Sharepoint excel services что это
Вообще говоря, лишь незначительная доля проектов может быть целиком выполнена усилиями одного человека. Ведь даже такой простой проект, как строительство собачьей будки, на определенных этапах его выполнения может потребовать участия по меньшей мере двух человек. Из этого следует вывод, что важнейшим условием реализации любого проекта являются люди.
Но выполнение проектов невозможно без применения определенных технологий. Даже самые простые из них предполагают создание документации, чертежей и планов. Так, при реализации данного проекта (мы имеем в виду создание сайта, который вы читаете сейчас) с помощью текстового редактора руководитель сайта организовывал превосходно оформленную документацию планирования, менеджер составлял на своем компьютере календарный план проекта, распечатывал его и приносил на совещание, чтобы ознакомить с ним остальных исполнителей проекта. И, наконец, программы автоматизации офисных работ помогали нам лучше справляться с обязанностями руководителей проекта, давая возможность постоянно отслеживать ход его выполнения.
- понапрасну расходуется время;
- под вопросом оказывается текущее состояние документа;
- появляются дополнительные ошибки;
- не известно, кому конкретно принадлежат внесенные изменения;
- затруднено ограничение ввода информации в документ и доступа к документу;
- возможно одновременное существование нескольких документов под одним и тем же названием, что мешает определить, какие из изменений являются самыми «свежими» и самыми достоверными.
Итак, необходим какой-то способ централизации управления документами. Эта централизация позволит создать некий «пункт сотрудничества», в котором все стороны смогут получить доступ к проектной документации и воспользоваться своим правом просматривать, обновлять или модифицировать эту документацию, если таковое право обусловлено их должностными функциями и обязанностями.
Технология обеспечения совместной работы в деле под готовки документов SharePoint оказалась первой итерацией Microsoft в этом направлении. В настоящее время SharePoint носит другое название: Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Пользуясь теми или иными продуктами Office, вы можете встретить меню, в которых эта технология обозначена как Office Server. Но мы будем обозначать ее только как MOSS.
Наконец, следует отметить, что SPS обеспечивает возможность создавать разные списки и библиотеки документов. Поэтому у вас может быть список, указывающий на вполне определенные данные и доступный для просмотра лишь ограниченной группой лиц. Кроме того, вы сможете создавать для каждого конкретного продукта (например, Excel) библиотеки документов, которые также будут доступны только ограниченной группе лиц. Самую последнюю и совершенную версию SharePoint Portal Server предполагается переименовать в Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).
Это название является отражением тесной интеграции механизма SPS с Microsoft Office. Уже в течение нескольких лет у вас есть возможность пользоваться продуктами Office для непосредственного взаимодействия с порталом SPS (или установленными службами Windows SharePoint Services (WSS)) при наличии, конечно же, разрешения на это (не забывайте о процедуре идентификации). Не существует никаких других вариантов практической реализации портала, которые располагали бы программами автоматизации офисных работ столь высокого уровня. Это делает SPS лучшим на сегодня вариантом программ сотрудничества, если вам приходится решать задачи хранения документов, ного их использования и обеспечения их безопасности.
MOSS базируется на технологиях SharePoint, но предлагает более эффективные способы совместного использования данных, чем ее предшественник, и в настоящее время полностью интегрирована со всеми продуктами Microsoft Office.
Что такое портал
Порталы предоставляют возможность программистам и администраторам добавлять небольшие фрагменты кода, обычно называемые портлетами (но в случае SharePoint — Web Parts, т.е. «частями Web»), которые выполняют определенные функции. Например, на My Yahoo! вы можете подписаться на услугу stock ticker (биржевой аппарат, передающий котировки ценных бумаг) и получать свою любимую ежедневную информацию, а также местные прогнозы погоды. Существуют и другие портлеты, которыми можно экипировать портал.
Кроме того, порталы поддерживают функцию «подписки» на определенные документы. Предположим, что вы являетесь постоянным читателем научного раздела на своем любимом интернет-портале или хотите знать, когда в вашем магазине появится моющий пылесос. В таком случае вам следует оформить подписку на этот раздел портала и задать соответствующие ключевые слова. Все остальное произойдет как по мановению волшебной палочки.
Некоторые порталы наделены интерактивными способностями и позволяют организовать сотрудничество между пользователями. Вы можете в режиме реального времени принять участие в конференции с другими пользователями, обменяться с ними документами, а в некоторых случаях даже провести видеоконференцию между собой.
Базовыми элементами порталов являются идентификация, портлеты, подписки и сотрудничество. Существует еще один важный элемент, которым располагают некоторые порталы: цепочки утверждения документов — то, что мы называем потоком работы. Идея таких цепочек заключается в следующем. Допустим, есть некий важный документ, который должен быть завизирован несколькими лицами. От вас требуется создать этот документ и сформировать цепочку, по которой он будет передаваться.
Иными словами, когда вы слышите о порталах, вы сразу же вспоминаете о документах. Вместо того чтобы читать некий статический HTML-документ на обычной Web-странице, воспользуйтесь возможностями современных интернет-технологий для включения документов в портал и даже задействования механизма автоматизированного ознакомления и утверждения документа.
Резюмируем три варианта SPS, которые могут встретиться в вашей работе.
- SPS 2003 — продукт типа «полный портал».
- WSS — бесплатные загружаемые службы SharePoint, установленные на сервере Windows Server 2003 администратором вашей локальной сети.
- MOSS — SPS 2007, переименованный в Microsoft Office SharePoint Server, который также устанавливают на сервере Windows Server 2003.
Прежде чем перейти к рассмотрению дальнейшего материала, вы должны запомнить следующее: базовым адресом SPS является Web-сайт исходного портала. В данном случае мы используем слово Web-сайт для обозначения исходного местоположения, на которое вы переходите с помощью своего интернет-обозревателя.
Как правило, администраторы, отвечающие за создание портала, реализуют исходный Web-сайт (возможно, с помощью дизайнеров графических средств и группы разработчиков Web-сайтов) и создают вложенные сайты. Однако на данной фазе они передают право администрирования вложенными Web-сайтами вам, позволяя управлять их содержимым, а также создавать и наполнять другие Web-сайты, вложенные в эти.
Следует помнить и о том, что помимо SPS фирма Microsoft включилав состав Windows Server механизм обеспечения сотрудничества, назвав его Windows SharePoint Services (WSS). Существующая ныне вторая версия WSS (впрочем, вскоре ожидается появление новой версии) представляет собой достаточно экономичное решение для тех, кому необходимо обеспечить сотрудничество и обмен информацией, не прибегая к развертыванию такого универсального продукта, как SPS, рассчитанного на использование в масштабе целого предприятия.
В наших материалах мы будем использовать еще два термина, которые требуют предварительного разъяснения.
- Office Server. Имеется в виду технология SharePoint, реализуемая на сервере в форме, получившей название Office Server, с целью создания совместно используемого хранилища документов и портального окружения. Office Server даст возможность управлять пользователями, имеющими право доступа к этим документам («авторизованными пользователями»), а также создать централизованное хранилище для нашей проектной документации.
- Поток работ. Упоминание этого термина подразумевает ситуацию, когда определенный человек создает документ, а затем осуществляет процедуру публикации этого документа на Office Server. С этого момента документ становится доступным для других авторизованных пользователей, которые могут знакомиться с ним, вносить в него те или иные изменения и дополнения. Опубликованные таким образом документы могут извлекаться из хранилища, обрабатываться, а затем возвращаться в хранилище. Каждому из документов присваиваются соответствующие номера версий, что дает возможность в случае необходимости вернуться к одной из предыдущих версий документа. Подобный подход позволяет четко отслеживать содержимое документов и тех лиц, которые наделены правом знакомиться с содержанием документов или редактировать его.
Затраты на продукт SharePoint
Говоря о SharePoint, нельзя не затронуть тему стоимости этого продукта. Подобно другим портальным продуктам, цена допуска в SPS достаточно высока (несмотря на то, что SPS является одним из наименее дорогостоящих продуктов, доступных в наше время). В случае SPS 2003 и MOSS вы платите за серверную лицензию для каждого сервера, на котором будет функционировать этот продукт. (В SPS может обеспечиваться баланс нагрузки по всей совокупности серверов. Кроме того, в SPS иногда предусмотрен отдельный сервер, предназначенный исключительно для целей индексации содержимого документов. Обратите внимание на то, что в WSS подобная возможность индексации отсутствует; то же самое можно сказать о возможности подписки.)
Кроме того, вы должны заплатить за лицензию доступа клиента (Client Access License — CAL) для каждого пользователя, который будет пользоваться данным порталом. В отношении CAL используется система доверия: SPS не проверяет наличие лицензии. Наш собственный опыт свидетельствует о том, что CAL Microsoft SPS относятся к числу самых дорогостоящих лицензий для конечного пользователя. Эта цена за висит от типа лицензионного соглашения (Enterprise, Select и др.), заключаемого с Microsoft, однако вам следует заранее приготовиться к тому, что цена CAL для каждого пользователя такой системы может составить 50 долл. и более.
В WSS отсутствуют затраты на приобретение серверных лицензий (если вы приобрели лицензию на использование Windows Server), что дает вам возможность сэкономить несколько тысяч долларов. Однако CAL вам понадобятся в любом случае. WSS соответствует правилам лицензирования Windows Server. Если вы приобрели лицензию, которая требуется для Windows Server, значит, у вас не должно возникнуть проблем с лицензией на WSS.
Самая последняя версия SharePoint Technologies интегрирована в Microsoft Office 2007 и включает два самостоятельных элемента: MOSS и Office. Базовая идея выглядит следующим образом.
Существует несколько продуктов Office, которые можно истолковывать как продукт «Office Server». Например, вы должны учитывать, что среди продуктов Office Server существует продукт Office Groove Server. Каждый раз, когда упоминается Office Server, мы имеем в виду именно MOSS, а не какие-то другие продукты.
Мы преследуем две главные цели: ознакомить вас с принципами эффективного управления проектами и показать, как можно управлять всем проектом с помощью Excel. Помните, что вся наша работа в рамках Excel будет храниться в MOSS, где ею могут воспользоваться другие участники проекта. Кроме того, следует учитывать, что точно такие же пункты меню присутствуют и в WSS. Мы решили продемонстрировать вам работу MOSS как флагманского продукта Microsoft, предназначенного для совместного использования с Office. Таким образом, наша сверхзадача заключается в том, чтобы показать, как осуществлять эффективное управление проектами с помощью самых современных инструментов сотрудничества.
Службы Excel это приложение службы, позволяющее загружать, вычислять и отображать книги Microsoft Excel в Microsoft SharePoint. Службы Excel впервые представлено в Microsoft Office SharePoint Server 2007.
С помощью Службы Excel можно повторно и совместно использовать книги Excel на порталах и панелях мониторинга SharePoint. Например, финансовые аналитики, бизнес-планировщики или инженеры могут создавать содержимое в Excel и предоставлять его для общего доступа с помощью портала и панели мониторинга SharePoint без написания пользовательского кода. Можно управлять отображением данных и поддерживать единую версию книги Excel. Есть четыре основных интерфейса для Службы Excel:
Веб-часть Excel Web Access, которая позволяет просматривать динамическую книгу и взаимодействовать с ней через браузер
Веб-службы Excel для программного доступа.
Объектная модель ECMAScript (JavaScript, JScript) для автоматизации и настройки, контроля элемента управления Веб-клиент Excel, помощи в создании более удобных интегрированных решений, а также для предоставления пользовательских функций для расширения возможностей объектной модели ECMAScript (JavaScript, JScript).
Интерфейс REST API для доступа к частям книг непосредственно по URL-адресу
Функция интерактивного представления Excel отключена. Сведения об удалении этой функции из вашего веб-сайта см. в разделе Удаление интерактивное представление Excel из веб-страницы.
Вы также можете расширять службы вычислений Excel с помощью пользовательских функций (UDF).
Дополнительные сведения о службах вычислений Excel см. в статье Архитектура служб Excel.
С помощью служб Excel вы можете просматривать динамические интерактивные книги, используя только браузер. Это означает, что вы можете сохранять книги Excel и взаимодействовать с ними на сайтах портала.Крме того, вы можете работать с данными в Excel, сортируя, фильтруя, развертывая или свертывая сводные таблицы, а также передавая в них параметры. Благодаря этому можно выполнять анализ опубликованных книг. Вы можете работать с книгой, не изменяя опубликованную книгу, что удобно для авторов и потребителей отчетов. Службы Excel поддерживают книги, подключенные к внешним источникам данных. Вы можете внедрять строки подключения к внешним источникам данных в книгу или сохранять их централизованно в файле библиотеки подключений к данным. Вы также можете делать выбранные ячейки на листах редактируемыми, превратив их в именованные диапазоны (параметры). При сохранении в службы Excel элементы, которые вы сделали видимыми, отображаются в области Параметры в Excel Web Access. Вы можете изменять значения этих именованных диапазонов в области Параметры и обновлять книгу. Кроме того, с помощью веб-части фильтра портала вы можете выполнять фильтрацию в нескольких веб-частях (в Excel Web Access и веб-частях других типов).Тем не менее вам не удастся использовать службы Excel для создания книг или редактирования существующих. Создать книгу для использования в службах Excel можно с помощью Microsoft Excel 2013.
Microsoft Excel Online, часть Office Online, также поддерживает книги Excel в браузере. Дополнительные сведения об Excel Online см. в статье Начало работы с новым Office.
Для Службы Excel также есть веб-служба. Можно использовать Веб-службы Excel для загрузки книг, задания значений в ячейках и диапазонах, обновления подключений к внешним данным, вычисления данных на листах и извлечения вычисленных результатов (включая значения ячеек, вычисленные данные книги целиком или снимок книги). В SharePoint также можно выполнять сохранение (в том числе копий) и участвовать в сеансах совместного редактирования при помощи Веб-службы Excel.
Дополнительные сведения о моментальных снимках см. в статье Получение всей книги или моментального снимка.
Службы Excel поддерживает UDF, которые можно использовать для расширения возможностей Службы вычислений Excel например, для реализации настраиваемых библиотек вычисления или для чтения данных из веб-служб и источников данных, не поддерживаемых Службы Excel.Службы Excel разработан как масштабируемый, надежный сервер корпоративного класса, предоставляющий функции и точность вычислений Excel.
Сценарии и функции
Службы Excel поддерживает множество различных сценариев и функций, некоторые из которых описаны в этом разделе.
Портал бизнес аналитики и анализ книги
Портал бизнес-аналитики отображает системы показателей и отчеты, а также позволяет пользователям просматривать данные при помощи только браузера. Функция Центр бизнес-аналитики в SharePoint Server включает в себя функциональность портала бизнес-аналитики и панели мониторинга. На рис. 1 показана панель мониторинга центра отчетов с уже настроенными библиотекой отчетов, диаграммой и ключевыми индикаторами производительности.
Кроме того, с помощью служб Excel вы можете вычислять данные на сервере. Службы Excel участвуют в работе Центра бизнес-аналитики и обеспечивают возможность вычислять и предоставлять контент на основе Excel на интегрированных панелях мониторинга бизнес-аналитики. Вы можете отобразить книгу Excel с помощью веб-части Excel Web Access, подключиться ко внешним источникам данных и взаимодействовать с данными в книге.
На рис. 1 показана панель мониторинга с веб-частью фильтра и книгами Excel, отображаемыми с помощью помощи веб-частей Excel Web Access.
Рисунок 1. Панель мониторинга с фильтром и контентом Excel
Помимо участия в интегрированных панелях мониторинга, Службы Excel также можно использовать для отображения всех или части книг Excel для предоставления пользователям возможности взаимодействия с их контентом в знакомом пользовательском интерфейсе Excel. На рисунке 2 показан отображаемый диапазон и ячейки, предоставляемые для ввода пользователем через параметры. Обозначение определенных ячеек как параметров позволяет пользователям изменять значения в этих ячейках на листе с помощью полей редактирования в правой области. Затем Службы Excel повторно вычисляет лист на основе новых значений.
Если требуется использовать определение функциональные возможности в Excel или анализировать книгу с использованием всех функциональных возможностей Excel, можно открыть книгу в Excel, нажав кнопку Открыть в Excel. Также можно открыть книгу в Excel для ее печати и для работы в автономном режиме.
Чтобы открыть книгу с помощью команды Открыть в Excel, необходимо иметь права на открытие. Дополнительные сведения см. в разделе Управление книгами, а также в статье Разрешения и уровни разрешений пользователей на сайте TechNet. Пользователи без прав на открытие могут открыть снимок в Excel.
Рис. 2. Использование панели "Параметры"
Также можно анализировать, сводить данные и взаимодействовать с ними при помощи Веб-клиент Excel.
Дополнительные сведения о Службы Excel и возможности бизнес-аналитики в SharePoint см. в документации по бизнес-аналитике в справке SharePoint Server.
Управление книгами
Возможности управления книгами и их блокировки в Службы Excel позволяют:
Сохранять только одну копию книги, которая создается и изменяется доверенным автором в централизованном, безопасном расположении, вместо хранения нескольких копий на компьютере каждого пользователя. Правильную версию листа проще найти, предоставить для общего доступа и использовать в Excel, SharePoint и других приложениях.
Обеспечивать безопасность и защиту моделей книг и внутренних данных. Можно предоставить пользователям права только на просмотр, чтобы ограничить доступ к книге. Например, можно запретить пользователям открывать книгу в Excel или ограничить их возможности просмотра книги. Пользователи могут иметь доступ к контенту книги, открытому автором для общего доступа, через браузер, но не иметь возможности открыть книгу в клиенте Excel, просматривать формулы, вспомогательный контент или другую интеллектуальную собственность, которая может содержаться в книге.
Создание снимков книги.
Приложение Службы Excel оптимизировано для большого числа пользователей и книг. Также оно может помогать при балансировке вычислительной нагрузки в ферме серверов.
Дополнительные сведения об управлении книгами с помощью Службы Excel см. в документации по SharePoint Server на сайте TechNet или в справке SharePoint Server.
Вызывают Веб-службы Excel для доступа, параметризации и вычисления книг.
Открывают, обновляют внешние данные, задают ячейки или диапазоны, повторно вычисляют, участвуют в сеансах совместного редактирования с другими приложениями или пользователя, сохраняют, а также сохраняют с изменением имени или формата.
Используют настраиваемые потоки операций для планирования операций вычисления или отправки уведомления по электронной почте. (Для этого используются возможности SharePoint, не собственная часть Службы Excel.)
Пользовательские функции (UDF)
Кроме того, можно использовать пользовательские функции Службы Excel, позволяющие с помощью формул в ячейках вызывать настраиваемые функции, написанные в управляемом коде и развернутые в SharePoint Server.
Дополнительные сведения о пользовательских функциях в Службы Excel см. в статье Understanding Excel Services UDFs.
ECMAScript (JavaScript, JScript)
Вы также можете использовать объектную модель JavaScript в службах Excel для автоматизации и настройки элемента управления веб-части Excel Web Access, а также для управления им. Вы можете использовать объектную модель JavaScript для создания более удобных и интегрированных решений.
Пользовательские функции JavaScript (UDF)
Появившиеся в службах Microsoft Excel и Microsoft SharePoint новые пользовательские функции ECMAScript (JavaScript, JScript) позволяют добавлять настраиваемые функции в Excel при использовании внедренных книг Excel с OneDrive или веб-части Excel Web Access в SharePoint. Помимо встроенных функций, используемых в Excel, вы можете добавить собственные настраиваемые функции с помощью пользовательских функций JavaScript, которые можно вызвать из внутренних формул в .
Пользовательские функции JavaScript похожи на пользовательские функции, которые можно создавать для Microsoft Excel. Разница состоит в том, что пользовательские функции JavaScript используются только в книгах, внедренных в веб-страницу, и существуют только на этой веб-странице.
Объектная модель JavaScript
API JSOM для Службы Excel теперь включает следующие функции:
Возможность перезагрузить внедренную книгу. Теперь вы можете сбросить данные внедренной книги, вернув данные из файла базовой книги.
Перемещаемые объекты, созданные пользователем. Для объекта EwaControl существуют новые методы добавления или удаления созданных вами перемещаемых объектов.
Больший контроль над видимой областью элемента управления Ewa.
Событие SheetChanged. Это событие возникает при каких-либо изменениях на листе, таких как обновление ячеек, удаление или очистка ячеек, копирование, вырезание и вставка диапазонов, отмена и повтор действия.
Включение проверки данных. Теперь вы можете проверить данные, введенные пользователем.
REST API
Можно использовать API-интерфейс REST в Службы Excel для прямого доступа к частям книги по URL-адресу. Механизмы обнаружения, встроенные в Службы Excel API-интерфейс REST, позволяют разработчиками и пользователям просматривать контент книги вручную или программно.
Дополнительные сведения об API-интерфейсе REST Службы Excel см. в статье API-интерфейс REST служб Excel.
ODATA REST
Новые функции Службы Microsoft Excel и Microsoft SharePoint. С помощью новых возможностей OData в REST API для Службы Excel можно запрашивать таблицы в книгах Excel в качестве OData. Например, для запроса метаданных Excel о доступных ресурсах в книге SampleWorkbook.xlsx с помощью вызова REST используйте приведенный ниже синтаксис.
API-интерфейс REST служб Excel 2010 документации по пакету SDK SharePoint.
Чтобы запросить метаданные о доступных ресурсах в книге SampleWorkbook.xlsx с помощью OData, используйте тот же синтаксис REST, но заменив /Model на /Odata, как показано в приведенном ниже запросе.
Здесь вы можете использовать параметры системных запросов OData, чтобы получать конкретные сведения о таблицах в книге.
ПРИМЕНЯЕТСЯ К: 2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint Microsoft 365
Службы Excel это общая служба, которую можно использовать для публикации книг Excel в SharePoint Server 2013. Опубликованными книгами можно управлять, а их безопасность обеспечивается в соответствии с потребностями организации. Книги совместно используются пользователями SharePoint Server 2013, которые открывают их в браузере. Службы Excel доступны только в корпоративном выпуске SharePoint Server 2013.
Службы Excel используются в основном для сценариев бизнес-аналитики. Книги Excel могут подключаться к внешним источникам данных для создания отчетов, которые могут публиковаться в библиотеке документов SharePoint. При открытии книги из библиотеки документов она визуализируется в браузере с помощью служб Excel. Подключение к внешним данным сохраняется и данные при необходимости обновляются. Это позволяет организовать общий доступ к отчетам в организации.
Службы Excel состоят из служб вычислений Excel, веб-части Excel Web Access и веб-служб Excel для программного доступа. Она поддерживает общий доступ, защиту, управление и использование книг Excel в браузере, предоставляя следующие возможности.
Глобальные параметры для управления книгами, к которым относятся параметры безопасности, балансировки нагрузки, управления сеансами, использования памяти, кэширования книг и подключения к внешним данным.
Надежные расположения файлов (которые позволяют определить, каким библиотекам документов доверяют службы Excel), а также параметры управления сеансами, размера книг, режима вычислений и внешних данных книг, хранимых в этих расположениях.
Обширный список надежных поставщиков данных для подключения к данным, а также возможность добавления собственных надежных поставщиков данных.
Надежные библиотеки подключений к данным, которые позволяют определить, каким библиотекам подключений к данным в ферме доверяют службы Excel.
Возможность добавления сборок пользовательских функций.
Пользователи могут взаимодействовать с книгами Excel в браузере через Службы Excel, но не могут их изменять. Доступны возможности программного изменения.
Ниже описаны сценарии, которые помогут вам понять, как использовать все преимущества служб Excel.
Общий доступ к книгам. Пользователи могут сохранять книги Excel в библиотеке документов SharePoint Server, чтобы предоставить другим пользователям доступ к серверной версии книг. При обращении к книге службы Excel загружают ее, при необходимости обновляют внешние данные и выполняют вычисления, а затем отправляют результирующее представление в браузер. Пользователь может взаимодействовать с данными Excel, выполняя сортировку или фильтрацию, разворачивая или сворачивая сводные таблицы и передавая в них параметры. Это позволяет использовать опубликованные книги для выполнения анализа. Для просмотра книги пользователю не требуется устанавливать Excel. Пользователи всегда просматривают последнюю версию книги и могут взаимодействовать с ней в браузере. Для ограничения прав доступа можно использовать разрешения безопасности.
Разработка панелей мониторинга бизнес-аналитики. Браузерные панели мониторинга можно создавать с помощью Excel, служб Excel и веб-части Excel Web Access. PerformancePoint Services может использовать книги служб Excel в качестве источника данных.
Повторное использование логики, инкапсулированной в книгах Excel, в пользовательских приложениях. Помимо браузерного интерфейса для сервера, службы Excel предоставляют интерфейс веб-служб, обеспечивающий программный доступ к опубликованным книгам для любых приложений, использующих веб-службы. С помощью этого интерфейса приложения веб-служб могут изменять значения, выполнять вычисления в книгах, а также извлекать некоторые или все книги в соответствии с заданными разрешениями безопасности.
Создание отчетов. Одна из наиболее полезных возможностей служб Excel это создание отчетов. Если опубликовать книгу с подключением к данным в библиотеке документов SharePoint и открыть к ней доступ через службы Excel, можно сделать доступными для других пользователей организации отчеты, созданные в Excel. Вместо загрузки отдельных копий на компьютеры пользователей книга может создаваться и изменяться доверенным автором в центральном расположении, которому доверяют службы Excel. Правильную версию книги легче найти, организовать общий доступ к ней и использовать ее из Excel, SharePoint Server и других приложений.
Фермы, использующие сервер Office Web Apps
Если ферма SharePoint Server интегрирована с сервером Office Web Apps и Excel Web App, функции, доступные в службах Excel, будут зависеть от настроек Excel Web App.
Excel Web App выполняется в одном из двух режимов.
Режим просмотра SharePoint. В этом режиме для просмотра книг в браузере используются службы Excel.
Режим просмотра сервера Office Web Apps. В этом режиме для просмотра книг в браузере используется Excel Web App.
В следующей таблице представлены функции бизнес-аналитики, доступные в службах Excel в каждом режиме.
«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…
Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:
- Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
- Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).
В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.
Office Online
Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.
Word Online
Excel Online
В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.
PowerPoint Online
PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.
Настольная версия Office
Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.
MS Word
При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.
Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.
Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.
MS Excel
В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –
либо встать в очередь —
MS PowerPoint
Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.
Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).
Мобильные устройства
Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App
При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.
Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.
Microsoft Excel App
Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Выводы
В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).
В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.
Читайте также: