Как заблокировать календарь в outlook
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Возможно, вы заметили волшебные просмотры в Microsoft Outlook 2013. В этой статье я покажу вам, как отображать и закреплять просмотры, а также как легко их отключить в Microsoft Outlook 2013.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookОтображение и закрепление краткого обзора календаря в Outlook 2013
Показать календарь в кратком виде: наведите указатель мыши на Календарь или значок календаря в нижней части Outlook откроется окно просмотра Календаря. См. Снимок экрана ниже:
Если вам нужно закрепить обзорный просмотр календаря, просто нажмите кнопку закрепления в правом верхнем углу обзорного просмотра, и обзорный просмотр отобразится на панели дел как можно скорее. См. Снимок экрана:
Отключить быстрый просмотр календаря в Outlook 2013
Некоторым пользователям Outlook может не понравиться этот краткий обзор, и они будут раздражать их. Однако это кажется непростым способом напрямую отключить просмотр из Outlook. Здесь я расскажу о трюке, позволяющем отключить быстрый просмотр Календаря в Microsoft Outlook 2013.
Шаг 1. Щелкните многоточие в нижней части области навигации, а затем выберите Параметры навигации из всплывающего меню.
Шаг 2. В диалоговом окне "Параметры навигации" измените Максимальное количество видимых элементов в 1, держать почта сначала в Показывать в таком порядке и нажмите OK кнопку.
После этого вы увидите, что все кнопки или текст скрыты, кроме почты в нижней части панели навигации. В этом случае невозможно просмотреть краткие обзоры календаря, людей, задачи и т. Д.
Примечание: В этом случае пользователи не могут переключать представления Outlook, напрямую щелкая Календарь / Люди / Задача в нижней части области навигации. Кроме того, горячие клавиши - это простой способ изменить представление Outlook:
| Нет. | Просмотр Outlook | Горячие клавиши |
| 1 | почта | Ctrl + 1 |
| 2 | Календарь | Ctrl + 2 |
| 3 | Люди | Ctrl + 3 |
| 4 | Задачи | Ctrl + 4 |
| 5 | Заметки | Ctrl + 5 |
| 6 | Папки | Ctrl + 6 |
Помимо горячих клавиш, вы также можете переключать представления Outlook, нажимая на многоточие в нижней части области навигации> Календарь/Люди/Задачи
Например, вы предоставили общий доступ к своему календарю Outlook другим пользователям Exchange в Outlook или собираетесь поделиться им с другими пользователями Exchange в Outlook, но вы хотите ограничить их разрешение и запретить им просматривать сведения о встречах, как вы могли бы это сделать? Для вас есть два решения.
Скрыть детали встречи в календаре, которым вы поделитесь по электронной почте
Если вы собираетесь поделиться своим календарем по электронной почте, но не позволяете получателям просматривать сведения о встрече, вы можете сделать следующее в Outlook.
3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook щелкните значок Да кнопку, чтобы продолжить.
Когда получатели получат это электронное письмо и откроют календарь в своем Outlook, они будут просматривать только встречи без подробностей.
Внимание: Этот метод может работать только с учетной записью Exchange в Outlook.
Скрыть сведения о встрече в календаре, к которому вы поделились с помощью разрешения календаря
Если вы предоставили другим пользователям Exchange разрешения на просмотр вашего календаря Outlook, вы можете скрыть все сведения о встречах в общем календаре с помощью Разрешение календаря функцию.
1. в Календарь просмотра, щелкните правой кнопкой мыши указанный календарь, к которому вы предоставили доступ другим пользователям Exchange, и выберите Свойства из контекстного меню. Смотрите скриншот:
2. В диалоговом окне "Свойства календаря" перейдите к Разрешения вкладку, а затем: (1) Выберите указанного пользователя Exchange, которому вы запретите просматривать все сведения о встречах в вашем общем календаре;
(2) Выберите Рецензент из Уровень разрешения раскрывающийся список;
(3) В Чтение раздел, пожалуйста, проверьте Свободное / занятое время, тема, место вариант. Смотрите скриншот ：
3. Теперь рычаг разрешений указанного пользователя Exchange изменен на На заказ. Пожалуйста, нажмите на OK чтобы сохранить изменения.
С этого момента указанный пользователь Exchange не будет просматривать сведения о встрече в общем календаре, например цвет категории и т. Д.
Отпуск – это время для отдыха. Однако предшествующие ему недели могут быть очень напряженными: вы спешите закончить все важные дела, прежде чем поставить статус «Вне офиса» и настроить автоответы. Мы хотим помочь вам исключить одну задачу из этого списка.
Веб-версия Outlook упрощает освобождение календаря и автоматической отмены собраний перед тем, как вы покинете офис на некоторое время. При настройке автоответа в веб-версии программа предложит выполнить следующие действия:
- Заблокировать ваш календарь, чтобы люди знали о вашем отсутствии.
- Очистить существующие встречи в вашем календаре, отказываясь и отменяя их.
- Автоматически отправлять ответ на входящие приглашения, пока вы отсутствуете.
Блокировка календаря
Перед тем, как покинуть офис (реальный или виртуальный) и начать отдых, вы маркируете период своего отсутствия в календаре, чтобы адресаты знали о вашем предстоящем отсутствии. Теперь при настройке автоответа можно выбрать опцию Блокировать календарь, и веб-версия Outlook создаст встречу на всю длительность вашего отпуска.
Когда коллеги осведомятся о вашей доступности с помощью Помощника по планированию, они увидят, что вы отсутствуете.
Очищение запланированных собраний
Еще одна задача, о которой следует позаботиться прежде, чем покинуть офис – это отмена и отказ от текущих встреч в календаре. Теперь при настройке автоматического ответа веб-версия Outlook находит все мероприятия, которые запланированы на этот период, и предоставляет возможность указать встречи, которые вы хотели бы отменить, а также настроить вариант ответа.
Веб-версия Outlook по умолчанию выбирает все собрания с участниками, оставляя только собрания без участников (поскольку в большинстве случаев они служат напоминаниями или заметками, которые пользователи создали исключительно для себя). Если есть какая-то встреча, которую вы не хотите отменять, просто снимите галочку в списке, и Outlook оставит это собрание в календаре.
Разумеется, работа не останавливается во время вашего отсутствия в офисе. Но теперь Outlook может автоматически отклонять приглашения от вашего имени. Так ваши коллеги будут знать, что вы не сможете посетить встречу по причине отсутствия. После ответа от вашего имени Outlook оставит приглашение в вашем почтовом ящике, чтобы вы были в курсе того, что происходило во время вашего отъезда.
Читайте также: