Создание макроса в outlook

Обновлено: 22.01.2025

В Microsoft Office мы используем Visual Basic для приложений (VBA) для создания пользовательских программ, которые расширяют базовую функциональность Office и помогают экономить время за счет автоматизации повторяющихся задач. Мы называем эти небольшие программы VBA .

В этом руководстве мы хотели предоставить наиболее полный в Интернете макрос ресурс для разработки Outlook. Мы сосредоточимся на изучении основ Outlook VBA для начинающих, научимся писать макросы, а затем рассмотрим некоторые более продвинутые полезные идеи макросов. Основываясь на полученных нами отзывах, после изучения этого руководства вы сможете разрабатывать и запускать простые макросы VBA для Outlook.

Сначала основы: мы научимся вставлять и сохраните простой настраиваемый макрос VBA в активном сеансе Outlook.
Затем мы настроим среду разработки макросов на нашем компьютере.
Мы пройдем через самые простые примеры Outlook VBA. Это поможет вам понять основы разработки макросов и позволит вам писать простые макросы.
Далее мы продолжим и определим ярлык для нашего макроса на панели быстрого доступа. Это позволит нам с легкостью запустить макрос.
И мы закончим, включив макросы Outlook и обработав их настройки безопасности, чтобы гарантировать, что код действительно будет запускаться при появлении запроса на наших компьютерах.

Могу ли я записать макрос Outlook?

В отличие от других приложений Office, Outlook не содержит простого средства записи макросов для записи действий пользователя и автоматической генерации необходимого кода VBA для нас в фоновом режиме. Поэтому, если мы хотим добавить в Outlook свои собственные функции, нам нужно научиться писать простые программы VBA и включать их в сеанс Outlook.

Примечание. Вам интересно узнать, как на самом деле работает средство записи макросов Office, я бы порекомендовал изучить руководства по макросам MS Word и Excel VBA по макросам.

Написание макросов VBA в Outlook

Прежде всего, откройте Microsoft Outlook.
Теперь, продолжайте и нажмите кнопку Alt + F11 .
Откроется интегрированная среда разработки (IDE) для разработчиков VBA.
Разверните дерево проекта до узла ThisOutlookSession .
Щелкните правой кнопкой мыши ThisOutlookSession , а затем нажмите Insert .
Теперь вы вставите модуль Visual Basic. Для этого выберите Module .
Вставьте код VBA в окно Module .
Нажмите File , затем выберите Сохранить .
Идите и закройте Developer окружающая среда. Это вернет вас к пользовательскому интерфейсу Outlook.

Примечание. Прочтите несколько простых примеров кода, которые помогут вам начать работу с VBA. Никогда не копируйте код VBA из неизвестных ресурсов.

Как настроить вкладку разработчика в Outlook?

Если вы часто разрабатывая макросы Outlook, вы можете настроить среду разработки Office. Звучит фантастически, не правда ли? На самом деле это довольно простая процедура. Прочтите подробности:

Откройте Outlook , щелкните правой кнопкой мыши верхнюю область ленты и выберите Настройте ленту .

Проверьте запись Разработчик и нажмите

Теперь вы найдете меню разработчика на ленте.

Полезные примеры Outlook VBA

Дополнительно Примечание. Вы можете использовать предопределенные шаблоны Outlook при определении новых электронные письма с VBA. Для этого вам необходимо использовать метод CreateItemFromTemplate и указать расположение файла шаблона Outlook (*. oft ).

Программная отправка электронного письма

Если вы хотите, чтобы Outlook отправлял только что созданное электронное письмо автоматически, вы можете добавить следующую строку в код, опубликованный выше . Вставьте следующую строку перед оператором End Sub предыдущего фрагмента.

Прикрепите файл к электронному письму

Убедитесь, что чтобы вы указали правильный путь и имя файла вложения во фрагменте.
В этом примере я установил несколько получателей для электронного письма , пожалуйста, настройте по мере необходимости.

Создание задачи с помощью VBA

Следующий фрагмент кода создает задачу Outlook, назначает ее другой человек и устанавливает тему и основной текст задачи.

Сохранить как HTML

Вопросы, связанные с макросами Outlook

Где хранятся макросы в Outlook?

Вы могли бы бродить, где именно хранится ваш использованный макрос. Что ж, в отличие от, например, Excel, который позволяет хранить макросы в файле personal.xlb или в определенных электронных таблицах; все макросы Microsoft Outlook хранятся в одном глобальном файле в вашей файловой системе. В частности, файл, в котором хранятся все ваши макросы, называется VBAProject.otm. Этот файл находится по адресу: C: users AppData Roaming Microsoft Outlook.

Кнопка быстрого доступа для макросов Outlook

Откройте Microsoft Outlook, если он еще не открыт.
Щелкните правой кнопкой мыши. в верхней части ленты Outlook и выберите Настроить панель быстрого доступа .

Примечание. Аналогичную процедуру можно использовать для размещения значка на самой ленте, а не на панели быстрого доступа.

Выберите только что созданный макрос и нажмите Добавить .

Нажмите Изменить , чтобы определить пользовательский изображение значка для кнопки панели быстрого доступа.

Как включить макрос в Outlook?

Далее необходимо разрешить Outlook запускать наш VBA макрос. По умолчанию Microsoft Office отключает макросы и не разрешает их, поэтому нам нужно определить e надлежащую безопасность макросов, чтобы разрешить запуск вашего настраиваемого макроса Outlook.
В Outlook 2016 щелкните Developer на ленте и выберите Макрос безопасность .

Примечание. Ваши текущие настройки безопасности могут препятствовать запуску макросов в Outlook. Вот руководство о том, как действовать, если макросы отключены в вашем проекте макросов Outlook.

Как использовать макрос Outlook?

И последнее, но не менее важное: теперь он время для запуска вашего вновь созданного макроса.

Дополнительные идеи для макросов Outlook

Некоторые из наших читателей спрашивали, можем ли мы указать дальнейшие идеи для Outlook Automation. Вот несколько из них, с которых можно начать.

Дальнейшие действия

Нужна конкретная помощь по VBA? Не стесняйтесь обращаться к нам за индивидуальным предложением.

Вы обнаружите, что настройки «Уведомления для макросов с цифровой подписью» и «Уведомления для всех макросов» не соответствуют работаете в Outlook 2016?

Работает нормально в Outlook 2013, похоже, не получается заставить его работать в 2016.

Не могу понять, есть ли ошибка в Outlook 2016 или нет.

Большое спасибо. Это поможет мне сэкономить 400 минут (

Если это не подходящее место для публикации, направьте меня, где и как я могу создать макрос, который использует подпись Outlook, чтобы я мог создать кнопку, которая добавит подпись к ответу или пересылаемому электронному письму, а также добавит вложение файла?

Привет,
Не могли бы вы прислать нам пример макроса в Outlook, сохраняющего объединенный файл в определенном каталоге, например c: mydir.
Заранее благодарим за помощь
С уважением

Спасибо за отличное объяснение. Есть ли способ назначить сочетание клавиш? Пытался поискать, но похоже, что это не решение?

Отличная статья. Я заинтересован в сохранении моих заметок в текстовые файлы. Я могу делать это одно за другим с помощью мыши и/или клавиатуры. Было бы неплохо сделать макрос!

Всем нам приходится - кому реже, кому чаще - повторять одни и те же действия и операции в Excel. Любая офисная работа предполагает некую "рутинную составляющую" - одни и те же еженедельные отчеты, одни и те же действия по обработке поступивших данных, заполнение однообразных таблиц или бланков и т.д. Использование макросов и пользовательских функций позволяет автоматизировать эти операции, перекладывая монотонную однообразную работу на плечи Excel. Другим поводом для использования макросов в вашей работе может стать необходимость добавить в Microsoft Excel недостающие, но нужные вам функции. Например функцию сборки данных с разных листов на один итоговый лист, разнесения данных обратно, вывод суммы прописью и т.д.

Макрос - это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Мы можем запускать макрос сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.

Способ 1. Создание макросов в редакторе Visual Basic

Для ввода команд и формирования программы, т.е. создания макроса необходимо открыть специальное окно - редактор программ на VBA, встроенный в Microsoft Excel.

В старых версиях (Excel 2003 и старше) для этого идем в меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic(Toos - Macro - Visual Basic Editor).
В новых версиях (Excel 2007 и новее) для этого нужно сначала отобразить вкладку Разработчик (Developer) . Выбираем Файл - Параметры - Настройка ленты (File - Options - Customize Ribbon) и включаем в правой части окна флажок Разработчик (Developer) . Теперь на появившейся вкладке нам будут доступны основные инструменты для работы с макросами, в том числе и нужная нам кнопка Редактор Visual Basic(Visual Basic Editor)

:

К сожалению, интерфейс редактора VBA и файлы справки не переводятся компанией Microsoft на русский язык, поэтому с английскими командами в меню и окнах придется смириться:

Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. В любой книге Excel мы можем создать любое количество программных модулей и разместить там наши макросы. Один модуль может содержать любое количество макросов. Доступ ко всем модулям осуществляется с помощью окна Project Explorer в левом верхнем углу редактора (если его не видно, нажмите CTRL+R). Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:

Обычный макрос, введенный в стандартный модуль выглядит примерно так:

Давайте разберем приведенный выше в качестве примера макрос Zamena:

С ходу ясно, что вот так сразу, без предварительной подготовки и опыта в программировании вообще и на VBA в частности, сложновато будет сообразить какие именно команды и как надо вводить, чтобы макрос автоматически выполнял все действия, которые, например, Вы делаете для создания еженедельного отчета для руководства компании. Поэтому мы переходим ко второму способу создания макросов, а именно.

Способ 2. Запись макросов макрорекордером

Макрорекордер - это небольшая программа, встроенная в Excel, которая переводит любое действие пользователя на язык программирования VBA и записывает получившуюся команду в программный модуль. Если мы включим макрорекордер на запись, а затем начнем создавать свой еженедельный отчет, то макрорекордер начнет записывать команды вслед за каждым нашим действием и, в итоге, мы получим макрос создающий отчет как если бы он был написан программистом. Такой способ создания макросов не требует знаний пользователя о программировании и VBA и позволяет пользоваться макросами как неким аналогом видеозаписи: включил запись, выполнил операци, перемотал пленку и запустил выполнение тех же действий еще раз. Естественно у такого способа есть свои плюсы и минусы:

Макрорекордер записывает только те действия, которые выполняются в пределах окна Microsoft Excel. Как только вы закрываете Excel или переключаетесь в другую программу - запись останавливается.
Макрорекордер может записать только те действия, для которых есть команды меню или кнопки в Excel. Программист же может написать макрос, который делает то, что Excel никогда не умел (сортировку по цвету, например или что-то подобное).
Если во время записи макроса макрорекордером вы ошиблись - ошибка будет записана. Однако смело можете давить на кнопку отмены последнего действия (Undo) - во время записи макроса макрорекордером она не просто возрвращает Вас в предыдущее состояние, но и стирает последнюю записанную команду на VBA.

Чтобы включить запись необходимо:

в Excel 2003 и старше - выбрать в меню Сервис - Макрос - Начать запись(Tools - Macro - Record New Macro)
в Excel 2007 и новее - нажать кнопку Запись макроса (Record macro) на вкладке Разработчик (Developer)

Затем необходимо настроить параметры записываемого макроса в окне Запись макроса:

Имя макроса - подойдет любое имя на русском или английском языке. Имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов и знаков препинания.
Сочетание клавиш - будет потом использоваться для быстрого запуска макроса. Если забудете сочетание или вообще его не введете, то макрос можно будет запустить через меню Сервис - Макрос - Макросы - Выполнить(Tools - Macro - Macros - Run) или с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или нажав ALT+F8.
Сохранить в. - здесь задается место, куда будет сохранен текст макроса, т.е. набор команд на VBA из которых и состоит макрос.:
- Эта книга - макрос сохраняется в модуль текущей книги и, как следствие, будет выполнятся только пока эта книга открыта в Excel
- Новая книга - макрос сохраняется в шаблон, на основе которого создается любая новая пустая книга в Excel, т.е. макрос будет содержаться во всех новых книгах, создаваемых на данном компьютере начиная с текущего момента
- Личная книга макросов - это специальная книга Excel с именем Personal.xls, которая используется как хранилище макросов. Все макросы из Personal.xls загружаются в память при старте Excel и могут быть запущены в любой момент и в любой книге.
После включения записи и выполнения действий, которые необходимо записать, запись можно остановить командой Остановить запись (Stop Recording) .

Запуск и редактирование макросов

Управление всеми доступными макросами производится в окне, которое можно открыть с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или - в старых версиях Excel - через меню Сервис - Макрос - Макросы (Tools - Macro - Macros) :
- Любой выделенный в списке макрос можно запустить кнопкой Выполнить(Run) .
- Кнопка Параметры(Options) позволяет посмотреть и отредактировать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса.
- Кнопка Изменить(Edit) открывает редактор Visual Basic (см. выше) и позволяет просмотреть и отредактировать текст макроса на VBA.
Создание кнопки для запуска макросов

Чтобы не запоминать сочетание клавиш для запуска макроса, лучше создать кнопку и назначить ей нужный макрос. Кнопка может быть нескольких типов:

Кнопка на панели инструментов в Excel 2003 и старше

Откройте меню Сервис - Настройка (Tools - Customize) и перейдите на вкладку Команды (Commands) . В категории Макросы легко найти веселый желтый "колобок" - Настраиваемую кнопку (Custom button) :

Перетащите ее к себе на панель инструментов и затем щелкните по ней правой кнопкой мыши. В контекстом меню можно назначить кнопке макрос, выбрать другой значок и имя:

Кнопка на панели быстрого доступа в Excel 2007 и новее

Щелкните правой кнопкой мыши по панели быстрого доступа в левом верхнем углу окна Excel и выберите команду Настройка панели быстрого доступа (Customise Quick Access Toolbar) :

Затем в открывшемся окне выберите категорию Макросы и при помощи кнопки Добавить (Add) перенесите выбранный макрос в правую половину окна, т.е. на панель быстрого доступа:

Кнопка на листе

Этот способ подходит для любой версии Excel. Мы добавим кнопку запуска макроса прямо на рабочий лист, как графический объект. Для этого:
- В Excel 2003 и старше - откройте панель инструментов Формы через меню Вид - Панели инструментов - Формы (View - Toolbars - Forms)
- В Excel 2007 и новее - откройте выпадающий список Вставить (Insert) на вкладке Разработчик (Developer)
Выберите объект Кнопка (Button) :

Затем нарисуйте кнопку на листе, удерживая левую кнопку мыши. Автоматически появится окно, где нужно выбрать макрос, который должен запускаться при щелчке по нарисованной кнопке.

Создание пользовательских функций на VBA

Создание пользовательских функций или, как их иногда еще называют, UDF-функций (User Defined Functions) принципиально не отличается от создания макроса в обычном программном модуле. Разница только в том, что макрос выполняет последовательность действий с объектами книги (ячейками, формулами и значениями, листами, диаграммами и т.д.), а пользовательская функция - только с теми значениями, которые мы передадим ей как аргументы (исходные данные для расчета).

Чтобы создать пользовательскую функцию для расчета, например, налога на добавленную стоимость (НДС) откроем редактор VBA, добавим новый модуль через меню Insert - Module и введем туда текст нашей функции:

Обратите внимание, что в отличие от макросов функции имеют заголовок Function вместо Sub и непустой список аргументов (в нашем случае это Summa). После ввода кода наша функция становится доступна в обычном окне Мастера функций (Вставка - Функция) в категории Определенные пользователем (User Defined) :

После выбора функции выделяем ячейки с аргументами (с суммой, для которой надо посчитать НДС) как в случае с обычной функцией:

Читайте также: