Поиск в outlook по фамилии
Outlook, AD, ANR – настраиваем поиск в адресной книге
Жизненные ситуации настолько разнообразны, что предусмотреть все сценарии использования программного обеспечения невозможно. Иногда до удивления непонятно как разработчики программ умудряются предусмотреть некоторые сценарии. И этого скорее говорит не о предусмотрительности, а о правильном проектировании основ. В данном случае я виду речь об Outlook, Active Directory и поиске в адресной книге.
Вот какая ситуация возникла у пользователя, который обратился на форум Technet-RU:
«Нам необходимо добавить два дополнительных поля для поиска ( cn и DisplayNameSimple , с помощью ANR ) в скачиваемую на клиенты OAB ( Outlook 2010, 2007; в режиме кэширования).»
Первая мысль была, что такое сделать невозможно, т.к. OAB не настраивается в Outlook . Но оказывается, задача имеет решение: разработчики Active Directory и Outlook заложили в основу чрезвычайно мощные технологии – настраиваемая индексация атрибутов LDAP и поисковый алгоритм Ambiguous Name Resolution.
Отмечу, что мы рассматриваем распознавание имен при написании их в полях Outlook To:, BCC: и т.п.
1. Что такое Ambiguous Name Resolution
Формальное описание алгоритма поиска AN R можно найти в MSDN
В статье KB 243299 можно найти описание некоторых сценариев использования ANR.
Суть в том, что обычный запрос к LDAP требует составления фильтра поиска, а ANR позволяет выполнить поиск без указания фильтра: объекты в LDAP ищутся по нескольким заранее определенным атрибутам. Например, вы можете напечатать имя или фамилию адресата, либо алиас его почтового адреса – поиск будет выполнен без точного указания того, что именно вы ввели.
2. Настраиваем нужные атрибуты
Чтобы включить атрибут в алгоритм поиска ANR нужно сделать две вещи: включить индексацию атрибута и пометить его флагом fANR . Для этого:
a. З апускаем оснастку настройки схемы Active Directory Schema.
b. Находим нужный атрибут.
c. Выставляем флаги индексации, ANR и репликации в Global Catalog (поисковые запросы всегда выполняются на GC).
3. Настраиваем Outlook
Для того чтобы поиск по дополнительным атрибутам заработал, нужно внести изменения в реестр согласно статье KB 831124 How to force Outlook 2010, Outlook 2007, or Outlook 2003 to resolve proxy addresses and custom properties in Cached Exchange Mode .
Дело в том, что когда Outlook находится в режиме кэширования, то поиск выполняется только в OAB, а не в LDAP. Причем в OAB версии 4 для поиска используются следующие индексированные атрибуты:
· displayName (Display Name)
· givenname (First name)
· SMTPaddress (email address)
Добавление ключа реестра заставляет Outlook даже в режиме кэширования выполнять поиск в LDAP и, следовательно, использовать все индексированные в LDAP атрибуты в алгоритме ANR, что нам и требовалось для решения исходной задачи.
В поле поиска, расположенном в верхней части окна Outlook, можно ввести несколько фраз. Помимо слов и фраз, это поле может содержать различные операторы и ключевые слова, уточняющие результаты поиска.
Основы поиска
Пунктуация в поле поиска игнорируется. Фраза "Весеннее совещание по планированию." обрабатывается также, как и фраза "Весеннее совещание по планированию".
Строки чисел, состоящие менее чем из пяти цифр, игнорируются. Если необходимо найти число "98101", ввод числа "9810" не вернет результатов.
В целях обеспечения бесперебойной работы Outlook возвращаются только первые 250 результатов поиска. Если в этом списке нет необходимых элементов, попробуйте уточнить условия поиска.
Если условия поиска заданы на нескольких языках, могут вернуться противоречивые результаты.
Использование встроенных фильтров поиска Outlook
В Outlook предусмотрены встроенные фильтры поиска. Чтобы их использовать, щелкните поле поиска. В зависимости от предпочтений вы можете использовать расширенный поиск, нажав кнопку фильтра в правой части окна поиска. Можно также изменить ленту Outlook, чтобы на ней появилась вкладка "Поиск". Тогда вы сможете воспользоваться элементами управления в группе "Уточнить" для уточнения результатов поиска.
Поле поиска находится в верхней части экрана независимо от того, используете ли вы упрощенную ленту или классическую ленту.
Справочные таблицы по поиску
В таблице ниже приведены примеры поисковых запросов, которые могут оказаться полезными. Для уточнения поискового запроса также можно использовать операторы И, НЕ, ИЛИ, <, >, = и друге. Операторы должны быть введены прописными буквами.
Элементы, содержащие ivan, ivanov, Ivan, IVAN, IvAn или любое другое сочетание строчных и прописных букв. Мгновенный поиск работает без учета регистра. Этот поисковый запрос НЕ найдет элементы, содержащие abcIVANdef или 123ivan.
Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в предыдущей строке, или voronkov наряду с любыми другими словами, содержащими voronkov, но не обязательно в указанном порядке.
ivan И voronkov
Элементы, содержащие оба слова (ivan и voronkov), но не обязательно в указанном порядке. Обратите внимание: логические операторы, такие как И, НЕ и ИЛИ, следует вводить прописными буквами.
ivan НЕ voronkov
Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в первой строке таблицы, но не voronkov.
ivan ИЛИ voronkov
Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в первой строке таблицы, voronkov или оба слова.
Элементы, содержащие точную фразу ivan, а не варианты, такие как ivanov или ivanka. Чтобы найти точное соответствие, нужно использовать кавычки.
Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.
Вы также можете ввести откого: и затем первые несколько букв имени контакта, и Outlook предложит вам список контактов на выбор.
откого: "ivan voronkov" содержимое:"отчет о состоянии"
Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov и содержащие фразу отчет о состоянии в строке темы, тексте письма или вложениях. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.
Элементы, имеющие вложения. Те же результаты можно получить, используя запрос "свложениями:истина".
Элементы, имеющие вложения с именем презентация.pptx или вложение, которое содержит фразу презентация.pptx.
Элементы, в теме которых содержится фраза ivan voronkov.
Элементы, которые содержат отображаемое имя ivan voronkov в строке "Копия".
Элементы, содержащие адрес электронной почты [email protected] в строке "Копия".
Элементы, содержащие имя ivan в строке "СК".
Элементы, относящиеся к категории, название которой содержит слово "red". Например: "Red category", "Redo" или "Redundant".
Элементы, размер которых меньше 10 КБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения "меньше" (<).
Элементы, размер которых превышает 5 МБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения "больше" (>).
Элементы, помеченные к исполнению с датой выполнения на прошлой неделе.
Элементы, размер которых меньше 10 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 10 до 25 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 25 до 100 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 100 до 500 КБ.
Элементы, размер которых составляет от 500 КБ до 1 МБ.
Элементы, помеченные с помощью флага "К исполнению".
Элементы, размер которых превышает 5 МБ.
Элементы, помеченные к исполнению.
откого:ivan (получено:07.01.2021 ИЛИ получено:08.01.2021)
Элементы, полученные от пользователя ivan 07.01.2021 г. или 08.01.2021 г. Обратите внимание на использование скобок для группировки дат.
Элементы, полученные 15.01.2021 г.
получено:"на этой неделе"
Элементы, полученные на этой неделе. Обратите внимание на использование кавычек при поиске дат из нескольких слов.
Относительные даты Например: сегодня, вчера
Относительные даты из нескольких слов Например: на этой неделе, на прошлой неделе, в прошлом месяце, в прошлом году
Начиная с Outlook для Windows версии 16.0.14314, уточнение "Получено" работает на платформе Поиск (Майкрософт). Это позволяет упростить поиск почты за пределами локального окна синхронизации. Могут быть небольшие различия в работе.
Прекращена поддержка дней недели и месяцев, указанных по имени, например вторник, март и т. д.
Элементы, которые вы отправили пользователю ivan (если поиск выполняется в папке Отправленные).
Элементы, которые не были прочитаны. Те же результаты можно получить, используя запрос "прочитано:ложь".
Элементы, полученные от любых пользователей в мае (любого года) и содержащие слово состояние в строке темы.
Поиск в календаре
Приведенные ниже операции поиска возвращают правильные результаты только при выполнении из папки календаря.
начало:на следующей неделе тема:состояние
Элементы календаря, относящиеся к следующей неделе и содержащие слово "состояние" в строке темы.
Повторяющиеся элементы календаря.
Элементы календаря, для которых организатором является ivan.
Поиск контактов
Приведенные ниже операции поиска возвращают правильные результаты только при выполнении из папки контактов.
Контакты, которые содержат слово ivan в поле "Имя".
Контакты, которые содержат слово voronkov в поле "Фамилия".
Контакты, которые содержат слово ivan в поле "Псевдоним".
Контакты, которые содержат слово терапевт в поле "Должность".
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Служебный телефон".
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Домашний телефон".
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Мобильный телефон".
Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Факс".
работа,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)
Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле "Рабочий адрес". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
дом,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)
Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле "Домашний адрес". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
Контакты, которые содержат слово воронеж в поле "Город (раб. адрес)".
Контакты, которые содержат 123456 в поле "Индекс (раб. адрес)".
улица:(ул. Вишневая, д. 345)
Контакты, которые содержат строку "ул. Вишневая, д. 345" в поле "Улица (раб. адрес)". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
дом,улица:(ул. Вишневая, д. 345)
Контакты, которые содержат строку "ул. Вишневая, д. 345" в поле "Улица (дом. адрес)". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.
Если у вас много контактов, ваш список контактов может быть немного утомительным. Изменение сортировки контактов поможет вам найти нужных людей.
Чтобы отсортировать контакты, сделайте следующее:
Перейдите на вкладку Люди.
Щелкните Главная > текущего >представления.
Щелкните заголовок столбца, по который нужно отсортировать. Например, чтобы показать контакты в алфавитном порядке по фамилии, выберите файл как.
Совет: Если контактам назначеныразные цветовые категории, можно щелкнуть заглавный колонок столбца Категории, чтобы отсортировать их.
Изменение формата имен контактов
Возможно, все контакты отформатированы по-разму, что может означать, что при сортировке с помощью столбца Файл как они не будут отформатированы так, как ожидалось. Например, некоторые из них могут называться "Имя", "Фамилия", а другие — "Фамилия" и "Имя". Если ваши контакты отсортировали не так, как вы хотите, попробуйте сделать следующее:
Нажмите Файл > Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.
На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, для которую вы хотите изменить формат имени, и нажмите кнопку Изменить.
В списке Показать имена повыберите Файл как (Кузнецов, Иван).
Примечание: Если электронная почта находится на сервере Exchange, вы можете изменить формат имен контактов в основном списке контактов Outlook и в любых папках контактов, которые вы создаете, но изменить формат имен для людей из глобального списка адресов (GAL) нельзя. Эта адресная книга настроена автоматически и управляется администратором.
Изменение формата отдельных имен контактов
После сортировки списка контактов с помощью столбца Файл как один или два контакта могут по-прежнему отсортироваться по-прежнему. Чтобы изменить формат отдельного контакта, сделайте следующее:
Дважды щелкните контакт, который вы хотите изменить.
В поле справа от папки Файл какщелкните стрелку вниз и выберите нужный формат. Например, если вы пытаетесь сделать так, чтобы ДжонУберсон использовал формат "Фамилия", "Имя", выберите в списке Фамилия и Иван.
Совет: Если вы не видите нужный формат, введите имя в поле Файл как, используя нужный формат.
Чтобы отсортировать список контактов по фамилиям контактов, необходимо изменить формат отображения на формат фамилии и имени. После изменения формата отображения может потребоваться по отдельности изменить все контакты, которые не были обновлены с изменением формата.
Изменение формата на фамилию и имя
Вы можете изменить формат имен контактов в основной папке контактов Microsoft Outlook контактов или в любых папках контактов, которые вы создаете. Эти папки перечислены в списке адресная книга Microsoft Outlook. Однако изменить формат имен в глобальном списке адресов невозможно. Дополнительные сведения о gal см. в разделе Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов? ниже.
Откройте вкладку Файл.
На вкладке Адресные книги в списке Имя выберите Outlook адресной книгии нажмите кнопку Изменить.
В Outlook адресных книгвыберите адресную книгу, для которую вы хотите изменить формат отображения контакта. Например, щелкните Контакты: Почтовый ящик — имя почтового ящика.
В списке Показать имена повыберите файл как (Кузнецов, Иван).
Закройте и перезапустите Outlook.
Изменение формата имени и фамилии для отдельных контактов
После изменения формата имен существующих контактов в адресной книге Outlook изменения применяются к будущим записям, которые вы создаете. Однако иногда формат обновляется не для всех контактов. В таких случаях необходимо изменить формат для каждого контакта.
В области Контактыдважды щелкните контакт, который не будет отображаться в формате фамилии и имени.
В открытом контакте в поле Файл как щелкните имя в формате фамилии и имени. Например, щелкните Кузнецов, Иван.
На вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить & Закрыть.
Повторите эти процедуры для каждого контакта, который не отображается в правильном формате имени.
Названия компаний в поле Название компании автоматически отображаются под следующим словом в названии. Например, компания Телефон как Телефон Company, The.
Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов?
Контакты, которые отображаются в Outlook контактов, составляют содержимое адресная книга Microsoft Outlook. Вы также можете создавать и именовать другие папки контактов, а также изменять формат имени в каждой из этих папок. Однако изменить формат отображения имен в глобальном списке Microsoft Exchange Server адресов невозможно. Формат имен в списке gal за устанавливается администратором организации.
Глобальный список адресов. Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Глобальный список адресов создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования.
Адресная книга Outlook. Для использования этой адресной книги не требуется учетную запись Exchange. Адресная Outlook создается автоматически и содержит контакты из папки "Контакты" по умолчанию, в которую входят адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Адресная книга.
Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.
Вы также можете изменить формат имени для других адресных книг, которые вы создаете в Outlook. Дополнительные сведения см. в статьи Добавление и удаление адресной книги.
Чтобы просмотреть все доступные адресные книги, щелкните Адресная книга на панели инструментов, а затем щелкните стрелку вниз в списке Адресная книга.
Каждая из ваших папок контактов указана в списке Адресные книги.
Чтобы отсортировать список контактов по фамилиям контактов, необходимо изменить формат отображения на формат фамилии и имени. После изменения формата отображения может потребоваться по отдельности изменить все контакты, которые не были обновлены с изменением формата.
Изменение формата на фамилию и имя
Вы можете изменить формат имен контактов в основной папке Microsoft Office Outlook 2007 контактов или в любых папках контактов, которые вы создаете. Эти папки перечислены в списке адресная книга Microsoft Outlook. Однако изменить формат имен в глобальном списке адресов невозможно. Дополнительные сведения о gal см. в разделе Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов? ниже.
Примечание: Чтобы изменения вступили в силу, Outlook необходимо перезапустить эту процедуру.
В Outlook меню Инструменты выберите пункт Учетная записьПараметры .
На вкладке Адресные книги в списке Имя выберите Outlook адресной книгии нажмите кнопку Изменить.
В Outlook адресных книгвыберите адресную книгу, для которую вы хотите изменить формат отображения контакта. Например, щелкните Контакты: Личные папки или Контакты: Почтовый ящик — имя почтового ящика.
В списке Показать имена повыберите файл как (Кузнецов, Иван).
Закройте и перезапустите Outlook.
Чтобы проверить изменение формата, в Outlook меню Инструменты нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Параметры в области Контакт и заметкинажмите кнопку Параметры контактов.
В окне Параметры контактов сделайте одно из следующих действий:
Сначала в списке порядок "Файл как" по умолчанию.
В списке порядок "Файл как" по умолчанию выберите значение Последняя, Первая.
Изменение формата имени и фамилии для отдельных контактов
После изменения формата имен существующих контактов в адресной книге Outlook изменения применяются к будущим записям, которые вы создаете. Однако иногда формат обновляется не для всех контактов. В таких случаях необходимо изменить формат для каждого контакта.
В области Контактыдважды щелкните контакт, который не будет отображаться в формате фамилии и имени.
В открытом контакте в поле Файл как в левом верхнем разделе щелкните имя в формате фамилии и имени. Например, щелкните Кузнецов, Иван.
На вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Повторите эти процедуры для каждого контакта, который не отображается в правильном формате имени.
Названия компаний в поле Название компании автоматически отображаются под следующим словом в названии. Например, компания Телефон как Телефон Company, The.
Почему нельзя изменить формат имени для некоторых контактов?
Контакты, отображаемые в Outlook 2007 контактов, составляют содержимое адресная книга Microsoft Outlook. Вы также можете создавать и именовать другие папки контактов, а также изменять формат имени в каждой из этих папок. Однако изменить формат отображения имен в глобальном списке адресов (GAL Exchange Microsoft Exchange невозможно. Формат имен в списке gal за устанавливается администратором организации.
Глобальный список адресов. Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Глобальный список адресов создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования.
Адресная книга Outlook. Для использования этой адресной книги не требуется учетную запись Exchange. Адресная Outlook создается автоматически и содержит контакты из папки "Контакты" по умолчанию, в которую входят адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Адресная книга.
Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.
Вы также можете изменить формат имени для других адресных книг, которые вы создаете в Outlook. Дополнительные сведения см. в статьи Добавление и удаление адресной книги.
Чтобы просмотреть все доступные адресные книги, на панели инструментов нажмите кнопку Адресная книга и щелкните стрелку под кнопкой Адресные книги.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookПоиск контактов по имени / фамилии / полному имени в Outlook 2010 и 2013
Этот раздел проведет вас через поиск контактов по имени / фамилии / полному имени в Microsoft Outlook 2010 и 2013.
Шаг 1. Войдите в представление «Контакты» и щелкните, чтобы открыть папку контактов, в которой вы будете искать определенный контакт.
Примечание. В Outlook 2013 войдите в представление «Контакты», щелкнув значок Люди в нижней части Microsoft Outlook, а затем щелкните, чтобы открыть папку контактов.
Шаг 2. Поместите курсор в поле поиска, чтобы активировать Инструменты поиска.
Шаг 3: нажмите Еще > Имя в усовершенствовать группы на Поиск Табл. См. Снимок экрана:
Примечание. Если вы хотите выполнить поиск по фамилии, щелкните значок Еще > Фамилия, как и Полное имя. См. Снимок экрана выше.
Шаг 4: Затем появится поле поиска по имени. И введите имя в это поле.
Теперь вы увидите, что все контакты, имена которых содержат введенное вами ключевое слово, выходят сразу.
Поиск контакта по имени / фамилии / полному имени в Outlook 2007
В этих разделах вы найдете инструкции по поиску контактов по имени / фамилии / полному имени в Microsoft Outlook 2007.
Шаг 1. Перейдите к представлению «Контакты» и щелкните, чтобы открыть папку контактов, в которой вы будете искать контакты.
Шаг 2. Разверните конструктор запросов, щелкнув помимо поля поиска.
Примечание. Вы также можете развернуть конструктор запросов, щелкнув значок Сервис > Мгновенный поиск > Разверните Конструктор запросов.
Шаг 3: Теперь вы увидите Полное имя в построителе запросов. Введите ключевое слово в поле Полное имя.
После этого вы увидите, что все контакты, отображаемые имена которых содержат указанное ключевое слово, выводятся немедленно.
Если вы хотите искать контакты по имени / фамилии, выполните следующие действия:
Шаг 4: нажмите Добавить критерии > Имя в расширяющемся конструкторе запросов. См. Снимок экрана:
Примечание. Если вы хотите выполнить поиск по фамилии, щелкните значок Добавить критерии > Фамилия.
Шаг 5: Теперь появляется поле «Имя». Введите ключевое слово в это поле «Имя», и программа обнаружит все контакты, имена которых содержат введенное ключевое слово.
Читайте также: