Как сделать корпоративный справочник
Для ввода реквизитов организации требуется перейти по пункту меню главное и перейти по ссылке реквизиты организации.
Далее выбираем вид организации - индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.
Для примера рассмотрим ситуацию, когда у нас юридическое лицо. После этого следует выбрать систему налогообложения. Упрощенная система - шесть процентов, пятнадцать или общую систему. Данная настройка нужна для учетной политики организации. В будущем эту настройку можно будет изменить. Выберем в данном случае упрощенную систему пятнадцать процентов.
Открывается окошко, которое является карточкой вашей организации, где вводятся абсолютно все сведения об организации начиная с названия.
Например, возьмем название ООО "Ромашка".
Программа нам сама в автоматическом режиме вводит полное название и наименование в программе.
Далее вводим ИНН, КПП и ОГРН нашей организации. Система налогообложения вводится автоматически, так как мы до этого ее с вами выбрали.
Основной банковский счет. Нажимаем показать все.
Создать. По классификатору выбираем наш банк.
Классификатор изначально в программу подгружен. Выбираем нужный нам банк и вводим номер счета.
Далее следует ввести оставшиеся сведения об организации. В принципе вам не обязательно это делать сразу же. Вы можете ввести эти данные позже, можете ввести сразу же. Переходим по ссылке адреса и телефоны.
Мы можем ввести юридический адрес нашей организации.
Перед этой процедурой необходимо загрузить адресный классификатор.
Как правило адресный классификатор загружается в момент установки программы 1С.
После того, как мы ввели информацию об адресах и телефонах, переходим в пункт меню подписи и заполняем руководителя, главного бухгалтера и кассира.
Нажимаем кнопку создать и заполняем графы.
Это физические лица нашей организации. Нужно это для того, чтобы данные подписи отображались в печатных формах наших документов.
Логотип и печать.
Данный раздел нужен для того, чтобы подгрузить логотип и печать, которые будут отображаться в печатных формах наших документов.
Вводим код инспекции. Например, наобум введем код 7705.
Как только мы ввели код инспекции, программа дает возможность ввести наименование, полное наименование, ОКТМО и ОКАТО. Нужно это заполнять для того, чтобы в отчетности заполнялась налоговая, в которой будет сдаваться собственно отчетность на титульном листе.
Пенсионный фонд и фонд социального страхования. Данные разделы нужны для того, чтобы у нас правильно заполнялась отчетность по кадровому учету и по зарплате.
Коды статистики нужны для статистической отчетности.
После того, как мы ввели все данные, мы нажимаем кнопку записать и закрыть.
Корпоративный портал — это площадка для организации работы, хранения информации и общения между сотрудниками внутри компании.
В статье вы узнаете:
- какие бизнес-задачи решает корпоративный портал;
- какие есть инструменты для улучшения эффективности сотрудников;
- как с помощью корпоративного портала можно увеличить продажи;
- для кого портал станет главным рабочим инструментом.
Какие задачи решает портал?
Независимо от набора инструментов, базовый функционал портала действует на 4 бизнес-задачи:
- Объединение компании в одном рабочем пространстве.
- Организация работы сотрудников.
- Увеличение и контроль продаж.
- Автоматизация бизнес-процессов.
Объединение компании
Единая рабочая среда упрощает процесс распространения актуальной информации от компании:
Портал также дает инструменты для внутреннего общения:
- чаты, живая лента, опросы, поздравления;
- подключение корпоративной почты;
- работа в совместном режиме над задачами и документами;
- бронирование переговорных, видеозвонки, вебинары.
Организация работы сотрудников
Для постановки и контроля задач портал оснащен рядом инструментов:
- управление задачами, фильтры и шаблоны;
- планирование и аналитика затраченного времени;
- анализ работы над проектом;
- распределение обязанностей.
Увеличение продаж
Базовый функционал CRM-системы включает:
- автоматическое создание карточки контакта с сохранением истории коммуникаций и продаж;
- сквозная аналитика;
- стадии продаж: этапы от первого обращения до успешной сделки;
- коммуникация с клиентом через социальные сети, мессенджеры, чаты, телефонию;
- у менеджеров в быстром доступе необходимая информация и документы для работы с клиентом;
- повышение первичных и повторных продаж за счет СRM-маркетинга.
Автоматизация бизнес-процессов
В корпоративном портале есть инструменты для того, чтобы автоматизировать регулярные внутренние процессы компании:
- заказ справок и канцелярии;
- оформление больничных, отпусков, командировок;
- согласование и выставление счетов;
- согласование договоров, заявок на оплату.
Кому полезен портал?
Помимо общего улучшения в организации, корпоративный портал может стать главным инструментом в обязанностях отдельных должностей:
- Руководители. Контролируют сотрудников, получают обратную связь, составляют отчет по деятельности отдела.
- ИТ-специалисты. Обработка обращений от сотрудников на ИТ-обслуживание. Под рукой удобный механизм обработки заявок.
- Менеджеры по продажам. Ведение клиентов в одной системе, сохранение звонков, писем, чата внутри карточки.
- HR. Найм, адаптация, проведение опросов и анкетирования. Используют архив организационно-правовых документов и инструкций. Информирмируют новых сотрудников и управляют задачами по вводу в должность.
Главная выгода внедрения портала организация рабочих процессов. Инструменты могут быть разные, но для получения эффекта важно грамотно ими пользоваться.
Битрикс24 Корпоративный портал это:
- социальная сеть всей компании;
- умная CRM система;
- генератор повторных сделок и передача их менеджеру;
- готовые отчеты по продажам и работе сотрудников;
- автоматическая отправка писем и SMS клиентам;
- готовые решения для автоматизации бизнес-сценариев.
Первый Бит поможет с внедрением корпоративного портала на базе Битрикс24. От разработки индивидуального дизайна внутреннего портала до обучения персонала и сопровождения.
Для улучшения коммуникации внутри компании, повышения лояльности и квалификации сотрудников можно воспользоваться корпоративными соцсетями, объединяющими преимущества корпоративных порталов и социальных сетей.
Выбранная форма интранета в идеале должна не только обеспечивать сотрудников нужной информацией, но и мотивировать их к повышению уровня своих знаний.
Используя широкие возможности обратной связи в корпоративных соцсетях, можно повысить вовлеченность сотрудников в рабочий процесс.
Благодаря наличию доступа к базе контактов и возможности быстро помогать удаленным сотрудникам корпоративные соцсети позволяют экономить рабочее время и оперативно решать текущие задачи.
Корпоративные соцсети способны помочь при адаптации новых сотрудников.
Чтобы обеспечить должный уровень информационной безопасности, можно обратиться к корпоративным соцсетям с комплексной защитой.
Корпоративный портал = интранет?
В первую очередь определимся с терминологией. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет — разные понятия.
Функционал интранет-портала
Некоторые считают, что создание внутреннего корпоративного портала приносит пользу лишь крупным компаниям. Безусловно, именно они получают максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Итак, какие задачи может решить внедрение интранета?
Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.
Это интересно
По статистике [5] сотрудники тратят непосредственно на выполнение своих обязанностей в среднем около 18% всего рабочего дня. Более 30% времени они тратят впустую: на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.
Как внедрить интрасеть в организацию?
Существует три основных способа создания интрасети:
Как правило, первый вариант — самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему.
Самые низкие первоначальные затраты — у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам [7] .
Вне зависимости от выбранного типа для внедрения корпоративного портала лучше обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут рассказать о плюсах и минусах конкретных решений и платформ, подобрать оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.
Плюсы и минусы корпоративного портала
Итак, как мы сказали выше, интранет позволяет автоматизировать и упростить многие аспекты рабочего процесса, сократить пустые траты рабочего времени персонала, сформировать корпоративную культуру. Однако стоит упомянуть и недостатки, которые часто присущи этому решению:
- Чрезмерная официальность. Как ни крути, корпоративный портал — хорошая среда для работы, но не для общения или совместного решения творческих задач. Сам интерфейс настраивает сотрудников на рабочий лад, да и возможности интранета в этой части ограничены.?
- Малая вовлеченность пользователей — следствие предыдущего пункта. Управление порталом — задача администратора, а пользователи не заинтересованы в наполнении сети интересным контентом.
- Отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на те или иные решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.
- Ощущение работниками давления и контроля. Разумеется, контроль — одна из функций портала, но во многих случаях интранет из удобного инструмента превращается в бесконечную череду получения задач и написания отчетов.
- Нехватка общения. Те самые урезанные порталом пустые траты рабочего времени дают сотруднику возможность общаться с разными работниками, обсудить решения руководства, похвастаться успехами по проекту или просто перекинуться парой слов о погоде. Это и небольшой отдых, и налаживание отношений между людьми. С порталом сотрудник может решать большинство вопросов, не вставая с кресла, но может сложиться ситуация, когда работающий долгое время человек знает своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.
Создание виртуального рабочего пространства в каждой компании — лишь вопрос времени, ведь подобные инновации помогают развитию фирмы. Однако необязательно выбранным решением должен быть корпоративный портал, так как ему присущи серьезные недостатки.
Что выбрать: разработку индивидуального решения или готовое предложение?
Что касается недостатков корпоративных порталов: действительно, слабая социальная направленность — это серьезная проблема, из-за которой, по признанию многих фирм, внедрение КП в компании не принесло никаких плюсов. Некоторые переходят от портала к корпоративным социальным сетям, но большинство из таких сервисов тоже имеет существенные недостатки.
Справочник статей ДДС – аналитический инструмент управленческого учета, позволяющий детализировать движение средств предприятия, используя который получают отчеты в разрезе выделенных статей, осуществляют их анализ и контроль.
Порядок разработки справочника статей движения денежных средств для управленческого учета
При создании справочника статей движения денежных средств, статьи разделяются на группы по видам деятельности:
- Операционная деятельность – это деятельность предприятия в соответствии с ее предметом и целью. Соответственно основным притоком денег от операционной деятельности является выручка от реализации, а оттоком – различные текущие затраты. Кроме этого в данный раздел включаются прочие внереализационные доходы и расходы.
- Инвестиционная деятельность состоит из статей, разделяющих вложение средств в инвестиционные проекты, капитальные вложения во внеоборотные активы, в т.ч. строительство объектов, отдача от которых приходит от 3-х и более месяцев.
- Финансовая деятельность включает такие статьи по операциям с финансами, как выплата дивидендов, поступления по кредитам и займам, выплата кредитов, расходы по обслуживанию и т.п.
Рис.1 Группы статей ДДС верхнего уровня с примерами статей
При наполнении справочника статьями придерживайтесь правил:
Пример справочника статей ДДС
Приведем примеры организации справочника статей движения денежных средств на примере программ 1С.
Статьи ДДС в 1С:ERP
Рис.3 Структура справочника статей ДДС в 1С:ERP
При создании новой статьи пользователи в настройке указывают:
- Наименование;
- Приоритет оплаты (низкий, средний, высокий);
- Вид движения денежных средств;
- Хозяйственные операции.
Рис.6 Создание статьи ДДС на примере 1С:ERP
Рис.7 Закрепление статьи ДДС за хозяйственными операциями
Аналогично задаются статьи ДДС по финансовой деятельности предприятия.
Статьи ДДС в 1С:УХ
Здесь также устанавливают уровни структуры справочника, которые наполняются элементами – статьями ДДС. В нашем примере статьи объединены в группы – три классические и одну дополнительную, о которых говорилось в начале статьи.
При создании новой статьи пользователь кроме наименования:
- задает использование по умолчанию в операциях;
- определяет вид движения денежных средств;
- указывает возможные операции (приход, расход);
- закрепляет виды аналитики, приоритет;
- устанавливает очередность платежа и другие настройки.
Рис.11 Пример создания статьи ДДС в 1С:УХ
Рис.12 Статьи ДДС по умолчанию
Статьи ДДС в WA:Финансист
Рис.16 Создание групп и статей ДДС в WA:Финансист
При создании статьи, кроме ее названия, пользователь задает:
Также задается период действия статьи и другие параметры.
Рис.17 Карточка статьи ДДС в WA:Финансист
Формирование структуры справочника статей ДДС и аналитики позволяет разделять денежные потоки, сформировать отчеты по их движению и проанализировать их. Придерживаясь перечисленных выше правил и исходя из операций вашей компании, можно составить удобный именно для вас справочник. Адаптация статей под вашу деятельность, позволит четко видеть структуру движения финансовых потоков в отчетах.
Правильно составленный справочник статей ДДС помогает получить достоверную, детальную информацию о движении денег и, оперируя цифрами отчетов, принимать верные управленческие решения. От правильности его структуры зависит детализация отчета о движении денежных средств. Разбивка статей на группы в справочнике влияет не только на форму подачи информации в отчетах, но и сокращает время работы пользователя, облегчает и ускоряет поиск нужной статьи.
Читайте также: