Способы запуска эксель структура окна эксель контрольные вопросы
Тема: Знакомство с табличным процессором MS Excel .
Тип: изучение нового материала.
Цель: познакомиться с назначением, структурой, окном электронной таблицы MS EXCEL
Требования к знаниям учащихся:
- понятие электронной таблицы;
- структуру электронной таблицы;
- историю создания ЭТ.
Требования к умениям учащихся:
- работать с окном программы.
Организационный момент (2мин.)
Актуализация знаний (5мин.)
Объяснение нового материала (20мин.)
Закрепление первичного материала (15мин.)
Подведение итогов и д/з (3мин.)
Речь учителя
Речь ученика
Записи на доске и в тетрадях
I .Организационный момент: приветствие учащихся, проверка отсутствующих и готовности кабинета к уроку.
II . Актуализация знаний.
1) В какой ОС мы работаем на протяжении последних уроков?
2) С какими прикладными программами данной ОС вы знакомы?
3) Перечислите способы запуска ТР WORD ?
4) Какие объекты можно использовать при работе в ТР WORD ?
Действительно, в ТР WORD мы можем работать с таблицами. Но возможности работы с таблицами ограничены, так как они не позволяют производить в них вычисления.
Блокнот, ТР WORD , Paint
Двойным щелчком левой клавиши мыши на ярлыке ТР рабочего стола; вызовом контекстного меню данного объекта; с помощью программы Проводник; с помощью кнопки Пуск главного меню
Текст, таблицы, рисунок, список.
III . Объяснение нового материала.
В августе все готовятся к новому учебному году. И школьники, и учителя. Но особенно много хлопот у завуча: составляется расписание уроков. Завучу надо учесть большое количество разных факторов: требования учебного плана, пожелания учителей, количество учебных помещений и т.д. И вот расписание составлено. Однако заботы завуча на этом не заканчиваются. Вдруг оказывается, что заболел один из учителей или незакончен ремонт в одном из классов. Каждое такое ЧП требует переделки всего расписания. При этом завучу приходится заново учитывать большой объем данных и связей между ними.
С подобными задачами сталкиваются не только завучи. Диспетчеры при составлении графиков движения транспорта, бухгалтеры при составлении сметы, экспериментаторы при проведении серии опытов решают задачи, в которых изменение значения какого-то одного параметра требует перерасчета большого числа результатов. И здесь компьютер готов сослужить добрую службу. Программистами созданы специальные программы – электронные таблицы. ЭТ позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (математических соотношений) между ними. Но главное – при изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу.
Появление ЭТ исторически совпадает с началом распространения ПК. Идея создания ЭТ возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979 году. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу ЭТ, названную ими VisiCalc . Скоро появляются ЭТ – аналоги, в которых многократно усовершенствованы основные идеи VisiCalc . Новый существенный шаг в развитии ЭТ – появление в 1982 году на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым ТП, объединявшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с СУБД. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых ЭТ, таких как VP Planner , которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.
Следующий шаг – появление в 1987 году ТП Excel фирмы Microsoft . Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. И сегодня Excel занимает ведущее место на рынке ТП.
Сегодня на уроке мы приступаем к изучению ТП MS Excel . Итак, тема урока « Знакомство с табличным процессором MS Excel ».
ЭТ- это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках которой записаны данные различный типов: тексты, даты, формулы, числа.
Для управления ЭТ используется специальный комплекс программ – табличный процессор.
В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 16384 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, . Z , АА, АВ, . IV . На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст, — а также формулу для расчета произвольной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять. Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например А1, F 8, C 24, AA 2 и т.д.).
На рабочий лист можно наложить графический объект и диаграмму. Объекты и диаграммы не связаны с определенной ячейкой и обозначаются именами. Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации, однако на практике мы будем работать обычно лишь в верхней левой части таблицы.
Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов подробно рассмотрены при описании процессора Word , который изучали ранее.
Общий вид окна приложения MS Excel (совместно с окном документа) СЛАЙД содержит заголовок, горизонтальное меню, две панели инструментов, полосы прокрутки, строку состояния.
Как и в Word , выдаваемые вами команды применяются либо к выделенной ячейке, либо к выделенному блоку ячеек, либо ко всей таблице.
Перечислим элементы окна, специфичные для программы Excel .
Ниже панели «Форматирование» располагается строка формул, в которой вы будете набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в текущую ячейку. В левой части этой строки находится раскрывающийся список именованных ячеек, и заголовок этого списка называется полем имен. В этом поле высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы (а также имя выделенного графического объекта или диаграммы).
Правее поля имен находится небольшая область (ограниченная справа вертикальной чертой), в которой на время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода.
Ниже строки формул находится заголовок столбца (с обозначениями-номерами А, В, С, . ), а в левой части экрана — заголовок строки (с номерами 1, 2, 3, . ). В левой части заголовка столбца (или в верхней части заголовка строки) имеется пустая кнопка для выделения всей таблицы.
Ячейка таблицы, окаймленная серой рамкой, является выделенной (текущей).
В правой части окна вы видите стандартные полосы прокрутки, предназначенные для перемещения по рабочему листу (вверх - вниз, влево - вправо).
Наконец, строка с ярлычками листов позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги (т е. от одной электронной таблицы к другой).
В горизонтальном (главном) меню восемь пунктов (не считая [?]). Обратите внимание на почти полное совпадение горизонтальных меню Excel и Word . Это связано с единством объектно-ориентированной технологии Windows : интерфейс одного приложения должен отличаться от интерфейса другого приложения только специфическими операциями.
Например, в Excel пункты меню [Файл], [Вид] и [Окно] почти ничем не отличаются от соответствующих пунктов Word , и вы можете считать, что освоили работу с этими пунктами.
В других пунктах имеются некоторые отличия. Например, в меню [Правка] есть команды [Заполнить], [Очистить] (выделенные ячейки); в пункте [Вставка] — команды [Ячейки. ], [Строка], [Функция. ], [Имя] и т. д.
Вместо пункта [Таблица] ( Word ) в Excel включен пункт [Данные], который предназначен для сложных манипуляций с содержимым ячеек таблицы.
Работая с MS Excel , вы будете использовать, в основном, две панели инструментов: панель «Стандартная» и панель «Форматирование».
Перед вами пиктограммы панели инструментов «Стандартная». Шесть кнопок группы (1) выполняют те же функции, что и в соответствующей панели редактора Word : создать новую рабочую книгу; открыть существующий файл; сохранить активный документ; напечатать документ; просмотреть перед печатью; проверить правописание.
Группа (2) содержит четыре кнопки, с которыми вы также знакомы: вырезать фрагмент, копировать фрагмент, вставить фрагмент, копировать формат.
Группа (3) позволяет отменять и повторять последнюю выполненную команду.
С помощью пары кнопок (4) выполняются операции, упрощающие ввод функций в ячейку электронной таблицы. Если вы щелкнете на кнопке со знаком суммы, то в текущей ячейке появится заготовка функции =СУММ(. ), аргументы которой Excel подставит по соглашению. Вы можете отредактировать эту функцию или зафиксировать в ячейке без редактирования. После щелчка на кнопке f х на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, и вы сможете выбрать и отредактировать функцию, вводимую в текущую ячейку.
Кнопки (5) позволяют сортировать выделенные столбцы по строкам в порядке возрастания значения ячеек (А→Я) или убывания (Я→А). Сортировать можно как тексты, так и числа.
Две кнопки группы (6) обслуживают графические операции Excel :
— правая кнопка группы (6) — это переключатель панели инструментов «Рисование», с помощью которой вы можете создать на рабочем листе такой же рисованный объект, как и в документе Word .
В группе (7) слева показан уже знакомый вам раскрывающийся список масштабирования, а справа – кнопка контекстно-зависимой справки.
Далее рассмотрим пиктограммы панели инструментов «Форматирование».
В группе (1) вам знакомы все пиктограммы, за исключением правой кнопки (с изображением буквы «а»). Слева на право следует: раскрывающиеся списки выбора шрифта и его размера, переключателя начертания Ж, К, Ч, (В, I , U ) , группа полей выбора способа приравнивания текста (к левой границе ячейки, по центру, к правой границе ячейки). Кнопка с буквой «а» позволяет выровнять текст как целое по центру выделенной в строке группы ячеек.
Кнопки группы (2) позволяют:
— пометить число в текущей ячейке знаком доллара;
— умножить число в текущей ячейке (или числа в выделенных ячейках) на 100 и пометить его знаком «%» (т. е. представить данные в процентах);
— установить разделитель тысяч в представлении числа;
— увеличить точность представления числа (т. е. увеличить количество знаков после точки);
— уменьшить точность представления числа (т. е. уменьшить количество знаков после точки).
В группе (3) собраны раскрывающиеся списки, предназначенные исключительно для оформления вашей таблицы. Из этих списков вы можете выбрать:
Табличный процессор Excel позволяет просто и удобно проводить довольно сложные расчеты, в том числе практически все финансовые и бухгалтерские расчеты.
С помощью программы Microsoft Excel можно подготовить разнообразные бланки с использованием средств форматирования текста и чисел и вставки изображений.
Электронные таблицы позволяют организовывать, проанализировать и представить данные в виде диаграмм различных типов.
Гибкие функциональные возможности и удобный пользовательский интерфейс программы Microsoft Excel позволяет значительно расширить возможности практически любого специалиста в своей профессиональной деятельности.
Для того чтобы, чтобы запустить программу Microsoft Excel нужно нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач (Taskbar) операционной системы Windows.
Откроется основное меню. Выбираем команду Программы* Microsoft Excel (Programs* Microsoft Excel) из основного меню. Программа будет запущена.
Завершение работы программы зависит от самой программы, но большинство программ имеют специальную команду меню Файл * Выход (File * Exit).
Еще одним способом завершения работы программы является закрытие окна этой программы.
Закрыть окно можно с помощью клавиатуры, нажав на клавиатуре клавишу, расположенную справа или слева в нижней части клавиатуры, и, не отпуская ее, нажав клавишу, которая расположена в верхней части клавиатуры.
После отпускания клавиш, окно программы будет закрыто, и работа программы будет завершена.
Если использовать мышь, то нужно щелкнуть мышью на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна программы, в его заголовке. Последний способ самый быстрый и достаточно часто используется.
После запуска программы на экране появится окно программы Microsoft Excel (рисунок 3.1.).
Рассмотрим названия и назначение всех элементов рабочего стола программы.
Рис. 3.1 Рабочее окно программы Microsoft Excel
В верхней части окна расположен заголовок окна, в котором отображается название программы и имя редактируемого файла. Ниже меню находятся панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting), которые предназначены для быстрого выполнения команд. Если щелкнуть мышью на одной из кнопок на панелях инструментов, нужная команда будет выполнена. Панель инструментов Форматирование (Formatting) позволяет выполнять функции форматирования, например, выбрать шрифт, изменить начертание, выровнять текст или числа.
Ниже панелей инструментов находится Строка формул, которая предназначена для ввода и редактирования формул, текста и чисел в ячейках таблицы. Слева от строки формул расположено поле имени, в котором отображается адрес активной ячейки. На рисунке 3.1. активной является ячейка A1.
Под строкой формул находятся Заголовки столбцов, которые определяют название столбцов в таблице. Заголовки строк, расположенные слева от окна, нумеруют строки в таблице. Справа и внизу окна находятся вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, которые предназначены для перемещения просматриваемого рабочего листа внутри окна в вертикальном и горизонтальном направлениях.
Строка состояния, которая расположена в нижней части окна, отображает сведения о выполняемой операции. Над строкой состояния находятся ярлыки рабочих листов, которые предназначены для выбора нужного рабочего листа. В левом нижнем углу рабочего окна расположены кнопки, которые позволяют прокручивать ярлыки рабочих листов в горизонтальном направлении, чтобы выбрать нужный ярлык.
Чтобы облегчить выполнение часто используемых команд, ниже строки меню расположены одна или несколько панелей инструментов. Эти панели представляют собой полосы, на которых помещено множество рисунков. Когда вы подводите указатель мыши к любому рисунку, вокруг него рисуется рамка и рисунок становится похожим на кнопку. В некоторых программах на панелях инструментов всегда нарисованы кнопки, вне зависимости от местонахождения указателя мыши. Для простоты все рисунки на панелях инструментов мы в дальнейшем будем называть кнопками. Кнопки предназначены для выполнения различных действий, которые поясняются рисунками на кнопках. Например, кнопка предназначена для открытия файлов, кнопка предназначена для записи на диск, а - для печати документа. Если действие в данный момент не может быть выполнено, то изображение соответствующей кнопки будет бледным.
Рис 3.2 Кнопки изменения размера окна
Кнопка используется для того, чтобы убрать с рабочего стола ненужную вам в данный момент программу, но не завершать ее работу. Если вы нажмете эту кнопку, окно программы будет убрано с рабочего стола. Эта процедура называется сворачиванием окна. В любой момент вы можете развернуть окно и продолжить работу. Следует помнить, что программа работает даже и при свернутом окне. Чтобы прекратить работу программы, необходимо не свернуть, а закрыть ее окно. Кнопка предназначена для закрытия окна и завершения работы программы, связанной с данным окном. Кнопка позволяет увеличить размер окна программы так, чтобы оно заняло весь рабочий стол. При этом рисунок на кнопке меняется, и кнопка превращается в. Нажатие кнопки приведет к восстановлению исходных размеров окна программы. Увеличение размеров окна во весь экран бывает нужно, когда отображаемой информации много, а уменьшение размеров окна - когда вы хотите увидеть одновременно работу нескольких программ.
Рабочий лист может содержать три вида данных: числа, формулы и текст. Числа, в том числе даты, можно использовать в вычислениях. Формулы -- это инструкции для вычислений. Текстовая информация не является ни числом, ни формулой. Выбрав нужную ячейку, можно начинать ввод данных. В ячейке появится курсор, вводимые символы попадут в ячейку и в строку формул, включатся кнопки строки формул.
Программа Excel обладает средством автозаполнения ячеек: содержимое ячейки запоминается и предлагается при заполнении другой ячейки в этом же столбце.
К примеру, если в ячейке А1 набрано слово Москва, а затем в ячейке А2 напечатана буква М, программа автоматически введет окончание осква. Если требуется именно это слово, закончите ввод нажатием клавиши ENTER, перемещением в другую ячейку или щелчком на кнопке Ввод. Если нужно иное слово, при продолжении ввода текста автоматически предложенный вариант «перепишется».
Автозаполнение сбрасывается, когда в столбце остается свободная ячейка. Это свойство очень полезно, когда столбцы данных должны содержать повторяющиеся названия фирм, городов, стран или другую подобную информацию. Неповторяющиеся данные можно вводить, не обращая внимания на автозаполнение.
В программе Excel по крайней мере одна текущая ячейка выделена всегда. Группа ячеек называется диапазоном. Для выбора группы ячеек надо, переместив указатель мыши (он должен иметь вид большого креста, как при выборе активной ячейки) в первую ячейку диапазона, протянуть указатель вниз до последней ячейки, включаемой в группу, и отпустить кнопку мыши. Выбрать все ячейки в столбце или строке можно щелчком на заголовке. Чтобы выбрать несколько столбцов или строк, надо щелкнуть на первом заголовке, а затем протянуть указатель для выделения других столбцов или строк. Для выделения всего рабочего листа щелкните на сером прямоугольнике в левом верхнем углу рабочего листа над заголовками строк. Если ячейки, столбцы или строки, которые надо выбрать, не идут подряд, надо выбрать первый элемент диапазона, а при последующем выборе удерживать нажатой клавишу CTRL.
Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул. Применение формул не требует глубокого знания математики, потому что программа Excel всегда выполняет вычисления точно. Сочетание формул Excel и введенных данных обеспечивает точный, быстрый и легкий расчет сумм, средних значений и других величин.
При любом способе создания формул для контроля можно пользоваться панелью формул. Панель формул включают щелчком на кнопке Изменить формулу в строке формул, что предпочтительнее нажатия клавиши «=».
Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.
Основные функции Excel:
− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;
− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
− построение графиков и диаграмм.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение - .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).
Элементы экрана
Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.
Рис. 1.1. Структура рабочего листа
Строка меню.
Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Рис. 1.2. Вид строки меню
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.
Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Рис. 1.3. Вид строки формул
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .
Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:
- Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).
Ссылки в Excel бывают 3-х видов:
- Относительные ссылки (пример:A1);
- Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
- Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
Относительные ссылки
Относительные ссылки на ячейки - это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.
Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая - на три ячейки ниже в том же столбце, вторая - на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.
Рис. 1.4. Относительная ссылка
Абсолютные ссылки
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.
Рис. 1.5. Абсолютная ссылка
Смешанные ссылки
Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.
Рис. 1.6. Смешанная ссылка
Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).
Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.
Рис. 1.7. Диапазон ячеек
В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.
Автозаполнение
Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.
Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.
Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам
В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:
- введите в ячейку первый член ряда;
- подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;
- удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;
- после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Понятие формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства «═» и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
возведение в степень и выражения в скобках;
умножение и деление;
сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
В формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется «зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов «Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.
Перемещение и копирование формул
Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.
Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.
Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул
Таблица 1
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
Неверная ссылка на ячейку
Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка
Функции Excel
Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.
Синтаксис функций
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .
Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel аналогичны способам для документов Word.
Запустить программу Excel можно из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК - Программы - Microsoft Excel. Так же запуск программы может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Excel. При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным названием Книга1.
Шаблоны документов Excel имеют стандартное расширение *.xlt. Если в каталоге автозагрузки не указано имя шаблона, то новый документ Excel (книга) создается с параметрами, заданными по умолчанию.
По умолчанию Excel 2000 сохраняет книги в формате Excel 2000, который идентичен формату файлов Excel 97, но отличается от форматов предыдущих версий. При открытии и сохранении книги Excel 2000 в Excel 97 утрачиваются некоторые свойства, характерные только для версии Excel 2000. В Excel 2000 предусмотрена возможность сохранения книги в особом двойном формате(Microsoft Excel 97 - 2000 & 5.0/95). При этом книга сохраняется в одном файле, который включает и формат
Excel 2000/97, и Excel 5.0/95. Далее можно продолжать работать с этой книгой в
Excel 2000 без потери каких бы то ни было особенностей, специфических для этой версии.
Завершение работы Excel,как и любого другого приложения Windows,- это закрытие его окна.
Общий вид окна программы Excel 2000 представлен на рисунке. Окно Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows (рис.1).
рис.1
Строка заголовка содержит название приложения, имя открытого документа, кнопку системного меню, стандартные кнопки управления окном.
В окне Excel, как и в окне любого другого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки.
Строка меню окна Excel отличается от строки меню Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица. Команда ДАННЫЕ предназначена для манипуляций с содержимым ячеек таблицы (например, сортировки, фильтрации, консолидации данных и т.п.).
Панели инструментов окна Excel 2000 Стандартная и Форматирование выводятся по умолчанию в одной строке в сокращенном виде и содержат наиболее важные кнопки аналогичных панелей в программе Word. В Excel 2000 с помощью кнопки Отменить можно отменить 16 последних операций.
Рис.2
Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул,(рис. 2)
которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках и содержит:
1. Поле имени - раскрывающийся список, в котором высвечивается адрес или имя активной ячейки или блока ячеек таблицы.
2. Строковое поле для ввода и редактирования данных, предназначенное для просмотра и редактирования текстовых данных. Особенностью строки (поля)
ввода и редактирования является то, что она:
Ё полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке;
Ё дает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не её результат, отображенный в самой ячейке;
3. Между этими полями во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода:
Ё Изменить формулу - [=],
Ё Заверение ввода - [v],
Ё Отмена ввода - [x]
Рабочее поле (лист) (рис. 3) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовков столбцов таблицы.
рис. 3
Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа.
Ниже всего рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам документа, а справа - горизонтальная полоса прокрутки.
Читайте также: