Как вести базу кандидатов в excel

Обновлено: 22.01.2025

В работе любого менеджера по кадрам Excel занимает свое, пусть и не самое главное, но определенно заметное место. Причем для самих HR-менеджеров, зачастую весьма далеких от сложных инструментов Excel, его использование иногда превращается в пытку. Давайте разберем несколько типовых ситуаций, вопросы про которые я часто слышу от сотрудников HR-отделов на моих тренингах.

График тренингов

Если вы сталкивались в своей работе с планированием и организацией тренингов для сотрудников, то согласитесь, что грамотный выбор времени для них — очень важен. Дорогой и нужный тренинг, но проведенный в неудачное время, когда сотрудники завалены сезонной работой или, наоборот, разъехались по отпускам — выкинутые деньги компании и зря потраченные ресурсы.

Для правильного выбора дат нужна наглядность. Предположим, что на каждого сотрудника запланировано по два тренинга в год. Сведем предварительные даты начала и завершения тренингов по каждому сотруднику в следующую таблицу:

Формула здесь только одна — в ячейке G4 — скопированная затем вправо до конца года. Она позволит быстро менять шаг временной шкалы до любых нужных значений, тем самым масштабируя график.

Теперь выделим все пустые квадратные ячейки, начиная с F5 и до конца таблицы вправо-вниз и выберем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне уточним тип создаваемого правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введем следующую формулу:

Это комбинация из двух логических функций И, связанных друг с другом логическим ИЛИ. Каждая из функций И (AND) проверяет попадание даты соответствующей данной ячейке в диапазон между датами старта и окончания тренинга. Поскольку мы хотим залить цветом оба тренинга, то две функции И связаны одной ИЛИ поверх.

В результате получаем:

Причем, если изменить шаг временной шкалы в желтой ячейке E1 до, например, недели, то получим более общую картину:

Расчет бонусов или доплаты за выслугу лет

Предположим, что мудрое руководство нагрузило нас приятной обязанностью — рассчитать доплаты к окладам наших сотрудников за выслугу лет (такое иногда бывает в госкомпаниях) или добавочные бонусы к зарплате. И то и другое предполагает сложную многоступенчатую систему доплат в зависимости от стажа наших коллег. Представим это в виде таблицы:

То есть, если сотрудник проработал у нас меньше 12 месяцев — он не получает ничего. Если проработал от года до двух — получает 10% доплаты (или бонуса). Если от двух до трех — 15%. Если от трех до пяти — 25% и т. д.Максимальный бонус в 100% полагается только старожилам — тем, кто работает в компании больше 10 лет.

Можно пойти классическим путем и использовать функцию проверки ЕСЛИ (IF). Причем, нам придется вкладывать одну ЕСЛИ в другую несколько раз, т. к. надо проверить попадание в несколько диапазонов:

Бррр… Ужас, правда? Задачу можно решить гораздо изящнее, если использовать известную в узких кругах финансистов и аналитиков, функцию ВПР (VLOOKUP):

Суть решения в том, что функция ВПР ищет ближайшее наименьшее значение в первом столбце нашей таблицы бонусов и выдает значение из второго столбца рядом с найденным. Аргументов у функции четыре:

Лепестковая диаграмма компетенций

Любой HR занимавшийся когда-либо подбором персонала, не понаслышке знает, как сложно порой бывает подобрать правильных людей на вакантные должности. Думаю, все могут припомнить последствия неудачного выбора, когда сотрудники потом или «не тянут» или быстро «перерастают» занимаемую должность и процесс приходится повторять заново, тратя время, ресурсы и деньги компании. Как же наглядно и качественно оценить — насколько данный кандидат подходит на определенную должность?

В такой задаче имеет смысл использовать хоть и не очень распространенный, но весьма удобный в данном случае тип диаграммы в Microsoft Excel — Лепестковая (Radial). В английской терминологии этот тип диаграмм иногда называют еще Spider Chart — за её внешнее сходство с паутиной.

Составим для нашей вакантной должности список из 5–10 ключевых компетенций (навыков, требований). Под 0 в данном случае понимается отсутствие требований, под 10 — максимальная потребность. Например, на должность директора по продажам этот список может выглядеть так:

По результатам общения с кандидатами (рассмотрения их резюме, собеседований, тестирования) мы можем создать похожий список их качеств и навыков с аналогичными оценками, нормированными по шкале от 0 до 10.

Теперь можно свести все наши данные в одну таблицу и, выделив ее, построить по ней лепестковую диаграмму, выбрав на вкладке Вставка в группе Диаграмма команду Лепестковая:

Дополнительно, для наглядного отображения набранных баллов в диапазоне B2:D10 я использовал условное форматирование гистограммами (Главная — Условное форматирование — Гистограммы), а в диапазоне C12:D12 — цветовыми шкалами (Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы).

Какие же выводы можно сделать по диаграмме?

Хорошо видно, что Кандидат2 хотя и имеет больший общий суммарный балл по сравнению с Кандидатом1 (61 против 52), но к данной должности подходит меньше, т. к. имеет высокие знания и навыки не там, где нужно (знания технологии или финансов), а по нужным параметрам (навыки ведения переговоров и презентаций) как раз сильно отстает. Кандидат1 напротив, по всем необходимым к данной должности компетенциям укладывается в требования очень неплохо. Если немного «подтянуть» его по презентациям и переговорам, что легко можно сделать отправив его на соответствующие тренинги, то он идеально впишется в эту вакансию.

Для вычисления итогового численного значения «попадания в должность» можно использовать следующую формулу (для ячейки C12):

Обратите внимание на то, что это формула массива, т. е. она должна вводиться с использованием не клавиши Enter в конце, как обычно, а с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формулы массива отличаются от обычных формул Excel и позволяют работать сразу с целыми массивами данных. В строке формул они отображаются в фигурных скобках (но ставить их с клавиатуры нельзя). Данная формула массива вычисляет отклонение качеств кандидата от требований вакансии и представляет это в виде доли, подразумевая за 100% идеальное совпадение по всем требованиям. Причем перебор навыков, т. е. ситуация, когда кандидат превосходит требования — не учитывается и не дает ему преимуществ.

База кандидатов — неотъемлемая часть работы рекрутера. Это своего рода инструмент-помощник каждого HR-специалиста. Что делать, если у вас накопилось много резюме и не удается найти необходимого кандидата в базе? Разобраться получше в том, что представляет собой база кандидатов и как ее систематизировать нам поможет Светлана Гайдар, рекрутер компании Smart Solutions.

Кандидаты без оффера: что делать

В жизни каждого рекрутера рано или поздно наступает момент, когда хороших кандидатов становится больше, чем вакансий. Что же тогда делать с кандидатами, которые не получили job-offer , но владеют необходимыми навыками? Или с теми, кто отправлял отклики на вакансии, но по тем или иным причинам не подошли для этой позиции?

Дайте обратную связь.
Сохраните этих кандидатов в свою базу.

Что такое база кандидатов и как ее испольщовать, читайте ниже в статье👇🏻

Что нужно знать о базе кандидатов

База кандидатов HR-специалиста — это все соискатели, с которыми вы уже общались в ходе работы. Соискатели, которые присылали отклики на вакансию, или те, кого вам рекомендовали. Также это могут быть просто запоминающиеся резюме, на которые вы наткнулись самостоятельно в процессе поиска.

Определитесь, для чего вам нужна база кандидатов: для внутреннего использования, если вы подбираете сотрудников себе в компанию. Или для внешнего, если вы ищете кандидатов для компании-заказчика. С внутренним рекрутментом дела обстоят легче: здесь вы знаете, какие вакансии у вас есть уже и какие могут возникнуть в будущем. Когда вы формируете для себя базу, исходите из того, какая сфера и какие должности вам могут пригодиться.

Решите, где и как сохранить информацию о кандидатах. Если вы работаете в крупной компании или рекрутинговом агентстве, то скорее всего у вас уже есть специальное программное обеспечение, такое как: CleverStaff, Hurma, AmazingHiring.

База кандидатов в Excel

Что делать, если в компании пока не предусмотрен бюджет на такого рода программы? Для этого мы подготовили несколько рекомендаций, как можно внедрить в работу обычный Excel:

1️⃣ Используйте листы-вкладки для каждой открытой вакансии, а также для тех, на которые можно просто сохранять подходящие резюме на будущее;

2️⃣ Если вы работаете в более крупной компании, то здесь удобнее будет сделать вкладки для отделов или департаментов. Также для какой-то определенной вакансии, к примеру, IT-специалиста, подойдут вкладки-скиллы;

3️⃣ На случай, когда вкладок становится много, можно сделать отдельный реестр всех листов. Здесь можно писать перечень вкладок и ссылок, чтобы было удобно и быстро их найти и перейти;

4️⃣ Что написать в середине вкладок? Прежде всего не забудьте об имени кандидата, укажите его контактные данные, должность и ссылку на резюме. Более серьезно подойдите к заполнению графы “Должность”, чтобы информация о кандидатах была структурирована по этому параметру. Также используйте слова-теги, чтобы быстрее выполнить сортировку должностей. Так в дальнейшем вы сэкономите свое время при поиске нужного человека;

5️⃣ Делайте пометки по существующим вакансиям: на каком этапе находится кандидат, сколько прошло собеседований и не забывайте оставлять обратную связь по итогам собеседований. Так вы увидите полную картину того, в какую сторону движется вакансия.

Компания Smart Solutions — ведущий провайдер услуг аутсорсинга и управления персоналом с 2009 года. Мы закрываем вакансии для украинских и международных компаний. Выбирая Smart Solutions вы получаете:

Соответствие всех процедур нормам законодательства Украины
Высокий профессиональный уровень исполнителей услуг
Гибкость в отношениях с клиентами и индивидуальный подход.

Команда Smart Solutions уверенна , что успех компании создают люди, работающие в ней. Именно поэтому мы помогаем бизнесу решать кадровые вопросы за минимальный срок. Нажмите на кнопку, чтобы оставить заявку на подбор персонала 👇🏻

Правильная работа с базой данных кандидатов значительно ускоряет закрытие вакансий и снижает затраты на подбор персонала. Все это происходит за счет грамотного формирования кадрового резерва компании.

Хорошая база данных – это не только большие объемы резюме с комментариями, это еще и удобство работы со всей необходимой информацией по кандидатам.

Как быстро находить данные о соискателях, с которыми уже был контакт?
Как эффективно сформировать базу резюме? Как ей управлять и где хранить?
Как избежать дублирования кандидатов и легко ориентироваться в истории подбора?
Как минимизировать расходы на рекрутинг?

На эти вопросы отвечает Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWorkRecrutier.

Давайте рассмотрим четыре основных способа хранения резюме:

1. Хранить резюме в папках на компьютере.
2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.
3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.
4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.

1. Хранить резюме в папках на компьютере.

Уметь грамотно структурировать резюме в папках на компьютере очень полезный навык. Он даже пригодится, если вы решите использовать онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга. Давайте разберем, как же наиболее удобно структурировать папки.

Прежде всего, открытые вакансии нужно разделить на отделы. Предположим, что у вас будет папка «Отдел продаж». В ней мы создаем папки с городами, в которые требуются специалисты. В каждом городе – все открытые вакансии. Например, «Руководитель отдела продаж», «Менеджер по продажам», «Менеджер по работе с клиентами», «Телемаркетолог». В каждой папке еще по две папки – «Перспективные» и «Неперспективные».

Далее возможны два варианта.
Первый – вы можете отдельно создавать папку с конкретным человеком и вносить туда все документы, связанные с этим соискателем.

Второй – сохранять по каждому кандидату только один документ с резюме, внося туда необходимые комментарии. Важно помнить, что папку с резюме и само резюме мы называем в едином формате. Например, Петров Илья, то есть вначале фамилия потом имя. Если вы выбираете вариант с сохранением нескольких файлов по одному кандидату, то лучше все виды файлов также называть по единой форме. Например, Петров Илья.docx или Resume.docx.

Это будет выглядеть так:

У этого способа хранения информации о кандидатах существуют серьезные минусы.

Такую базу тяжело передать другому рекрутеру, если произойдет смена кадров. У каждого своя логика структурирования и новому менеджеру по подбору персонала будет тяжело работать с накопившейся информацией. Придется все перестраивать под себя и тратить на это рабочее время.

Более того, в этом процессе резюме кандидатов могут быть утеряны. При таком подходе рекрутеры чаще всего дополнительную информацию по соискателям держат в голове и в любой момент, какие-то важные детали могут быть забыты. Для самого рекрутера это тоже стресс – помнить все и бояться что-нибудь забыть. Плюс к этому, чтобы вспомнить кандидата, вам нужно будет находить историю переписки с ним в почте, но там все равно будет не вся информация, которая необходима.

Если вы сами пользуетесь такой базой резюме, то первое время у вас не возникнет проблем. Главное все структурировать – сделать папки с понравившимся кандидатами, отказами, состоявшимися и несостоявшимися интервью. Но здесь тоже есть минус – один кандидат может попасть сразу в несколько папок, и вы об этом не будете знать. Из-за этого может возникнуть серьезная путаница.

2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.

Если сравнивать хранение информации о кандидатах в папках на компьютере и Excel, то второй вариант более удобен, но он все равно не решает главных трудностей. Здесь тоже необходимо грамотно структурировать информацию. Например, важны такие поля как заказчик, позиция, ФИО, карьера, текущие ожидания, статус, комментарий, телефон, email.

При таком подходе рекрутер тратит много времени на занесение информации о кандидате в таблицу и возникают трудности с поиском соискателя. Вы можете сократить выборку по статусу или имени кандидата, но все равно придется вручную проматывать список и искать нужного соискателя.

Также остается проблема с дублированием одного и того же кандидата на разные вакансии и нет полной истории взаимодействия с соискателями. Один кандидат попадает к нескольким заказчиками одновременно, а итоги общения с ним хранятся сразу в нескольких Excel. Опять же по разным таблицам неудобно искать и невозможно комбинировать поиск по нескольким параметрам.

Теоретически в Excel можно посчитать статистику по закрытию вакансий – сколько изначально было отобрано кандидатов, сколько прошли интервью, сколько приняли предложение о работе и так далее. Но все это будет занимать достаточно много времени и не все данные могут попасть в анализ. Кроме того, с более сложными отчетами возникнут трудности.

Например, собирать причины отказов соискателей и почему мы им отказали, станет уже сложнее. А это важные показатели для планирования подбора и улучшению HR-стратегии компании. Собирая статистику вручную, вы будете тратить много времени и не всегда сможете представить ее в визуально понятном и удобном для руководства формате.

3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.

Преимущество этого способа относительно двух предыдущих – можно более-менее быстро найти резюме в папках по строчке из Excel. Информация по подбору хранится в таблице, но сами резюме лежат в хорошо структурированных папах на компьютере.

Минусы этого подхода – долго заносить вручную информацию по кандидатам в таблицу, полную историю подбора сложно отследить, неудобно сортировать кандидатов в Excel по разным параметрам и за дополнительной информацией все равно приходится возвращаться в папки. Все это отнимает кучу времени рекрутера.

4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.

И наконец, последний вариант – автоматизация. Этот подход исключает все перечисленные минусы первых трех методов хранения резюме. Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга позволяет в один клик добавить резюме из работных сайтов, соцсетей и почты в базу. При этом вся информация по соискателю будет представлена в едином удобном формате.

Рекрутеры быстро находят нужных кандидатов по разным параметрам в сервисе – отдельно по навыкам, желаемой должности, опыту работы, образованию и так далее. Таким образом, вы не тратите время на просмотр соискателей, которые заведомо не подходят. Сразу видите полную историю взаимодействия с кандидатом.

Даже если ваш коллега общался с ним год назад, вы узнаете, почему соискатель не был принят на работу. Ну и конечно вы автоматически получаете всю необходимую HR-аналитику – воронку соискателей, эффективность источников подбора и так далее. Визуально она будет представлена в виде понятных диаграмм и графиков.

У многих рекрутеров при переходе на онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга возникает вопрос – что делать со своей базой резюме, которая хранится в папках на компьютере, Exсel, устаревших коробочных программах или вообще никак не структурирована. Первым делом нужно понять, насколько для вас будет актуальна база в будущем.

Если вы понимаете, что она слишком устарела и пользы из нее уже не извлечь, то проще проигнорировать перенос таких резюме в сервис. Все зависит от специальности. Если у вас большое количество резюме IT-специалистов, то, бесспорно, их нельзя терять. Если вы обладатель базы промоутеров пятилетней давности, то не стоит тратить на нее время, так как велика вероятность, что многие сменили род деятельности.

Хороший онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга полностью перенесет вашу базу с комментариями. Количество резюме не должно влиять на качество импорта, даже если у вас 100 000 резюме. Но при этом важно обращать внимание на сохранность всех комментариев по кандидатам. Без них база утратит свою пользу и смысл. Кстати, на минимальных объемах резюме (до 100 штук), подойдет перенос вручную.

Все сервисы для автоматизации работают по-разному, кто-то переносит резюме пачками в архиве. При таком варианте о сохранности комментариев не может быть и речи. Как правило, с такими резюме по факту ничего не происходит. С ними дальше нельзя работать из-за отсутствия необходимой дополнительной информации по кандидату.

Хороший сервис умеет переносить резюме из папок и комментарии из Excel, автоматически создавая вакансию и прикрепляя к ней все подходящие резюме. Он соотносит и синхронизирует всю информацию по кандидату из разных видов файлов. Таким образом, получается перенос полной структурированной информации по соискателю с комментариями. При импорте сервис должен сам находить и объединять всю информацию по кандидатам, которой вы обладаете. Только так от этого будет польза.

Итак, мы рассмотрели четыре способа хранения резюме. Из них наибольшую пользу приносит последний.

Автоматизация больших объемов резюме и историй взаимодействий помогает рекрутерам повысить эффективность своей работы в несколько раз. Чтобы данные можно было легко и быстро перенести в онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга с сохранением комментариев к соискателям нужно правильно подготовить всю информацию.

Если у вас информация по кандидатам и в папках, и в Excel, то проследите, чтобы ФИО соискателей были написаны также по единому образцу с названиями папок и файлов на компьютере.

Хотя хороший онлайн-сервис должен объединять кандидатов по контактным данным. Достаточно, чтобы в разных файлах или строках совпадал телефон или email соискателя. Резюме кандидата в сервисе автоматически объединятся с его данными и комментариями в таблице.

После такой подготовки все данные могут быть перенесены в онлайн-сервис для автоматизации рекрутингаи вы сможете наслаждаться работой с кандидатами, экономя свое время и получая максимум пользы от своей базы.

Все мы формируем базу данных кандидатов, и от того как она организована зависит в целом эффективность нашей работы, которая, в свою очередь, зависит, в том числе, и от времени, которое мы затрачиваем на работу со своей базой. Хочется быстро находить уже отработанных соискателей, быстро формировать стоп лист, избегать дублирования кандидатов по прошествии времени, и просто минимизировать расходы на рекрутинг.

В связи с этим, вопрос: Коллеги, а кто и как ведет базу данных кандидатов (свою личную)? В первую очередь интересует электронный формат. Что посоветуете? Хочется оптимизировать и свою работу и свои затраты.

Что бы хотелось: помимо обычной фиксации контактов и результатов прикреплять файлы с резюме, сопроводительным письмом, представлением кандидата, фото и видео файлы.

HR-профессионал, карьерный консультант, ICU Professional Coach

105 отзывов от клиентов (100% положительных)

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!

Ответы на вопрос

ТОП-30 В продолжение темы. Про FriendWork Recruiter не вспоминала до той поры, как не наткнулась на эту тему. Дай, думаю, проверю, что у меня с доступом к базе резюме, возможно ли, не оплачивая сервис, их оттуда вынуть. Оказалось, что нельзя. Экспорт базы стоит 5000. Или оплачивай сервис (17 тыс., на минуточку). Поэтому я настороженно отношусь к облачным сервисам при всех их удобствах. ТОП-30

У меня тоже старый добрый е-стафф). Но это, конечно, уже просто по привычке, пользуюсь больше 15 лет и знаю как свои 5 пальцев. Удивляет, что они никак не развивают свой сервис, ведь они были фактически первые на рынке СРМ для КА, но он у них не основной, насколько я понимаю. Но мне как раз нравится, что он стоит у меня локально на компе, поддержка не смотря ни на что хорошая, и все бесплатно) Для фрилансера как раз самое то. А вот если с командой работать, то получается очень дорого, облака у них нет.

Года 4 назад пробовала FriendWork, даже участвовала в его тестировании в обмен за доступ. Аналитика на тот момент фактически отсутствовала, а без аналитики большого смысла нет. Основным преимуществом была возможность получать резюме с контактами с НН и суперджоба.

Ольга, я давно работаю с E-staff Рекрутер. Довольна, переходить на другую базу пока не планирую. Поэтому, если у Вас небольшое количество подразделений и штат сотрудников не выше 10 000, то рекомендую. Ольга, коллеги, приветствую!
Не первый раз встречаю подобный вопрос.
Поэтому повторю ответ, который дал лдному из коллег:
Я использую MS-Access.
Причига проста - офисный пакет нужен, так почему бы его не использовать, раз Access в него входит.
Все базы - цены, продукты, клиенты, кандидаты, участники и пр. - легко связываются между собой.
Там же - отчеты, аналлитика и пр.
Минус - все базы, запросы, формы пришлось создавать и настраивать самому.
Требует времени.
Но работу сильно упрощает.
Кроме того - интегрируется с MS-Office по умолчанию. А здесь - и планировщик с календарем, и рассылки, и шаблоны и все, что нужно (мне, во всяком случае)) ).
Гораздо лучше, чем просто Excell. HR-клуб Максим, система Clever Staff несомненно качественный продукт.
У меня вопрос - Как вы решаете вопрос, связанный с законодательством РФ о защите персональных данных? Clever Staff хранит информацию на серверах Украины и Европы, в этой системе соблюдаются требования GDPR, то есть общего регламента о защите данных, который применяется ко всем компаниям, обрабатывающим персональные данные резидентов и граждан Европейского союза. Например, если вы набираете экспатов, то Clever Staff вам подходит, если подбор персонала ведется только на территории РФ, то соблюдение 152-ФЗ является обязательным. У меня две компании, в которых я сейчас реализую проекты по оптимизации системы подбора персонала, отказались от внедрения Clever Staff именно по этой причине. Еще один вопрос, связанный с переносом базы данных. Clever Staff берет за эту услугу 300$, что существенно увеличивает цену на покупку и внедрение. HR-клуб ТОП-30

Для поднятия настроения я отошел от серьезности в ответе на вопрос.
Я веду свою базу кандидатов аккуратно, вдумчиво, внимательно.

С уважением, Айрат Мустафин

ТОП-30 Ольга, добрый вечер. Я работала и работаю в разных системах . Попробовала все.
Мое мнение следующее.
1. E-staff - неудобный и , я бы сказала, устаревший интерфейс. Напоминает 1С.
2. Friend work. Приятно смотреть, работать, прарсить резюме с hh. Были проблемы с закачкой резюме просто с компа. Все время информация сбивалась. Аналитика так себе.
3. Хантфлоу. Приятный интерфейс. Интуитивно понятно как пользоваться. Особенно меня порадовала следующая функция: поставила дополнительный App на IPhone. Когда звонили кандидаты, закаченные в базу, автоматически Ханфлоу подписывал, кто звонит. Меня это очень порадовало. Все номера не станешь вносить в телефонную книжку и вечно начинаешь смутно вспоминать кандидата. Эта функция сильно помогает. HR-клуб Анна, я приобретала Friendwork для одного клиента, которому выстраивала систему подбора в прошлом году. На двоих сотрудников цена составила 36,000 в квартал. Эта цена только для использования самой ATS системы. Без модуля карточек оценки кандидатов, без возможности адаптировать этапы подбора под себя - стандартный функционал для рекрутера.
Отдельно оплачивался доступ к базе резюме, на один год стоимость составила 80,000 рублей. Friendwork давал для установки парсер резюме с сайтов HH и SJ, т.е. парсер импортировал резюме кандидатов с данными (почта и телефон), даже если компания не оплачивала доступ к базе резюме HH и SJ. Эта функция минимизировала затраты компании в 2,5 раза. К сожалению в этом году пришлось отказаться от Friendwork. Причины: плохая техподдержка (долго отвечают на запросы), плохая аналитика по вакансиям (все параметры надо выставлять вручную), перестал работать парсер резюме, так как HH и SJ стали лучше защищать свои базы, Friendwork частично решил это проблему, но выгрузка закрытых резюме стала занимать очень много времени. ТОП-30 Анна, стоимость FriendWorkRecruter варьирует от 1700 до 2700 в месяц, а для корпораций обговаривается отдельно. Всё зависит от подключенного пакета услуг. Вы можете у них на сайте узнать все подробности и записаться на он-лайн претентацию/консультацию ТОП-30 А FriendWork Recruiter сколько стоит в год, коллеги? HR-клуб

Ответ Хантфлоу:
"Оксана, добрый вечер. Количество рекрутеров-фрилансеров от общей базы клиентов составляет 14,3%. У нас работает достаточно много рекрутеров-фрилансеров без каких-либо проблем. Тарификация в Хантфлоу только по числу рабочих мест рекрутеров. Число вакансий, кандидатов, место на сервере, количество резюме и техническая поддержка - без ограничений. Цена за год = 30,000 рублей"

Ответ Potok:
"Оксана, здравствуйте! Интересные вопросы =))) Фрилансеры составляют 4,8% от общей базы клиентов. Тарифы одинаковы для всех пользователей, т.к. функционал не отличается. Стоимость годовой лицензии на 1 рекрутера составит 34 400 рублей"

Ответ Talantix
"Оксана, здравствуйте. Если работодатель пользуется услугами фрилансера для подбора персонала и размещает вакансии на портале HH, то он может создать аккаунт для фрилансера и назначить его в роли "рекрутер". В этом случае пользоваться Talantix можно абсолютно бесплатно".

HR-клуб Ольга, добрый день!
Раньше активно пользовалась программой E-staff Рекрутер, потом перешла на Трелло. Зависит от того что вам ближе.
E-staff прикольней с точки зрения просмотра статистики, ну и всегда можно зайти и посмотреть свои прошлые проекты и кандидаты с вашими комментариями и статусами по ним. Очень все наглядно и удобно. Плюс все дубли сразу высвечиваются когда добавляешь нового кандидата.
Трелло совсем другой, и подойдет вам если вам нравится работать с канбан-досками. Но с точки зрения статистики он не очень удобен, но зато бесплатный и вы можете доски выстраивать как вам удобно.
HR-клуб ТОП-30 Ольга, есть удобный он-лайн сервис FriendWork Recruiter с широкими возможностями и даже передачей части рутинных функций (таких, как перенос всей своей базы резюме туда). Они бесплатно адаптируют систему под Ваш процесс подбора и согласно потребностям Вашей компании (или команды). У них есть разные версии и для частных рекрутеров, и для крупных компаний. В общем гибкий подход и настройка под Вашу специфику и пожелания. HR-клуб Ольга, вы правы. Данные программные продукты заточены больше для кадровых агентств и подбора персонала “in-house”. У разработчиков нет удобных тарифных планов для фрилансеров. Я отправила свои вопросы разработчикам ATS систем, насколько им интересна целевая аудитория внештатных рекрутеров. Если будут ответы, напишу вам. HR-клуб Оксана, спасибо за полезную информацию, я примерялась к этим программам, но, как верно заметила Ольга, они как и е-стафф заточены под нужды кадровых агентств. А переплачивать за невостребованные функции не хочется. Я не нашла спец тарифов и спец. предложений, например, для фрилансеров. Может просто не нашла) ТОП-30 Старый, добрый, надежный е-стафф. Установила ее еще как частный рекрутер на личный ноутбук. И связала с календарем и несколькими почтами. Надежно. HR-клуб

Добрый день! Система Persia действительно хороший продукт, я рассматривала ее для работы с базой кандидатов. Однако, есть две причины, по которым я этого не сделала.

1) Первое, что меня смутило - тарифный план. Стартовый тариф, рассчитанный на одного пользователя содержит ограничения по количеству отработанных резюме, всего 300 резюме. Для воронки рекрутинга это очень маленький объем. Второе, цены тарифного плана указаны в долларах. Согласно прогнозам Сбербанка, с декабря 2018 года будет активно расти доллар. Рост составит предварительно до 40% от текущей стоимости. Эта ситуация будет до марта 2019 года и ,вряд ли, доллар потом упадет.

2) Второе, с 2015 года информация о персональных данных россиян должна храниться на серверах внутри России, эти требования предъявляются и в рекрутинге. Например, если на ваш почтовый ящик приходят резюме, вы должны их удалять после того, как вакансия будет закрыта. Если вы используете ATS систему для ведения базы резюме кандидатов, то данные, которые размещены в этом программном продукте должны храниться на Российских серверах. Система Persia хранит свои данные на серверах Украины. Импорт резюме поддерживает только с двух российских сайтов HH и SJ. В странах СНГ свои законы о хранении и обработке персональных данных, требования различаются.

Посмотрите еще программы Potok и Friendwork. Они схожи по функционалу с программами Хантфлоу и Persia и хранят свои данные на Российских серверах.

Привлечение и развитие талантливых сотрудников – один из главных драйверов успеха бизнеса в 21 веке. Именно поэтому HR-отдел играет ключевую роль в развитии бизнеса. Однако слишком многие HR-специалисты тратят ценное время на ручные процессы, которые стали настоящей административной ношей для компаний из всех отраслей. Утонувшие в бумажной работе, файлах, потоках электронной почты и других рутинных, повторяющихся, ручных заданиях, команды по работе с персоналом не могут выполнять свою работу с максимальной эффективностью.

Рассмотрим типичный для компании процесс найма новых сотрудников. Начинается ручной поиск сотрудника среди множества баз рекрутинговых сайтов. Спустя много дней наконец-то находится нужный специалист на работу в компанию. То есть, как только эйчары дважды или трижды проверят резюме и документы на наличие ошибок, перенаправят их всем заинтересованным лицам и подождут, пока будет получено одобрение, а затем проследят, чтобы все закончилось приемом сотрудника. Все эти механические, но необходимые этапы сжирают ценное время.

Стоит добавить к этому запросы сотрудников об отпуске, командировках, медобслуживании, заказ справок, формирование и контроль целей, работу с кадровыми долгами, оформление компенсаций и многое другое, становится очевидно, что поддержание бесперебойной работы HR напоминает труд Атланта в саду Гесперид.

Эта ситуация особенно проблематична, если основной фокус компании идет на рост и развитие бизнеса. Устойчивый рост означает повышение производительности HR-команды, чтобы она могла сосредоточиться на самом важном – на развитии сотрудников. Например, согласно результатам ежегодного международного исследования «Делойт» в области управления персоналом, в течение последних лет направление по обучению и развитию входит в первую тройку основных приоритетов компаний во всем мире. Однако для российского HR-рынка не все так радужно:

44% сотрудников должны вручную написать заявление руководителю или в отдел персонала, если хотят пройти обучение;
41% HR-специалистов администрируют обучение в Excel, так как ИТ-системы обучения в компании нет;
26% сотрудников учатся на мобильных устройствах;
7% сотрудников учатся с помощью технологий виртуальной или дополненной реальности.

Эти данные касаются процесса обучения сотрудников компаний. В то же время 60% HR-специалистов в России делают вообще всю аналитику по персоналу в Excel. Однако на глобальном уровне размер рынок систем управления персоналом (HRMS) в 2018 году оценивался в $14,68 млрд, со среднегодовыми темпами 11%.

Что в России? КРОК также провел свое исследование, опросив компании из различных сегментов: банки, металлургия, горная добыча, IT, ритейл, фармацевтика, FMCG. Как видно из диаграммы, более 20% компаний не хотят внедрять ИТ-технологии в HR-процессы, поскольку их все устраивает. Еще несколько инсайтов:

Четко виден запрос на автоматизацию обучения, контроля KPI и приема сотрудника на работу;

Между тем, согласно прогнозам Gartner, уже 60% компаний в мире будут инвестировать в HRM-системы к 2025 году. Почему? Автоматизация HR повышает производительность, поскольку сокращает время и ресурсы, необходимые для выполнения типичных рабочих процессов. Печальная реальность заключается в том, что в среднем сотрудники HR тратят 40% своего времени на административную работу, либо на ввод данных из одной системы в другую. Это время они могли бы потратить на привлечение и удержание талантливых специалистов. Нередки случаи, когда новые сотрудники теряют “огонь в глазах” в связи с новой должностью, поскольку они тонут в тоннах таблиц и отчетности. Автоматизируя и стандартизируя рабочий процесс, компании снимают с них эту нагрузку, расширяя возможности новых сотрудников.

Сложность - это враг HR, особенно если компания имеет несколько офисов в разных городах или даже странах. Стандартизация HR-процессов упрощает и ускоряет выполнение бизнес-процессов. Например, когда идет прием новых сотрудников, автоматизация позволяет сократить шаги по завершению процесса, т.к. все формы заполняются в цифровом виде. Кроме того, повторяющиеся поля (имя, адрес) могут автоматически синхронизироваться с несколькими документами, что снижает вероятность ошибок. Системы автоматизации HR-процессов не только помогают уменьшить количество ошибок, но и стандартизировать процессы таким образом, чтобы каждый сотрудник мог действовать по одной простой схеме.

Если в компании несколько географически распределенных бизнес-единиц, но одна из них показывает стабильно низкие результаты, теряет сотрудников, то HRMS могут служить одним из инструментов сквозной аналитики процессов. В случае “ручного труда” в Excel вряд ли получаемая информации будет столь надежна, а картина выстроится на предположениях и догадках. Кроме того, из систем быстро подтягиваются данные, которые можно представить руководству в виде инфографики и дашбордов.

HR-специалисты часто ощущают себя как в зыбучих песках, пробираясь через сотни резюме кандидатов, подавших заявления на открытую вакансию. Как можно упорядочить этот процесс и сократить количество кандидатов без подобного стресса? Автоматизация HR поможет в процессе подбора персонала путем сравнения данных, полученных при подаче заявления о приеме на работу, и предоставления короткого списка кандидатов, основанного на установленных критериях подбора. Используя HRMS можно автоматизировать первоначальную проверку или уменьшить нагрузку, связанную с этим процессом.

Рядовым сотрудникам для получения отпуска или оформления командировки зачастую приходится распечатывать приказы/служебные записки, а потом долго ходить с ними по офису для проставления подписей. Автоматизация позволяет избавиться от реликтового бумажного документооборота. Вместо этого можно прямо с ноутбука или даже смартфона оформить заявку на отпуск в системе, там же ее согласовать и подписать. Быстро, эффективно и экологично. Последнее не менее важно, ведь один сотрудник, в среднем, генерирует, примерно, 160 кг бумажных отходов в год.

Если с плюсами HR-автоматизации все понятно, то остается вопрос, как это сделать. Наиболее функциональный инструмент для этой задачи - BPM-системы. Они представляют собой платформы, используемые для улучшения любых типовых HR-процессов организации путем автоматизации и постоянной аналитики. BPMS позволяют моделировать, создавать, редактировать и запускать все HR-процессы компании, а также собирать данные и аналитику. В конечном итоге организации получают снижение затрат и непрерывное совершенствование процессов. Например, до автоматизации в одной крупной металлургической компании один HR-специалист охватывал 50 работников. Теперь же он работает со 150 сотрудниками без увеличения трудозатрат. Компании, которые задают себе вопрос “Нужна ли нам автоматизация HR-процессов?”, должны спросить себя еще и о том, нужен ли их бизнесу успех и талантливые сотрудники.

Читайте также: