Сделать акты выполненных работ в эксель автоматически
Я сделал «Автогенератор исполнительной документации» на основе таблиц Excel. Пригодится инженерам ПТО и прорабам, которым нужно выпускать исполнительную документацию в строительстве. У документов принята своя специфика заполнения, которую я старался учесть.
- акты освидетельствования скрытых работ (АОСР),
- акты освидетельствования ответственных конструкций (АОК),
- реестры актов, сертификатов, исполнительных схем и титульные листы исполнительной документации (ИД).
- Сразу ведётся полный реестр актов: видно какие акты уже есть, каких ещё нет.
- Видно, что уже заполнили в акте, а что ещё нет. Пустая ячейка укажет на то, что не заполнено.
- Все заполняемые поля акта перед глазами.
- Реквизиты и приказы ответственных лиц вводятся только один раз. Если вдруг приказ или реквизиты изменились, не нужно переделывать все акты. Достаточно внести правку в одном месте.
- !! Акты ответственных конструкций (АОК) создаются автоматически из актов на скрытые работы. Автоматически вписываются все АОСР, исп. схемы и сертификаты.
- !! Реестры к исполнительной документации создаются автоматически.
- Актам автоматически присваивается уникальный шифр.
- Есть пополняемый перечень часто используемых материалов. Например, на объект завезли партию арматуры. Вносим номер сертификата один раз и при заполнении просто выбираем из списка.
Пишите здесь отзывы о работе автогенератора.
Чтобы Автогенератор не выдавал ошибку как в этом посте, перед первым запуском макросов откройте в ворде шаблоны АОСР.docx, АОК.docx, ТитулИД.docx, разрешите редактирование и закройте.
UPD: Обновил версию до 2.4, вот что изменилось.
Для тех, кому нужно сделать акты по старой форме — осталась версия 2.2.2.
Последний раз редактировалось Simon13, 04.10.2016 в 15:48 . А вы сами пользовались своей разработкой на объекте?Разрабатывал систему на примере конкретного объекта, но не было возможности воспользовался, т.к. нахожусь в сфере заказчика. Самому интересно получить отзывы от пользователей: работает или нет, насколько можно приспособить к разным объектам, что ещё добавить.
Идея разработки возникла из-за постоянных ошибок генподрядчика в актах освидетельствования отсветственных конструкций. Долго думал как можно это автоматизировать, придумал Автогенератор.
Небольшое уточнение насчет самого кода. Когда подключаетесь к внешнему приложению - то желательно делать обертку-контроль ошибок
Делал, но в небольших объёмах.
KarpAS, не могу понять почему вы спрашиваете. Наверное есть какие-то замечания по представленной схеме работы?
KarpAS, не могу понять почему вы спрашиваете. Наверное есть какие-то замечания по представленной схеме работы? Доброго времени суток.Спасибо за великолепный шаблон, давно такой искал. Есть несколько вопросов. У нас долгий объект строительства и за время стройки несколько раз поменялись подписанты (фамилии. названия должностей, номера приказов и т.д.). Возможно ли добавить функцию подстановки подписанта в АОСР в зависимости от даты подписания акта.
Далее вопрос как отредактировать шаблон АОСР. У технадзоров семь пятниц на неделе и как следствие-"тут пишите курсивом,тут с большой буквы,тут вообще ничего не пишите и т.д. В каждом акте (вордовском) менять неудобно. Заранее благодарен за ответ. Возможно ли добавить функцию подстановки подписанта в АОСР в зависимости от даты подписания акта.
Либо второй вариант. Как только человек поменялся — создавайте в папке копию файла "Автогенератор ИД 2.1.xlsm", и в "Людях" вписывайте уже нового человека.
Сам файл "Автогенератор ИД 2.1.xlsm" можно переименовывать как угодно, можно сделать несколько копий, например "Участок_1.xlsm", "Участок_2.xlsm" и т.д. Главное чтобы шаблоны лежали в той же папке.
Ничего сложного. Открываете шаблон, меняете форматирование как нужно и сохраняете. "АКТ.docx" — шаблон АОСР, "АОК.docx" — шаблон АОК. Главное не удалять проставленные закладки. Последний раз редактировалось Simon13, 03.03.2016 в 15:48 .Не то чтобы пригодилось,а просто огонь! Мучился с этой проблемой издавна. (есть коммерческие версии типа Овербосса, коммерческие, дак еще и кривые).Ваша понятна в использовании и функциональна, Вам её чуток доработать и можно продавать )
С шаблоном попробовал, получается вроде,буду разбираться дальше (тот я еще специалист)). С подписантами я имел в ввиду, чтобы они автоматически подставлялись в акты в зависимости от даты подписания акта.
Я Вам чуть позже, если позволите, напишу подробное письмо с вопросами/пожеланиями ) по пунктам, надеюсь вопросов станет значительно меньше после того как разберусь с шаблоном.
Огромное спасибо за ответ.
15 ч. -----
Доброго времени суток. И добавлять подписантов вручную и создавать копии по датам способы жизненные, но ситуация такова что акты имеют сквозную нумерацию, вне зависимости от подписантов. То есть "Работы" какие то (предположим их 50 шт =50 АОСР ) начались 01.01.15, закончилась 01.01.16 соответственно образовалось 50 актов соответственно №1,№2,№3,№n. №50. Технадзор -"Х" с 01.01.15 приказ №1 от 01.01.15, с 02.02.15 на него же приказ №2 от другого числа, с 05.05.15 приказ №3 на него же от 05.05.15 и т.д. Представитель заказчика-"Y" то же самое- в разные периоды строительства разные люди, либо разные на них приказы.Соответственно если разбивать на разные файлы, то и нумерация АОСР и АООТ будет в каждом файле начинаться с №1 Каждый раз вставлять вручную трудоемко, но можно.
Отсюда вопрос, можно ли таким образом построить вкладку "ЛЮДИ", чтобы они вставлялись автоматически в зависимости от даты подписания акта (АОСР либо АООТ). Типа создать там табличку- " с такого числа то по такое-этот подписант, с такого по такое-другой , чтобы данные из этой таблицы вставлялись в поля вкладки "ЛЮДИ", а оттуда соответственно в акты.
Задача, наверное, непростая, но повторюсь работать на Вашем шаблоне можно уже замечательно и так. Огромное спасибо. Если задача решаемая, то вообще супер.
Еще одна проблема того же примерно рода-делим АОСР/АООТ по разделам проекта -АР,КР,КЖ,ОВ,ВК и т.д. (ИД сдается и нумеруется томами по разделам )-соответственно нумерация актов по разделам. Для удобства каждый раздел делим по КСкам , КС2_№1-АОСР№1 по № предположим 5; КС2_№2-АОСР№6 по № предположим 13 и т.д. Вопрос-можно ли в пределах одного файла ввести какие то подразделы? То есть в основной вкладке идут идут строки с данными (работа,даты,материалы и т.д.), а потом в какой то момент между ними строка разделитель с объединенными ячейками и названием в ней подраздела _например КС2-№1 от 01.01.16.,а ниже пошли работы к этой КСке, далее опять строки с данными ,потом опять разделитель-КС2-№2 от 01.02.2016. и т.д. и при этом чтобы нумерация АОСР чтобы была сквозная , т.е. начиналась с первой даты и так и шла далее вне зависимости от делений на разделы. Но, повторюсь, без этого тоже можно работать на Вашем великолепном шаблоне, если решаемо то супер
Заранее благодарен за ответ
| Ничего сложного. Открываете шаблон, меняете форматирование как нужно и сохраняете. "АКТ.docx" — шаблон АОСР, "АОК.docx" — шаблон АОК. Главное не удалять проставленные закладки. |
2.А также иные представители лиц, участвующих в освидетельствовании: -Добавить в шаблон поля из Экселя "Подрядчик"-название/должность/приказ.Так же добавить соответствующие поля
в нижней части акта.(выделено синим)
3.произвели осмотр работ, выполненных -вставить поле "Субподрядчик"(зелёное)
4.Приложения: -Прихоть наших технадзоров чтобы в этом пункте перечислялись : название исполнительной схемы ,сертификаты- в столбик с нового абзаца как в примере.Наверное тоже нужно вставить сцепленные поля какие то из Экселя штук 10 в столбик (либо чтобы строки добавлялись в зависимости от количества сертификатов перечисленных выше)
Небольшое уточнение насчет самого кода. Когда подключаетесь к внешнему приложению - то желательно делать обертку-контроль ошибок
Как известно, табличный редактор Excel используется для работы с табличными данными, а текстовый редактор Word для работы с текстами. И одно и другое приложение широко используются пользователями для подготовки различного рода документов, таких как договоры, сметы, акты выполненных работ, квитанции, путевые листы, доверенности и так далее. Кроме того, зачастую различные реестры и базы данных с информацией по клиентам, продавцам, покупателям, поставщикам и подрядным организациям создаются в приложении Excel, а сами данные из этих реестров используются для составления документов и заполнения шаблонов в текстовом редакторе Word. Далее рассматриваются варианты автоматизации при заполнении документов данными из рабочих книг Excel.
Заполнение бланков Excel данными активного рабочего листа
Большое количество документов создается пользователями в табличном редакторе Excel, это всевозможные приказы, ведомости, графики, журналы, ордера, акты, чеки, счета и счет-фактуры. Все это изобилие документов требует своего заполнения. Какие-то бланки заполняются специальными программами по учету финансово-хозяйственной деятельности, такими как 1С или SAP, какие-то просто распечатываются для дальнейшего заполнения их вручную, а какие-то требуют своего заполняются на компьютере с последующей печатью. Достаточно часто возникает необходимость сформировать сразу несколько документов, в которых используются одни и те же данные, например счет, счет-фактура и акт выполненных работ.
Процесс заполнения бланков документов в Excel можно автоматизировать. Одним из способов автоматизации является использование надстройки для заполнения подготовленных бланков документов.
Надстройка для Excel позволяет выбрать как один, так и несколько бланков документов и быстро заполнить их данными активного рабочего листа, предварительно подготовленными для этого.
Заполнение бланков Excel исходными данными по списку
В случаях, когда в качестве исходных данных используется готовый список значений, можно использовать надстройку, которая заполняет выбранные бланки и шаблоны по каждой строке списка в отдельности. Эта надстройка отличается от описанной выше программы тем, что предыдущая надстройка заполняет бланки документов одним набором исходных значений, а эта программа осуществляет заполнение документов сразу по всему списку данных. Если нужно запустить процесс заполнения не по каждой строке, а по каким-то отдельным, то используются стандартные фильтры Excel.
Надстройка также позволяет выбирать сразу несколько шаблонов для заполнения.
Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.
Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:
Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" - "Тема"
Автоматизация формы
Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это - сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.
Дата договора
В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).
Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:
Сумма договора
Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.
Срок прописью
Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.
В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.
Заполнение заказчика
Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.
Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.
Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.
Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.
Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.
Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы - название таблицы со справочником форм.
Результат выглядит следующим образом:
Склонение ФИО подписанта
Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:
Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.
Склонение должности и других фраз
Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:
Итоговая форма
В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.
Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.
Эта статья особенно актуальна для инженеров ПТО, т. к. позволит автоматизировать свой труд по заполнению актов скрытых работ, используя пакет приложений Microsoft Office. Если вы не инженер ПТО, то ничего страшного, т. к. описанная здесь методика полезна в решении самых разных задач, где нужно заполнить большое количество бланков.
Бланк акта освидетельствования скрытых работ
Для начала заполним все те поля, которые в ходе работы не будут меняться.
Те поля, которые будут меняться я пометил красным цветом. Это будет выглядеть так:
Далее открываем MS Excel, и создаем таблицу, в шапке которой указываем название меняющихся полей (которые мы пометили красным цветом):
Заполним несколько строчек данной таблицы по общему журналу работ, например, в моем случае для фундамента Фм-1 в/о Ж/2:
Слияние выполняется в 6 этапов:
Не обращайте внимание на то что название поля слишком велико и некрасиво сползает.
Этот этап повторяем для каждого нашего изменяющегося поля.
Макет акта скрытых работ
Этап 5. Просмотр писем. Данные из таблицы Excel вставились в наш акт. Кнопками << и >> можно переключать строки из табл. Excel, тем самым просматривая разные акты.
Этап 6. Завершение слияния. Закрываем мастер слияния.
Очевидные плюсы такого метода работы:
1) Не нужно хранить сотни актов в разных файлах, тратя время на их редактирование.
2) В таблице очень удобно можно просмотреть хронологию работ.
3) Довольно быстрое внесение изменений в записи.
4) Быстрая замена бланка акта, допустим неправильно написали фамилию мастера, пару щелчков и изменение будет внесено во всех актах одновременно.
Читайте также: