Сделать теневую копию ost файла при открытом outlook

Обновлено: 23.01.2025

Как можно скопировать монопольно открытые файлы, например pst и другие?
Вручную не дает копировать.
Смотрю разные программы для создания бэкапов.
Acronis не берет.
Cobian не хочу использовать, т.к. прога брошена разработчиком еще в 2012-м и новых версий много лет нет.
Exiland Backup Standard - не понятно, изучаю пока.

Для надежности можно продублировать резервную копию по FTP, SFTP на другой сервер или сетевой диск. Можно даже вместе с отчетом прислать на почту саму резервную копию (ZIP-файл, если размер до 10 МБ). Если вам не требуется сжатие, то копировать файлы можно в 10-12 потоков (что существенно ускоряет создание резервной копии).

Также, в Exiland Backup можно настроить ротацию бэкапов (чтобы старые копии удалялись автоматически и не занимали место на диске). Поддерживается Full (полная), Incremental (добавочная), Differential (разностная) и синхронизация папок между локальными, сетевыми, FTP/SSH серверами.

У wbadmin есть тоже преимущества - его ставить не надо.

ЗЫ. "то копировать файлы можно в 10-12 потоков (что существенно ускоряет создание резервной копии)" на обычном ПК это означает - висим и курим бамбук.

"можно настроить ротацию бэкапов (чтобы старые копии удалялись автоматически и не занимали место на диске)" дык следует сначала ознакомиться с возможностями wbadmin, а потом ужо петь осанну.

Первый способ - слишком жесткий и не всегда возможен, т.к. иногда для снятия задачи (kill process) в Диспетчере задач требуются повышенные привилегии. К тому же, целостность данных не гарантирована, поскольку во время жесткой выгрузки процесса из памяти этот процесс может производить запись на диск и тогда файл останется поврежденным (недописанным).

Если вы сталкивались с проблемой копирования занятых файлов, которые в данный момент используются другим приложением (т.е. заблокированными), то эта статья для вас. В файловой системе существуют так называемые монопольные блокировки файлов, которые недоступны даже для чтения другими приложениями.

Примеры открытых файлов:

файлы MS Outlook (*.pst, *.ost)
файлы MS Exchange Server
диски виртуальных машин - Virtual Hard Disk (файлы VHD, VHDX)
файлы MS SQL Server (*.mdf, *.ldf)
файлы MS Access (*.mdb, *.ldb)
файлы MS Word, MS Excel (*.docx, *.xlsx)
файлы NTUSER.dat в папке с профилями пользователей C:\Users
и другие

Например, в MS Outlook все ваши данные (почта, контакты, задачи, календарь) хранятся в файле вида:
"C:\Users\<Ваш профиль>\Documents\Файлы Outlook\[email protected]"
или
"C:\Users\<Ваш профиль>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\[email protected]",
в зависимости от настроек, расположенных в меню "Файл -> Настройка учетных записей", вкладка "Файлы данных".

Процесс не может получить доступ к файлу, так как этот файл используется другим процессом.

(The process cannot access the file because it is being used by another process).

или текст ошибки может выглядеть немного иначе:

0x80070021: Процесс не может получить доступ к файлу, так как часть этого файла заблокирована другим процессом (Отказано в доступе).

0x80070021: The process cannot access the file because another process has locked a portion of the file (Access denied).

Ошибка копирования файла, если файл занят другим процессом

Решение проблемы резервного копирования занятых (открытых) файлов

Существует 2 способа:

Перед созданием дубликата файлов закрыть программу, которая использует эти файлы. Например, вы можете жестко закрыть MS Outlook ("убить" процесс), используя команду: taskkill /im outlook.exe /f
Использовать Volume Shadow Copy для "горячего" копирования открытых файлов (заблокированных файлов).

Второй способ - более гуманный, так как использует технологию теневого копирования тома Volume Shadow Copy от Microsoft и гарантирует целостность данных на диске.

Ниже будет рассмотрен способ создания копии файлов "на горячую", которые используются другим приложением, то есть 2 способ с помощью утилиты Exiland Backup Professional.

Скачайте демо-версию Exiland Backup Professional.
Далее рассмотрим как делать бэкап залоченных файлов

Что такое горячее или теневое копирование (shadow copying)?

Теневое копирование - это технология Microsoft, которая позволяет копировать файлы, занятые другим приложением. Это возможно благодаря созданию мгновенного снимка файловой системы (Shapshot), в то время как файловая система продолжает работать в штатном режиме без каких-либо блокировок. Таким образом, процесс создания дубликата возможен без прерывания работы текущих приложений. Служба теневого копирования VSS - Volume Shadow Service работает фоном и осуществляет доступ к данным на диске, даже если файл в этот момент используется другим приложением. Целостность данных при этом не нарушается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!. Технология Volume Shadow Copy относится ко всему диску целиком, а не к отдельным файлам на диске, таким образом, вы не сможете создать теневую копию какого-либо отдельного файла. Тем не менее, вы можете сначала создать копию всего тома, затем подключить ее в системе как отдельный логический диск, например, Z:\ и после этого выборочно скопировать нужные вам файлы с этого диска (из shadow копии).

Где хранятся теневые копии и сколько занимают места?

Теневые копии тома, как правило, хранятся в скрытой системной папке "System Volume Information", расположенной в корне каждого диска. Размер одной теневой копии диска составляет около 100-300 МБ, что значительно меньше суммарного объема данных, хранящихся на диске. Место под хранение таких копий на диске отведено системой заранее и вам не нужно об этом беспокоиться.

Как Exiland Backup Professional копирует залоченные файлы

В программе Exiland Backup, начиная с версии 4.9, резервное копирование открытых файлов, таких как MS Outlook (pst, ost), MS Access (*.mdb), MS SQL Server (*.mdf) и других полностью автоматизировано. Если у вас нет глубоких знаний операционной системы или вы просто хотите сэкономить время, используйте Exiland Backup. Утилита взаимодействует со службой теневого копирования, встроенной в операционную систему Windows.

Алгоритм горячего бэкапа в Exiland Backup достаточно простой:

сначала программа создает временную теневую копию тома (слепок файловой системы - snapshot), из которого необходимо скопировать файлы.
затем созданная копия подключается как логический диск
производится копирование выбранных файлов с подключенного диска (из теневой копии) в папку назначения
удаление этой временной копии.

Как настроить копирование файлов Outlook (PST, OST), не закрывая Outlook у пользователей

При создании задания вы указываете исходные файлы и папки. Если вы знаете, что исходные файлы во время создания бэкапа могут использоваться другим приложением, то установите опцию "[x] Использовать теневое копирование VSS (Volume Shadow Copy) для диска", как показано на скриншоте ниже. Если исходные данные расположены на нескольких дисках, то программа предложит создание теневых копий для нескольких томов поочередно.

Процесс копирование открытых файлов

Во время выполнения задания в журнале будет видно, что программа сначала создает временную теневую копию диска C, затем копирует из нее данные, а после выполнения задания удаляет ранее созданную shadow копию, чтобы она не занимала место на диске. Пример журнала выполнения задания показан ниже.

Таким образом, нам удалось создать резервную копию нужных нам залоченных файлов "нагорячую" благодаря поддержки VSS в Exiland Backup Professional. Главное удобство в том, что не нужно никого "выгонять" из программ - копирование происходит незаметно для пользователя.

В почтовом ящике выберите Создать элемент > Другие элементы > Файл данных Outlook.

Введите имя файла.

Чтобы задать пароль, установите флажок Добавить дополнительный пароль.

Если установлен пароль, его нужно будет вводить при каждом открытии файла данных — например, когда запускается Outlook или когда файл данных открывается в Outlook.

О файлах данных Outlook (PST и OST)

При первом запуске Outlook необходимые файлы данных создаются автоматически.

Иногда возникает необходимость создать дополнительные файлы данных. Файлы данных Outlook (PST) сохраняются на компьютере в папке Документы\Файлы Outlook.

Если ваш почтовый ящик почти заполнен, некоторые элементы можно экспортировать в файл данных Outlook (PST). Эти файлы также можно использовать для создания архивов, файлов проектов и резервных копий из любой учетной записи Outlook.

Файлы данных Outlook (PST) используются для учетных протокол POP3 электронной почты

Совет: Если размер Файл данных Outlook (PST), это может замедлить синхронизацию OneDrive и показать "Обработка изменений" или "Файл используется". Узнайте, как удалить PST-файл данных Outlook из OneDrive.

Автономные файлы данных Outlook сохраняются на диске :\Users\имя пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

О файлах данных Outlook

Outlook использует файл данных для сохранения элементов на компьютере в файле личных папок Outlook (PST). С помощью учетной записи Microsoft Exchange элементы обычно доставляются на почтовый сервер и сохраняются на этом сервере.

OST-файлы Outlook применяются только в том случае, если у вас есть учетная запись Exchange и вы работаете в автономном режиме или используете режим кэширования Exchange.

При первом запуске Outlook необходимые файлы данных создаются автоматически.

Создание PST-файла в формате Outlook 2003/Office Outlook 2007

По умолчанию Outlook создает PST-файл в самом новом формате, который поддерживает файлы больших размеров и наборы знаков Юникода. Файлы такого формата нельзя открыть с помощью Microsoft Outlook 97, 98, 2000 или 2002.

В меню "Файл" выберите пункт "Новый",а затем выберите "Файл данных Outlook".

Щелкните файл личных папок Office Outlook (PST)и нажмите кнопку "ОК".

В диалоговом окне "Создание или открытие файла данных Outlook" в поле "Имя файла" введите имя файла и выберите "ОК".

В диалоговом окне "Создание личных папок Майкрософт" в поле "Имя" введите отображаемую папке PST-папку.

Примечание: Это поможет различать PST-файлы данных Outlook. Рекомендуем выбрать имя, которое имеет значение.

Если вы хотите защитить файл данных паролем, в поле "Пароль"введите пароль в текстовых полях "Пароль" и "Проверка пароля".

Примечание: По соображениям безопасности при вводе пароля на экране отображаются только точки.

Советы по паролям

Выберите содержательное имя.

При этом выберите пароль для этого файла данных. Если вы не хотите, чтобы каждый раз при его открытие вводить пароль к файлу, выберите его в списке паролей.

Пароль может содержать до 15 символов.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27.

Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Даже если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на тот случай, если PST-файл потребуется открыть на другом компьютере. Устанавливать этот флажок следует только при условии, что ваша учетная запись пользователя Windows защищена паролем и никто другой не имеет доступа к учетной записи вашего компьютера.

Важно: Ни корпорация Майкрософт, ни поставщик услуг Интернета, ни администратор электронной почты не имеют доступа к этому паролю. Если вы забудете его, они не смогут помочь вам восстановить содержимое PST-файла.

Имя папки, связанной с сохраненным файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папке назначено имя "Личные папки".

Создание PST-файла в формате Outlook 97–2002

Чтобы получить файл данных, совместимый с Outlook 97, 98, 2000 или 2002, необходимо создать файл личных папок (PST-файл) Outlook 97–2002. Формат этого PST-файла такой же, какой использовался в Outlook 97, 98, 2000 и 2002.

В меню "Файл" выберите пункт "Новый",а затем выберите "Файл данных Outlook".

Щелкните файл личных папок Outlook 97–2002 (PST)и нажмите кнопку "ОК".

В поле "Имя файла" введите имя файла и выберите "ОК".

В поле "Имя" введите отображаемую папке PST-папку.

Если вы хотите защитить файл данных паролем, в разделе Пароль введите свой пароль в текстовых полях Пароль и Подтверждение.

Примечание: По соображениям безопасности при вводе пароля на экране отображаются только точки.

Советы по паролям

Пароль может содержать до 15 символов.

Имя папки, связанной с сохраненным файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папке присваивается имя "Личные папки".

Мне нужно скопировать файл .ost, когда Outlook открыт.

Microsoft объясняет это дизайнерское решение: сохранение изменений в .ost-файлах в теневых копиях является дорогостоящим с точки зрения пространства и активности ввода-вывода. Влияние производительности не возникает во время самой резервной копии изображения - единственная дополнительная работа во время резервного копирования - это резервное копирование файла .ost в качестве части изображения. Вместо этого, влияние производительности происходит во время текущего ежедневного ввода-вывода в OST-файл, когда Outlook работает. Если изменения .ost были сохранены в теневых копиях, то каждый раз, когда Outlook записывает в .ost-файл, результатом является запись ввода-вывода на запись (2 записи, 1 чтение). Хотя мы работали над уменьшением влияния копирования-на-записи на теневые копии, сильно пострадали файлы, такие как .ost-файл, все еще могут вызвать проблемы. По этим причинам и тот факт, что.ost файлы могут быть восстановлены, мы решили удалить файлы .ost из теневой копии до создания изображения . Даже если проблемы с производительностью не существовали, бывают ситуации, когда Exchange, после восстановления .ost, обнаруживает «будущее» версию файла .ost и принудительно удалить и затем восстановить локальный файл .ost. Поэтому, все же предпочтительнее регенерировать файл .ost вместо его восстановления.

Таким образом, я не могу создать теневую копию файла .OST, и я не могу ее скопировать. Что мне делать?

Это действительно зависит от того, почему вам нужно создать копию файла OST. Он никогда не может использоваться автономно - он доступен только в профиле, используемом для его создания. Он не может быть скопирован на другую машину и не может использоваться в другом профиле на одном компьютере. Поставщик MSEMS воссоздает файл OST, если он отсутствует. Это по дизайну.

Вы можете контролировать это поведение:

HKEY_LOCAL_MACHINE SYSTEM CurrentControlSet Control BackupRestore FilesNotToSnapshot

Читайте также: