Расшифровка выплаты в 1с показывает долг за предыдущие периоды
При начислении и выплате зарплаты в 1С: ЗУП у многих пользователей возникают вопросы, связанные с корректностью сальдо взаиморасчетов по сотрудникам. Речь идет о ситуации, когда выплата зарплаты за текущий месяц (например, ноябрь) производится в начале следующего месяца (в декабре). В таких случаях в программе 1С: ЗУП ред. 3.1 в расчетном листке сальдо взаиморасчетов может отображаться, а может и отсутствовать. Соответственно, это касается и сальдо зарплатных отчетов. В результате возникают сложности при сверке взаиморасчетов с работниками по счетам 70, 76 после синхронизации с программой 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0. Как все-таки «включить» необходимый вам вид сальдо в 1С: ЗУП, расскажем в этой публикации.
Для начала разберемся с двумя видами сальдо взаиморасчетов:
• «Сальдо бухгалтерское» – программа отражает «переходящее сальдо» в отчетах как остаток на конец месяца. И оно переходит на начало следующего месяца и закрывается выплатой зарплаты.
• «Сальдо зарплатное» – вне зависимости от даты выплаты зарплаты, сальдо на конец месяца в отчетах будет отражать состояние расчетов за данный месяц (например, если вся зарплата за ноябрь выплачена, то будет ноль). В таком варианте четко видно, что выплата «закрыла» месяц.
По умолчанию в настройках установлено использование «зарплатного сальдо». Но, возможно, пользователь захочет видеть переходящий остаток, зарплату к выплате в отчетах (и сверять значение с сальдо 70 счета в 1С: Бухгалтерии). Эту настройку можно изменить.
Рассмотрим, как это сделать, и сравним варианты отчетов при разных настройках.
Шаг 1. Сформируйте расчетный листок по сотруднику. Из отчета видно, что выплата заработной платы за ноябрь была 05.12.2020 года. (НДФЛ у сотрудника удержан в размере 30%). Сальдо на конец расчетный листок не показывает, т.к. зарплата сотруднику выплачена по ведомости.
Это и есть «зарплатное сальдо».
Шаг 2. Сформируйте отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Для удобства мы сделали отбор по одному сотруднику. Сальдо по итогам за месяц отсутствует, зарплата выплачена.
Сальдо закрыто выплатой зарплаты за ноябрь в декабре (см. расчетный листок).
Рассмотрим настройку отражения взаиморасчетов с сотрудниками.
Шаг 3. Перейдите в раздел «Настройка» - «Дополнительные настройки».
Обратите внимание на настройку «Показывать взаиморасчеты».
• по месяцам расчета зарплаты – это и есть вариант «зарплатное сальдо», т.е. выплата отражается в месяце, за который выплачивается зарплата.
• по данным бухгалтерского учета – «бухгалтерское сальдо», переходящая задолженность по зарплате.
Шаг 4. Измените настройку, установите переключатель в положение «По данным бухучета».
Сформируйте снова отчеты.
В расчетном листке сальдо уже выглядит иначе:
Сальдо теперь «бухгалтерское», т.е. переходящее в другой период.
Да и в других зарплатных отчетах появилась сумма сальдо – невыплаченная на конец месяца зарплата.
Возможно кому-то такой вариант более удобен.
Шаг 5. Сформируйте заново «Полный свод начислений, удержаний и выплат».
Для наглядности сделаем отбор по сотруднику Галкин С.Г. Отчет показывает сальдо на конец месяца.
В этой статье делюсь моим опытом по работе с корректировками выплаты в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1.:
- Что такое корректировки выплаты;
- Как их проверять и выявлять ошибки;
- Как исправлять ошибки.
Сначала расскажу о том, что понимается в ЗУП и ЗГУ под корректировками выплаты, на конкретном примере. Наберитесь терпения, будет много текста и картинок, но без этого будет непонятная работа отчета по контролю корректировок выплаты.
Предположим, у сотрудника ежемесячное начисление 10 000 рублей, вычетов по НДФЛ нет, и в течение полугода организация рассчитывала НДФЛ в размере 1300 в месяц, удерживала из зарплаты и перечисляла в бюджет. Итого за полгода в бюджет перечислили 7 800.
А в июле сотрудник написал заявление о предоставлении вычета на двух детей, причем применять этот вычет нужно с января. Пересчитываем в июле НДФЛ по итогам года с января по июль: годовой доход 70 000 минус вычеты на детей по 2800 за семь месяцев (19 600), налоговая база 50 400, НДФЛ по итогам года 6 552, и НДФЛ начисленный за июль получается отрицательный: 6552 – 7800 = -1248.
Рассчитываем долг по взаиморасчетам с сотрудником: начислено 10 000 минус удержано -1248 равно 11 248, и казалось бы, эту сумму сотруднику и нужно выплатить.
Но не нужно забывать, что в течение полугода организация удерживала налог у сотрудника и перечисляла в бюджет. За чей счет выплачивать излишне удержанный налог в сумме 1248? У организации деньги на это не предусмотрены, она может выплатить сотруднику только 10 000.
Поэтому долг по взаиморасчетам в ЗУП (ЗГУ) записывается в размере 11 248, а сумма к выплате только 10 000, а 1248 принимается к зачету по НДФЛ. Вот так это видит бухгалтер в расчетном листке до того, как сформировал ведомость на выплату:
В документе начисления зарплаты при этом на вкладке «Корректировки выплаты» видно сумму налога, принятую к зачету, и которая уменьшает сумму к выплате:
Как же все-таки сотруднику получить эти деньги обратно? Есть два варианта:
- Сотрудника уведомляют об излишне удержанном НДФЛ, он пишет заявление на возврат, и бухгалтер до создания ведомости на выплату оформляет документ «Возврат НДФЛ» на сумму 1248, эта сумма увеличивает сумму к выплате и зачитывает НДФЛ, ранее принятый к зачету;
- Сотрудник не пишет заявление на возврат, а зачет НДФЛ и увеличение суммы к выплате происходит в месяце, когда НДФЛ, начисленный за этот месяц, снова становится положительным.
Вот так будет выглядеть расчетный листок до формирования ведомости на выплату, если оформить возврат налога. Видно, что к зачету принят весь НДФЛ, ранее поставленный к зачету. В ведомости на выплату будет сумма к выплате 11 248.
Рассмотрим второй вариант – возврат НДФЛ не выполнялся, за июль выплачено 10 000, рассчитываем зарплату за август. Годовой доход в этом случае 80 000, вычет за 8 месяцев 22 400, налоговая база 57 600, сумма налога за год 7488, а ранее удержанный 6552. Итого НДФЛ за месяц 936 рублей.
Сумма взаиморасчетов с сотрудником составит 10 000 минус 936, получается 9 064. При этом ранее принято к зачету 1248 рублей, и можно зачесть 936 рублей налога этого месяца, таким образом, сумма к выплате за август составит 9 064 + 936 = 10 000 рублей.
В документе начисления зачтенный налог выглядит так:
В расчетном листке до формирования ведомости на выплату видно, что из ранее поставленного к зачету налога 1248 зачтено 936 и остается излишне удержанный налог в сумме 312 рублей.
Сумма к выплате при этом составляет 10 000, что видно при формировании ведомости на выплату за август:
Итак, «корректировка суммы выплаты» в ЗУП и ЗГУ 3.1 состоит из двух частей:
- НДФЛ, принятый к зачету – это отрицательный НДФЛ, который увеличивает взаиморасчеты с сотрудником, но не увеличивает сумму в ведомости на выплату, так как ранее этот НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет;
- Зачтенный НДФЛ – это положительная сумма НДФЛ за текущий месяц, в пределах ранее принятой к зачету суммы, увеличивает сумму в ведомости на выплату.
Теперь о том, как это реализовано в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1, для программистов.
При проведении документа начисления данные пишутся в три регистра:
- Взаиморасчеты с сотрудниками;
(да, я знаю, что их два – бухгалтерский и обычный, но для понимания корректировок выплаты это неважно) - Зарплата к выплате;
- Начисления и удержания по сотрудникам,
При этом во взаиморасчеты с сотрудниками добавляется разница между начислением и удержанием по документу начисления, а в зарплату к выплате та же сумма, но к ней добавляется корректировка выплаты.
На примере июля, когда впервые возник отрицательный НДФЛ, получаются следующие записи:
- Взаиморасчеты с сотрудником: 10 000 – (-1248) = 11 248
- В регистр «Зарплата к выплате» пишется две записи на общую сумму 10 000:
- 11 248, как в регистре взаиморасчетов;
- -1248, то есть сумма, принятая к зачету
Сумма в ведомости на выплату (для тех, кто этого пока не знает) – это остаток по регистру «Зарплата к выплате».
Соответственно, в августе корректировка выплаты положительная на сумму 936 рублей, и во взаиморасчеты идет сумма 10 000 – 936 = 9 064, а в зарплату к выплате сумма 9064 + 936 = 10 000. В регистр начислений и удержаний по сотруднику добавляется запись с видом расчета «Зачтено излишне удержанного НДФЛ» и сумма 936.
Далее привожу мои выводы, которые я сделал из структуры регистров. Если я чего-то не понял и здесь присутствуют люди, копнувшие тему глубже, прошу высказать это в комментариях.
- Корректировки выплаты видны только в регистре начислений и удержаний по сотрудникам;
- Остаток корректировки выплаты по физлицу надо считать нарастающим итогом, то есть весь принятый НДФЛ к зачету и весь зачтенный с начала времен по текущий месяц;
- Программа не запоминает дату получения дохода для корректировок выплаты, то есть невозможно отличить корректировку выплаты текущего налогового периода от еще незакрытой корректировки выплаты прошлого налогового периода.
Можно попытаться сопоставить корректировки выплаты с суммой начисленного НДФЛ в разрезе налоговых периодов, но насколько достоверным получится результат – пока судить не берусь.
Работаю программистом в организации, которая ведет бухучет (в том числе учет зарплаты) организаций по договору, а также консультирую клиентов, которые ведут учет зарплаты самостоятельно. Среди клиентов есть хозрасчетные организации и бюджетники, которые используют ЗГУ 3.1.
Соответственно, часто получаю вопросы от бухгалтеров о том, почему в ведомости на выплату такая странная сумма, как ее проверить, как найти ошибку и так далее. И понял, что типовые отчеты ЗУП/ЗГУ не особо помогают с такими вопросами разобраться, и проверять приходится вручную, по расчетным листкам, месяц за месяцем и по каждому сотруднику. Если сотрудников достаточно много – проблема становится просто нерешаемой, нужно думать, как такие проверки автоматизировать.
Если у одного физлица в организации два и более места работы (например, основное и внутреннее совместительство, а еще договор ГПХ), то при постановке НДФЛ к зачету или при зачете НДФЛ учитывается только физическое лицо. А так как зарплата к выплате считается в разрезе сотрудников, может возникнуть ситуация, когда налог принят к зачету по основному сотруднику, а зачтен по совместителю, или наоборот. В целом по физическому лицу зарплата будет выплачена верно, а вот долги по взаиморасчетам в разрезе табельных номеров «зависают».
Аналогичная проблема возникает в организациях, где включено использование статей финансирования и статей затрат – обычно это государственные учреждения. Зарплата в таких организациях начисляется из различных источников финансирования, и подразделяется на статьи затрат, например:
- Источники финансирования – «Бюджет», «Предпринимательская деятельность», могут быть и другие;
- Статьи затрат - 211 (зарплата), 225 и 226 – договора подряда, 266 – пособия, в том числе больничные, и так далее.
В таких организациях проблема в том, что НДФЛ может быть принят к зачету по бюджету 211, а зачтен при расчете больничного, по бюджету 266. В переводе на русский язык это означает, что сотруднику нужно выплатить из 266 статьи затрат, на которую государство не предусмотрело денег, а по статье 211 сумма по взаиморасчетам есть, а выплатить её бухгалтер не может.
К сожалению, типовые алгоритмы ЗУП/ЗГУ зачитывают НДФЛ только в разрезе физического лица, не учитывая табельные номера, статьи финансирования и статьи затрат.
Обобщаю основные проблемы:
- Трудно проверять, т.к. нет инструмента проверить всех сотрудников разом;
- Не учитываются табельные номера одного физического лица, зависают остатки взаиморасчетов в разрезе табельных номеров;
- Не учитываются статьи финансирования и статьи затрат, зависают остатки взаиморасчетов в этих разрезах.
В нашем примере можно провести эксперимент: начислить больничный лист, на сумму, которая больше суммы вычета, и в корректировку выплаты НДФЛ по 266 статье затрат, а не по 211-й. Ниже покажу, как это выглядит в моем отчете.
Замечание: похоже, в релизе 3.1.14.208 такое поведение исправили, но в более ранних релизах ошибка воспроизводилась. Поэтому проверять все-таки нужно.
В итоге сделал инструмент контроля, который помогает проверить корректировки выплаты достаточно быстро даже в организации с большим количеством сотрудников.
Вот пример работы отчета по сотруднику, которого я приводил в качестве примера.
Отчет суммирует «с начала времен» по конец месяца, указанного в параметрах, все корректировки выплаты и делит на две колонки: «Принято к зачету» и «Зачтено», а также вычисляет остаток. Первая группировка показывает, что в целом по физлицу осталось зачесть 26 рублей налога.
Вторая группировка показывает, как была учтена корректировка выплаты в разрезе табельных номеров сотрудника и статьей финансирования и затрат. Сразу же видим, что в сентябре зачет налога прошел по 266 статье затрат, в то время как принят к зачету был налог по 211 статье.
Отрицательный остаток говорит о том, что выявлена ошибка, положительный – что ошибки нет, но еще не весь налог зачтен (из ранее принятого к зачету). Нулевой остаток по разрезу говорит о том, что зачет налога проведен правильно.
![]()
Обратите внимание, что отчет не рассчитывает, насколько корректно налог был принят к зачету, а только выявляет историю корректировок выплаты и ошибку зачета налога.
Режим работы отчета устанавливается в поле «Ошибки и отклонения»:
- Показать все значения – показывает всю историю корректировок выплаты без отборов;
- Только ошибки – покажет разрезы учета, по которым зачтено налога больше, чем принято к зачету (т.е. в колонке «Остаток» сумма меньше нуля);
- Только остатки – покажет разрезы учета, по которым зачтен не весь налог, принятый к зачету (т.е. в колонке «Остаток» сумма больше нуля);
- Только остатки, возникшие в этом году – покажет разрезы, в которых ненулевой остаток образовался в текущем году.
Исправлять ошибки можно вручную, почти в любом документе начисления. Для этого есть или вкладка «Корректировки выплаты» (документы увольнения, начисления зарплаты) или отдельный реквизит на форме, который можно раскрыть.
Для исправления нужно выявить ошибки в каждом разрезе учета (табельный номер + статья финансирования + статья расходов), сложить их и взять сумму с обратным знаком.
В документ вносится сумма исправления в целом, а затем эту сумму можно раскрыть до табельного номера (статьи финансирования) и указать сумму по каждому разрезу так, чтобы итоговая сумма была равна сумме исправления по физлицу. Редактирование в разрезах возможно, если у физлица есть несколько рабочих мест и/или включено использование статей финансирования.
Можно также исправлять с помощью этого отчета. Работает это так:
- Если в целом по физлицу остаток корректировки выплаты нулевой, но есть разрезы учета, по которым остатки ненулевые – создает корректировки выплаты с обратным знаком;
- Если в целом по физлицу остаток ненулевой, и есть разрезы учета, по которым остаток меньше нуля – то есть зачтено налога больше, чем принято к зачету – создает запись о принятии налога к зачету на сумму отрицательного остатка.
Документ задавать не нужно – по итогам работы алгоритма исправления будет создан новый документ начисления зарплаты, а ссылка на него помещена в поле «Документ».
Алгоритм исправления учитывает отборы по физическим лицам, если они заданы в параметрах отчета.
Для демонстрации работы отчета я задал период – сентябрь 2020 года, нажал кнопку исправления и получил ссылку на документ номер 106.
![]()
Открываю документ и вижу, что в нем создана корректировка выплаты на сумму 286 рублей. Выше есть картинка, где видно, что по 266 статье зачтено налога на сумму 286 рублей, а суммы, принятой к зачету, не было.
![]()
Формирую отчет заново и вижу, что по статье 266 ошибка исправлена, теперь зачтенная сумма не больше, чем принятая к зачету.
![]()
Внимательный читатель спросит, почему бы не поменять в больничном статью затрат, по которой прошел зачет, на 211-ю, и будет совершенно прав. Если ошибка произошла в текущем месяце, и ведомости на выплату еще не были созданы, то так и следует поступить.
Кроме того, остаются ситуации, которые возникли в прошлых месяцах, и которые следует исправлять в текущем месяце – и тогда исправлять удобно с помощью предложенного инструмента.
Необходимо учитывать, что исправление корректировки выплаты иногда лучше не делать.
Например, при смене статуса сотрудника с нерезидента на резидента может образоваться НДФЛ к зачету, но работодатель не имеет права возвращать такой налог по итогам налогового периода, это особо оговорено статьей 231 НК РФ.
Также следует помнить, что после исправления корректировок может образоваться сумма к выплате по некоторым разрезам учета, а по другим, соответственно, уменьшиться на такую же сумму. Будьте готовы к тому, что по каким-то разрезам сотрудник может стать должником, и ему придется возвращать деньги работодателю (или ждать, пока по этому же разрезу пройдет начисление и закроет долг).
В 99% случаев игнорирование этой надписи может стоить вам серьезных проблем в учете, начиная от ошибок в суммах зарплаты и заканчивая пугающими цифрами в отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Хотя есть несколько ситуаций, когда появление этой надписи вполне корректно. В этой публикации мы на конкретных примерах в программах 1С покажем, как эта, на первый взгляд, незначительная ошибка может привести к катастрофе в зарплатном учете. Также уделим внимание способам устранения этой ошибки, более того мы расскажем почему не всегда можно доверять мнениям других специалистов из интернета. Эта статья будет полезна всем без исключения!
Учет зарплаты в программах 1С – штука коварная. Один неверный шаг – и «прощай» автоматическое заполнение отчетности. И самое странное, что многие предпочитают не разбираться в ошибке, а проигнорировать ее и приступить к ручному формированию 6-НДФЛ.
Коллеги, программа должна работать на вас, а не вы на программу! Следовательно, или учимся корректному учету зарплаты по алгоритмам, заложенным в 1С, или продолжаем днями и ночами собирать отчеты руками и жаловаться на программу. Выбор за вами!
В каких случаях надпись «в том числе долг за предыдущий месяц» корректна?
Есть две ситуации, когда данная надпись не является критичной ошибкой:
1. Когда на самом деле не выплачена зарплата за несколько месяцев (и то мы рекомендуем на каждый месяц выплаты зарплаты формировать отдельные документы);
2. Когда зарплата за текущий месяц выплачивается в последний день этого же месяца (например, зарплата август выплачена 31 августа).
Рассмотрим каждую из них.
Выплата зарплаты сразу за несколько месяцев
Бизнес сейчас переживает не самые лучшие времена, поэтому задержки зарплаты далеко не редкое явление.
Приведем условный пример: ООО «Лютик» заработную плату сотруднице Николенко А.В. за июль 2021 года выплатило не в августе, как положено, а вместе с зарплатой за август в сентябре.
Из списка начислений видно, что суммы начисленной зарплаты сотрудницы за 2 месяца равна 50 тысяч рублей.
За минусом НДФЛ сотрудница на руки должна получить 43500 рублей.
Создадим ведомость в кассу.
Видим, что появилась синяя надпись: «В т.ч. долг за июль 2021 г.»
Щелкнем дважды по этой надписи. Перед нами откроется расшифровка выплаты.
Рассмотрим ее внимательно: видим, что сформировано две записи за июль и за август, к каждой строке подтянулся свой верный документ-основание.
Проведем ведомость в кассу по кнопке и убедимся, что и там сформировалось по две записи в регистрах, соответствующие месяцам начислений.
Теперь перейдем к документам выплаты зарплаты.
Сформируем выдачу наличных:
Посмотрим проводки и здесь.
Видим, что в регистрах также отобразились где-то две записи, где-то четыре. Но все они раздроблены по месяцам начислений.
В этой всей цепочке документов нам не хватает только перечисления НДФЛ в бюджет.
И вот тут начинается самое интересное: в самой платежке можно указать только один месяц перечисления.
И зачастую именно на этом моменте у пользователей потом могут возникнуть проблемы.
Безусловно, если вы четко ведете зарплату, как и положено по закону (сначала выплачиваете аванс, затем делаете начисление зарплаты, далее формируете ведомость на окончательный расчет, заканчиваете это всё корректным перечислением налога в бюджет и больше НИКОГДА не лезете с исправлениями в эти документы), то вероятность возникновения проблем крайне мала.
Поэтому мы не рекомендуем всё сваливать в одну кучу, а всё-таки на каждый месяц начислений делать отдельные документы с корректными данными.
Создаем отдельные ведомости на выплату зарплаты за июль отдельно, за август отдельно.
Щелкнув на пустое поле рядом с суммой удостоверяемся, что в каждой расшифровке выплаты подтянулась нужный документ-основание начисления.
Обратите внимание, что в данном случае надписи «в том числе долг» не образуется, так как документы выплаты зарплаты созданы отдельно для каждого месяца.
Соответственно, кассовых документов на выплату зарплаты и перечисления НДФЛ в бюджет будет также два.
Окончательный расчет за месяц происходит в последний день месяца и совпадает с начислением зарплаты.
Это еще одна ситуация, когда появление надписи «в том числе долг» вполне логично.
Однако на современных релизах разработчики убрали этот нюанс из списка ошибок и сейчас всё в программе заполняется без этой надписи. Так что, если столкнетесь с такой надписью в ведомости по этой причине, то просто обновите 1С.
Обратите внимание на расшифровку выплаты.
Видим две строки за август:
- Аванс сотруднику в размере 10000 рублей пишется красным сторно и в нем нет документа-основания, т.к. мы рассматриваем пример по 1С: Бухгалтерии предприятия, а в этой программе нет возможности начислять авансы. Это корректное поведение 1С
- А вот второй строкой идет сумма 21750 рублей и в ней программа ссылается на документ-основание, в данном случае это само начисление зарплаты за август.
-10000 + 21750 = 11750 рублей – это окончательный расчет сотрудницы за месяц.
Теперь перейдем к случаям, когда надпись в ведомости «в том числе долг за предыдущий период» точно является ошибкой!
Приведем самые распространенные причины.
Причина № 1 - Не тот месяц начисления в ведомостях на выплату
Смотрим пример: в ведомости на выплату зарплаты хорошо видно, что у сотрудника Даничева И.П. долг тянется с сентября прошлого года.
Провалимся в эту надпись, посмотрим расшифровку выплаты.
Отчетливо видно, что проблема началась в сентябре 2020 года и потянулась в следующие месяцы.
Вернемся в сентябрь, посмотрим, что же могло стать причиной этой ошибки.
Очень хорошо в этом случае пользователю помогает расчетный листок.
Сформируем его за сентябрь-октябрь 2020 года.
Давайте проанализируем увиденное: итак, при начислении зарплаты за сентябрь у нас есть только ведомость на выплату аванса, датируемая сентябрем. Окончательного расчета за сентябрь нет, о чем свидетельствует долг на конец периода в сумме 8460 рублей.
Перейдем к октябрю, видим, что сотрудник отработал 6 дней и увольняется.
Давайте элементарно посчитаем октябрь:
26365,49 (начислено) – 3428 (НДФЛ) = 22937,49 (окончательный расчет)
В октябре в расчетном листке 2 ведомости: одна из них на аналогичную сумму окончательного расчета, а вторая похожа на окончательный расчет за сентябрь.
Ошибка в месяце начисления! Зайдем в эту ведомость на сумму 8460 рублей.
Обратите внимание, что месяц начисления стоит октябрь, хотя это сентябрьская зарплата.
Нужно исправлять эту ошибку.
Обычно бухгалтер считает, что достаточно изменить месяц на нужный и нажать «Провести».
Нет друзья, так НДФЛ не поправится!
Смотрите, синяя надпись о долге как была, так и осталась.
Необходимо удалить сотрудника из ведомости, а затем снова добавить либо кнопкой «Подбор», либо «Заполнить». Таким образом мы заставляем программу пересчитать данные внутри себя заново!
После перезаполнения ведомости данные встают очень корректно! Надпись о долге исчезает.
И обратите внимание на НДФЛ. Наконец он стал равен сумме НДФЛ за сентябрь из расчетного листка (2340 рублей). До этого сумма была больше за счет НДФЛ октября.
Причина № 2 - Документ-основание в ведомости не соответствует реальному документу начисления или вообще отсутствует
Алгоритм программы 1С таков: каждому документу выплаты должен соответствовать свой документ-основание, т.е. первичный документ начисления.
Давайте продолжим наш пример.
Итак, с зарплатой за сентябрь у Даничева мы разобрались. Далее нам надо привести в порядок октябрь.
Зайдем в ведомость окончательного расчета этого сотрудника.
Видим, что не смотря на то, что месяц начисления верный, из-за правок предыдущего периода пропал НДФЛ, хотя он должен быть, и в расшифровке суммы выплаты нет документа-основания. А это же расчет при увольнении, программа должна его подтянуть!
Перезаполним документ по кнопке «Заполнить».
Видим, что НДФЛ и документ-основание появились на своих местах.
Невозможно перечислить все примеры, когда вас будут подстерегать такие ошибки!
Например, вы начислили сотруднику отпуск, сделали ведомость на выплату, потом вспомнили, что с начала месяца нужно было перевести этого сотрудника в другое подразделение. Вы сделали кадровый перевод, перезаполнили документ начисления отпуска, а ведомость на выплату не перезаполняли, т.к. сумма отпуска сотрудника от перевода в другое подразделение не изменилась! Поэтому не удивительно, что при следующей выплате зарплаты этому сотруднику у вас появится надпись, что есть долг по отпуску, несмотря на то, что он оплачен.
Вы должны не бояться таких ошибок, учиться их находить и понимать, что они как снежный ком: не исправили в одном месяце – вылезет в другом!
Причина № 3 – Нарушение последовательности проведения данных
Это самая частая ошибка, наблюдаемая у пользователей. Подождите кидаться тапками, почитайте ниже, о чем именно идет речь!
Напомним самую простую последовательность проведения документов, где есть аванс и окончательный расчет за месяц:
- сначала делаем ведомость на выплату аванса,
- затем подтягиваем эту ведомость на выплату аванса в банковскую выписку или в РКО,
- далее формируем документ начисления зарплаты за месяц,
- затем создаем ведомость на выплату окончательного расчета,
- снова подтягиваем ведомость на выплату зарплаты в банковскую выписку или в РКО,
- перечисляем НДФЛ и проводим именно эту банковскую выписку после всех вышеперечисленных манипуляций.
И больше в этот месяц мы никогда не лезем! Не делаем никаких кадровых переводов задним числом, не меняем реквизиты платежей и т.д.
Как думаете, реально ли соблюдать этот алгоритм? Скорее всего нет.
И получается, что задними числами вносятся поправки/исправления, а сами документы зарплаты НЕ ПЕРЕЗАПОЛНЯЮТСЯ вами снова!
Наш пример этому подтверждение! Чтобы в 2021 году избавиться от надписи долга нужно навести порядок в 2020 году и всё последовательно перезаполнить и перепровести!
Механизм исправления таких ошибок вам понятен.
Давайте приведем еще причины появления этой надписи в ведомостях на выплату зарплаты.
Причина № 4 - Изменился реквизит самого начисления
Например, вы начислили премию с кодом дохода 2000. Потом подумали и решили, что лучше премии присвоить код 2002. Не перезаполняете документ начисления, формируете ведомость на выплату премии, а там проходит код 2002. В результате снова можно ждать появления такой надписи при следующих выплатах.
Причем это касается не только кода дохода. Это может быть изменение категории дохода, вида дохода для исполнительного производства.
Причина № 5 – появление новых строк документах выплаты
С 1 июня 2020 года в ведомости на выплату появился новый реквизит: вид дохода. И появился он как раз не очень вовремя.
Многие организации до 1 июня успели выплатить только аванс своим сотрудникам. И в той ведомости не было этого реквизита.
А вот когда дело дошло до ведомостей окончательного расчета за май, то там как раз и появился новый реквизит.
У многих баз 1С это послужило поводом «не схлопывания» регистров между собой, программа выдала надпись долга по сотрудникам.
Для исправления этой ошибки пришлось заходить в ведомость на аванс, ПЕРЕЗАПОЛНЯТЬ ее и только тогда формировать ведомости окончательного расчета.
Запомните этот алгоритм и применяйте его в случае ввода новшеств в 1С.
Другие причины
Часто надпись долга появляется, когда идет ручное исправление зарплаты из месяца в месяц, когда произведен некорректный перенос данных из других программ и т.д.
Перечислить все случаи и причины такого явления невозможно. Но практически всегда это означает ошибку, требующую пересмотра ваших действий в программе 1С.
Как всё-таки исправлять такую ошибку?
Волшебной кнопки исправления зарплаты и НДФЛ за 3 секунды, к сожалению, нет!
Вариант № 1
Самое правильное решение – это посмотреть с какого периода появляется эта надпись, вернуться туда, распровести все последующие документы начисления и выплаты зарплаты вместе с банковскими (кассовыми) документами, а также и перечисления НДФЛ, и заново их все ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ!
Не просто отменить проведение и опять провести, а ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ! Иначе вся эта работа не будет иметь никакого смысла.
Например, тянется ошибка с февраля 2021 года. Вот отменяем все документы с февраля по текущее время и заново всё перезаполняем. В этой статье мы как раз и воспользовались этим способом!
Да, это долго, нудно, но зато это вас научит дальше работать с зарплатными документами правильно.
Вариант № 2
Можно обратиться в компанию 1С, где программисты установят вам обработку обнуления регистров. Но здесь тоже есть свои нюансы:
- это платная работа, где нет гарантии, что на 100% все регистры будут подчищены;
- делать это нужно в конце года, чтобы на будущий год всё это не перенеслось;
- в идеале вам надо в декабре выплатить всю зарплату и НДФЛ за декабрь. Чтобы никаких переходящих остатков по зарплате не было;
- если после выполнения этой обработки снова залезть с правками в прошлый год, то обработка может слететь и всё вернется к первоначальному виду.
Вариант № 3
Если объем исправлений колоссальный (за 3-5-10 лет при большом количестве сотрудников), то возможно и нет смысла тратить свое время на исправление прошлых периодов, а проще перенести остатки на начало года в новую чистую базу и работать с чистого листа.
Какой бы из вариантов вы не выбрали, вы должны понять самое важное: если вы сами не научитесь корректно вести учет зарплаты, то все исправления напрасны!
Еще хотелось бы уделить внимание рекомендациям других консультантов на эту тему в интернете. Они советуют делать фиктивные ведомости на выплату зарплаты (или возврат зарплаты), переносы данных в конце прошлого года, чтобы в текущем у вас всё шло без проблем. На наш взгляд, это некорректно.
Во-первых, вам всё равно придется открывать прошлый период, а значит слетит закрытие года и реформация баланса.
Но даже это не главное!
При создании таких липовых ведомостей в них очень часто появляется НДФЛ, который подтягивается в годовые отчеты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, которые вы ранее сдали. Это однозначно исказит сданную ранее вами отчетность, более того возможны пени и штрафы за несвоевременную уплату НДФЛ.
Близится конец года, поэтому вопросам дебиторской и кредиторской задолженности стоит уделить должное внимание. Начиная с релиза 3.0.82, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 для этих целей появился новый отчет - «Расшифровка задолженности». Он очень удобен и многофункционален. В этом материале мы рассмотрим пошаговые настройки отчета и порядок работы с ним.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» или «Продажи» - журнал «Акты инвентаризации расчетов».
Если у Вас программа обновлена, то в этом журнале вы увидите кнопку «Расшифровка задолженности».
Нажав ее, программа сформирует отчет о дебиторской и кредиторской задолженности, используя настройки по умолчанию: в разрезе всех счетов, на определенную дату, без детализации.
Пользователь может задавать свои настройки при формировании отчета.
Например, детализация отчета:
• «По срокам возникновения»;
• «По срокам погашения».
При выбранном варианте детализации, отчет сформируется исходя из заданной настройки. Например, детализация по срокам возникновения задолженности.
При внесении договора с контрагентом, обратите внимание на раздел «Расчеты», где устанавливается срок оплаты по договору.
Возможны варианты оплаты:
• в течении указанного количества дней;
• не позднее указанной даты.
В кнопке «Показать настройки» можно задать дополнительные параметры отбора и настроек.
Для отражения в таблице отчета расхождений между бухгалтерским учетом и актами инвентаризации установите галочку «Контроль по данным бухучета».
В таблице добавятся соответствующие колонки контроля:
• По данным учета;
• По актам инвентаризации;
При формировании отчета «По строкам баланса», данные отчета группируются в разрезе строк:
• 1230 «Дебиторская задолженность» (Оборотные активы);
• 1520 «Кредиторская задолженность» (Краткосрочные обязательства) и т.д.
При детализации отчета по срокам возникновения пользователь может дополнительно настроить интервалы возникновения задолженности в закладке «Настройка интервалов».
С помощью кнопок «Добавить», «Удалить» можно произвольно задать периоды возникновения задолженности. По нажатию кнопки «Заполнить» установленные пользователем настройки будут сброшены.
Закладка «Группировка» позволяет пользователю дополнительно добавлять поля детализации отчета.
Выбрав детализацию по договору, пользователю видно, какой документ сформировал задолженность.
При установке детализации (группировки) «Договор» пользователь может проконтролировать задолженность в разрезе договоров. Данный вопрос актуален, если в течении периода на поставку или реализацию заключаются разные договора. Так, помощью данного отчета, можно отследить исполнение обязательств по договорам.
И если в отчете «Оборотно-сальдовая ведомости по счету» пользователь видит общую информацию в разрезе договоров, то в отчете «Расшифровка задолженности» она сгруппирована по срокам ее возникновения.
Перейдите на закладку «Отбор».
Здесь можно отобрать показатели для отчета, задав значение для отбора, выбрав из доступных полей. Например, указать определенного дебитора или кредитора для анализа, задать определенный период возникновения задолженности и т.п.
Пример настройки отбора по контрагенту ООО «Озарис» и дате возникновения задолженности - «Больше или равно» - 01.01.2020 год.
Здесь же пользователь может задать счета учета, выводимые в отчет, по гиперссылке «Настройка счетов учета расчетов». По умолчанию отмечены все возможные счета.
Отчет «Расшифровка задолженности» с установленными параметрами отбора имеет следующий вид.
Как и в других отчетах 1С, в отчете «Расшифровка задолженности» имеется возможность условного форматирования.
В настройках условного форматирования на закладке «Оформление» задайте параметры отображения информации при соответствии условию. Пользователь может задать цвет фона, текста, шрифт и т.п. В нашем примере задано использование шрифта – полужирный.
Перейдите на закладку «Условие» и определите, при каком условии данные должны быть выделены жирным шрифтом. В нашем примере условие следующие: Поле «Задолженность подтверждено» – «Больше или равно» - Значение – 50000 руб.
При данных настройках отчет имеет следующий вид: суммы по дебиторской и кредиторской задолженности свыше 50000 руб. выделены жирным шрифтом. При больших объемах информации такое представление выглядит более наглядно.
По ООО «Озарис» по отчету имеются суммы задолженности на счете 62.01 и 62.02, в размере 150000 руб. и 111650 руб., соответственно, т.е. свыше 50000 руб. Они выделены по условию отбора.
В данном примере по каким-то причинам не произошел зачет аванса. Если пересмотреть операции за период не представляется возможным, то можно воспользоваться документом «Корректировка долга».
Вот так с помощью инструментов 1С можно анализировать задолженность контрагентов. Приближаясь к годовому отчету, лучше проанализировать состояние расчетов заранее, своевременно выявить задолженность.
В этом вам помогут и другие наши статьи, касающиеся темы инвентаризации:
Читайте также:
