, нажмите кнопку «Копирование»;
По окончании копирования извлеките флешку из компьютера (не забывайте про безопасное извлечение - кликните по зелёной иконке около часов, а затем по имени «флешки»);
На компьютере Б
Так же кликните правой кнопкой мыши по иконке «Бизнес Пак» на «Рабочем столе» и выберите «Свойства»;
Во вкладке «Ярлык» так же обратите внимание на значение поля «Рабочая папка» - на её место необходимо поместить папку, скопированную с компьютера А. Как это сделать описано ниже;
Теперь нажмите значок «Вверх», для перемещения на один уровень вверх в иерархии папок;
Кликните правой кнопкой мыши на папке, из которой вы вышли (обычно это «bp7») и выберите пункт «Переименовать»;
Дайте ей понятное имя (например, «bp7 - резервная копия»);
Назовите её точно так же как называлась обрабатываемая до этого папка (обычно это «bp7»);
Откройте «Мой компьютер», затем «флешку» и войдите в папку, созданную на компьютере А;
Затем в том же меню «Правка» выберите пункт «Копировать в папку…»;
В открывшемся диалоговом окошке найдите диск и папку, которую вы создавали минуту назад (обычно это «C:\bp7»);
По окончании копирования, можно запускать программу «Бизнес Пак». Данные в программе должны быть идентичны данным в «Бизнес Пак» на компьютере А.
Начну с самого простого. Для синхронизации закладок в Firefox я использую плагин Xmarks (бывший Foxmarks). Пользуюсь им давно и всем доволен. Ставится отсюда.
Синхронизируем коммуникатор
Немного подумав, я понял, что у меня есть потребность только в синхронизации календаря. Остальную информацию достаточно только бэкапить. Поэтому решение получилось очень простым — я начал использовать Google Calendar, на каждый компьютер установил Google Calendar Sync, а на коммуникатор поставил OggSync.
Google Calendar Sync скачивается отсюда.
OggSync скачивается отсюда.
| Бонус | На домашних компьютерах я установил Google Calendar Sync не только под своим аккаунтом, но и под аккаунтом жены, и также настроил его на свой календарь. Теперь жена может смотреть мой календарь у себя в аутлуке и добавлять напоминалки для меня. Сразу стало проще синхронизировать наши планы. |
Синхронизируем информацию между компьютерами
А теперь о самом интересном. Итак, мне было необходимо, чтобы на всех моих компьютерах был единый набор рабочих файлов, а синхронизация происходила надежно и с минимальным моим участием. Также требуется, чтобы файлы с рабочего компьютера попадали на домашние компьютеры, но не наоборот — информация личного характера должна оставаться дома.
Вариант с синхронизацией по сети я быстро отбросил — пропускная способность маловата, да и вообще не хочется зависеть от того, подключен ли ноутбук к домашней локалке. Таким образом, остался единственный вариант — использовать внешний накопитель.
Выбираем накопитель
Накопитель должен отвечать следующим требованиям: полностью использовать пропускную способность интерфейса USB 2.0; иметь приличный объем «с запасом»; быть компактным и ударопрочным; быть недорогим.
В результате я выбрал Transcend StoreJet 25 mobile 250gb.
Шифруемся
- как и в случае с флешкой, создать один большой зашифрованный файл. Чтобы это сделать, придется сначала переформатировать накопитель в NTFS;
- создать зашифрованный раздел. Минус в том, что негде будет хранить сам TrueCrypt, придется установить его на каждый синхронизируемый компьютер;
- разбить накопитель на два раздела, на обычный раздел установить TrueCrypt, второй раздел сделать зашифрованным.
Выбираем программу для синхронизации
- корректно поддерживает многонаправленную синхронизацию;
- корректно обрабатывает удаление файлов;
- позволяет иметь несколько конфигов;
- умеет работать из командной строки;
- может работать без инсталляции;
- не была замечена в глюках.
Настраиваем структуру файлов
Тут, конечно, возможно разнообразие вариантов. Я сделал следующим образом.
На каждом домашнем компьютере у меня появилась папка «d:\roaming_home», содержащая в себе папки «apps», «books», «home», «work» и другие. На рабочем компьютере, соответственно, появилась папка «d:\roaming_work».
GoodSync был настроен таким образом, чтобы синхронизировать с накопителем папки «roaming_home» и «roaming_work» при запуске дома и синхронизировать «roaming_work» при запуске на работе.
Ставим софт
Все нужные программы, в первую очередь способные работать без инсталляции и позволяющие задавать расположение настроек, были переустановлены в папку «roaming_home\apps» (например, firefox и, в отдельной папке, профиль для него). Дистрибутивы некоторых программ, не способных работать без инсталляции, были помещены на накопитель, а сами программы — переустановлены на каждом компьютере.
GoodSync запускается с накопителя и не установлен ни на одном из компьютеров. Также дело обстоит и с TrueCrypt, только в отличие от GoodSync он находится на незашифрованной части накопителя.
Особый случай
Один из моих домашних компьютеров — планшетный нетбук, на котором я не собираюсь заниматься программированием. Кроме этого, на нем нет диска «d:». Для него я создал отдельный конфиг GoodSync, который ссылается на «c:\roaming_home», и добавил в исключения папку «roaming_home\apps\dev». Чтобы нормально работали остальные программы из «apps», диск «d:» «создается» добавленным в автозапуск батником вида:
subst d: c:\
Последние штрихи
Остается написать несколько батников. Во-первых это autostart.bat и unmount.bat, которые будут монтировать и размонтировать диск TrueCrypt. Кроме монтирования диска TrueCrypt, я добавил в autostart.bat открытие окна проводника на корневом каталоге накопителя — лежащие в этом каталоге батники будут играть роль меню.
Заходим в Computer Management->Disk Management и присваиваем накопителю букву диска «v:». В параметрах запуска TrueCrypt присваиваем зашифрованному диску букву «w:».
Исправляем autorun.inf, который сгенерировал TrueCrypt. Поскольку на многих компьютерах Autorun выключен, пишем еще два батника mount.bat и dismount.bat вида:
v:
cd v:\
call v:\autorun.bat
Эти батники кладем на рабочий стол и куда-нибудь в незашифрованную часть накопителя, чтобы были под рукой.
Пишем батники для запуска GoodSync. У меня их четыре штуки: «синхронизация дома», «синхронизация дома с нетбуком», «синхронизация на работе», «запуск GoodSync без автоматического старта синхронизации». Эти батники имеют следующий вид:
w:
cd W:\roaming-home\apps\tools\GoodSync
call goodsync.bat /miniwin sync TranscendSync-Work
Настройки для GoodSync лежат в его же каталоге, а батник для его запуска выглядит примерно так:
start GoodSync.exe /profile=data /lf=logs /check-new-ver=no /cleanup-logs=yes %*
| Бонус | Благодаря установке большей части необходимых программ на накопитель, я теперь могу работать вообще на любом подходящем компьютере, не тратя время на перенос данных и настройку среды. Достаточно подключить диск и запустить синхронизацию. |
Подводим итог
- Подключил накопитель к компьютеру.
- Вызвал mount.bat с рабочего стола (или дождался срабатывания Autorun).
- Ввел пароль TrueCrypt.
- Вызвал нужный батник для синхронизации (синхронизация занимает несколько минут).
- Проверил результаты работы GoodSync.
- Поработал. Закрыл все синхронизируемые программы.
- Вызвал нужный батник для синхронизации.
- Вызвал unmount.bat.
- Закрыл окно проводника с диском v:\.
- Безопасно отключил диск и отсоединил его от компьютера.
В качестве альтернативы можно попробовать работать прямо с переносного накопителя, тогда можно будет не ждать, пока пройдет синхронизация. Или опробовать «срединный» вариант, при котором синхронизируются только те данные, для которых важна скорость обращения. С другой стороны, я часто работаю, не подключая накопитель к компьютеру. GoodSync правильно выполняет многонаправленную синхронизацию, а его интерфейс позволяет достаточно удобно обрабатывать конфликтующие изменения.
Читайте также: