Как в 1с выплатить зарплату частично

Обновлено: 06.01.2025

В практике бухгалтера нередко бывают ситуации, когда при перечислении заработной платы сотрудникам на карту операция не выполнена по каким-либо причинам. Например, не правильно указаны реквизиты получателя, заблокирована карта и т.п. В результате сумма зарплаты «зависает» на невыясненных платежах в банке и через пару дней возвращается на расчетный счет. Как отразить такие операции в программах 1С? Повлияют ли они на заполнение формы 6-НДФЛ? Рассмотрим на примерах как отразить это и в 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1, и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

Возврат зарплаты из банка в 1С: ЗУП ред. 3.1

Для отражения невыплаченной заработной платы в 1С: ЗУП ред. 3.1 предназначен документ, находящийся в разделе «Выплаты» - «Сведения о незачисленной зарплате».

Обратите внимание, что этим документом отражается факт полного отклонения зачисления суммы сотруднику, т.е. нельзя отразить зачисление зарплаты частично.

Сформировать этот документ можно двумя способами:

• Первый способ: создать документ «Сведения о незачисленной зарплате» в разделе «Выплаты»;

• Второй способ: из документов «Ведомость в банк» или «Ведомость на счета».

Рассмотрим пример: зарплата за июль 2021 года была начислена и выплачена в полном объеме. Спустя несколько дней зарплата сотрудника Сидорова А.В. из-за ошибки в реквизитах карты была возвращена на расчетный счет организации. Соответственно, удержание НДФЛ не произошло.

Если бы такой ситуации не произошло, то мы бы видели идеальную картину в 6-НДФЛ:

НДФЛ в сумме 14940 рублей удержан в ведомости и отражен по строке 160 отчета 6-НДФЛ.

Но у нас произошел возврат зарплаты, поэтому структура 6-НДФЛ претерпит изменения.

Делаем всё поэтапно.

Первый способ.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Выплаты» - «Сведения о незачисленной зарплате».

Для формирования нового документа нажмите кнопку «Создать».

Шаг 2. В поле «Ведомость» укажите документ «Ведомость в банк» или «Ведомость на счета», по которому не прошла выплата.

В табличную часть внесите соответствующего сотрудника.

Сформируем заново 6-НДФЛ.

Видим, что сумма НДФЛ Сидорова в размере 4420 рублей стала неудержанной и отразилась по строке 170.

Важно! Из-за незачисления зарплаты не нужно удалять из первичной ведомости на выплату сотрудника Сидорова и его НДФЛ! Она остается как есть!

Потому что по ней идет удержание НДФЛ,

а документ «Сведения о незачисленной зарплате» сторнирует это удержание.

В итоге НДФЛ по Сидорову остается только исчисленным, что и отражается по строке 140 отчета 6-НДФЛ.

Шаг 3. Исправим реквизиты карты Сидорова А.В. и создадим новую ведомость в банк. По кнопке «Заполнить» программа сама подтягивает нужного сотрудника и его корректный НДФЛ.

Отчет 6-НДФЛ стал вновь корректен.

Причем в разделе 1 НДФЛ разделяется по датам выплаты, что вполне логично.

Второй способ

Расскажем еще об одном способе как можно ввести сведения о незачисленной зарплате.

Шаг 1. В документе «Ведомость в банк» (или «Ведомость на счета») разверните раздел «Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ».

Шаг 2. Нажмите гиперссылку «Ввести сведения о незачисленной зарплате».

В результате откроется документ «Сведения о незачисленной зарплате» с указанной ведомостью.

Шаг 3. Добавьте в список сотрудников, по которым не прошла выплата зарплаты.

Далее действуйте по алгоритму, описанному в первом способе, т.е. проводите документ «Сведения о незачисленной зарплате» и создаете новую ведомость на выплату зарплаты.

Невыплата зарплаты в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Программа 1С: Бухгалтерия предприятия устроена немного иначе, чем 1С: ЗУП, поэтому и механизм отражения невыплаты зарплаты здесь совершенно другой.

Выплата заработной платы здесь осуществляется с помощью документа «Ведомость в банк».

Приведем пример: в организации всего два сотрудника. Создана ведомость на выплату зарплаты. Сумма к выплате у обоих сотрудников одинакова – 52200 руб., НДФЛ удержанный 7800 руб.

Выплата заработной платы подтверждается нажатием кнопки «Оплатить ведомость».

В результате по каждому сотруднику формируются документы «Списание с расчетного счета».

Что делать, если платеж не прошел?

Например, у сотрудника Коротких В.П. неверно указаны реквизиты, в результате чего банк вернул перечисленную зарплату, в сумме 52200 руб. на счет организации.

Шаг 1. Зайдем в документ «Списание с расчетного счета», где была изначально перечислена зарплата.

Видим, что вид операции выбран верный «Перечисление заработной платы работнику», плюс подтянута корректная ведомость.

Эти действия заставляют программу провести записи в зарплатных регистрах для верного отражения этих операций в отчете 6-НДФЛ.

Чтобы сторнировать записи из регистров в 1С: Бухгалтерии предприятия есть только один документ в разделе «Операции» - «Операции, введенные вручную» - «Сторно документа».

Но он нам не подойдет. Потому что банковские выписки сформировали обороты по счету 51 «Расчетные счета», эти операции (имеется в виду возврат незачисленной зарплаты) есть в банк-клиенте. Их нельзя отсторнировать или удалить, иначе у вас не сойдутся с банком итоговые суммы по расчетному счету.

Поэтому все банковские выписки необходимо сохранить в программе.

Однако и в таком виде оставить мы их не можем, так как в лучшем случае произойдет двойное удержание НДФЛ, в худшем – «полетит» весь зарплатный учет.

Что же делать? Будем хитрить.

Зайдем снова в списание с расчетного счета изначальной зарплаты Коротких В.П., и вместо 70 счета перенесем платеж на 76 счет. Это делается для того, чтобы убрать движение по зарплатным регистрам.

• Вид операции – «Прочие расчеты с контрагентами»;

• Статья расходов – добавьте новую статью «Возврат заработной платы»;

• Счет расчетов – 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами», указав в качестве контрагента банк.

Бухгалтеру целесообразно выделить такие расчеты на счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами», чтобы не было путаницы в счете 70 «Расчеты по оплате труда», на котором должны отражаться только фактические суммы начисленной и выплаченной заработной платы.

Таким образом, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 «зависнет» задолженность сотруднику Коротких В.П. в сумме невыплаченной зарплаты 52200 руб.

«Зависшая» сумма видна в оборотно-сальдовой ведомости на счете 76.09.

Шаг 2. При возврате денежных средств банком на расчетный счет отразите операцию «Поступление на расчетный счет» в корреспонденции со счетом 76.09 и видом операции «Прочее поступление».

В результате сальдо по счету 76.09 закрыто.

Как быть с суммой долга сотруднику?

После исправления реквизитов отправьте платежку в банк снова, сформировав новую ведомость на выплату зарплаты.

Шаг 3. Для корректного формирования ведомости и регистров, удалите из предыдущей ведомости сотрудника, по которому не прошла выплата. В нашем примере это Коротких В.П.

Шаг 4. Создайте новую ведомость в банк.

Шаг 5. В новой ведомости подберите сотрудника, по которому повторно формируется документ с помощью кнопки «Добавить».

Проведите документ и сформируйте документ, подтверждающий оплату по кнопке «Оплатить ведомость».

Зачисление зарплаты на карточку сотрудника Коротких В.П. подтверждено документом «Списание с расчетного счета».

Сформируйте отчет о движении документа. В нем видно, что кроме прочих зарплатных регистров устанавливается отметка, что указанная ведомость оплачена.

В результате выполненных действий сальдо по сотруднику Коротких В.П. на счете 70 закрыто.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 начиная с версии 3.0.24* усовершенствован механизм исправления первичных документов, касающихся расчета и перерасчета заработной платы, а также пособий за прошлые периоды, удержанного из зарплаты НДФЛ и исчисленных страховых взносов. Об этом в статье расскажет А.Д. Радченко, специалист компании ООО «1С-Корпоративные системы управления», являющейся центром компетенции по ERP-решениям фирмы «1С» (1С:Центр ERP), имеющей статус «1С:Центр сетевой компетенции», участника проекта «1С:Консалтинг».

В работе расчетчика достаточно часто встречаются ситуации, когда необходимо частично или полностью изменить данные ранее введенных документов, напрямую или косвенно участвующих в расчете зарплаты. Ситуации могут быть связаны со счетными ошибками бухгалтера, кадровыми и организационными изменениями в компании, индексацией заработной платы, «опоздавшего» больничного. Бывают и курьезные случаи, например, выплата двух зарплат сотруднику – за себя и за однофамильца. Нередко обнаруживаются ошибки и при проведении инвентаризации.

Законодательство о корректировке зарплаты – о чем важно помнить

При корректировке заработной платы как в сторону увеличения, так и уменьшения, нужно следовать нормам законодательства. Так, согласно Трудовому кодексу РФ перерасчет зарплаты производится, например, в случае индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ). Излишне начисленная зарплата может быть удержана (ст. 137 ТК РФ):

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

счетной ошибки**;
если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Примечание: ** Под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

ИС 1С:ИТС

Об удержаниях из заработной платы сотрудника по инициативе работодателя; по исполнительным листам; по инициативе работника читайте в « Справочнике кадровика» в разделе «Кадры и оплата труда».

Новые возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» по исправлению зарплаты

Механизм исправления первичных учетных документов и перерасчета заработной платы давно существует в типовых продуктах «1С:Предприятия», автоматизирующих расчет зарплаты: «1С:Зарплата и кадры 7.7», «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) и других программах, включающих в себя компоненты расчета заработной платы. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) этот механизм усовершенствован и сделан более удобным для пользователя.

Рассмотрим, как отражать каждую из этих ситуаций в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0.

Ввод документа «задним числом» — «забытый документ»

Данный способ позволяет зарегистрировать в базе документ, относящийся к прошедшему периоду.

Пример 1

Предположим, что в конце февраля 2015 года расчетчику поступил листок нетрудоспособности за январь 2015 года. Зарплата за январь уже рассчитана и выплачена ранее. Работнику выплачен оклад за полный месяц.

Создадим документ Больничный лист с месяцем регистрации Февраль 2015. Период больничного листа укажем — с 16 по 31 января (рис. 1).

Суммарные значения начислений и отдельно суммарные значения выполненных перерасчетов отражаются на первой странице документа. Это позволяет пользователю визуально контролировать результаты расчета. Перерасчеты начислений прошлых периодов отделены от начислений и отражаются на отдельной закладке документа Перерасчет прошлого периода.

Исправление документа прошлого периода

Данный способ используется, если в текущем периоде производится корректировка информации, содержащейся в документе, принятом к учету в прошлом периоде.

Пример 2

В практике возникают ситуации, требующие исправления: – в документ был введен неправильный период; – в документе был выбран не тот сотрудник; – работнику, к примеру, был предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия работника он был отозван из отпуска с 15.02.2015.

Рис. 1. Суммарные значения начислений и перерасчетов на первой странице документа

Сторнирование документа

Данный способ исправления позволяет отменить результаты действия документа, проведенного в прошедшем периоде.

Пример 3

Ситуации, требующие сторнирования документа прошлого периода: – в прошедшем периоде введен и оплачен больничный, который позже был признан недостоверным; – работнику ошибочно была установлена доплата; – работнику, к примеру, предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия этого работника его отпуск был целиком отменен 02.02.2015.

Обратите внимание на особенности механизма сторнирования в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0):

Рис. 2. Исправление и сторнирование в документах прошлого периода Документ Сторнирование начислений позволяет не только сторнировать произведенные ранее начисления, но и вводить новые начисления, которые зависят от сторнируемых – закладка Доначисления и перерасчеты (рис. 3). Рис. 3. Документ «Сторнирование начислений», закладка «Сторнировано»

Исправление и сторнирование документов прошедшего периода – ответы на частые вопросы

В практике у пользователей нередко возникают вопросы по исправлению, сторнированию или перерасчету заработной платы. Ответим на те, которые задаются чаще всего.

Кнопки появляются в документе, по которому уже была произведена выплата зарплаты либо проведен документ Отражение зарплаты в бухучете.

Когда в документе появляется закладка «Пересчет — Пересчет прошлого периода», либо «Пересчет начислений», «Пересчет пособий», «Доначисления, перерасчеты»?

Если это — документ прошедшего периода или документ – «исправление».

Почему не рассчитываются удержания?

Удержания рассчитываются в текущем расчетном периоде с учетом предыдущего результата расчета прошлых периодов.

Формы команд в зависимости от состояния документа

Документ еще не имеет смысла исправлять (рис. 4).
Документ уже лучше корректировать через механизм исправлений, а не перепроводить существующий экземпляр документа (рис. 5).
Документ уже исправлен (рис. 6).
Документ уже сторнирован (рис. 7).
Документ — исправление документа предыдущего периода.

При этом текущий период уже закрыт и если требуется повторное исправление или отмена документа, то лучше это делать через механизм исправления/сторнирования (рис. 8).

Рис. 6. Документ исправлен

Рис. 7. Документ сторнирован

Рис. 8. Документ-исправление в закрытом периоде

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» в части перерасчета заработной платы

Перерасчет начисленной зарплаты

Перерасчеты регистрируются при изменении данных для расчета зарплаты в периодах, за которые уже была произведена выплата заработной платы. Причинами регистрации перерасчетов являются изменения:

состава начислений;
значений показателей;
отработанного времени.

При нажатии на кнопку Доначислить сейчас создается документ Начисление зарплаты в текущем периоде, и в нем заполняется табличная часть Доначисления, перерасчеты.

Перерасчет пособий

Аналогично примеру перерасчета зарплаты, на закладке Перерасчет пособий отражаются результаты перерасчета или доначисления пособий за прошлые периоды (рис. 12).

Рис. 12. Перерасчет пособий

Перерасчет пособий выполняется автоматически в случае внесения исправлений в существующие приказы на отпуск по уходу за ребенком. Также необходимость перерасчета можно зарегистрировать вручную в разделе Зарплата —> Перерасчеты.

Если нет необходимости в создании отдельного документа перерасчета зарплаты следующим расчетным периодом, период не закрыт и зарплата не выплачена – есть возможность пересчитать текущий документНачисление зарплаты и взносов. Если сотрудников, по которым требуется перерасчет, в документе много – можно перезаполнить документ по кнопке-меню Заполнить в шапке документа. В выпадающем списке доступны:

полное перезаполнение документа;
перезаполнение с сохранением ручных изменений;
дополнение данными работников, не включенных в документ.

Если требуется пересчитать зарплату только одного работника – это можно сделать, указав строку начислений с нужным сотрудником, правым кликом мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт менюПересчитать сотрудника.

Документ «Доначисление, перерасчет»

Рис. 13. Документ «Доначисление, перерасчет»

Перерасчет документов среднего заработка

Необходимость перерасчета документов среднего заработка определяется автоматически при регистрации начисленной зарплаты. Программа определяет перечень документов, в которых используются данные о среднем заработке за период в котором произведены изменения. Если изменились сведения о начислениях и отработанном времени – регистрируется запись перерасчета. При этом на форме документа среднего заработка отображается информационная надпись в которой сообщается о необходимости перерасчитать средний заработок и сам документ, по гиперссылке Подробнее, так же, как и в документе Начисление зарплатыоткрывается форма со списком периодов и причин возникновения перерасчетов. Пользователь самостоятельно выбирает что ему делать – перерасчитать документ или же оформить его исправление. Если перерасчет затрагивает начисления прошлых периодов – результат перерасчета отражается в табличной части Перерасчет прошлого периода документа среднего заработка.

Управление перерасчетами

Для улучшения удобства работы и более быстрого доступа к данным о перерасчетах в программе создано рабочее место Перерасчеты – инструмент управления перерасчетами. Форма рабочего места доступна через меню Зарплата —> Сервис —> Перерасчеты. Рабочее место представляет собой обработку, содержащую две табличные части Зарплата и Отпуска, больничные и другие межрасчетные документы.

В таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы аналогичные действия доступны с документами среднего заработка.

Существует возможность оформить исправление документа или пересчитать непосредственно сам документ среднего заработка. Если по данному документу выплата уже была произведена – программа предупреждает об этом и предоставляет возможность отменить перезаполнение документа.

Также существует возможность удаления неактуальных записей перерасчета.

Перерасчет НДФЛ

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника в прошлых периодах.

Эта возможность предоставляется документом Перерасчет налога на доходы физических лиц. Документ позволяет автоматически заполнить табличную часть списком сотрудников, по которым необходимо перерасчитать НДФЛ, или добавить запись вручную; ввести стандартные, имущественные и личные вычеты; сформировать печатную форму регистра налогового учета по НДФЛ (рис. 14).

Рис. 14. Перерасчет НДФЛ

Перерасчет страховых взносов

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета страховых взносов. Документ Перерасчет страховых взносов позволяет рассчитать страховые взносы с начала налогового периода по месяц регистрации. В документе имеются реквизиты, позволяющие отразить произведенный перерасчет в отчетности как самостоятельное доначисление в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ или отразить перерасчет «задним числом» для формирования уточненного расчета РСВ-1 за прошлый период. Документ имеет две табличных части Исчисленные взносы иСведения о доходах, в которых в результате автоматического расчета отражаются изменения по сравнению с ранее созданным расчетом страховых взносов (рис. 15).

Рис. 15. Перерасчет страховых взносов

Подводя итоги, можно отметить, что новые возможности программы «Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) позволяют более полно охватить круг задач, возникающих перед бухгалтером по отражению в учете исправлений первичных документов и перерасчета заработной платы, налогов и взносов.

От редакции

О новых возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) читайте статьи:

Штатный алгоритм формирования ведомостей на выплату зарплаты в ЗУП3.1 при частичной или неполной выплате задолженности за несколько месяцев производит пропорциональное распределение суммы к выплате между всеми периодами возникновения задолженности. Последовательное автоматическое гашение долга в порядке периодов возникновения задолженности в штатном алгоритме не реализовано.

Вашему вниманию представляется расширение конфигурации (.cfe) для ЗУП3.1, заменяющее штатное поведение последовательным погашением многомесячных задолженностей в порядке периодов их возникновения:

- При заполнении или подборе сотрудников в ведомость выплаты зарплаты при указании процента частичной выплаты менее 100%.

- При ручном исправлении суммы "к выплате" в ведомости.

Расширение изначально разработано для ЗУП 3.1.5.99, под платформу 8.3.11.3034.

Ввиду того, что изменились функции общих модулей ЗУП, расширение и обработка были адаптированы под версию конфигурации ЗУП 3.1.8 и 3.1.9.

Вы можете выбрать вариант для загрузки, какой вам нужен.

Работа на других версиях не гарантируется, но возможна, и зависит от наличия и функциональности перехватываемых процедур общих модулей.

Порядок установки расширения:

Открыть конфигуратор, выбрать в меню "Конфигурация" пункт "Расширения конфигурации". Выбрать "Действия" - "Добавить". После создания нового пустого расширения выбрать его и выполнить загрузку конфигурации из файла (.cfe). Для успешного перехвата процедур конфигурации необходимо убрать галочку "Безопасный режим".

Поскольку уже существующие документы расширение автоматически не пересчитывает, рекомендую перед началом использования расширения применить внешнюю обработку "Упорядочение выплат по начислениям", которая исправит все документы выплаты зарплаты по организации, распределив выплаты по начислениям в режиме FIFO с сохранением общей суммы к выплате. В форме обработки требуется указать организацию, а также указать, нужно ли пересчитывать НДФЛ к уплате в документах выплаты. Обработка ведется в одной транзакции, которая фиксируется в базе в случае, если установлена галочка "Подтвердить запись". Иначе пересчет ведется в тестовом режиме без фиксации записи данных.

Внимание! Поскольку расширение частично замещает определенные процедуры общих модулей, то при обновлении конфигурации возможны ошибки, если 1С изменит функционирование этих модулей. В этом случае вы можете сами адаптировать расширение к изменившимся условиям, или же удалить его, с возвратом к штатному механизму.

Одна из основных обязанностей работодателя - выплата зарплаты, а одно из основных прав работника - право на получение оплаты за свой труд.

В соответствии с нормами статьи 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за 5 рабочих дней до дня выплаты заработной платы.

Многие компании выплачивают заработную плату на банковские счета работников через зарплатный проект.

Зарплатный проект (ЗП) - это услуга, оказываемая кредитной организацией работодателям, для перечисления сотрудникам заработной платы в безналичной форме (на банковские карты). В рамках соглашения с работодателем банк выпускает расчетные пластиковые карты для сотрудников организации и в дальнейшем перечисляет зарплату и другие платежи на карточные счета.

Выбор такого способа выплаты зарплаты, как перечисление в безналичной форме, должен быть зафиксирован в коллективном договоре или в трудовых договорах с сотрудниками. Такой вывод следует из норм статьи 136 ТК РФ и подтверждается многочисленными примерами из судебной практики (см., например, Решение Октябрьского районного суда г. Архангельска от 05.03.2012 по делу № 2-1366/2012).

Изменению зарплатного проекта, как правило, предшествует издание приказа руководителя организации. В данном приказе решаются организационные вопросы, в том числе касающиеся определения даты перехода на новый зарплатный проект.

Также, поскольку в статье 136 ТК РФ четко сказано, что зарплата перечисляется на указанный сотрудником счет, при смене зарплатного проекта необходимо заручиться письменным заявлением сотрудника о перечислении оплаты труда через иной зарплатный банк. При заполнении заявления на перечисление зарплаты на карточный счет в рамках зарплатного проекта нет необходимости включать в заявление все реквизиты банка. Достаточно указать те реквизиты, которые могут точно идентифицировать счет (номера расчетного счета и карты).

Нормы действующего законодательства РФ не содержат ответа на вопрос, как и в каких документах зафиксировать выдачу карты работнику. Пластиковые карты, как правило, по доверенности получает уполномоченный сотрудник работодателя. Выдачу карт работникам вместе с конвертами, в которые вложены ПИН-коды, можно зафиксировать в реестре на выдачу карт, оформленном в произвольной форме.

В практике часто возникают вопросы: можно ли обязать сотрудников перейти на новый зарплатный проект; что делать, если работник не согласен на изменение зарплатного банка.

В статье 136 ТК РФ (так же как в иных нормах трудового законодательства) не указано, что выбор кредитной организации, через которую будет перечисляться зарплата, относится к компетенции работодателя. Более того, закон прямо закрепляет за работником право выбора банка и право его замены в любой момент путем подачи заявления, то есть в одностороннем порядке без подписания дополнительного соглашения с работодателем.

Даже тот факт, что стороны в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему) согласовали перевод заработной платы работника в конкретную кредитную организацию, не может рассматриваться в качестве обстоятельства, препятствующего замене работником банка по своему желанию. Ведь в силу статьи 9 ТК РФ коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников, по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Таким образом, принудить работника к смене зарплатного банка нельзя.

Другой актуальный вопрос: можно ли после заключения соглашения с банком на ведение зарплатного проекта не отказываться от услуг прежнего банка, сохранив в организации фактически несколько зарплатных проектов. В настоящее время отсутствуют нормы, запрещающие применение указанного порядка. Поэтому подобный вариант организации хозяйственных отношений также поддерживается в программных продуктах фирмы «1С».

Как в «1С:ЗУП 8» ред.3 подключить электронный документооборот с банком по зарплатным проектам

Стандарты и технологии для автоматизации зарплатных проектов

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрено перечисление заработка сотрудникам в рамках зарплатного проекта. Для электронного обмена используется специально разработанный стандарт, описывающий электронные документы и логику взаимодействия между банком и организацией. Стандартизация способов и средств обмена предназначена для взаимодействия между системами автоматизации различных предприятий и расчетными банками России для осуществления открытия счетов пластиковых карт и зачисления на эти счета заработной платы сотрудников предприятия.

Для перечисления заработной платы на пластиковые карточки используются файлы формата .xml. Подробную информацию о стандарте формата, о механизме обмена данными о суммах заработной платы, начисляемых на карточные счета сотрудников, а также данными, необходимыми для открытия карточных счетов, можно найти на сайте . Для обеспечения электронного документооборота организации с банком по зарплатным проектам используется технология DirectBank.

1С:ИТС

Подробнее о технологии DirectBank см. в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» .

При обмене документами с банком в рамках зарплатного проекта необходимо передавать в банк информацию о суммах, которые нужно перечислить на счета определенных сотрудников, и получать от банка подтверждение о зачислении. Каждому сотруднику банк открывает лицевой счет, номер которого сообщается банком в организацию. Лицевому счету сотрудника соответствует выданная сотруднику пластиковая карта.

Электронный обмен с банками по зарплатному проекту

Взаимодействие с банками предусмотрено как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Для подключения возможностей электронного документооборота следует установить флаг Использовать обмен электронными документами в документе Зарплатный проект в меню Выплаты. При установленном флаге Использовать обмен электронными документами становится доступно рабочее место Обмен с банками по зарплатным проектам (меню Выплаты - Обмен с банками (зарплата)), в котором и обеспечивается вся необходимая функциональность, рис. 1.

Рис. 1. Рабочее место «Обмен с банками по зарплатным проектам»

Функциональность рабочего места «Обмен с банками по зарплатным проектам»

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 рабочее место Обмен с банками по зарплатным проектам позволяет:

Выгрузить в файл платежные ведомости, подлежащие оплате, для последующей передачи его в банк.
Сформировать печатную форму списка перечислений для отправки в банк.
Загрузить подтверждение из банка о зачислении или незачислении сумм по этой ведомости на счета сотрудников из переданного банком файла.
Сформировать новую ведомость по незачисленным суммам, если подтверждено банком, что суммы были зачислены не всем сотрудникам.
Подготовить заявки на открытие лицевых счетов и выгрузить их в файл для передачи его в банк.
Загрузить подтверждение из банка о результатах открытия лицевых счетов из полученного от банка файла.
Ввести вручную номера лицевых счетов, например при первоначальном заполнении, если работа с банком уже ведется, а программа только начинает использоваться.
Подготовить заявки на закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников и выгрузить их в файл для передачи в банк.

Из рабочего места Обмен с банками по зарплатным проектам автоматически создаются документы обмена с банком:

Платежное поручение;
Подтверждение о зачислении зарплаты;
Заявка на открытие лицевых счетов;
Подтверждение открытия лицевых счетов;
Заявка на закрытие лицевых счетов.

Рабочее место предоставляет дополнительные возможности для повышенного удобства обмена с банком документами. Осуществлять обмен с банком можно непосредственно с помощью этих документов, без использования рабочего места Обмен с банками по зарплатным проектам.

Обмен с банком без использования рабочего места «Обмен с банками по зарплатным проектам»

Когда по каким-либо причинам (например, из-за настройки прав доступа) использование рабочего места Обмен с банками по зарплатным проектам оказывается неприемлемым или неудобным, документы обмена с банком можно просматривать и редактировать в журнале Документы обмена с банками.

Выгрузить ведомость в банк можно непосредственно из документа Ведомость в банк. Выгрузка нескольких ведомостей в один файл предусмотрена из документа Платежное поручение. Документы Подтверждение о зачислении зарплаты позволяют загружать подтверждение оплаты ведомости из банка непосредственно в списке документов. Из списка документов Заявка на открытие лицевых счетов можно создавать документы и выгружать их в файлы. А загружать полученные от банка подтверждения открытия счетов можно непосредственно из списка документов Подтверждение открытия лицевых счетов.

Одновременное участие в нескольких зарплатных проектах

Случается, что организация меняет банк, с которым заключен договор зарплатного проекта. Новый зарплатный проект в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 регистрируется в меню Выплаты - Зарплатные проекты. По кнопке Создать открывается форма для ввода сведений о договоре по зарплатному проекту банка, через который будет выплачиваться зарплата. При этом данные по прежнему зарплатному проекту и банку из системы автоматически не удаляются.

При смене зарплатного проекта выплаты еще осуществляются по прежнему зарплатному проекту, в то время как для нового уже открываются и подтверждаются лицевые счета сотрудников для подготовки к одномоментному переходу на выплату зарплаты через другой банк. В таком случае фактически возникает необходимость введения по каждому сотруднику данных по нескольким зарплатным проектам, нескольким лицевым счетам.

Оформление заявок на открытие лицевых счетов и загрузка подтверждений об открытии доступны в документе Заявка на открытие лицевых счетов (рис. 2).

Рис. 2. Документ «Заявка на открытие лицевых счетов»

Информация о нескольких лицевых счетах сотрудника хранится в регистре сведений Лицевые счета сотрудников (меню Выплаты). В платежном документе Ведомость в банк реализована возможность выбирать нужный лицевой счет (зарплатный проект) сотрудника.

Сотруднику всегда можно вручную добавить дополнительный лицевой счет в регистр сведений Лицевые счета сотрудников документом Ввод лицевых счетов (см. рис. 3).

Рис. 3. Документ «Ввод лицевых счетов»

При заполнении поля Месяц открытия следует учитывать, что дата открытия лицевого счета связана с порядком заполнения платежных ведомостей. При заполнении документа Ведомость в банк автоматически подставляются данные о лицевых счетах, открытых на дату ведомости.

Обратите внимание, основным считается только один лицевой счет сотрудника. Это имеет значение не только для формирования ведомостей на выплату зарплаты, но и при оформлении иных хозяйственных ситуаций.

Например, если организация-работодатель расположена на территории, включенной в пилотный проект ФСС РФ, связанный с переходом на прямую выплату пособий через фонд, данные о лицевом счете указываются при формировании Заявления о выплате пособия в разделе Пособие выплатить по строке Перечислением на счет в банке.

Другие способы выплаты зарплаты в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

Сотрудник имеет право отказаться от участия в зарплатном проекте. Согласно статье 136 ТК РФ, выплата заработной платы в безналичной форме производится перечислением на карту сотрудника в соответствии с коллективным или трудовым договором на указанный работником счет. На этапе заключения трудового договора сотрудник может согласовать получение зарплаты наличными в кассе.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 выплата зарплаты предусмотрена не только в рамках зарплатного проекта. Выбор способа выплаты зарплаты производится в карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат. В зависимости от выбранного способа выплаты заработной платы сотрудник и положенные ему суммы выплат будут автоматически заполняться в соответствующих платежных ведомостях.

Для регистрации выплаты через кассу предназначен документ Ведомость в кассу, для выплат через раздатчика - документ Ведомость выплаты через раздатчика. Выплаты перечислением на произвольный счет в произвольном банке оформляются документом Ведомость на счета. Лицевые счета сотрудников для перечислений вне зарплатного проекта хранятся в справочнике Банковские счета контрагентов.

Как в «1С:ЗУП 8» ред.3 сформировать заявку в банк на открытие лицевых счетов сотрудников и получить подтверждение

Пример 1

В то время когда в организации происходила смена зарплатного проекта (ЗП 1 на ЗП 2), сотрудница И.И. Иванова находилась в отпуске по уходу за ребенком и не написала заявление об изменении порядка выплат. Первую зарплату после окончания отпуска по беременности и родам бухгалтер перечисляет ей на прежний лицевой счет по прежнему зарплатному проекту - ЗП 1.

По сотруднице И.И. Ивановой была направлена заявка на открытие лицевого счета по новому зарплатному проекту (ЗП 2) и получено подтверждение. В программе хранятся данные по двум лицевым счетам. При этом только один лицевой счет считается основным. До того момента, пока сотрудница не напишет заявление о переходе на новый проект ЗП 2, основным лицевым счетом будет прежний ЗП 1. В карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат в качестве основного у И.И. Ивановой указан прежний лицевой счет по зарплатному проекту ЗП 1. При создании платежной ведомости Ведомость в банк на выплату заработной платы по всей организации был указан зарплатный проект ЗП 2. При автоматическом заполнении ведомости по кнопке Заполнить сотрудница И.И. Иванова не включается в список. Для сотрудников, не переведенных на новый зарплатный проект ЗП 2, следует сформировать отдельный платежный документ Ведомость в банк, в котором в поле Зарплатный проект указывается прежний зарплатный проект ЗП 1.

Сотрудница И.И. Иванова в дальнейшем предоставила заявление о включении ее в новый зарплатный проект ЗП 2. При этом в карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат следует переключить лицевой счет по зарплатному проекту.

Пример 2

Сотрудница В.C. Плющ отказалась перейти на новый зарплатный проект и, более того, предоставила заявление с просьбой перечислять ее зарплату на счет ее ипотечного кредита в банке, с которым не заключен договор о зарплатном проекте.

В личной карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат переключатель способа выплаты зарплаты установлен на Перечислением на счет в банке и заполнены реквизиты банка и счета.

Для всех сотрудников организации сформирована Ведомость в банк по зарплатному проекту. Сотрудница В.C. Плющ автоматически не включается в список получателей зарплаты по этому документу. Перечисление заработной платы В.C. Плющ регистрируется документом Ведомость на счета.

Обратите внимание, все виды платежных ведомостей (Ведомость в банк, Ведомость на счета, Ведомость в кассу, Ведомость выплаты через раздатчика) одновременно с указанием сумм к выплате регистрируют удержание НДФЛ в соответствии с требованиями пунктов 4, 6 статьи 226 НК РФ о том, что налоговый агент обязан удержать НДФЛ в день фактической выплаты дохода. К удержанию в платежных ведомостях по умолчанию заполняется сумма исчисленного ранее НДФЛ и сохраняются ссылки на документы, в которых произведен расчет. По умолчанию предполагается, что перечисление НДФЛ осуществляется в полном объеме в тот же день. Это подтверждается установленным в платежной ведомости флагом Налог перечислен вместе с зарплатой. Если дата или сумма перечисления НДФЛ отличается, то для получения корректной аналитической и регламентированной отчетности следует снять флаг и зарегистрировать фактические данные в документе Перечисления НДФЛ в бюджет. Перейти к вводу документа Перечисления НДФЛ в бюджет можно по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ из платежной ведомости.

Читайте также: