Самая большая таблица excel

Обновлено: 06.01.2025

Обработка больших объемов данных. Часть 3. Сводные таблицы

Вложения:

nwdata_cube.zip	[OLAP-куб]	57 kB
nwdata_pivot.xls	[Примеры сводных отчетов]	483 kB
nwdata_pivot.zip	[Версии сводных отчетов]	292 kB

Третья статья, посвященная обработке больших объемов данных с помощью Excel, описывает преимущества использования сводных таблиц. Вообще, эта статья должна была быть первой в цикле, если говорить о пользе того или иного метода работы. Действительно, интерфейс сводных таблиц специально создавался для анализа больших объемов данных, которые могут храниться не только в диапазонах электронных таблиц, но и во внешних источниках данных. Понимание принципов работы и практическое использование сводных таблиц позволяет существенно оптимизировать повседневную работу экономистов. Повышение уровня анализа данных, в свою очередь, ведет к улучшению управляемости компании и принятию верных управленческих решений менеджерами различных уровней.

Общетеоретические вопросы по работе со сводными таблицами и многомерным анализом данных описаны в другой статье на нашем сайте.

Здесь остановимся подробнее на конкретных методах обработки данных при помощи интерфейса сводных таблиц. В качестве примера используйте файл nwdata_pivot.xls.

Использование сводных таблиц

Выборка уникальных значений

Одной из самых популярных задач, решаемой при помощи сводной таблицы – это выборка уникальных значений из списка или массива данных. Использование интерфейса сводной таблицы позволяет решить эту задачу самым «элегантным» способом – без использования формул.

В примере на листе Выборка показан список стран и количество упоминаний в массиве данных.

В поле данных необходимо, чтобы стоял вид операции – «количество». Этот параметр позволяет обрабатывать в области данных сводной таблицы нечисловые поля исходных данных. Альтернативой операции подсчета количества служит стандартная функция COUNTIF. Сформировать набор уникальных значения только с помощью формул в принципе тоже возможно (см. часть 1), но это потребует очень сложных формул с вычисляемой адресацией. То есть, использование сводной таблицы в данной задаче – это самый оптимальный способ решения.

Суммирование значений

Другая популярная задача для применения интерфейса сводных таблиц – это получение итоговых значений по уникальным записям массива данных.

В примере на листе Сумма сформированы итоговые данные по заказам по каждой стране:

Вид операции «Сумма» в поле данных допускает использование только числовых полей. Прочие виды агрегации исходных данных на практике почти не используются.

Для решения задачи при помощи стандартных формул можно использовать функцию SUMIF. Очевидно, что сложность возникает не в консолидации значений, а, также как и в прошлом примере, в выборке уникального списка (в примере - названия стран).

Двухмерный анализ

Описанные ранее примеры демонстрируют анализ данных по одному критерию. Электронные таблицы позволяют наглядно представить данные в двух измерениях: по столбцам и по строкам. Сводные таблицы также имеют эти области отображения данных.

В примере на листе Таблица сформирован отчет по странам и датам, показывающий изменение показателя количества заказов во времени. Обратите внимание, что для поля типа дата применена дополнительная группировка: по месяцам и по годам.

Суммирование по нескольким критериям допустимы и через стандартные функции Excel SUMIFS, SUMPRODUCT, а также функции обработки массивов (см. часть 1). Однако, такой вариант требует предварительно известные значения параметров - ключей выборки. Кроме того, расчет при помощи формул требует значительно больше времени, что на больших объемах данных может привести к большим потерям в производительности работы.

Многомерный анализ

Кроме визуального анализа в области по строкам и столбцам, в сводных таблицах можно использовать глобальный фильтр по одному или нескольким полям исходных данных. Для этого предназначена специальная область ячеек, расположенная над сводной таблицей.

Пример на листе Фильтр демонстрирует возможность просмотра данных по компаниям одной страны с использованием области фильтра сводной таблицы:

Поле фильтра можно переместить в область строк или столбцов, что позволит просмотреть больший массив информации. Кроме описанной области фильтров, дополнительную фильтрацию данных можно осуществлять через настройку списков ключевых полей в областях строк или столбцов.

Аналогом использования фильтров сводной таблицы при помощи формул рабочего листа являются в большинстве случаев формулы обработки массивов.

Примеры на листах pivot1 и pivot2 показывают варианты отображения одной и той же информации с использованием различных настроек измерений сводной таблицы.

Работа с данными

Обновление данных

Сводная таблица может быть основана как на данных, находящихся в произвольной области ячеек, так и во внешних источниках данных. Остановимся сначала на первом варианте работы. Т.е. данные для анализа хранятся в диапазоне ячеек рабочего листа Excel.

Отчет в виде сводной таблицы может быть подготовлен как для одноразового использования, так и для постоянного применения с изменяемым набором исходных данных. Последний вариант предоставляет пользователю большие возможности по интерактивной работе: требуется настроить и отформатировать отчетную форму один раз, затем при редактировании исходных данных изменения в конечной форме будут производиться автоматически. При этом отчет не только изменяет данные, но может также добавлять и удалять строки и столбцы, что практически нереализуемо формулами рабочего листа.

Мастер построения сводной таблицы позволяет указать диапазон ячеек, используемых в качестве источника данных. Если при обновлении информации были добавлены новые строки, то они могут не попасть в источник данных сводной таблицы, и, соответственно, не будут корректно проанализированы. Эта особенность достаточно сложна для отслеживания при обработке больших объемов данных.

Изменить диапазон-источник данных для существующей сводной таблицы можно через специальный диалог Excel 2007-2010. В предыдущих версиях Excel эта интерфейсная возможность реализована в «Мастере работы со сводными таблицами», в случае, когда он запущен из активной сводной таблицы. После открытия мастера необходимо вернуться на один шаг назад:

Исправления источника данных можно также произвести программным способом. Например, через окно вычислений редактора VBA (Immediate):

Чтобы не задумываться над корректностью размеров диапазона-источника данных сводной таблицы, можно изначально при построении задать диапазон строк с большим запасом. Например, зная, что предполагаемый объем строк не превышает 10000, можно сразу задать это значение в виде размера диапазона. Такая избыточность на практике не приведет к видимым замедлениям в работе интерфейса сводной таблицы. Пустые значения в измерениях отчета можно скрыть. Недостаток этого метода проявляется, в первую очередь, при работе с полями типа «дата». Стандартный интерфейс сводной таблицы позволяет реализовать различные группировки при работе с типом «дата» (по месяцам, по кварталам), но при наличии пустых значений эти возможности становятся недоступными, так как Excel определяет такой столбец как текстовый..

В дополнение к рассмотренным методам управления источником данных, предлагаем настраивать диапазон строк сводной таблицы активного рабочего листа программными методами. Если источник данных занимает рабочую область листа целиком, то можно использовать такую команду:

Самым надежным, но медленным способом, является последовательная проверка строк листа-источника с последующим заполнением свойства SourceData активной сводной таблицы. Обратите внимание, что это свойство хранится только в R1C1-адресации.

Макрос можно вызывать по событию Worksheet_Activate, либо настроить «горячую» клавишу.

Работа с результатами анализа

Сводная таблица располагается в диапазоне ячеек рабочего листа Excel. Написание формул рабочего листа в границах сводной таблицы не допускается как при вводе вручную, так и программными методами. Теоретически допустима работа с ячейками, располагающимися в пределах границ сводной таблицы, при помощи ссылок для внешних формул. Часто на практике используется также функция VLOOKUP для поиска по столбцу сводной таблицы. Этот способ необходимо использовать с большой осторожностью - интерфейс сводного отчета предполагает изменение положения отображаемых данных относительно прямоугольных координат рабочего листа без какого-либо влияния на источник этих данных. То есть, нет никакой гарантии, что указанная в формуле ссылка внутрь сводной таблицы будет отображать правильное значение при дальнейшей работе с файлом. При этом источник данных может не меняться.

Имеются альтернативные способы обработки результатов сводной таблицы:

1. Копирование и вставка значений сводной таблицы на другой лист (с использованием функции «Специальная вставка») с дальнейшим поиском дынных уже по этому сформированному диапазону ячеек. Нарушить целостность данных в пределах простой таблицы гораздо сложнее, чем в сводной. Очевидно, что главным недостатком этого способа работы, является использование ручных операций после каждого обновления источника данных.
2. Использовать возможности функции GETPIVOTDATA (Excel 2002 и более поздние версии). Данная функция предполагает доступ к данным не по координатам рабочего листа, а по измерениям сводной таблицы. Для источников данных типа OLAP-куб предусмотрены специальные функции доступа к данным и измерениям: CUBEVALUE, CUBEMEMBER и другие (Excel 2007-2010). Данный способ работы неудобен, а также существенно замедляет работу, если требуется получить много различных значений сводной таблицы.
3. Отказаться от сводной таблицы для получения результатов. Вместо этого использовать формулы рабочего листа (см. Часть 1). Этот способ, несмотря на сложность реализации, может оказаться самым удобным в том случае, если на результатах основываются другие вычисления, а источник данных часто обновляется.

Версии интерфейса сводных таблиц

В новом формате файла xlsx (Excel 2007-2010) существенно изменены возможности интерфейса сводных таблиц. В предыдущие версии интерфейса (97-2003) вносились только «косметические» изменения:

• Excel 2000 (9.0) – базовая версия интерфейса сводных таблиц.
• Excel XP (10.0) – новая функция GETPIVOTDATE
• Excel 2003 (11.0) – похоже, что вообще никаких изменений не вносилось
• Excel 2007 (12.0) – новая версия интерфейса сводных таблиц с поддержкой расширенных диапазонов. Улучшена производительность, изменен внешний вид интерфейса. Сохранена совместимость со старым форматом.
• Excel 2010 (14.0) – поддержка надстройки PowerPivot. Работа с обновляемыми OLAP-кубами.

Основные изменения в новом формате файла (2007-2010):

• В одном столбце могут располагаться несколько полей сводной таблицы, выделенных отступами (сжатая форма).
• Срезы сводной таблицы позволяют визуально отображать текущий фильтрующий набор значений.
• Измерения в области фильтра поддерживают множественный выбор.
• Элементы измерения могут быть скрыты/отображены через кнопки, расположенные в той же ячейке, что и сам заголовок.
• Появилось несколько новых параметров в свойствах поля и таблицы.
• Доступны стили сводных таблиц, позволяющие изменить внешний вид отчетов в любой момент времени.

Для лучшего понимания отличий скачайте и откройте файлы-примеров nwdata_pivot1.xlsx и nwdata_pivot2.xlsx (в арихиве nwdata_pivot.zip). В первом файле представлен отчет в старом формате, во втором – в новом, исходные данные одинаковые.

Внутренняя организация интерфейса сводных таблиц

Для лучшего понимания принципов работы сводной таблицы рассмотрим внутреннюю организацию интерфейса.

Кэш сводной таблицы

При создании или обновлении сводной таблицы, независимо от выбранного типа источника, Excel переносит данные в промежуточное хранилище, так называемый, кэш сводной таблицы. Структура организации данных в кэше позволяет существенно оптимизировать агрегацию данных и вычисления в сводной таблице. Хранение данных в собственном кэше позволяет использовать различные источники данных с сохранением схожей функциональности.

Данные в кэше обновляются при нажатии кнопки «Обновить» интерфейса сводной таблицы (кнопка на ленте или в контекстном меню), либо по заданному интервалу времени, если такая установка задана в параметрах. Режим вычислений Excel (автоматический или ручной) при этом никак не влияет на сводную таблицу.

Несколько сводных таблиц (или диаграмм) могут отображать данные одного и того же кэша. Этот вариант работы используется для отображения нескольких отчетных форм одних и тех же данных без использования интерфейса настройки измерений. В этом случае при обновлении одной из таблиц автоматически перестраивается и та, что основана на том же кэше.

Объекты VBA

Доступ к данным программными методами возможен на уровне объектов сводной таблицы - объект PivotTable. Другие объекты сводной таблицы отвечают за расположение и визуальное отображение элементов и данных. К ним относятся коллекции полей: PivotFields, ColumnFields, RowFields, PageFields, DataFields. Варианты значений полей доступны через коллекции объектов PivotItems.

Универсальная возможность обращения к данным непосредственно в кэш (объект PivotCache) почему-то не предусмотрена разработчиками Excel. Логика при этом не совсем понятна. Как уже отмечалось, данные кэша хранятся отдельно и их даже можно увидеть в файле формата xlsx, если открыть этот файл как zip-архив. В зависимости от типа источника данных можно попытаться использовать свойство SourceData (для сводных таблиц на основе диапазона) или Recordset (для источников типа «запрос к базе данных»).

Вычисляемые поля и объекты сводной таблицы (CalculatedFields, CalculatedItems) имеют собственный механизм расчетов и дерево зависимостей формул, не относящееся к формулам рабочего листа Excel. На практике мы рекомендуем по возможности избегать большого количества вычисляемых полей в сводных таблицах, так как это приводит к существенному замедлению расчетов. Для источников данных в виде диапазонов ячеек часто можно просто добавить столбец с обычной формулой в исходные данные, а для запросов к базам данных - добавить вычисления непосредственно в текст SQL-запроса.

Виды источников данных

Глобально можно разделить источники данных на 3 типа:

1. Диапазоны ячеек
2. Запросы к базе данных
3. OLAP-кубы и PowerPivot2010 как один из вариантов реализации OLAP-механизма.

Диапазоны

Первый вариант работы – самый распространенный на практике; предыдущие описания примеров относятся как раз к данным, хранящимся в диапазоне ячеек.

Стандартный интерфейс Excel не позволяет строить сводный отчет на основе нескольких диапазонов ячеек. Причина такого ограничения не очень понятна. Есть подозрение, что разработчики просто не могут предложить интуитивно-понятный интерфейс пользователя для решения данной задачи. Техническая реализация задачи не выглядит слишком сложной – требуется просто заполнить кэш данных. В разделе Надстройки нашего сайта представлено наше собственное решение для построения сложных сводных отчетов.

Запросы к базе данных

Запросы к базе данных могут быть реализованы с использованием различных технических механизмов: Microsoft Query, ADO, ODBC. Независимо от интерфейса доступа к данным объединяющим фактором этого варианта работы является заполнение кэша сводной таблицы непосредственно из внешнего источника. При дальнейшей работе со сводной таблицей запрос может быть выполнен повторно, после чего данные будут заново перенесены в кэш. Этот метод позволяет анализировать данные из внешних источников (учетных систем) в реальном времени. При разрыве связи с источником данных, анализ может производиться на последних данных, попавших в кэш.

OLAP-кубы

OLAP-куб предоставляет промежуточный уровень подготовки информации для многомерного анализа в сводных таблицах. Куб хранит информацию о доступных типах полей (измерение или данные), иерархические зависимости полей, агрегированные значения (промежуточные итоги) и другие вычисляемые элементы. Главным преимуществом использования кубов перед прямыми запросами в базу данных является высокая производительность, так как данные перемещаются и агрегируются в промежуточном хранилище. Очевиден и недостаток данного метода – данные OLAP-куба могут содержать неактуальную информацию, что зависит от настроек хранилища.

До версии Office 2007 простой OLAP-куб можно было подготовить при помощи Microsoft Query, но в последних версиях эту возможность по непонятным причинам отключили. Разработчики настоятельно рекомендуют использовать SQL Server Analysis Service для создания и настройки OLAP-кубов. Рекомендация полезная, но, во-первых, этот сервис входит в состав только платных версий SQL Server, а, во-вторых, требует серьезного изучения, как интерфейса, так и языка обработки MDX-запросов.

В примере к статье представлен архив nwdata_cube.zip с двумя файлами nwdata_cube.cub, nwdata_cube.xls. Обратите внимание на изменения в интерфейсе сводной таблицы при использовании OLAP-куба в качестве источника данных:

• Наличие иерархических измерений, нет возможности поменять родительский и дочерний элемент местами.
• Недопустимо перемещение измерений в область данных и наоборот.
• Промежуточные итоги отображаются для всех элементов, а не по текущему фильтру группы.

PowerPivot

Для Excel 2010 доступна специальная надстройка PowerPivot, которая является, по большому счету, альтернативным механизмом реализации OLAP-кубов. При помощи PowerPivot можно обрабатывать миллионы записей различных информационных файлов и баз данных с огромной производительностью. При этом интерфейс пользователя для конечного анализа данных реализован в Excel 2010.

С высокой вероятностью эта надстройка войдет в состав следующей версии Excel в качестве базовой функциональности. Мы очень надеемся посвятить описанию работы PowerPivot отдельную статью или даже цикл статей. На сегодняшний день PowerPivot + Excel являются, пожалуй, самым мощным инструментом для анализа больших объемов данных.

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Создание таблицы по шаблону

В базе Excel есть макеты под разные цели: для бизнеса, бухгалтерии, ведения домашнего хозяйства (например, списки покупок), планирования, учета, расписания, организации учебы и прочего. Достаточно выбрать то, что больше соответствует вашим задачам.

Как пользоваться готовыми макетами:

Создание таблицы с нуля

Если ни один шаблон не подошел, у вас есть возможность составить таблицу самостоятельно. Я расскажу, как сделать это правильно, проведу вас по основным шагам – установке границ таблицы, заполнению ячеек, добавлению строки «Итог» и автоподсчету данных в колонках.

Рисуем обрамление таблицы

Работа в Эксель начинается с выделения границ таблицы. Когда мы запускаем программу, перед нами открывается пустой лист. В нем серыми линиями расчерчены строки и столбцы. Но это просто ориентир. Наша задача – построить рамку для будущей таблицы (нарисовать ее границы).

Создать обрамление можно двумя способами. Более простой – выделить мышкой нужную область на листе. Как это сделать:

1. Кликните мышкой первую ячейку А1 и, не отпуская кнопку, доведите курсор до последней – нижней правой ячейки. По мере продвижения курсора область будет выделяться синим цветом.
2. Раскройте выпадающий список «Границы» на верхней панели (вкладка «Главная»).
3. Выберите тип выделения: все границы, только нижняя, только верхняя, левая или правая. Можно оставить таблицу без границы или установить только внешние контуры.
4. На пустом листе появится черная рамка для будущей таблицы. Теперь можно приступить к ее редактированию – вносить информацию в ячейки.

Второй способ обрамления таблиц – при помощи одноименного инструмента верхнего меню. Как им воспользоваться:

Редактирование данных в ячейках

Чтобы ввести текст или числа в ячейку, выделите ее левой кнопкой мыши и начните печатать на клавиатуре. Информация из ячейки будет дублироваться в поле сверху.

Чтобы вставить текст в ячейку, скопируйте данные. Левой кнопкой нажмите на поле, в которое нужно вставить информацию. Зажмите клавиши Ctrl + V. Либо выделите ячейку правой кнопкой мыши. Появится меню. Щелкните по кнопке с листом в разделе «Параметры вставки».

Еще один способ вставки текста – выделить ячейку левой кнопкой мыши и нажать «Вставить» на верхней панели.

С помощью инструментов верхнего меню (вкладка «Главная») отформатируйте текст. Выберите тип шрифта и размер символов. При желании выделите текст жирным, курсивом или подчеркиванием. С помощью последних двух кнопок в разделе «Шрифт» можно поменять цвет текста или ячейки.

В разделе «Выравнивание» находятся инструменты для смены положения текста: выравнивание по левому, правому, верхнему или нижнему краю.

Если информация выходит за рамки ячейки, выделите ее левой кнопкой мыши и нажмите на инструмент «Перенос текста» (раздел «Выравнивание» во вкладке «Главная»).

Размер ячейки увеличится в зависимости от длины фразы.

Также существует ручной способ переноса данных. Для этого наведите курсор на линию между столбцами или строками и потяните ее вправо или вниз. Размер ячейки увеличится, и все ее содержимое будет видно в таблице.

Если вы хотите поместить одинаковые данные в разные ячейки, просто скопируйте их из одного поля в другое. Как это сделать:

1. Выделите ячейку с уже введенными данными левой кнопкой мыши.
2. Наведите курсор на правый нижний угол ячейки. Появится значок в виде черного плюса. Либо нажмите кнопку «Копировать» на верхней панели (вкладка «Главная»).
3. Удерживая палец на мышке, перетащите данные на соседние ячейки. Они будут выделены пунктирной линией.
4. Отпустите мышку – данные из одной ячейки скопируются в другие.
5. При желании нажмите на меню со стрелкой и выберите формат автозаполнения: копировать ячейки полностью, копировать только значения или только форматы (параметры шрифта).

Чтобы быстро удалить текст из какой-то ячейки, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Очистить содержимое».

Добавление и удаление строк и столбцов

Чтобы добавить новую строку или столбец в готовую таблицу, нажмите на ячейку правой кнопкой мыши. Выделенная ячейка будет находиться снизу или справа от строки или столбца, который вы добавите. В меню выберите опцию «Вставить».

Укажите элемент для вставки – строка или столбец. Нажмите «ОК».

Еще одна функция, доступная в этом же окошке,– это добавление новой ячейки справа или снизу от готовой таблицы. Для этого выделите правой кнопкой ячейку, которая находится в одном ряду/строке с будущей.

Если у вас таблица с заголовками, ход действий будет немного другим: выделите ячейку правой кнопкой мыши. Затем наведите курсор на кнопку «Вставить» и выберите объект вставки: столбец слева или строку выше.

Чтобы убрать ненужную ячейку, строку или столбец, нажмите на любое поле в ряду. В меню выберите «Удалить» и укажите, что именно. Нажмите «ОК».

Объединение ячеек

Если в нескольких соседних ячейках размещены одинаковые данные, вы можете объединить поля.

Рассказываю, как это сделать:

1. Выделите ячейки с одинаковым содержимым левой кнопкой мыши. Они подсветятся синим цветом.
2. Нажмите на стрелку на кнопке «Объединить ячейки». Она находится в разделе «Выравнивание» во вкладке «Главная».
3. Выберите действие: объединить и поместить данные по центру, объединить по строкам или объединить ячейки. В этом же меню можно отменить объединение, если что-то пошло не так.

Выбор стиля для таблиц

Если вас не устраивает синий цвет фона, нажмите на кнопку «Форматировать как таблицу» в разделе «Стили» (вкладка «Главная») и выберите подходящий оттенок.

Затем выделите мышкой таблицу, стиль которой хотите изменить. Нажмите «ОК» в маленьком окошке. После этого таблица поменяет цвет.

С помощью следующего инструмента в разделе «Стили» можно менять оформление отдельных ячеек.

Список стилей таблицы доступен также во вкладке «Конструктор» верхнего меню. Если такая вкладка отсутствует, просто выделите левой кнопкой любую ячейку в таблице. Чтобы открыть полный перечень стилей, нажмите на стрелку вниз. Для отключения чередования цвета в строчках/колонках снимите галочку с пунктов «Чередующиеся строки» и «Чередующиеся столбцы».

С помощью этого же средства можно включить и отключить строку заголовков, выделить жирным первый или последний столбец, включить строку итогов.

В разделе «Конструктор» можно изменить название таблицы, ее размер, удалить дубликаты значений в столбцах.

Сортировка и фильтрация данных в таблице

Сортировка отличается от фильтрации тем, что в первом случае количество строк и столбцов таблицы сохраняется, во втором – не обязательно. Просто ячейки выстраиваются в другом порядке: от меньшего к большему или наоборот. При фильтрации некоторые ячейки могут удаляться (если их значения не соответствуют заданным фильтрам).

Чтобы отсортировать данные столбцов, нажмите стрелку на ячейке с заголовком. Выберите тип сортировки: по возрастанию, по убыванию (если в ячейках цифры), по цвету, по числам. В меню также будет список цифровых значений во всех полях. Вы можете отключить ячейку с определенными числами – для этого просто уберите галочку с номера.

Если вы выбрали пункт «Числовые фильтры», то в следующем окне укажите значения ячеек, которые нужно отобразить на экране. Я выбрала значение «больше». Во второй строке указала число и нажала «ОК». Ячейки с цифрами ниже указанного значения в итоге «удалились» (не навсегда) из таблицы.

Чтобы вернуть «потерянные» ячейки на место, откройте то же меню с помощью стрелки на заголовке. Выберите «Удалить фильтр». Таблица вернется в исходное состояние.

Если в ячейках текст, в меню будут текстовые фильтры и сортировка по алфавиту.

Еще один способ включить сортировку: во вкладке «Главная» нажмите кнопку «Сортировка и фильтры». Выберите параметр сортировки в меню.

Если у вас таблица без заголовков, включите сортировку или фильтрацию через контекстное меню ячейки. Для этого нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Фильтр» или «Сортировка». Укажите вид сортировки.

Как посчитать итог в таблице

Чтобы вывести некий итог значений в столбце, нажмите на любую ячейку правой кнопкой мыши. Наведите стрелку на пункт «Таблицы». Выберите значение «Строка итогов».

Под таблицей появится новая строка «Итог». Чтобы узнать сумму для конкретного столбца, нажмите на ячейку под ним (в строке «Итог»). Появится список возможных итогов: среднее значение чисел в столбце, общая сумма, количество чисел, минимальное или максимальное значение в столбце и т. д. Выберите нужный параметр – таблица посчитает результат.

Как закрепить шапку

С помощью этого же меню можно закрепить некоторые другие области таблицы (выделенные ячейки) и первый столбец.

Как настроить автоподсчет

Табличные данные иногда приходится менять. Чтобы не пришлось редактировать таблицу целиком и вручную высчитывать результат для каждой строки, настройте автозаполнение ячеек с помощью формул.

Вы можете ввести формулу вручную либо использовать «Мастер функций», встроенный в Excel. Я рассмотрю оба способа.

Ручной ввод формул:

1. Создайте таблицу и заполните заголовки для столбцов. Добавьте форматирование таблицы через раздел «Стили», иначе этот способ может не сработать. В некоторые ячейки впишите данные, которые хотите посчитать (узнать сумму, умножить или разделить числа и т. д.). В моем случае это цена и количество килограмм фруктов, проданных за день.
2. Чтобы узнать выручку, которую мы получили по каждому виду фруктов, я задам формулу для последнего столбца. Для этого выделю первую пустую ячейку колонки и введу в нее знак «=». Так программа Excel поймет, что мы хотим установить формулу для столбца.
3. Затем я поставлю знак «[» и введу название первой колонки, данные которой должны учитываться при расчете. У меня это столбец «Цена». Название также закрою квадратной скобкой.
4. Заданная колонка подсветится синим цветом. Теперь поставим знак математического действия: «+», «*» (умножить), «-», «/» или «:» (разделить).
5. Снова откроем квадратную скобку «[» и напишем название второй колонки, которая должна участвовать в расчете.
6. Закроем скобку. Второй учтенный столбец подсветится зеленым цветом. При нажатии на «Enter» в колонке появится произведение выбранных столбцов. Результат будет индивидуальным для каждой строки в зависимости от данных.

Если какие-то строки остались незаполненными, в столбце с формулой будет пока стоять 0 (ноль). При вводе новых данных в ячейки «Цена» и «Количество» будет происходить автоматический перерасчет данных.

Нажатие на иконку с молнией рядом с ячейкой открывает меню, где можно отменить выполнение формулы для выделенной ячейки или для столбца целиком. Также здесь можно открыть параметры автозамены и настроить процесс вычисления более тонко.

Использование «Мастера функций»:

1. Создайте таблицу, заполните ее заголовки и некоторые поля.
2. Выделите первую пустую ячейку столбца, для которого хотите установить формулу. Нажмите на кнопку «Вставить функцию». Она находится слева от строки, в которой дублируется информация из выделенной ячейки.
3. Выберите функцию в новом окошке. С помощью меню «Категория» можно открыть список математических и других функций. Через поисковую строку сверху можно найти определенное математическое действие. В моем случае это произведение. Введите запрос – название действия. У меня это «ПРОИЗВЕД». Нажмите «Найти». В списке ниже появятся результаты поиска. Выделите левой кнопкой нужную функцию и нажмите «ОК».
4. В следующем окне в строчках «Число1» и «Число2» укажите адреса ячеек, которые нужно перемножить. В моем случае это C2 и D2. Вместо ручного ввода адреса можно выделять нужные ячейки мышью – в строчках будут появляться заголовки соответствующих столбцов. При необходимости можно добавить строчки для третьего, четвертого числа и т. д. Нажмите «ОК».

Как сохранить и распечатать таблицу

Чтобы таблица сохранилась на жестком диске ПК в отдельном файле, сделайте следующее:

Чтобы распечатать готовую таблицу на принтере, выполните такие действия:

Работать в Эксель не так тяжело, как кажется на первый взгляд. С помощью этой программы можно посчитать итог каждого столбца, настроить автоподсчет (ячейки будут заполняться без вашего участия) и сделать многое другое. Вам даже не придется создавать таблицы с нуля – в базе Excel много готовых шаблонов для разных сфер жизни: бизнес, образование, ведение домашнего хозяйства, праздники и т. д.

Коллеги, через 5 минут вы узнаете как сделать таблицу в Excel. Эту задачу можно решить двумя основными способами:

По-простому, но красиво

Честно сказать, в Экселе я работаю уже 100500 лет и всегда делаю таблицы самым простым способом. Поэтому начну с него.

Как сделать таблицу в Excel по-простому

Итак, нам понадобятся: компьютер, Excel и 5 минут времени. Для начала вам нужно включить компьютер и перейти в программу Эксель (90% дела будет сделано).

Если нет компьютера или программы, то сорри, миссия провалена.

Если вы с успехом прошли предыдущие испытания, то вы сможете лицезреть прекрасное, а именно интерфейс программы Эксель, вот так он выглядит:

Здесь есть строки и столбцы (в принципе как и у любой нормальной таблицы) — это номер один, что вам нужно знать про Эксель.

Работа в программе происходит на листах, например сейчас вы находитесь на первом листе. Листов можно создавать много — это номер два, что вам нужно знать про Эксель.

Минимальной единицей эксель таблицы являются ячейки. У ячеек есть свои координаты — это номер три, что вам нужно знать про эксель.

Теперь, когда вы знаете про эксель почти всё, можно приступать к созданию таблицы.

Чтобы сделать таблицу в Excel выполним несколько простых шагов:

Шаг 1. Введём названия столбцов и строк и заполним таблицу данными:

Шаг 2. Зададим границы таблицы:

Вот и всё, таблица готова, поздравляю вас с хорошей работой, теперь можно и отдохнуть! Или нет?

Внимание! Сейчас вылетит фишка!

Для того чтобы быстро форматировать границы таблицы можно воспользоваться следующим манёвром:

• Выделяем одну из ячеек внутри таблицы (в первом столбце — это важно).
• Нажимаем комбинацию клавиш CTRL+A (таблица должна выделиться)
• Нажимаем решетку (см. скрин выше) и выбираем «Все границы»

Кстати, я думаю вы же делаете табличку не просто так (для красоты), а для работы. Это значит вам необходимо хоть как-то научиться манипулировать данными внутри неё.

Поэтому покажу пару самых часто используемых приёмов.

Приём первый — фильтры в таблицах Эксель

Фильтры штука очень полезная. Фильтры в Excel нужны для того чтобы сортировать данные и/или быстро просматривать только нужные данные (фильтруя/убирая из поля зрения не нужные)

Чтобы воспользоваться этим чудо-инструментом, нужно выделить всю таблицу (например используя CTRL+A), затем вверху справа выбрать «Сортировка и фильтр» и в выпадающем меню выбрать «Фильтр».

Получается вот такая красота, покликайте на эти штуки и узнаете на что они способны!

Приём второй — автосумма в Excel

Например, вы заполнили таблицу данными и вам оперативно нужно посчитать сумму определённого столбца или строки. Нет проблем, выделяете столбец или строку и нажимаете «Автосумма».

Ба-бам, рядом появится еще одна ячейка с суммой.

Магия вне Хогвартса удалась!

Кстати, еще фишка (по-моему уже слишком много фишек для одной статьи), если вдруг вам нужно быстро посмотреть сумму или даже среднее значение, а нажимать вы ничего не хотите (например, вас одолела лень), то можно просто выделить то что необходимо и посмотреть вправо вниз, там всё будет написано.

Вангую (т.е. предсказываю), в процессе работы с Excel таблицей, вам понадобиться (хоть раз за всю карьеру) добавить в неё несколько строк и столбцов.

Поэтому! Давайте сразу расскажу как добавлять/убавлять строки/столбцы в эту самую таблицу. Делается это элементарнейшим образом.

Выделяем строку/столбец, перед которыми нужно добавить новую строку или столбец и жмем кнопку «Вставить» (как показано на скрине), затем выбираем то что мы хотим вставить.

Этот же манёвр можно сделать более элегантно и после выделения, например, строки, нажмите «CTRL + ПЛЮС».

Прошло совсем немного времени, а вы уже не тот что были прежде, посмотрите на себя внимательно, теперь вы знаете как сделать таблицу в Excel, вы почти гуру этой темы.

Почему почти? – спросите вы. Да потому что гуру должен владеть несколькими способами достижения результата.

Хотите стать гуру, тогда читайте дальше.

Как сделать таблицу в Excel по-простому, но красиво

Сделать это невероятно легко, таблица создаётся буквально в 4 шага!

Итак. Переходим в вкладку «Вставка» – выделяем область таблицы – нажимаем на «Таблицу» – нажимаем «Ок»

иииии всё! Готово! Должна получиться красивая табличка, да еще и сразу с фильтрами, попробуйте, вам понравится!

Видео о том как сделать таблицу в Excel

Коллеги, специально для тех, кто лучше воспринимает информацию из видео, записал видеоурок про создание таблицы в Excel:

Итоги сего повествования

Друзья, что хочется сказать в конце, для начала конечно же поблагодарить себя за то, что посвятил вас в тайну тайн и научил как сделать таблицу в Excel.

Ну а если серьезно, попробуйте сделать то что рассказано выше и если возникнут вопросы, то задавайте их ниже в комментах, я постараюсь вам помочь.

Если хотите пойти дальше и узнать об одном из самых важных и спасительных приёмов при работе с таблицами в Excel, то велкам скорее читать про функцию ВПР в Экселе.

Читайте также:

  
• Файл формата word 2010 сохраняется с использованием указанной команды
  
• Как выбить нового браузера
  
• Как провести медкомиссию в программе 1с
  
• Miner exe не является внутренней или внешней командой исполняемой программой или пакетным файлом
  
• Как сохранить файл в формате pdf в libreoffice