Удалить дубликаты контактов outlook
При импорте контактов в Outlook из электронной таблицы Excel или других приложений дубликаты контактов могут создаваться в вашей папке контактов. Повторяющиеся контакты, скопившиеся в папках контактов, займут место в Outlook. Здесь рекомендую Повторяющиеся контакты полезности Kutools для Outlook. С помощью этой функции вы можете легко удалять, перемещать и классифицировать повторяющиеся контакты в выбранных папках контактов в разных учетных записях электронной почты.
Быстро удаляйте, перемещайте или классифицируйте повторяющиеся контакты в Outlook
Посмотрим, как применить Повторяющиеся контакты функция для удаления, перемещения или категоризации повторяющихся контактов в Outlook.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Нажмите Kutools > Удалить дубликат > Повторяющиеся контакты in Удалить группа (вы также можете нажать Kutools Plus > Повторяющиеся контакты чтобы включить функцию).
2. в Повторяющиеся контакты - Шаг 1 (из 5): укажите файл (ы) данных мастера, проверьте файлы данных, которые вы хотите удалить, удалить или добавить категории для повторяющихся контактов, а затем щелкните значок Следующий шаг: укажите папку контактов кнопку.
Примечание: Если в вашем Outlook есть несколько учетных записей электронной почты с большими папками контактов, появится окно загрузки папок контактов, как показано на скриншоте ниже. Вы можете пропустить текущую загружаемую учетную запись электронной почты, чтобы увеличить скорость загрузки в соответствии с вашими потребностями, или просто дождаться завершения загрузки всех папок контактов.
3. После завершения загрузки папок контактов Повторяющиеся контакты - шаг 2 (из 5) появится мастер, вы увидите, что все папки контактов перечислены в левом поле, проверьте папки контактов, содержащие повторяющиеся контакты, которые вы будете обрабатывать, а затем щелкните значок Далее: Выберите поля контактов для двойного сравнения кнопку.
Советы:
- 1. При выборе папок вы можете щелкнуть список папок правой кнопкой мыши для получения дополнительных быстрых опций.
- 2. Все выбранные папки перечислены в правом поле, их можно удалить, отсортировать по своему усмотрению. И список контактов в указанной выше папке будет иметь приоритет при обработке дубликатов.
4. в Повторяющиеся контакты - шаг 3 (из 5) мастера, выберите поля контактов, чтобы отфильтровать повторяющиеся контакты в Пожалуйста, выберите поля контактов для двойного сравнения поле, а затем щелкните Далее: выберите поля, которые будут отображаться в результатах кнопку.
Примечание: Если вы установите флажок Искать все дубликаты в выбранных папках контактов вариант, будут найдены повторяющиеся контакты во всех выбранных папках. В противном случае дубликаты будут искать отдельно в собственной папке контактов.
5. в Повторяющиеся контакты - шаг 4 (из 5) мастера, укажите поля, которые будут перечислены в поле результатов, а затем щелкните значок Начать фильтрацию кнопку.
6. Затем все повторяющиеся контакты перечислены в Список результатов Повторяющиеся контакты - шаг 5 (из 5) волшебник. В этом мастере вы можете:
- 5.1) Все повторяющиеся контакты перечислены в Список результатов коробка;
- 5.2) Разверните группу, вы можете щелкнуть повторяющийся контакт, чтобы просмотреть информацию о нем в Предварительный просмотр контактной информации коробка;
- 5.3) Выберите способ обработки всех перечисленных дубликатов в Как бороться с повторяющимися контактами? раскрывающийся список;
- 5.4) Нажмите Применить сейчас в зависимости от выбранного вами способа обработки дубликатов. Смотрите скриншот:
Способы обработки повторяющихся контактов:
1. Удалить (перейти в папку «Удаленные»)
2. Удалить навсегда
3. Переместите все повторяющиеся контакты (кроме первого) / Переместите все повторяющиеся контакты (включая первый)
Если вы хотите переместить все повторяющиеся контакты, кроме первого, или переместить все повторяющиеся контакты, включая первый, в определенную папку, выберите этот Переместить все повторяющиеся контакты (кроме первого) or Переместите все повторяющиеся контакты (включая первый) из файла Как бороться с повторяющимися контактами? раскрывающийся список, а затем щелкните Применить сейчас кнопку.
4. Добавить категорию
7. В следующем всплывающем окне Kutools для Outlook диалоговое окно, нажмите OK закрыть его.
Затем все обработанные дубликаты контактов помечаются зачеркиванием в Список результатов. Пожалуйста, закройте Повторяющиеся контакты мастер, чтобы завершить процесс. Смотрите скриншот:
Советы:
1. Обработка одного повторяющегося контакта Он поддерживает категоризацию, перемещение, удаление или окончательное удаление одного повторяющегося контакта с помощью параметров, вызываемых щелчком правой кнопкой мыши.
Демонстрация: удаление или перемещение повторяющихся контактов в Outlook
Чаевые: В этом видео, Kutools вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Если параметр Сохранить контакты включен в Outlook для iOS, Outlook контакты могут отображаться в родном приложении iOS Contacts на вашем устройстве. Эта проблема часто возникает, если у вас большой список контактов.
На Outlook контактов может повлиять эта проблема, если верны следующие условия:
Параметр Сохранить контакты включен для вашей Outlook учетной записи.
Параметр Сохранить контакты включен на нескольких устройствах iOS, таких как iPad и iPhone.
Если у вас несколько устройств с iOS, рекомендуется использовать учетную запись iCloud для синхронизации контактов на устройствах, а не для включения параметра Сохранить контакты на отдельных устройствах.
Дубликаты контактов не отображаются при поиске их в приложении Outlook с помощью поисковых > людей. Они отображаются только в родном приложении iOS Contacts.
Дубликаты отображаются только для Outlook, а не для контактов, созданных за пределами Outlook.
В приложении iOS Contacts при открываемом контакте, созданном из Outlook, отображается поле "Outlook ms-outlook://people/", показанное на следующем <account> скриншоте.
Почему Outlook дублируются
Из-за текущего дизайна iOS и функции синхронизации контактов в Outlook для iOS синхронизация часто не завершается. Процесс синхронизации не может непрерывно работать в фоновом режиме, чтобы обеспечить стабильное состояние. Это приводит к ошибкам синхронизации. Со временем накопленные ошибки вызывают возможность создания дублирующихся контактов.
Процесс экспорта контактов начинается только Outlook на переднем плане. Он продолжается, Outlook находится в активной памяти, даже если пользователь переключается между приложениями. Из-за ограничений в iOS при синхронизации с iCloud процесс может не завершиться, и эта ситуация может привести к несоответствиям данных. Когда Outlook обнаруживает эти несоответствия при следующей синхронизации, она запускает согласование, чтобы удалить дублирующиеся контакты, экспортированные из предыдущей экспортной деятельности. Если согласование также не завершено, могут по-прежнему видеться дублирующиеся контакты. В этом случае дубликаты можно удалять вручную.
Удаление дубликатов вручную
Чтобы удалить Outlook контактов, сделайте следующее:
Отключить параметр Сохранить контакты для пострадавшей учетной записи почты.
Убедитесь, Outlook все контакты были удалены из приложения iOS Contacts для пострадавшей учетной записи. Если сохраняются дублирующиеся контакты, сделайте следующее:
- Перейдите Параметры > справку & > отзывов удалить все сохраненные контакты.
- Выберите Удаление, чтобы удалить все дублирующиеся контакты.
- Убедитесь, что дублирующиеся контакты удаляются из приложения iOS Contacts.
Повторно включить параметр Сохранить контакты для пострадавшей учетной записи. Возможно, вам будет предложено сохранить телефон и подключить его во время процесса синхронизации.
Примечание: Хотя эти действия успешно удаляют дублирующиеся контакты, проблема может повториться, если у вас есть большой список контактов. Если проблема повторится, вам придется повторить эти действия для каждого возникновения проблемы.
Status
Шаги по разрешению в этой статье предоставляют единственную доступную помощь для этой проблемы до тех пор, пока в iOS не будет доступна более данная поддержка синхронизации.
Если вы импортировали контакты из нескольких источников или унаследовали список контактов другого человека, возможно, в Outlook. При импорте новых контактов из внешнего источника, например iCloud или Gmail, Outlook проверяет наличие дубликатов и позволяет выбрать, следует ли создать новую запись контакта (дубликат) или объединить дубликаты. К сожалению, после того как в папках контактов есть дублирующиеся контакты, автоматического удаления их не существует. Однако вы можете экспортировать все контакты в файл, а затем повторно импортировать их в Outlook и воспользоваться встроенными функциями проверки дубликатов. Если у вас всего несколько дубликатов контактов, вы можете отсортировать список контактов и удалить их вручную.
Удаление дубликатов контактов по одному
Перейдите на вкладку Люди.
На ленте в группе Текущее представление щелкните правый нижний угол окна представлений и выберите Телефон. Это представление проще всего использовать для просмотра списка контактов и просмотра дубликатов.
В списке контактов щелкните каждый контакт, который нужно удалить, удерживая нажатой кнопку CTRL.
Выбрав все дубликаты, нажмите кнопку DELETE или CTRL+D.
Удаление большого количества дубликатов контактов с помощью экспорта и импорта
Если у вас много дубликатов контактов, удаление дубликатов по одному может быть утомительным и трудоемким. Самый быстрый способ удалить большое количество повторяющихся контактов — экспортировать их в файл, а затем импортировать в новую папку. Чтобы воспользоваться функцией обнаружения дубликатов в Outlook импорта, с помощью следующих действий:
Перейдите на вкладку Люди.
Щелкните правой кнопкой мыши текущую папку "Контакты" и выберите "Новая папка".
Придайте новой папке имя, например Duplicates .
Щелкните обратно в основную папку Контактов.
Нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все контакты.
Перетащите контакты в папку Дубликаты или используйте CTRL+SHIFT+V, чтобы открыть диалоговое окно Переместить в папку и выбрать папку Дубликаты.
Ваша основная папка контактов должна быть пустой.
Щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
Примечание: В Outlook 2010 выберите файл > Открыть > Экспорт и перейти к шагу 10.
Выберите Экспорт в файл.
Выберите значения, разделенные запятой (Windows).
Выберите папку Дубликаты, созданную на шаге 3.
Сохраните файл там, где сможете найти его снова.
Импорт контактов обратно в Outlook
Щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
Примечание: В Outlook 2010 выберите файл > открыть > Импорт и перейти к шагу 3.
Выберите Импорт из другой программы или файла.
Выберите значения, разделенные запятой (Windows).
Найдите файл, созданный в процедуре выше.
Выберите параметр Не импортировать дубликаты.
Выберите основную папку контактов в качестве папки назначения. Это пустая папка.
Копирование контактов из папки "Дубликаты" обратно в основную папку "Контакты"
Выберите папку дубликатов контактов.
Щелкните один из контактов в папке, а затем нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все контакты.
Переместите выбранные контакты в основную папку контактов. Вы можете перетащить их или нажать CTRL+SHIFT+V, чтобы использовать диалоговое окно Переместить в папку.
Каждый Outlook встречаетесь с дубликатом контакта, вы увидите запрос с двумя вариантами.
Если контакт не является дубликатом, выберите Добавить новый контакт.
Выберите Обновить сведения о выбранном контакте, если контакт является дубликатом.
Выбрав вариант, выберите Обновить . Если вы хотите повторить один и тот же вариант для всех дубликатов контактов, выберите Обновить все.
После перемещения к папке можно удалить папку Дубликаты.
В диалоговом окне Повторяющиеся контакты можно разрешить повторяющиеся контакты двумя вариантами:
Добавление дубликата в качестве нового контакта Новый контакт будет добавлен в папку "Контакты". Например, если вы создали контакт с именем Юди Ермева и у вас уже есть контакт с этим именем в папке "Контакты", у вас будет два контакта с именем Юди Ров. Чтобы различать эти два, вы можете добавить к одному середину начального.
Совет: Отображение контактов в виде электронных визитных карточек — это хороший выбор представлений, в которых можно увидеть достаточно информации, чтобы различать контакты с повторяюными именами.
Обновление новых сведений из дубликата контакта до существующего Outlook сравните все поля, содержащие данные в повторяюхся и существующих контактах, и скопируйте данные из дубликата контакта во все поля существующего контакта, которые содержат конфликтующие данные. Например, если у вас есть контакт с именем Единой Звяков с номером телефона 555-0112 и вы получаете дубликат контакта с новым номером телефона, Outlook скопирует новый номер в соответствующее поле существующего контакта и остальные поля не будут одинаковыми.
При Outlook обновления данных контакта копия исходного контакта сохраняется в папке "Удаленные". Эту копию можно использовать, если вам нужно вернуться к сведениям исходного контакта.
Если вы импортировали контакты в Outlook, используя те же имена или адреса электронной почты, которые уже существуют в папке "Контакты", и выбрали в мастере импорта и экспорта параметр Разрешить создавать дубликаты, возможно, у вас есть ненужные дубликаты нескольких или всех импортируемых контактов.
Удаление ненужных дубликатов контактов — это ручной процесс, но это самый простой способ сделать это:
В папке Контактывыберите папку контактов с дубликатами контактов.
На Область навигациив списке Текущее представлениевыберите Телефон список. Это лучший способ просмотра списка контактов и просмотра дубликатов контактов. Теперь вы можете отсортировать список по дате изменения и сгруппировать дубликаты.
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.
Щелкните Поля, выберите Измененов списке Доступные поля, а затем нажмите кнопку Добавить.
Дважды нажмите кнопку ОК.
В списке контактов, удерживая на удержании CTRL, вы можете выбрать каждый дубликат контакта.
Выбрав все дублирующиеся контакты, нажмите кнопку DELETE.
Примечание: Если при импорте контактов в Outlook не нужны повторяющиеся контакты, в мастере импорта и экспорта выберите параметр Не импортировать дубликаты или Заменить дубликаты импортируемыми элементами.
Не импортировать дубликаты Существующие данные будут сохранены, а повторяющиеся данные в файл личных папок (PST) не будут скопированы в папку "Контакты".
Заменять дубликаты при импорте. Существующие данные в папке "Контакты" заменяются данными из импортируемого PST-файла.
Если вы хотите сохранить много контактов Outlook, процесс может ускориться, если не использовать функцию обнаружения дубликатов. Чтобы отключить эту функцию, сделайте следующее:
В меню Сервис выберите команду Параметры.
Предположим, у вас есть несколько повторяющихся контактов в папке контактов Outlook, и теперь вы хотите очистить избыточные контакты, чтобы освободить комнату, это скучная работа, если вы удаляете их один за другим, и здесь я могу поговорить о некоторых полезных способы решения этой проблемы.
Быстро удаляйте все повторяющиеся контакты из нескольких папок контактов в Outlook
С Kutools для Outlook (Удалить) повторяющиеся контакты Утилита, вы можете сравнить указанные поля контактов, чтобы легко удалить все повторяющиеся контакты из нескольких выбранных папок контактов в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Удалите повторяющиеся контакты с функцией сортировки
С помощью этой функции сортировки вы можете отсортировать полное имя или адрес электронной почты, а затем выбрать все повторяющиеся контакты, которые хотите удалить.
1, Перейти к Контакты и выберите папку контактов, содержащую повторяющиеся контакты.
2. Нажмите Вид > Сменить вид > Телефон для вывода списка контактов, чтобы вы могли легко сканировать контакты и видеть дубликаты.
3. Затем нажмите Полное имя столбец для сортировки информации о контактах по имени, а повторяющиеся контакты объединяются. Смотрите скриншот:
4. А потом держи Ctrl и выберите каждый повторяющийся контакт, после выделения контактов, которые вы хотите удалить, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Удалить из контекстного меню (или вы можете нажать Удалить клавиша на клавиатуре для удаления выбранных контактов). Смотрите скриншот:
5. Затем все выбранные повторяющиеся контакты удаляются.
Удалите повторяющиеся контакты с помощью Kutools for Outlook
Для первого метода вам нужно выбрать повторяющиеся контакты один за другим, и есть вероятность пропустить некоторые дубликаты, если вы не уделяете больше внимания поиску повторяющегося. Но если у вас есть Kutools для Outlook, с его Удалить Повторяющиеся контакты функция, вы можете легко удалить дубликаты.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Нажмите Kutools > Повторяющиеся контакты.
2. В диалоговом окне «Дублирование контактов» проверьте папки контактов, из которых вы хотите удалить дубликаты, и нажмите кнопку «Далее».
3. В мастере повторяющихся контактов - настройки проверьте поля контактов, на основе которых вы будете удалять повторяющиеся контакты, и нажмите кнопку Следующая кнопку.
4. В мастере проверьте Удалить (перейти в папку «Удаленные») и нажмите Следующая кнопку.
5. Все еще в Мастере, проверьте Нет резервной копии и нажмите Следующая кнопку.
Один щелчок, чтобы удалить все повторяющиеся контакты из полей To / Cc / Bcc перед отправкой электронных писем в Outlook
Иногда вы можете добавить много получателей при составлении электронного письма в Outlook, и повторяющиеся получатели, скорее всего, появятся в полях Кому / Копия / Скрытая копия. С помощью функции повторяющихся имен Kutools for Outlook вы можете быстро удалить любых повторяющихся получателей из полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия» в создаваемом электронном письме. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Демонстрация: удаление повторяющихся контактов в Outlook
Чаевые: В этом видео, Kutools вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
При создании новых контактов в Microsoft Outlook, приложение сравнивает имя и адрес электронной почты нового контакта с именами и адресами существующих контактов, проверяя таким образом не является ли новый контакт дубликатом уже существующего и если является, то выдает диалоговое окно с запросом о дальнейших действиях.
Пользователям предлагается на выбор либо создать новый контакт, либо обновить сведения о существующем.
При выборе опции "Обновить сведения о выделенном контакте" дубликат не создается, а контактная информация обновляется в существующем контакте.
Но что делать, если проверка дубликатов была отключена или дубликаты попали в ваши контакты каким-либо другим способом, например при программном создании контактов из отправителей писем, которые вы получили?
Удаление дубликатов контактов Outlook вручную
Самый простой способ - удаление, что называется, вручную. Для этого всего-то нужно зайти в меню "Переход", выбрать пункт меню "Контакты", выбрать наиболее удобное для вас текущее представление и, используя клавишу Ctrl, пометить повторяющиеся контакты, после чего удалить их все разом, выбрав пункт "Удалить" из контекстного меню (правая кнопка мыши). Способ простой, но медленный и требует внимания.
Удаление дубликатов контактов Outlook сторонними программами
Макрос для Outlook, удаляющий дубликаты контактов
Почтовое приложение Microsoft Outlook отличается тем, что имеет встроенный редактор Visual Basic for Application и позволяет значительно расширять возможности приложения, не прибегая к установке дополнительного программного обеспечения. Ниже приведен пример макроса, удаляющего дубликаты контактов в Microsoft Outlook. Дубликатами здесь считаются контакты с одинаковыми адресами электронной почты. Если адресная книга сотового телефона синхронизирована с приложением Outlook, то можно внести изменения в программный код макроса так, чтобы дубликатами считались контакты с одинаковыми домашними телефонами (заменить все Email1Address на HomeTelephoneNumber). Также можно установить ряд параметров, например полное имя, адрес электронной почты и название организации по которым макрос будет искать совпадения в контактах.
Для того, чтобы перенести этот программный код на свой компьютер, наведите курсор мыши на поле с программным кодом, нажмите на одну из двух кнопкок в правом верхнем углу этого поля, скопируйте программный код и вставьте его в модуль проекта на своем компьютере (подробнее о том, как сохранить программный код макроса).
Читайте также: