Как визуализировать данные в excel
У вас есть вопросы об использовании надстройки "Визуализатор данных" с Excel ? Вот несколько важных моментов, которые необходимо знать.
Можно ли использовать надстройка "Визуализатор данных"?
В этой таблице приводится общее описание доступных функций в зависимости от того, какая у вас лицензия.
Microsoft 365 1
Создание схемы с помощью надстройки дляExcel
Обновление схемы из последних данных
Просмотр, печать и совместное Visio в Интернете
Редактирование простой схемы сВеб-приложение Visio
Дополнительные возможности в Visio версии 2
2 Дополнительные сведения о пользовательских и расширенных функциях см. в этой статьи.
Где находится надстройка "Визуализатор данных"?
Это надстройка для Excel, позволяющая создавать схемыVisio на Excel данных, не устанавливаяVisio.
ВExcel для Microsoft 365 или Excel для Microsoft 365 для Mac, на вкладке Вставка ленты выберите Получить надстройки или Надстройки. Затем найщите визуализатор Visio данных .
ВExcel в Интернете, на вкладке Вставка ленты выберите Office надстройки. Затем найщите визуализатор Visio данных .
Подробные сведения см. в оке Создание схемы.
Кнопка "Надстройки" Excel неастройка
Некоторые организации отключать надстройки, чтобы больше контролировать то, что пользователи устанавливают на своих системах. Это делает администратор Microsoft 365. Часто, когда администратор отключил надстройки, для надстройок может быть настроена альтернативная система централизованного развертывания. Вы можете попросить администратора сделать это. Администратор может получить помощь по двум ссылкам ниже.
Централизованное развертывание надстройки "Визуализатор данных"
Хранятся ли данные на схеме как частные?
Да. Надстройка "Визуализатор данных" использует веб-службу для создания схем. Данные, которые вы вводите в надстройки, отправляются службе в microsoft Cloud по безопасному протоколу, а служба создает схему, а затем возвращает ее на компьютер. Никакие данные не сохраняются в облаке Майкрософт. Поэтому для создания схемы необходимо подключение к Интернету, но корпорация Майкрософт не сохраняет эти данные. Если в итоге сохранить схему в OneDrive, она будет закрытым управлением.
Почему для использования надстройки нужно войти в нее?
Не входя в нее, вы можете создать схему вExcel сохранить книгу с помощью надстройки. Но если вы хотите поделиться схемой как файломVisio или отредактировать ее в Visio, вам придется войти с помощью учебной или учебной учетной записи, связанной с вашей подпиской наMicrosoft 365.
Надстройка просит меня войти, но при попытке сделать это не работает
В некоторых версиях Microsoft Edge процесс регистрации для использования надстройки в настоящее время не работает. Эту проблему можно обойти, обновив новую версиюMicrosoft Edge или используя другой поддерживаемый браузер (например, Google Chrome или Mozilla Firefox).
Удаление надстройки с таблицы
Чтобы удалить экземпляр надстройки, который вам больше не нужен или который вам больше не нужен:
На указатель на внешнюю границу надстройки. При этом указатель мыши превратится в четырехконечную стрелку:
Щелкните, чтобы выбрать.
Выберя рамку надстройки, нажмите клавишу DELETE.
В браузере вите файлы cookie
С помощью надстройки "Визуализатор данных" мы используем файлы cookie, чтобы заметить параметры, выбранные при входе. Поэтому для использования надстройки в браузере должны быть включены файлы cookie.
Чтобы включить файлы cookie в веб-браузере, откройте страницу браузера Параметры найди категорию Конфиденциальность. Здесь можно включить файлы cookie, которые в некоторых браузерах также называются трекерами.
Как лучше всего поделиться схемой, выполненной с помощью надстройки?
С помощью надстройки "Визуализатор данных" вам не Visio создавать схемы. То же самое относится и к совместному доступу к схеме.
Где следует изменить схему? В настольном или веб-приложении?
Веб-приложение Visio позволяет быстро внести основные изменения в схему прямо в веб-браузере. Если вы хотите увеличить схему более продвинутыми способами, например использовать на схеме пользовательские фигуры, использовать двусторонную синхронизацию данных с схемой или применить к схеме рисунки, относяющиеся к данным, необходимо использоватьVisio для настольных систем.
При создании Visio файла
Эта надстройка позволяет создать схемуVisio, не открывая Visio. С помощью таблицы данных вExcel описать, как должна выглядеть схема, а затем схема будет нарисована прямоExcel на вашемExcel диаграмме.
Вы можете поделиться схемой, отправив книгуExcel другим людям.
Я создал схему, но теперь, когда возвращаемся к файлу Excel, она не там
При использовании следующих версий Windows 10 и Excel надстройка визуализатора данных работает неправильно:
Windows версии 1903 (май, обновление 19H1)
Excel версии 16.0.11629.20246
В результате после создания схемы в Excel закройте файл, а затем вернимся к ней, схема не будет там в файле.
Конкретная версия Excel, которая имеет эту проблему, была Microsoft 365 выпуске Current Channel в июне 2019 г. Доступны более новые версии. Чтобы обойти эту проблему, обновите ее до более новой версии. Дополнительные Office обновлений см. в этой Office.
Для того, чтобы сделать из набора цифр стройный график, необязательно идти в Power Point и другие программы. В рамках Excel ты можешь не только проанализировать данные, но и визуализировать их на разных уровнях: от «нарисовать график на салфетке» до «понять, как результаты исследования распределены по миру». Всему этому, а также десяткам других незаменимых в работе функций мы учим на курсе «Excel для карьеры и поиска работы» от Changellenge >> ToolKit.
Сегодня мы познакомимся с режимом Power View в Excel, который сэкономит тебе время и поможет создать визуальные отчеты прямо в Excel. Как?
Сначала подготовим данные для работы в Power View. Для этого нужно перевести их в таблицу. Перейдите во вкладку Insert (Вставка) и выберите Table (Таблица).
Переименовать таблицу можно во вкладке Formulas (Формулы) — просто воспользуйтесь Name Manager (Менеджер Имен). Мы изменим название таблицы на Data. Далее выделяем одну клетку из таблицы, переходим во вкладку Insert (Вставка) и выбираем Power View. По умолчанию Excel переместит несколько столбцов из твоей таблицы в рабочее поле, но их можно легко убрать.
Далее будем вести всю работу в режиме Power View. Он состоит из четырех основных разделов: панель инструментов, рабочее поле, фильтры и поля. На панели инструментов можно выбирать конкретные способы анализа.
«Рабочее поле» — это ваш «экран»: на нем будут отражаться все результаты. В разделе «Фильтры» можно убирать и добавлять категории в данные. Раздел «Поля» отвечает за добавление данных для анализа. Здесь по умолчанию располагается исходная таблица.
Портрет целевой аудитории
Предположим, мы собрали всю необходимую информацию и теперь хотим проанализировать данные в Excel, чтобы создать портрет нашей целевой аудитории. Для этого через раздел «Поля» будем добавлять данные, которые нас интересуют. Например, если мы хотим добавить информацию о возрасте аудитории, необходимо найти соответствующий столбец в таблице и перетащить его в поля. Затем необходимо перенести этот столбец в поля еще раз и там же изменить его свойства на COUNT (Not Blank) или СЧЕТ (Без Пропусков). Так вы получите подобие сводной таблицы в рабочем поле.
Теперь построим график на этих данных. Для этого щелкнем по получившейся таблице и в панели инструментов выберем интересующий нас тип графика: горизонтальные и вертикальные гистограммы разных типов, круговые диаграммы, точечные или линейные графики.
Аналогичным образом добавляем другие данные и получаем информацию о пользователях, собранную в одном месте.
Этот отчет интерактивный. Мы можем выделять какие-то элементы, и вид отчета будет моментально меняться. Например, мы можем увеличить отдельный элемент.
А еще можно выделять интересующие сегменты на одном графике и отслеживать изменения на других. Например, если мы хотим посмотреть все параметры только по людям, обучавшимся по специальности IT, нам достаточно выделить соответствующий столбец в последней гистограмме.
Таким образом при помощи Power View можно создавать интерактивные отчеты прямо в Excel, что существенно упрощает работу.
Хотите больше узнать о работе в Excel?
Мы создали онлайн-курс, на котором учим анализировать данные в Excel, а также использовать самые важные функции этой программы на реальных бизнес-задачах. Вебинары от экспертов с опытом работы в Big3 и Big4, много практики и возможность получить карьерные рекомендации — подробности здесь.
Чтобы проверить, насколько хорошо вы знаете Excel, пройдите тестирование.
Получите карьерную поддержку
Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.
Подписаться на карьерную рассылку
Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы — от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков.
Power View — это надстройка, с помощью которой можно создавать интерактивные графики, диаграммы, карты и таблицы, а также живые отчеты.
Чтобы начать работу с PowerView, необходимо добавить отображение команды, в одну из вкладок Excel, например, «Вставка».
Выполняем довольно простые действия: Выбрать Файл> Параметры> Настроить ленту> Вставка> Создать группу> Новая группа (настраиваемая)> Переименовать в PowerView> выбрать команды> Все команды> найти PowerView> Добавить> созданную группу PowerView (настраиваемая).
Панель Power View — своего рода рабочий лист Excel, но без ячеек. Для того чтобы информация отобразилась на листе PowerView, нужно отметить данные, которые расположены в панели «Поля» PowerView.
Данные будут отображены в виде небольшой сводной таблицы, этот вид присваивается автоматически. Для изменения вида необходимо нажать по вкладке «Конструирование»> «Представление переключателя»:
- Таблица.
- Линейчатая диаграмма. Применяется, когда вам нужно показать несколько рядов информации; информация включает положительные, отрицательные и нулевые значения; нужно сравнить всю информацию по многим категориям.
- Гистограмма: наглядно показывает изменения данных с течением времени и сравнение различных величин. На гистограммах категории расположились по горизонтали и значения по вертикали.
- Другая диаграмма показывает данные в виде одной из трех диаграмм: точечная, строчная и круговая.
- Карта показывает информацию в виде круговой диаграммы с геоданными.
Надстройка Power View помогает создать однотипные диаграммы и графики, интерактивные отчеты с использованием карточек и мозаики, дашборды, а также точечные и пузырьковые диаграммы с анимацией динамики данных в визуализации.
Интерактивные или анимированные пузырьковые диаграммы наглядно показывают динамику развития с течением времени, при чем строится такая диаграмма с использованием Power View за считанные минуты. Для этого необходимо:
кликнуть по вкладке «Конструирование»> другая диаграмма> точечная диаграмма> перетащить поля> для того чтобы диаграмма стала анимированной и могла во времени и в динамике двигать пузырьки необходимо использовать ось воспроизведения и поместить поле с временным отрезком> нажать кнопку Play на диаграмме.
Диаграмму можно растянуть до размеров слайда, если навести на один из шариков мышку, то можно увидеть всплывающую подсказку с данными, а после нажатия правой кнопкой мыши диаграмма покажет детальную траекторию развития. Диаграмму можно использовать для визуализации развития продаж продуктов, продажи филиалов конкуренции и для много другого.
Согласитесь, не стоит ограничиваться обычными сводными таблицами в Excel, когда можно таким простым способом визуализировать данные и сделать отчеты живыми и интересными для восприятия.
Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.
Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.
Как работать
Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.
- Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
- Выделите диапазон данных для анализа.
- Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
- Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
- Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.
Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» — в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц — получим более детальную информацию за конкретный период.
Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.
Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».
Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.
2. 3D-карты
Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.
Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.
Как работать
- Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
- Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
- Выделите диапазон данных для анализа.
- На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.
Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.
Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.
3. Лист прогнозов
Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.
Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).
Как работать
- Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
- Выделите два ряда данных.
- На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
- В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
- Выберите дату окончания прогноза.
В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).
Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.
На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.
4. Быстрый анализ
Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.
Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).
Как работать
- Откройте таблицу с данными для анализа.
- Выделите нужный для анализа диапазон.
- При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.
В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.
Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.
Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.
Читайте также: