Обмен 1с в облаке
Облачная платформа Yandex.Cloud — это набор связанных сервисов, которые помогают бизнесу быстро и безопасно взять в аренду вычислительные мощности в нужных объемах.
Например, если перенести 1С в облако, можно сэкономить на покупке лицензий для новых пользователей и платить только за сотрудников, которые пользуются системой на данный момент. Или перестать зависеть от параметров техники и всегда работать на высокой скорости — находить и заполнять нужную накладную или счет-фактуру за пару минут.
У облака есть и другие преимущества. Рассказываем, как переезд 1С в Yandex.Cloud помог клиенту компании «Протон» перестать беспокоиться об администрировании инфраструктуры и безопасности хранения данных.
О компании
ООО «Протон» — это разработчик программного обеспечения. Она развивает собственную систему для бережливого управления бизнесом — GANDIVA. Работает с крупными организациями, средними и малыми предприятиями — обслуживает сервера 1С и предоставляет услуги глубокого программирования.
Какие стояли задачи
Поскольку компания — франчайзи 1С, сотрудникам часто приходится решать проблемы заказчиков, которые купили типовую конфигурацию программы, разместили её на своих серверах и заказали доработку системы у сторонних программистов.
Опыт «Протона» показывает, что с типовыми конфигурациями — «Бухгалтерия», «Зарплата», «Управление торговлей» — трудностей не бывает. Почти 99 % всех проблем с 1С, включая ошибки и низкую производительность, связаны с переделанными конфигурациями и переписанными отчётами.
Поэтому нужно было решить две основных задачи:
- Обеспечить бесперебойную работу ИТ-систем и оптимизировать их.
- Сэкономить ресурсы на обслуживании собственной инфраструктуры.
Какие нашли решения
Первую задачу решили, наладив документооборот. Помогла инфраструктура Active Directory — она объединяет разные объекты сети (компьютеры, принтеры, сервера) в одну систему. А ещё разграничение ролей и доступов, резервное копирование и правильно настроенное сетевое оборудование.
При первом запуске пустой ЗУП 3 появляется диалог начальной настройки программы. Выбираем вариант переноса данных из прежней версии и жмем на ссылку «Открыть помощник перехода».
Выбираем вариант «1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0»
Далее выбираем вариант «Загрузить данные из информационной базы»
(Если штатный обработчик не срабатывает, и вы пользуетесь сторонней обработкой для выгрузки, для этого случая существует вариант «Загрузить данные из файлов». В этом случае вы должны будете после выбора данного варианта указать путь к папке, куда была выгружена в результате запуска данной обработки конфигурация Бухгалтерия).
Настройка в Зарплате и управлении персоналом
Перейдите в Администрирование – Синхронизация данных
Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора в обеих конфигурациях), переходим в «Настройки синхронизации»
Нажимаем «Новая синхронизация данных» и выбираем «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0»
Настройка параметров подключения
Нажимаем «Настроить параметры подключения» и выбираем пункт «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе»
В поле «Каталог» создаем каталог, в котором будут храниться файлы обмена и настройки синхронизации. Называем понятным для себя образом.
Указываем префикс, который будет использовать Зарплата и управление персоналом для документов конфигурации Бухгалтерия предприятия.
В итоге названия документов будут выглядеть следующим образом: ХХУУ-000001. Где ХХ – префикс организации (0, если отсутствует), а УУ – префикс информационной базы (00, если отсутствует). Если вам требуется, чтобы названия документов продолжали выглядеть как 0000-000001 – выставляйте префикс 00. В противном случае у некоторых документов в Бухгалтерии, введенных после проведения синхронизации, может сбиться нумерация:
- 0000-000001
- 0000-000002
- 0000-000003
- 00БП-000001
Если это произошло, заходите в документ со сбитой нумерацией и измените последние цифры на требуемые текущей последовательностью. После этого все следующие документы будут вводиться автоматически, проставляя нумерацию от этого значения.
Настройка правил отправки и получения данных
Переходим в соответствующий раздел.
В открывшемся окне указываем Дату начала использования обмена (Дата, с которой создаваемые в ЗУП документы будут передаваться в Бухгалтерию), выбираем способы детализации и состав организаций, по которым будет выполняться синхронизация.
Далее указываем, сводно или детализированно по сотрудникам будет выгружаться информация. Нажимаем «Выполнить начальную выгрузку данных».
Настройка в Бухгалтерии предприятия 3.0
Открываем раздел Администрирование – Синхронизация данных.
Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора), переходим в настройки синхронизации.
Если в имеющемся списке имеются лишние/неработающие синхронизации, можно их удалить через пункт меню «Еще – Удалить настройку синхронизации».
Нажимаем «Новая синхронизация данных».
В списке выбираем «Зарплата и управление персоналом, редакция 3».
Открываем «Настроить параметры подключения».
В поле «Каталог» выбираем наш каталог, созданный на предыдущем этапе, и в нем выбираем файл настроек синхронизации.
Открываем «Настройки правила отправки и получения данных».
Выбираем дату, с которой документы из БП будут отправляться в ЗУП, настраиваем детализацию по сотрудникам и состав организаций, участвующих в обмене.
Выбираем «Выполнить сопоставление и загрузку данных».
Начинается процесс анализа.
По окончанию анализа выдается список объектов, по которым обнаружены несоответствия (различные данные в конфигурациях). Такие данные будут помечены кружком с буквой i (1). Двойным щелчком заходим в такую строку и проверяем состав данных.
А) Если в данном примере мы знаем, что объекты слева и справа не являются дублями друг друга, нажимаем «Записать и закрыть». В этом случае данные объекты организации, сотрудники, ведомости и.т.д.) будут скопированы соответственно из одной конфигурации в другую и наоборот.
Б) Если мы уверены, что объект слева (2) и объект справа (3) – это одно и то же, выбираем на один из них, затем нажимаем «Установить соответствие»(4), а в открывшемся окне выбираем необходимый объект из соседнего списка. Если этого не сделать, после синхронизации в программах появятся дубли, что может привести к ошибкам в учете.
Также для удобства сопоставления, есть кнопка «Колонки», нажав на которую можно выбрать список реквизитов, которые будут выводиться в указанном вами порядке для сопоставления. Если вы уверены, что у объекта есть поля, которые однозначно его характеризуют (например ФИО физического лица), вы можете нажать «Сопоставить автоматически» (1), после чего выбрать поле (поля), по которым будет производиться сопоставление программой значений из обеих конфигураций. Далее программа выполнит такое сопоставление по всем объектам списка.
После того, как вы проверили все имеющиеся несоответствия и убедились, что дублей создано не будет, нажимаем «Далее».
Программа может выдать предупреждение, что не все данные сопоставлены, если в списках оставались данные, которые есть в одной конфигурации и которых пока нет в другой – нажимаем «Продолжить» и «Далее».
Начинается процесс синхронизации.
По завершении нажимаем «Готово».
Выбираем «Выполнить начальную выгрузку данных».
Нажимаем «Далее» и «Готово».
Процесс синхронизации – отражение зарплаты в учете
Отражение зарплаты в бухучете
Перед созданием документа отражения не забываем проверить и при необходимости настроить реквизиты налогового органа «Настройки» – «Организации» – ссылка «Изменить данные регистрации».
Если у вас еще нет никаких начислений, создаем одно, пробное. Затем переходим в «Зарплата» – «Отражение зарплаты в бухучете».
Создаем там файл отражения за месяц имеющегося у нас начисления.
Функция этого документа – перенос и формирование проводок в конфигурации Бухгалтерия предприятия.
Выставляем месяц нашего начисления (1), выбираем организацию (2), а также проставляем дату документа (3). Дата необходима нам для проверки состава отправляемых данных при синхронизации, так как документ маркируется именно ей. Поэтому рекомендуется ставить месяц, соответствующий месяцу отражения. Нажимаем «Заполнить» (4).
Передаем данные из ЗУП
Переходим в «Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных» (можно сразу добавить с избранное, поставив рядом с названием звездочку), нажимаем «Синхронизировать» (1). Проверяем состав отправляемых данных (2).
Наше отражение попадает в список отправляемых данных.
При необходимости можно снимать документы с регистрации, то есть запрещать их отправку в Бухгалтерию.
Принимаем данные, полученные из ЗУП в Бухгалтерии
Переходим в раздел «Администрирование – Синхронизация данных - Настройка синхронизации данных». Нажимаем «Синхронизировать».
Могут появиться предупреждения. Например, программа сопоставила две организации в двух конфигурациях и автоматически установила соответствие. От вас в этом случае потребуется лишь нажать «Подтвердить», пройдя по ссылке «Предупреждения».
Проверяем, что перенеслось в Бухгалтерию, переходим в «Зарплата и кадры» – «Отражения зарплаты в бухучете».
Наш документ перенесся.
Чтобы программа с его помощью сформировала проводки, необходимо установить флаг «Отражено в учете» (1). Проверяем, сформировались ли проводки (2).
«Ошибка: проводки не формируются»
Заходим на вкладку «Начисленный НДФЛ», в любой строке кликаем двойным щелчком мыши по пустому значению незаполненного поля, нажимаем F4. Из списка регистраций выбираем необходимую. Записываем изменения, закрываем документ. Вновь открываем. Все регистрации должны подтянуться. После этого проводки формируются.
«Проводки сформировались, но не все»
Если не сформировались проводки по счету затрат, значит этот счет у нас не выбран в способах учета зарплаты.
А) Переходим в «Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты».
Б) Либо мы можем быстро перейти туда же, дважды щелкнув по соответствующему полю «Способ отражения» в документе «Отражение зарплаты» на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» и нажав F4, чтобы перейти в этот справочник.
Выбираем требующийся способ отражения, в нем в обязательном порядке заполняем поля «Счет» и «Статьи затрат».
После этого, все проводки в документе «Отражение зарплаты» должны сформироваться корректно.
«Документы не переносятся»
Если при нажатии кнопки Синхронизировать, переноса требуемых данных не происходит, это может быть по нескольким причинам.
1) Дата, с которой настроено начало обмена в ЗУП
Документы, имеющие период регистрации ранее этой даты – в обмен не попадут и в Бухгалтерию не отправятся. Например, у отчетности период регистрации – год. Поэтому даже если вы настроили начало обмена с февраля – никакая отчетность в обмен не попадет даже при попытках добавить ее в обмен принудительно. Необходимо настраивать синхронизацию с января.
Настроить правила отправки и получения данных.
2) Принудительная регистрация документов
Часто документы не отправляются, т.к. в программе они уже помечены как не требующие отправки. Это может быть по причине того, что они уже отправлялись, либо, допустим, была сперва настроена дата синхронизации Апрель, а потом сменена на Март. В этом случае мартовские документы также необходимо будет принудительно добавить на регистрацию.
Блокировка документа «Отражение зарплаты в бухучете»
После проведения документа с установленным флагом «Отражено в учете», он приобретет вид неактивного, а при последующей синхронизации с ЗУП – неактивным станет и документ в ЗУП. После этого внесение в него изменений в ЗУП станет невозможным.
Для внесения изменений потребуется снимать данный флаг в документе на стороне Бухгалтерии, синхронизировать базы и лишь после этого вы вновь получите возможность изменять файл «Отражение зарплаты» в ЗУП. Также есть «народный вариант» разблокировки – сразу в ЗУП вы помечаете данный документ на удаление и затем снимаете эту пометку.
Пандемия коронавирусной инфекции COVID-19 вынудила многих сотрудников перейти на удаленную работу. Пока одни радостно паковали коробки и переходили в диванные войска, другие столкнулись с серьезными сложностями. Например, бухгалтеры, которые оказались привязаны к офисным компьютерам, где установлен главный рабочий инструмент – 1С. Да, можно долго плясать с бубном вокруг настройки удаленного доступа или физическим переездом, но зачем, если есть идеальный инструмент для такого случая – перенос 1С в облако?
Почему именно облако?
- Проверенная и рабочая схема, а не гениальное решение вашего админа
- Можно быстро выполнить перенос
- Всегда под рукой профессиональная поддержка
- Данные надежно защищены
- Это недорого
Как перенести 1С в облако и начать работу?
Давайте разберемся, как быстро и без приключений донести свою прелесть драгоценную 1С до облака:
- 1. Выбрать поставщика услуг
- 2. Перенести свою базу со стационарного компьютера или из другого облака (самостоятельно или с помощью специалистов).
- 3. Убедиться, что все стабильно работает.
- 4. Profit! Улыбаемся и пашем.
Выбор облачного провайдера
Вот тут очень ответственный момент, потому что с облаками, как с йогуртами: не все они одинаково полезны. Неудачный выбор поставщика услуг может испортить впечатление о всей технологии и наплодить больше проблем, чем решить. Так что подходим со всей скрупулезностью. Обращаем свое критическое внимание на:
- тестовый период
- техподдержку
- бекапы
- разграничение прав доступа
- компенсацию за простой
- инструменты защиты
Тестируйте 1С в облаке 30 дней бесплатно
Чек-лист проверки провайдера:
- бесплатный
- не менее 7 дней
- платный или условно-бесплатный
- 1-3 дня
- совсем отсутствует
- работает 24/7
- скорость первого ответа – не больше 60 секунд
- решает проблемы не дольше суток
- вы понимаете каждое слово специалиста
- работает по часам
- отзывается долго или через раз
- решает проблему дольше суток без предупреждения
- сыплет терминами, объясняет путано
- регулярные
- вас держат в курсе, где их взять/посмотреть
- идеальная схема: 7 ежедневных, 1 ежемесячный и 1 раз в 3 месяца
- редкие или отсутствуют
- нет установленной частотности
- нет информации о бекапах
- возможность перекрыть доступ сотрудника к базе в любой момент даже с телефона
- возможность разграничения доступа для разных сотрудников (менеджеру – к данным по закупкам и продажам, бухгалтеру – к финансовым)
- нет возможности самому управлять доступом
- управление доступом только по заявке
- нет возможности разграничения доступа
- оговорены условия компенсации и случаи, в которых она предоставляется
- компенсация прописана в договоре оказания услуг
- нет четкого понимания, когда и за что предоставляется компенсация
- мизерная или отсутствует
- существует только на словах
Два сценария переноса 1С в облако
Ну ок, провайдера мы выбрали. Теперь переходим к самому интересному: пакуем вещички и переезжаем. Здесь у нас есть два сценария:
- 1. Вы отдаете эту задачу на откуп профессионалам – сотрудникам провайдера, к которому переходите в облако
- 2. Желаете заморочиться и все сделать самостоятельно (выгрузить базу со стационарного компьютера или облака и загрузить ее в новое облако)
Сценарий 1. Перенос 1С силами профессионалов
Если вы не уверены в своих силах, боитесь, что что-то пойдет не так или просто не имеете времени или возможности заниматься переносом, то первым делом узнайте у своего провайдера, есть ли у него услуга выгрузки/загрузки базы. Должна быть, если нет – лучше вернитесь к первому пункту нашей статьи и еще раз хорошенько подумайте.
У нас в 42Clouds есть отдельная команда, которая переносит десятки баз в день и не растеряла ни одного «чемодана». Сделаем все быстро, профессионально и с улыбкой: выгрузим, настроим, проверим. А вам останется только начать работать.
И вам не придется за это платить.
Сценарий 2. Самостоятельный перенос 1С
Если же вы приверженец мудрости «Хочешь сделать хорошо – сделай это сам» и хотите лично перенести базу, ловите две инструкции:
Перенос 1С в облако с компьютера
Что надо сделать? Первым делом – копию базы. Вторым – ее загрузку в облако. Вот так:
1. Заходим в Конфигуратор базы.
3. Указываем место для сохранения базы на локальный диск. На выходе получаем файл в формате .dt
4. Загружаем полученный файл в облако
Перенос 1С из другого облака
- Мы будем выгружать данные в формате data_dump.zip От .dt он отличается тем, что содержит только данные из вашей базы: счета, номенклатуру, документы, отчеты и т.п. Но самой конфигурации 1С в нем нет.
- Загружать файл формата data_dump.zip нужно в такую же конфигурацию 1С, какая у вас была. Релизы тоже должны совпадать. Да, обязательно. Нет, не прокатит.
- Выгрузку может сделать только пользователь с правами администратора.
А теперь поехали (показываем на примере на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, в вашей могут быть незначительные отличия):
Выгрузка базы из облака
1. Заходим в базу. Идем в раздел «Администрирование». Там выбираем вкладку «Сервис» и жмыкаем на ней строчку «Выгрузить данные в локальную версию».
2. Соглашаемся со всеми безобразиями кнопкой «Продолжить»
3. Завариваем чай, ждем. Не ругаемся, нас же предупреждали в предыдущем пункте.
4. Указываем пункт назначения для нашей драгоценной. Жмем «Сохранить».
5. Проверяем файл. Готово, вы восхитительны!
Загрузка в новое облако
1. Создаем на новом облаке свеженькую базу. Помним про конфигурацию и релиз.
3. Выбираем из каталога наш файл, жмем «Открыть»
4. Ждем, когда все загрузится.
Если выскочила вот такая ошибка:
Значит, вы все же что-то напутали – база была выгружена из более новой конфигурации 1С. Возвращаемся к своей старой 1С, обновляем ее до того же релиза, что новая и повторяем выгрузку-загрузку.
Лайфхак. Как быстро проверить, все ли нормально выгрузилось и работает
Максимально показательными после переноса будут оборотно-сальдовая ведомость и последние документы Отгрузки/Загрузки. Смотрим:
Погоняйте базу, проверьте, все ли на месте. Созвонитесь с техподдержкой нового облака, получите консультацию. Только заранее запишите вопросы.
Синхронизация- это очень полезный инструмент бухгалтера, который позволяет автоматически перенести документы и справочники из одной базы в базу другой конфигурации. Чаще всего настраивают синхронизацию между Бухгалтерией предприятия и Зарплатой и Управление Персоналом. Именно этот вариант мы рассмотрим в данной инструкции. Для баз по технологии разделения эта процедура займет совсем немного времени и усилий, так как многие обязательные пункты при обычной синхронизации выполняются автоматически (релизы конфигураций будут всегда свежие, не требуется прописывать пути к базе и т.д.). Так же преимуществом будет то, что синхронизация проводится по факту изменения данных (а не по расписанию), то есть после изменения в документах автоматически запускается процесс синхронизации и вы уже имеете самые свежие данные в обеих базах.
Начать настройку мы можем с любой из баз. В данном случае начнем из 1С: Зарплаты и управления персоналом.
Перейдем в раздел Администрирование - Синхронизация данных - Настройка синхронизации данных.
Добавляем Новую синхронизацию.
В открывшемся списке конфигураций, выбираем нужную. Для нас это Бухгалтерия предприятия, ред. 3.
В помощнике настройки синхронизации нажимаем Настроить параметры подключения.
Программа найдет все базы вашего аккаунта с конфигурацией 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0. Выбираем ту, с которой настраиваем обмен, и жмем Далее.
Отобразится окно сопоставления наименований и префиксов баз. Проверяем правильность заполнения полей и нажимаем Далее. Запустится процесс создания настроек синхронизации.
После успешного создания настроек нажимаем Готово.
Возвращаемся в помощник настройки синхронизации. Нажимаем Настроить правила отправки и получения данных.
В отобразившемся окне, выберем месяц, с которого начнется обмен данными между конфигурациями. Далее выбираем организации, которые будут участвовать в обмене, либо выбираем, что это будут все организации базы.
Если необходима синхронизация только по определенным организациям, установите переключатель только по выбранным организациям и выберите соответствующие Организации. Нажимаем Далее.
Следующий этап - это настройка детализации выгрузки данных. Данные можно выгружать сводно или с разбивкой по каждому из сотрудников. Устанавливаем галку в нужной нам позиции.
По завершению создания настроек выбираем кнопку Готово.
Завершающий обязательный этап - это начальная выгрузка данных.
В 1С: Бухгалтерию предприятия 3.0 будут выгружены все данные, начиная с месяца, который мы указали в настройках. Так как учет ведется одновременно в нескольких программах, перед загрузкой данных в 1С: Бухгалтерию мы можем сопоставить все документы и справочники, чтобы у нас не появились дубли.
Для начала выгрузки нажимаем на одноименную кнопку.
Данный процесс может занять продолжительное время - все зависит от объема данных.
После завершения выгрузки нажмите кнопку Готово.
В данной базе настройку синхронизации мы завершили.
Точно такие же действия проведем в базе 1С: Бухгалтерии предприятия: раздел Администрирование - Синхронизация данных - Настройки синхронизации, и проходим по тем же пунктам
На этом мы завершаем нашу настройку обмена данными между 1С: Бухгалтерии предприятия и 1С:Зарплатой и Управление Персоналом. В дальнейшем, как только в нашей базе ЗУП будут проведены изменения в документах, они автоматически перейдут в базу БП.
Читайте также: