Outlook 2013 как работать
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Поручения
Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.
Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.
Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.
- В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
- В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
- В меню Правка выберите команду Вставить.
- При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.
Переименование задачи
В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.
Изменение состояния задачи и процента завершения
Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.
Пометка задачи как завершенной
Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».
Изменение порядка отображения задач
Запись затраченного времени для задачи
- Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
- Откройте вкладку Подробно.
- Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».
Планирование в календаре времени завершения задачи
- Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
- На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
- Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.
Отправка отчета о состоянии задачи
Установка или удаление оповещения для задачи
Установка срока и даты начала задачи
- Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
- Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
- Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
- Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.
Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.
Принятие или отклонение назначения задачи
Назначение задачи другому пользователю
Отправка примечаний к назначенной задаче
Возвращение прав владельца отклоненной задачи
Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов
Отслеживание назначенных задач
Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи
- Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
- Перейдите на вкладку Подробно.
- Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».
Повторяющиеся задачи
Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.
- Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
- В меню Действия выберите команду Повторение.
- Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
- Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
- повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
- повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
- Выберите даты начала и окончания задачи.
Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.
Когда вы откроете Outlook, то сразу заметите его новый внешний вид. Теперь он лаконичней, что поможет вам сосредоточиться на главном в представлениях электронной почты, календарей и контактов.
Сведения о работе с почтой, задачами, встречами и календарями в Outlook 2013 можно найти в статьях Основные задачи в Outlook 2013 и Краткое руководство по началу работы с Outlook 2013.
В этой статье
Чтобы ответить одним щелчком мыши, введите свой ответ прямо в области чтения. Или начните беседу Lync с чатом в режиме реального времени.
Настраивайте свою почту
Переименовывайте папки в почтовом ящике и перемещайте их так, как вам удобно.
Отслеживайте встречи и задачи
Пользуйтесь обзором
Просматривайте сразу все данные о контакте
Быстро переключайтесь между основными элементами Outlook
Прямо над строкой состояния внизу экрана вы увидите кнопки представлений "Почта", "Календарь", "Люди" и "Задания", которые упрощают навигацию.
Предоставьте всем участникам проекта доступ к общей папке, календарю и списку задач, а также управляйте этими элементами в ходе работы, используя объединенные возможности Outlook, Exchange и SharePoint.
С легкостью находите все, что вам нужно
Поиск и фильтрация
Выполняйте поиск почты, вложений, встреч в календаре и контактов, чтобы быстро находить необходимую информацию.
Прогноз погоды
Вам не нужно искать прогноз погоды для своей местности, потому что он, а также сведения о текущей погоде, находится прямо в представлении "Календарь".
Совет: Чтобы включить или отключить эту функцию, выберите Файл > Параметры > Календарь > Погода.
Интерфейс Microsoft Outlook 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы представляем вашему вниманию это руководство.
Настройте приложение под себя: Настройте Outlook. Выберите понравившиеся варианты цветовых схем и фона и синхронизируйте их с другими своими компьютерами.
Настройте Outlook 2013 под себя
Начните с главного — добавьте свою учетную запись
Начните с главного — добавьте свою учетную запись
Если вы используете почтовую службу в Интернете (например, Hotmail, Gmail или Yahoo!), введите свое имя, адрес электронной почты и пароль, чтобы настроить учетную запись.
Смените тему Office
Мы изменили дизайн Office 2013, чтобы предоставить вам рабочее пространство, напоминающее чистый лист бумаги. Если вы хотите сделать различные области Outlook более выразительными, смените тему Office.
Мы изменили дизайн Office 2013
Вы можете изменить цветовую схему Office 2013 для всех своих компьютеров, настроив параметры в разделе Файл → Учетная запись Office, или открыть диалоговое окно Параметры Outlook, чтобы выбрать новую цветовую схему только для этого компьютера. Возможные варианты: Белая, Светло-серая и Темно-серая.
Действия, которые вам могут потребоваться
Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Outlook 2013.
Почта — это далеко не все
Взаимодействие имеет большое значение, но ваше время не менее важно. В Outlook 2013 вы сможете более эффективно управлять своим временем, задачами и взаимодействием с коллегами.
- Планируйте собрания Lync: Встречайтесь с собеседником лично или экономьте время, проводя собрания в сети с помощью Lync 2013.
- Соотносите свои планы с погодой: Вы можете увидеть одновременно прогноз погоды для своего города и четырех других. Если вы планируете встречу за городом, то сразу поймете, что нужно взять с собой.
- Обзор: Наведите указатель мыши на собрание или встречу, чтобы просмотре
- Просматривайте календари других людей: Вы можете быстро выбрать подходящее время для собрания с участием коллег.
В Outlook 2013 вы сможете более эффективно управлять своим временем
Создание подписи электронной почты
Вот как можно создать новую подпись электронной почты:
Вот как можно создать новую подпись электронной почты
Если Microsoft Outlook запускается в первый раз, в окне приветствия нажмите "Далее" (как перейти к добавлению учетной записи, если Outlook ранее уже запускался, описано в конце инструкции).
Шаг 2
В следующем окне выберите "Да" и нажмите "Далее".
Шаг 3
Теперь отметьте радиокнопку "Ручная настройка или дополнительные типы серверов" и снова нажмите "Далее".
Шаг 4
На следующем шаге выберите "Протокол POP или IMAP" и перейдите к следующему окну.
Шаг 5
В окне параметров учетных записей укажите:
- Введите имя - имя пользователя или название компании.
- Адрес электронной почты - полностью имя ящика.
- Тип учетной записи - POP3 или IMAP
Если выбрали POP3, то далее укажите следующее настройки
Если выбрали IMAP, то далее укажите следующее настройки
Обратите внимание!
- Регистр символов очень важен! Поэтому название сервера, адрес сервера и адрес электронной почты, нужно вводить маленькими буквами. Особенно важно соблюдать регистр при вводе пароля. Если в пароле (например: a8sH3mH0f) имеются большие буквы, то написание маленькими буквами недопустимо (например: a8sh3mh0f)!
Шаг 6
Далее нажмите на кнопку "Другие настройки".
В открывшемся окне перейдите на вкладку "Сервер исходящей почты".
На данной вкладке отметьте галочку "SMTP-серверу требуется проверка подлинности" и выберите "Аналогично серверу для входящей почты".
Шаг 7
Все в том же окне других настроек перейдите на вкладку "Дополнительно" и укажите номера портов серверов входящей и исходящей почты при использовании защищенного соединения SSL.
Если настраивали по протоколу POP3
Если настраивали по протоколу IMAP:
После нажмите "Ок" и вернувшись к окну параметров учетных записей нажмите "Далее".
Шаг 8
Жмём "Готово". Настройка закончена.
Обратите внимание!
Если Outlook уже запускался ранее, Вы можете добавить учетную запись следующим образом:
Читайте также: