Какие инструменты в excel нужно использовать чтобы обрабатывать большие объемы данных

Обновлено: 07.01.2025

Я много работаю в Excel и постоянно стараюсь повысить скорость работы. Прохожу онлайн-курсы, смотрю ролики на YouTube. Часто сталкиваюсь с объёмными таблицами. Однажды работал с таблицей данных из 300 000 строк. Я собрал для вас 10 фишек, которые точно повысят скорость работы с большими таблицами в Excel.

1) Добавляйте новые строки / столбцы с помощью Ctrl +, удаляйте с помощью Ctrl -. Для этого выделяйте нужное кол-во строк / столбцов. Можно мышкой, а можно через Shift + Пробел / Ctrl + Пробел.

2) При построении широких таблиц для копирования формул используйте алгоритм ниже. Особенно актуально для прогноза по временным рядам, например, по месяцам на 5 лет.

Заполните последний столбец единицами.
После того, как вы записали формулу в первой ячейке строки, нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать формулу.
Далее нажмите Ctrl + Shift + Вправо. Так вы выделите всю строку, включая последний столько с единицей.
Нажмите Ctrl + V. Всё готово.

3) Перемещайтесь межу началом и концом срок / столбцов с помощью Ctrl + Вправо / Влево / Вверх / Вниз.

4) Длинные формулы с логическими операторами типа Если и прочими удобно писать по строкам, как программный код. Так намного проще читать формулу. Excel никак не учитывает пробелы. Для перехода на новую строку нажимайте Alt + Enter. Попробуйте левый и правый Alt, бывает, что работает только один из двух.

5) У вас есть диапазон ячеек А1:А1000 (это столбец) с заполненными значениями. Вы написали формулу в ячейке B1. Вам нужно скопировать её вниз до ячейки B1000. Можно выделить ячейку B1, навести курсор в правый нижний угол, появится крестик, щёлкнуть на него дважды. Формула автоматом скопируется до нижней ячейки соседнего диапазона слева. Даже если соседний диапазон прерывистый, формула все равно заполнится до конца диапазона.

6) Есть значок Суммы на панели во вкладке Главное. Он суммирует диапазон ячеек сверху вниз. У вас есть диапазон ячеек A1:A1000, вам нужно посчитать их сумму в ячейке A1001. Выделяете ячейку А1001 и нажимаете Alt +. Всё готово.

7) Если значения указаны в столбец, а вам нужно в строку, можно использовать формулу ТРАНСП().

8) Через амперсанд "&" можно в одной ячейке совместить текст и значения разных ячеек. Например, в ячейке B10 у вас рассчитана сумма выручки за месяц, 1 500 000 руб. Тогда в другую ячейку вы можете записать формулу = "Выручка за месяц составила " & B10 и отобразить Выручка за месяц составила 1 500 000 руб.

10) Если нажать правой кнопкой мыши на поле со стрелочками слева от первого листа Книги, появится список всех листов. Это удобно, когда листов много и они не убираются на панель.

Excel – одна из лучших программ для аналитика данных. А почти каждому человеку на том или ином этапе жизни приходилось иметь дело с цифрами и текстовыми данными и обрабатывать их в условиях жестких дедлайнов. Если вам и сейчас нужно это делать, то мы опишем техники, которые помогут существенно улучшить вам жизнь. А чтобы было более наглядно, покажем, как их воплощать, с помощью анимаций.

Анализ данных через сводные таблицы Excel

Сводные таблицы – один из самых простых способов автоматизировать обработку информации. Он позволяет свести в кучу огромный массив данных, которые абсолютно не структурированы. Если его использовать, можно почти навсегда забыть о том, что такое фильтр и ручная сортировка. А чтобы их создать, достаточно нажать буквально пару кнопок и внести несколько несложных параметров в зависимости от того, какой способ представления результатов нужен конкретно вам в определенной ситуации.

Существует множество способов автоматизации анализа данных в Excel. Это как встроенные инструменты, так и дополнения, которые можно скачать на просторах интернета. Также есть дополнение «Пакет анализа», которое было разработано компанией Майкрософт. Она имеет все необходимые возможности, чтобы вы могли получать все необходимые результаты в одном файле Excel.

Пакет анализа данных, разработанный Майкрософт, можно использовать исключительно на едином листе в одну единицу времени. Если он будет обрабатывать информацию, расположенную на нескольких, то итоговая информация будет отображаться исключительно на одном. В других же будут показываться диапазоны без какой-либо значений, в которых есть исключительно форматы. Чтобы осуществить проанализировать информацию на нескольких листах, нужно использовать этот инструмент по отдельности. Это очень большой модуль, который поддерживает огромное количество возможностей, в частности, позволяет выполнять следующие типы обработки:

Дисперсионный анализ.
Корреляционный анализ.
Ковариация.
Вычисление скользящего среднего. Очень популярный метод в статистике и в трейдинге.
Получать случайные числа.
Выполнять операции с выборкой.

Эта надстройка не активирована по умолчанию, но входит в стандартный пакет. Чтобы ею воспользоваться, необходимо ее включить. Для этого сделайте следующие шаги:

Перейдите в меню «Файл», и там найдите кнопку «Параметры». После этого перейдите в «Надстройки». Если же вы установили 2007 версию Эксель, то нужно нажать на кнопку «Параметры Excel», которая находится в меню Office.
Далее появляется всплывающее меню, озаглавленное словом «Управление». Там находим пункт «Надстройки Excel», нажимаем на него, а потом – на кнопку «Перейти». Если же вы используете компьютер Apple, то достаточно открыть вкладку «Средства» в меню, а потом в раскрывающемся перечне найти пункт «Надстройки для Excel».
В том диалоге, который появился после этого, нужно поставить галочку возле пункта «Пакет анализа», после чего подтвердить свои действия, нажав кнопку «ОК».

В некоторых ситуациях может оказаться так, что этого дополнения найти не удалось. В этом случае его не будет в перечне аддонов. Для этого надо нажать на кнопку «Обзор». Может также появиться информация о том, что пакет полностью отсутствует на этом компьютере. В этом случае необходимо его установить. Для этого нужно нажать на кнопку «Да».

Перед тем, как включить пакет анализа, необходимо сначала активировать VBA. Для этого его нужно загрузить таким же способом, как и саму надстройку.

Как работать со сводными таблицами

Первоначальная информация может быть какой-угодно. Это могут быть сведения о продажах, доставке, отгрузках продукции и так далее. Независимо от этого, последовательность шагов будет всегда одинаковой:

Откройте файл, в котором содержится таблица.
Выделите диапазон ячеек, которые мы будем анализировать с помощью сводной таблицы.
Откройте вкладку «Вставка, и там надо найти группу «Таблицы», где есть кнопка «Сводная таблица». Если же используется компьютер под операционной системой Mac OS, то нужно открыть вкладку «Данные», и эта кнопка будет находиться во вкладке «Анализ».
После этого откроется диалог с заголовком «Создание сводной таблицы».
Затем выставите такое отображение данных, которое соответствует выделенному диапазону.

Мы открыли таблицу, информация в которой никоим образом не структурирована. Чтобы это сделать, можно воспользоваться настройками полей сводной таблицы в правой стороне экрана. Например, отправим в поле «Значения» «Сумму заказов», а информацию про продавцов и дату продажи – в строки таблицы. Исходя из данных, которые содержатся в этой таблице, автоматически определились суммы. Если есть необходимость, можно открыть информацию по каждому году, кварталу или месяцу. Это позволит получить детальную информацию, которая надо в конкретный момент.

От того, сколько колонок есть, будет отличаться и набор имеющихся параметров. Например, общее число столбцов – 5. И нам надо просто разместить и выбрать их верным образом, а показать сумму. В таком случае выполняем действия, показанные на этой анимации.

Можно сводную таблицу конкретизировать, указав, например, страну. Для этого мы включаем пункт «Страна».

Можно также посмотреть информацию про продавцов. Для этого мы заменяем колонку «Страна» на «Продавец». Результат получится следующий.

Анализ данных с помощью 3D-карт

Данный метод визуального представления с географической привязкой дает возможность искать закономерности, привязанные к регионам, а также анализировать информацию этого типа.

Преимущество этого способа в том, что нет необходимости отдельно прописывать координаты. Необходимо просто правильно написать географическое положение в таблице.

Как работать с 3D-картами в Excel

Последовательность действий, которую вам необходимо выполнить, чтобы работать с 3Д-картами, следующая:

Откройте файл, в котором есть интересующий диапазон данных. Например, таблица, где есть колонка «Страна» или «Город».
Информацию, которая будет показываться на карте, нужно сначала отформатировать, как таблицу. Для этого надо найти соответствующий пункт на вкладке «Главная».
Выделите те ячейки, которые будут анализироваться.
После этого переходим на вкладку «Вставка», и там находим кнопку «3Д-карта».

Затем показывается наша карта, где города в таблице представлены в виде точек. Но нам не особо нужно просто наличие информации о населенных пунктах на карте. Нам гораздо важнее видеть ту информацию, которая привязана к ним. Например, те суммы, которые можно показать, как высоту столбика. После того, как мы выполним действия, указанные на этой анимации, при наведении курсора на соответствующий столбик будут отображаться привязанные к нему данные.

Также можно воспользоваться круговой диаграммой, которая является намного более информативной в некоторых случаях. От того, какая общая сумма по величине, зависит размер круга.

Лист прогноза в Excel

Нередко бизнес-процессы зависят от сезонных особенностей. И такие факторы надо обязательно принимать в учет на этапе планирования. Для этого существует специальный инструмент Excel, который понравится вам своей высокой точностью. Он значительно более функциональный, чем все описанные выше методы, какими бы отличными они ни были. Точно так же, очень широкой является сфера его использования – коммерческие, финансовые, маркетинговые и даже государственные структуры.

Важно: чтобы рассчитать прогноз, необходимо получить информацию за предыдущее время. От того, насколько долгосрочные данные, зависит качество прогнозирования. Рекомендуется иметь данные, которые разбиты по одинаковым интервалам (например, поквартально или помесячно).

Как работать с листом прогноза

Чтобы работать с листом прогноза, необходимо выполнять следующие действия:

Откройте файл, в котором содержится большой объем информации по тем показателям, которые нам надо проанализировать. Например, в течение прошлого года (хотя чем больше, тем лучше).
Выделите две строки с информацией.
Перейдите в меню «Данные», и там кликните по кнопке «Лист прогноза».
После этого откроется диалог, в котором можно выбрать тип визуального представления прогноза: график или гистограмма. Выберите тот, который подходит под вашу ситуацию.
Установите дату, когда прогноз должен закончиться.

В приводимом нами ниже примере даются сведения за три года – 2011-2013. При этом рекомендуется указывать временные промежутки, а не конкретные числа. То есть, лучше писать март 2013, а не конкретное число типа 7 марта 2013 года. Чтобы исходя из этих данных получить прогноз на 2014 год необходимо получить данных, расположенные в рядах с датой и показателями, которые были на этот момент. Выделяем эти строки.

Затем переходим на вкладку «Данные» и ищем группу «Прогноз». После этого переходим в меню «Лист прогноза». После этого появится окно, в котором снова выбираем способ представления прогноза, а затем устанавливаем дату, к которой прогноз должен быть закончен. После этого нажимаем на «Создать», после чего получаем три варианта прогноза (показываются оранжевой линией).

Быстрый анализ в Excel

Предыдущий способ действительно хорош, потому что позволяет составлять реальные прогнозы, основываясь на статистических показателях. Но этот метод позволяет фактически проводить полноценную бизнес-аналитику. Очень классно, что эта возможность создана максимально эргономичной, поскольку для достижения желаемого результата необходимо совершить буквально несколько действий. Никаких ручных подсчетов, записи каких-либо формул. Достаточно просто выбрать диапазон, который будет анализироваться и задать конечную цель.

Есть возможность прямо в ячейке создавать самые разные диаграммы и микрографики.

Как работать

Итак, чтобы работать, нам надо надо открыть файл, в котором содержится тот набор данных, который надо анализировать и выделить соответствующий диапазон. После того, как мы его выделим, у нас автоматически появится кнопка, дающая возможность составить итоги или же выполнить набор других действий. Называется она быстрым анализом. Также мы можем определить суммы, которые автоматически будут проставлены внизу. Более наглядно посмотреть, как это работает, можете на этой анимации.

Функция быстрого анализа позволяет также по-разному форматировать получившиеся данные. А определить, какие значения больше или меньше, можно непосредственно в ячейках гистограммы, которая появляется после того, как мы настроим этот инструмент.

Также пользователь может поставить самые разные маркеры, которые обозначают большие и меньшие значения относительно тех, которые есть в выборке. Так, зеленым цветом будут показываться самые большие значения, а красным – наиболее маленькие.

Очень хочется верить, что эти приемы позволят вам значительно повысить эффективность вашей работы с электронными таблицами и максимально быстро добиться всего, что вы желаете. Как видим, эта программа для работы с электронными таблицами дает очень широкие возможности даже в стандартном функционале. А что уже говорить про дополнения, которых очень много на просторах интернета. Важно только обратить внимание, что все аддоны должны быть тщательно проверены на вирусы, потому что модули, написанные другими людьми, могут содержать вредоносный код. Если же надстройки разработаны компанией Майкрософт, то ее можно использовать смело.

Пакет анализа от Майкрософт – очень функциональная надстройка, которая делает пользователя настоящим профессионалом. Она позволяет выполнить почти любую обработку количественных данных, но она довольно сложная для начинающего пользователя. На официальном сайте справки Майкрософт есть детальная инструкция по тому, как использовать разные виды анализа с помощью этого пакета.

Эта штука помогает мне когда необходимо из таблицы подготовить текстовый файл и подсунуть его какой-нибудь программе или зенношаблону.
Например, имеется вот такая таблица:

Осталось только выделить весь столбец и скопировать его в нужный нам текстовый файл. Очень просто.

2. Поменять местами строки или столбцы.
Представьте такую ситуацию, у вас есть готовая таблица, но вам нужно поменять местами какие либо столбцы или строки.

Можно конечно делать в лоб: добавили новую строку\столбец в том месте где нужно, затем скопировали\вырезади сюда нужную строку\столбец, и после если необходимо удалили ненужные столбец или его копию. Все вроде просто и понятно.

Но Excel позволяет нам поступить еще проще. Выделяете нужные столбцы или строки, зажимаете клавишу «Shift» на клавиатуре, зажимаете правой кнопкой мыши границу строки или столбца и перетягиваете его, куда необходимо

3. Выделение дубликатов
Бывает так, что вам нужно посмотреть есть ли повторы в таблице. Можно вручную ее просматривать и листать, а можно сделать следующее:
Выделяете нужные ячейки -> Во кладе «Главное» нажимаете «Условное форматирование» -> Правила выделения ячеек -> Повторяющиеся значения -> выбираете нужное форматирование (внешний вид таких ячеек) -> ГОТОВО
Готово. Эксель подсветит вам дубли, с которыми вы можете дальше работать.
Наглядно этот процесс показан на анимации ниже:

Многие могут спросить: «А если я хочу удалить повторы автоматически, что мне делать?»
Для этого вам нужно воспользоваться другой функцией в экселе «Удалить дубликаты». Мы об этом уже писали здесь, поэтому расписывать данный процесс не буду, а просто покажу этот процесс анимированно. Искать будем дубли по столбцу «Логин» и удалять всю строку в которой есть дубли логина.

4. Разделить текст по столбцам

В первом пункте мы сцепляли строку из ячеек таблицы, но что делать, если нам наоброт требуется из текстового файла, получить таблицу. например, после выгрузки из программы, вы имеете файл такого вида:

Логин1;Пароль1;Прокси1;Юзерагент1
Логин2;Пароль2;Прокси2;Юзерагент2
Логин3;Пароль3;Прокси3;Юзерагент3
Логин4;Пароль4;Прокси4;Юзерагент4
Логин5;Пароль5;Прокси5;Юзерагент5
Логин6;Пароль6;Прокси6;Юзерагент6
Логин7;Пароль7;Прокси7;Юзерагент7
Логин8;Пароль8;Прокси8;Юзерагент8
Логин9;Пароль9;Прокси9;Юзерагент9

каждый элемент строки отделен от другого каким-то разделителем. В нашем примере это точка с запятой «;»
Итак, что мы делаем:
Открываем Excel, копируем в какой-либо столбец нужные нам строки. Далее, выделяем то, что нам нужно разделить и переходим во вкладку «Данные» -> ищем кнопку «Текст по столбцам» -> Указываем формат данных «с разделителями» и нажимаем далее -> выбираем из списка нужный разделитель или указываем свой «другой» -> нажимаем ГОТОВО и нужный нам столбец превратился в столько столбцов, сколько данных в нем было.
Чтобы посмотреть наглядно, я подготовил небольшую анимацию:

На этом пожалуй на сегодня все, но это далеко не все полезные фишки, которыми богат Excel.
Если вы знаете еще что-то интересное, что помогает вам экономить время, буду рад обсудить в комментариях ниже.

В завершение, хочу напомнить, что у нас есть супер шаблон для работы с одноклассниками, узнать о нем подробнее можете вот в этой статье.

Он постоянно дорабатывается и совершенствуется. Если у вас есть предложения о том, что еще добавить в его функционал — то милости просим в скайп: evgesib или в комментарии.

Удачи вам в заработке первого (или уже не первого) миллиона из интернета 😉

Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

Как работать

Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
Выделите диапазон данных для анализа.
Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» — в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц — получим более детальную информацию за конкретный период.

Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

2. 3D-карты

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
Выделите диапазон данных для анализа.
На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

3. Лист прогнозов

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

Как работать

Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
Выделите два ряда данных.
На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.

4. Быстрый анализ

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

Как работать

Откройте таблицу с данными для анализа.
Выделите нужный для анализа диапазон.
При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

Читайте также: