Настройки вариантов отчетов 1с документооборот

Обновлено: 07.01.2025

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Одной из важных задач, которые решает 1С:Документооборот – предоставлять необходимую отчетность пользователям для анализа и оперативного контроля. Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных в структурированном виде.

Как узнать состояние исполнительской дисциплины в компании? Кто из сотрудников и как часто нарушает установленные сроки? Как часто происходят просрочки поручений и задач на текущий момент и за текущий год? Сколько времени сотрудники проводят на всевозможных совещаниях, встречах, планерках? Насколько оптимально выстроены текущие процессы в компании, или есть такие, которые тормозят работу?

Виды отчетов

Ответ на эти вопросы можно найти в отчетности. В системе 1С:Документооборот предустановлено порядка 300 видов отчетов по различным направлениям и разрезам аналитики. А при удачном профессиональном внедрении этот список легко расширяется и дополняется необходимыми отчетными формами.

Для удобства в каждом из разделов системы находятся определенные виды отчетов непосредственно по данному разделу. Для доступа к ним необходимо открыть пункт меню раздела «Отчеты».

Как настроить отчеты в 1С Документооборот

Давайте посмотрим, какие настройки отчетов предоставляет нам система. Формирование отчета начнем с выбора необходимого нам варианта. Как правило, в каждом отсчете предусмотрено несколько видов, каждый из которых отвечает тем или иным требованиям.

При этом сам отчет также содержит настройки параметров, в соответствии с которыми он формируется. Настройки могут быть выведены на форму отчета для быстрого доступа к ним. В любом случае, по команде «Настройка» открывается окно со всеми предусмотренными на стадии разработки отчета настройками.

Если отбор по какому-то из параметров при формировании отчета учитывать не нужно, нужно просто снять с него галку выбора.

Обладая определенными знаниями и опытом работы с настройками на СКД в 1С:Документооборот можно произвести тонкую настройку, изменяя практически все параметры самого отчета. Зачастую такой настройкой занимаются специалисты при внедрении системы, или в дальнейшем – очень опытные пользователи, имеющие специальные навыки для этого.

Ну и конечно сформированные отчеты можно распечатывать и сохранять в различных форматах.

Справка об исполнительской дисциплине

Пожалуй, самый востребованный руководителями любых рангов отчет.

Здесь отображается общее количество задач, задач исполненных в срок, а также – с нарушением заданного срока (с возможностью сортировки по конкретным исполнителям или отделам), то есть оценить дисциплину в конкретных цифрах. Здесь же можно задать отбор по периоду, подразделению, исполнителю, а также отобразить эти же данные в виде диаграммы.

Есть еще несколько отчетов, которые позволяют руководителям оперативно оценить ситуацию с исполнительской дисциплиной в различных разрезах.

Список истекающих и просроченных задач подчиненных показывает, у какого сотрудника сколько просроченных задач на текущий момент и какие именно.

Справка по исполнению покажет все задачи подчиненных за указанный период с результатами их исполнения.

Отчет «Задачи, исполненные с нарушением сроков» покажет все просроченные задачи в разрезе сотрудников за обозначенный период.

Отчет «На контроле» показывает состояние контрольных задач по каждому контролеру.

Другие отчеты

Отчеты по управлению договорной деятельностью отражают актуальные данные по текущим договорам за интересующий период.

В 1С:Документооборот есть большой блок статистических отчетов, на основании которых можно провести анализ эффективности текущих бизнес-процессов, сделать соответствующие выводы и принять соответствующие управленческие решения.

Рис.22 Средняя длительность процессов по документам

Мы рассмотрели часть типовых отчетов 1С:Документооборот, поставляемых с программным продуктом из коробки. При внедрении системы правильное планирование и разработка нужных отчетов, которые будут выполнены, исходя из требований вашей компании, обеспечит пользователей актуальной информацией в необходимом виде. Вследствие внедрения такой системы контроля исполнительской дисциплины в компании, обязав сотрудников использовать систему электронного документооборота, можно значительно повысить исполнительскую дисциплину и получить эффективную систему управления в компании.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Конфигурация программы 1С дает ее пользователям практически неограниченные возможности изменения и дополнения такого функционала, как «права доступа» (далее по тексту – ПД) ко всем данным, хранящимся в электронной базе. Это реализовано через ряд настроек:

Полномочия;
Политики;
Рабочие группы;
Права доступа на папки.

Права настраивает администратор базы или пользователь программы с соответствующей ролью. Права каждого объекта формируются как совокупность этих настроек. В зависимости от их состава результат настройки будет различен для каждого сотрудника компании (или группы сотрудников). Рассмотрим настройки ПД на примере программы 1С для автоматизации документооборота.

Какие настройки ПД существуют

Полномочия – это самое крупное деление ПД в 1С Документооборот, представляющее собой готовый набор ролей. С их помощью определяются, какие типы данных будут видны пользователю программы. Все остальные настройки ограничивают эти права.

В политиках мы даем доступ к информации по разрезам доступа.

Права на содержание папок представляют собой допуск к документам, содержащимся в конкретных папках.

Мгновенно настроить права доступа в 1С возможно путем добавления сотрудника в рабочую группу. Это влечет отмену настроек политик и прав на папки.

Настройка полномочий для рабочей группы

Рекомендуем настраивать ПД не отдельного пользователя, а устанавливать режим доступа к документам, содержащимся в электронной базе, для:

Подразделений;
Рабочих групп;
Ролей исполнителей.

Данная настройка избавляет от необходимости перенастраивать права доступа при увольнении того или иного сотрудника или его переводе в другое подразделение компании.

Создадим рабочую группу и назначим ей полномочия на примере релиза 1С Документооборот КОРП 2.1.15.4.

Для этого переходим в меню «Нормативно-справочная информация/Рабочие группы».

В окне справочника «Рабочие группы» добавляем новый элемент под наименованием «Сотрудники головного офиса».

Для вновь созданной рабочей группы следует назначить полномочия. Укажем для примера полномочия «Работа с входящими и исходящими документами» - это набор ролей в 1С, разрешающих чтение входящей и исходящей корреспонденции, добавление корреспондентов, доступе к досье корреспондентов, справочнику физических лиц и других полномочий. Добавляем полномочие. После этого закрываем созданный элемент.

Установление политик доступа

Политики определяют круг пользователей и состав данных в 1С, к которым пользователям предоставлен доступ в определенных разрезах. Изменение политик производим в меню «Настройка и администрирование/Политики доступа».

Закладки «Общие разрешения» позволяют настроить ПД по разрезам доступа. Этот режим настройки является самым простым. При этом конкретному пользователю можно установить как одно, так и несколько разрешений. Кроме того, можно установить специальные разрешения, исключающие действие общих.

Алгоритм настройки

1. Первый шаг заключается в выборе разрезов доступа, который задаст границы доступной пользователю информации. А именно:

Виды документов;
Организации;
Грифы доступа;
Виды мероприятий;
Группы доступа корреспондентов;
Группы доступа физических лиц;
Подразделения и другие.

Обратите внимание! Если в документе 1С не был заполнен разрез, например, не выбрана организация/вид доступа, то ограничение ПД по разрезу не подействует.

Количество разрезов, которые используются в политиках, в случае необходимости можно изменить. Для этого перейдем в меню 1С «Поддержка и обслуживание/Управление расчетом прав».

Затем следует выбрать пункт «Настройка прав доступа/Используемые разделы доступа».

Обратите внимание! Выбор небольшого количества разрезов доступа ускоряет пересчет прав. При изменении настроек в 1С программа заново пересчитывает объекты, круг ПД которых был расширен либо сужен. Этот процесс в 1С Документооборот может занять довольно продолжительное время. Поэтому мы рекомендуем менять эту настройку на начальном этапе пользования программой.

2. Второй шаг заключается в выборе пользователя и его уровня доступа. Для этого в окне выбора «Кому» уточняем:

Подразделение;
Роль;
Пользователя;
Рабочую группу.

Например, можно дать разрешительные права доступа к папке с договорами всем сотрудникам, а к входящим документам только делопроизводителю.

Для пользователей программы 1С существуют три уровня доступа: чтение, редактирование и регистрация. Последний уровень (регистрация) наделяет пользователя самым обширным кругом полномочий, которые включают первые 2 уровня. Редактирование разрешает читать, изменять, удалять и добавлять контент в документ.

Обратите внимание! Если пользователь получил два разрешения с одинаковыми уровнями, к примеру, одно – через группу, а другое – индивидуально, то действует максимальное разрешение.

Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8», но холдингу придется купить 1С Документооборот 8 КОРП, а предприятие может рассмотреть другую версию.

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management). То есть автоматизация документооборота на базе 1С, помимо работы непосредственно с документами, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

Централизовано и безопасно хранить документы;
Регистрировать входящие и исходящие документы;
Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
1С:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

Поиск по реквизитам;
Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
Полнотекстовый поиск;
Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

Согласование договоров;
Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
Контроль жизненного цикла договора;
Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Наверное, одна из самых важных задач, это предоставить отчетность пользователю для анализа и оперативного контроля. Отчеты предназначаются для вывода нужной информации в структурированном виде.

С помощью отчётов в 1С Документооборот вы сможете узнать:

Состояние исполнительной дисциплины в компании;
Кто и когда нарушает установленные сроки;
Бывают ли просрочки порученных задач;
Как часто сотрудники посещают совещания и планерки;
Оптимальность процессов, а также найдете ошибки при работе.

Какие бываю виды отчетов в 1С Документооборот?

Ответ на этот вопрос можно найти в отечности. В программе 1C:Документооборот существует более 300 видов отчетов. Все они имеют свое направление и разрезы аналитики. Также, у вас есть возможность легко расширить этот список, дополнить новыми отчетными формами.

Для более удобного использования, в каждом разделе находится несколько видов отчетов. Для доступа к ним, нужно перейти в пункт меню "Отчеты"

Как настроить отчеты в программе 1C Документооборот

Для начала просмотрим настройки отчетности. Для формирования отчета выберем нужный вариант. Зачастую, каждый отчет имеет несколько видов, все они отличаются по своим индивидуальным требованиям.

Каждый отчет содержит свои настройки, благодаря которым он формируется. Настройки выводятся на форму отчета, что бы к ним можно было быстро добраться. Для открытия всех необходимых настроек на стадии разработки, вам потребуется нажать "Настройка".

Если вам не нужен один из параметров, то просто снимите галочку в ненужного варианте.

Если у вас есть некие знания при работе с настройками СКД программе 1C:Документооборот, то вы можете сделать полную настройку всего отчета. Чаще всего, такой настройкой занимаются специалисты при внедрении системы.

Вы можете копировать все сформированные отчеты. Сохранять либо распечатывать в разнообразных форматах.

Как сделать справку об исполнительской дисциплине в 1С Документооборот?

Справка об исполнительской дисциплине, это одна из самых используемых отчетов

Здесь можно посмотреть отображение всех нужных задач. Посмотреть кто не выполнил задачу в срок, кто нарушил задачу и так далее. Можно отсортировать по определенному исполнителю или по дате. Также, можно фильтровать по периоду, исполнителю, или при должном желании отобразить информацию в виде диаграммы.

Также, есть другие отчеты, которые помогают руководителям оценить дисциплину по определенной задаче.

Также, можно просмотреть истекающие или просроченные задачи. Все это можно просмотреть у каждого пользователя индивидуально. Сортировать по дате и времени.

Справка по исполнению может показать результат исполнения задачи

Отчет "задачи, исполненные с нарушенным сроком", позволит руководителю обнаружить недоработанные задачи за некий период.

Отчет "На контроле", показывает отчет по каждому контролеру.

Другие виды отчетов в 1С Документооборот

Отчет по управлению договорной деятельности, показывает все актуальные данные по договорам за выбранные период.

В программе есть огромный блок статических отчетов, с помощью которых можно проанализировать эффективность бизнес-процесса. Сделать выводы и выбрать нужный курс.

Заключение

В этой статье, мы рассмотрели самые важные отчеты в программе 1C:Документооборот. При правильном планировании и разработки, всегда нужны отчеты. Ведь именно с помощью них можно следить за выполнением определенной задачи. Эта программа поможет вам руководить дисциплину и увеличит эффективность системы управления.

Наши специалисты помогут вам настроить любой отчёт в 1С Документооборот. Звоните!

Читайте также: