Как в 1с добавить вид отпуска
Перед наступлением нового отчетного периода в государственных и муниципальных учреждениях кадровые службы, как правило, озабочены формированием графиков отпусков на следующий год. Компания 1С недавно внесла в свое программное обеспечение некоторые улучшения, связанные с графиками отпусков.
Согласно статьям 114, 122 ТК РФ работникам должны ежегодно предоставляться оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
В случае предоставления работникам отпусков «по первому требованию» могут пострадать интересы работодателя. Чтобы дать работникам возможность отдохнуть, а работодатель мог планировать свою деятельность на предстоящий год, необходимо соблюсти баланс интересов всех сторон. Своевременное установление очередности отпусков, составления графика отпусков и является способом удовлетворения интересов как работодателя, так и работников. Об этом прямо говорится и в ч. 1 ст. 123 ТК РФ.
Когда в учреждении большой штат, то сформировать график отпусков удобнее с помощь программного обеспечения, а «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет сделать это наиболее эффективно. А после небольших доработок редакции 3.1 данного продукта компании 1С работа с графиков отпуском теперь выглядит следующим образом.
Шаг 1. Вызов формы документа и заполнение списком работников
Используйте закладку «Кадры» — графики, переносы отпусков:
При необходимости заполнить график всеми сотрудниками организации необходимо по кнопке «Подбор», открыть справочник сотрудники и выделить всех по кнопке «Cntrl A». Или установить соответствующие отборы и потом выделить сотрудников:
Выбранные сотрудники попадут в документ «График отпусков». При подборе в «График отпусков» сотрудника, которому назначено несколько ежегодных отпусков, в таблицу добавится столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику.
Шаг 2. Определение продолжительности отпусков
Ежегодные отпуска, которые требуется запланировать, перечисляются в таблице. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. В ней указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.
Или при вводе периода отпуска можно указать дату начала и количество дней, тогда дата окончания посчитается атвоматически:
Если при формировании графика отпусков или приказов на отпуск количество дней отпуска не проставляется, то необходимо заполнить графики работы на 2019 год.
Шаг 3. Корректировка графика
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом «Перенос отпуска», который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос»:
Из документа «Перенос отпуска» можно распечатать заявление сотрудника:
Для проверки положенных работнику и введенных им дней отпуска из графика отпусков можно посмотреть отклонения запланированных отпусков от данных по остаткам отпусков в программе. Это можно сделать в левом нижнем углу документа «График отпусков» по кнопке «Контроль остатков отпусков»:
Шаг 4. График по форме Т-7
После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7. Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными.
Есть еще другой способ ввода графика отпусков в программу — это загрузка из файлов. В этом случае график отпусков можно заполнить, загрузив данные из файлов Excel по кнопке «Загрузить из файла». По кнопке «Заполнить» график отпусков заполняется занесенными приказами на отпуск в программе.
Загрузка графика отпусков может потребоваться, например, когда графики отпусков заполняются руководителями подразделения. Для этого нужно выслать шаблоны файлов для заполнения ответственным, а потом их просто загружать в систему, уже не набивая данные заново.
Заполнить данными из файла по кнопке «Загрузить из файла» можно двумя способами:
- Заполнить таблицу непосредственно в программе
- Загрузить из внешнего файла по шаблону
Вариант заполнения таблицы:
Здесь необходимо вручную внести необходимые данные в соответствующие поля, затем сопоставить данные при необходимости и дальше нажать кнопку «Загрузить данные»:
Вариант загрузки из внешнего файла рекомендуем делать следующим образом:
1. Сначала «Сохранить бланк для заполнения» (действие 1)
По этой команде произойдет сохранение шаблона файла Excel из программы на локальный диск. После этого необходимо заполнить файлик необходимыми данными.
2. Затем «Загрузить таблицу из файла» (действие 2).
Необходимо выбрать файл с уже заполненными данными, они автоматически попадут в график отпусков.
Формирование графика отпуском в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет использовать уже сформированную базу данных, что экономит время кадровых служб. А возможности корректировки графика и обмена информацией об отпусках работников дает возможность руководству принимать оптимальные управленческие решения.
новый вид расчета (доп. отпуск)
только внимательно заполняйте закладки - время, использование.
будет доступен в документе отпуск в поле "вид дополнительного отпуска"
да, столкнулся с такой же надобностью, нужно добавить отпуск по уходу за ребёнком
какие ещё есть варианты? помимо залезать в конфигуратор и вмешиваться в предопределённые.
может справочник какой есть, где просто ещё один вид добавить??
прошу помочь, очень нужно!
А чем не устраивает типовая схема регистрации отпусков по уходу через соответствующий документ.
Добавив такой отпуск в документ Отпуска, вы потом и нетиповой расчет будете делать?
В документе Отпуска -
У нас добавлено по уходу за ребёнком до 3 лет - "начислять" галочку снимаем, т.к. у нас не начисляется до 3 лет, только до 1,5 лет.
Указываем период отпуска по уходу за ребёнком, допустим с 12 мая 2015 по 11 ноября 2016,
Но в табеле отображаются рабочие дни почему то, а не отпуск с 12 мая 2015. Что делаем не так? документ проведён.
(17) lazebny,нужно посмотреть на закладке начисления: должны прекратиться оклады и т.п. и начаться отпуск по уходу и пособие до 1,5 - данные попадают в регистр сведений плановые начисления.
и состояние сотрудника: должно стоять находится в отпуске по уходу.
(18) MarTS,
в регистре плановые начисления всё отражено, всё ОК,
А где посмотреть "состояние сотрудника"?, т.к. всё равно по табелю у него "Я" Явка ((
(19) lazebny, регистр сведений Состояние сотрудника оргнизации (17) lazebny, вы делаете отпуск задним числом? за май есть уже документ начисления зарплаты? попробуйте его распровести и проверить табель, если декретница уже попала в начисления. Еще нужно проверить нет ли у нее еще отпусков возможно их несколько и один мешает другому (24) SElenity,да задним числом.
Передал, всё что Вы написали Бухгалтеру. Отпишусь Вам В документе Отпуска - У нас добавлено по уходу за ребёнком до 3 лет - "начислять" галочку снимаем, т.к. у нас не начисляется до 3 лет, только до 1,5 лет.
Еще раз повторю свой вопрос: причем здесь документ Отпуска организаций, если для работы с отпусками до 1,5 и до 3х лет есть отдельный документ Отпуск по уходу за ребенком?
Он назначает правильную комбинацию видов расчета: отпуск по уходу без оплаты для регистрации времени и если надо - один из двух отпусков с оплатой
(22) v12345,
Я вас понял, и уже со всем этим разобрались. И во всех регистрах всё проверили - всё верно.
До 1,5 лет у нас оплатили уже,
А до 3 лет только провели с периодом - Но в табеле в этот период отпуска стоит Явка. Не знаю в чём может быть причина.
(18) MarTS, (21) SElenity,
Но в табеле всё равно "Я" Явка. с 12 числа (а с 12 мая уже отпуск)
Хоть и по регистрам всё в порядке.
галочку до 3-х лет только в отпуске по уходу можно снять)
(30) lazebny, молодцы! не доверяйте никому:)
я не вам, про галочку. я про то, что вы и так отпуск делаете не простой, а по уходу:)
в мае какие начисления стоят?
(29) MarTS,
в регистре расчета "основные начисления" -
всё есть, и предыдущий до 1,5 лет отражён. (действующий до 11 мая 2015) с начислениями
Но до 3 лет никак не отражён (действующий с 12 мая 2015) =(
Вообще отпуск по уходу за ребёнком начисляется на основании чего-то?
Остальные начисляются на основании приказа из кадрового учёта.
А по уходу за ребёнком мы так и не поняли как добавить в Виды отпусков, дабы в кадровом учёте сформировать приказ.
Может без приказа и не отображается в табеле Отпуск "ОТ"?
(33) lazebny, из самого отпуска по уходу есть возможность напечатать приказ на отпуск форма Т6, больше документов нету (33) lazebny, в регистре сведений Состояние сотрудников организации нет пересекающихся периодов? предыдущий документ где "действует по" не должен пересекаться со следующей строчкой по полю "дата" (35) SElenity,"действует по" Не пересекается ни с каким другим! А по уходу за ребёнком мы так и не поняли как добавить в Виды отпусков, дабы в кадровом учёте сформировать приказ.
Странная у вас логика. Сначала пишите мне, что "уже со всем этим разобрались", а затем снова задаете вопрос о кадровых отпусках. "Разобрались" - это значит поняли, что документ отпуск по уходу за ребенком является документом совместного использования, он делает движения как по кадровым, так и по расчетным регистрам и не подразумевает никаких других документов для оформления того же периода.
Если хотите, выложите здесь 1) движения своего отпуска по уходу за ребенком 2) все что есть по сотруднику в регистре сведений Состояния сотрудников организаций, регистре накопления рабочее время сотрудников организаций и регистре расчета Основные начисления.
Сперва заходим в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты»- гиперссылка «Настройка состава начислений и удержаний» – переходим на закладку «Отпуска» и устанавливаем галочки напротив тех видов отпусков, учет по которым будет вестись у нас в программе.
Следует обратить внимание, что для использования основного ежегодного отпуска и отпуска по уходу за ребенком никакие дополнительные настройки производить не надо – эти отпуска заданы в программе автоматически.
Если в организации есть отпуск за вредность, то, находясь в настройках начислений, следует перейти на закладку «Прочие начисления» и поставить галочку «Надбавка за вредность».
Для возможности применения северного отпуска в карточке организации необходимо установить флажок «В организации или ее подразделениях начисляется северная надбавка». И далее сделать соответствующие настройки в реквизитах организации или подразделениях по проставлению коэффициентов. После произведенных настроек в штатном расписании при выборе подразделения автоматически проставится право на северный отпуск.
Любые другие отпуска можно создать самостоятельно, для этого необходимо зайти в раздел «Настройки» – «Виды отпусков». Для каждого отпуска вы можете установить свои персональные настройки.
В поле «Месяц» укажите месяц, в котором будут проходить все начисления и расчеты по отпуску. Далее документ заполняется необходимыми данными, устанавливается период отпуска, производятся начисления и т.д. Вкладка «Дополнительные отпуска» заполняется, если вместе с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск. На этой же вкладке можно присоединить к отпуску отгулы, если работник проявил такое желание. Из этого же документа можно распечатать приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6.
При увольнении все дни отпуска, которые сотрудник не использовал, должны быть компенсированы.
Все чаще организации принимают на работу молодых и перспективных сотрудников, которые, как правило, совмещают работу с получением образования. А во время сессии для таких сотрудников требуется оформить приказ об учебном отпуске. Расскажем, как правильно провести данную операцию и отразить ее в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен учебный отпуск?
Трудящимся, совмещающим работу с обучением, предоставляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка (гл. 26 ТК РФ). Но следует обратить внимание, что данный отпуск могут получить учащиеся на заочной или очно-заочной форме обучения, получающие первое высшее или же среднее профессиональное образование.Кроме этого, следует учитывать, что данный вид отпуска полагается только сотрудникам, находящимся в штате организации по основному месту работы. То есть у сотрудника должен быть заключен трудовой договор с организацией. Следовательно, отпуск не оформляется лицам, работающим по гражданско-правовым договорам и совместителям.
Чтобы с точностью определить все нюансы для предоставления данного отпуска и не допустить нарушения трудовых норм, рекомендуется руководствоваться гл. 26 ТК РФ.
Оформление приказа об учебном отпуске
Данный приказ объясняет причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, является основанием для проведения расчетов по оплате за отпускное время.Для оформления приказа работник должен предоставить пакет документов, включающий:
- Справку-вызов, документ, выдаваемый учебным заведением.
- Заявление — документ, написанный в свободной форме, с просьбой сотрудника предоставить отпуск на время учебы.
В форме Т-6 заполняется:
- Наименование организации, номер и дата составления.
- Информация о работнике.
- Причина отсутствия, а также сохраняется ли заработная плата.
- Длительность отпуска в календарных днях.
Оплата учебного отпуска
Оформление приказа является основанием для проведения оплаты и выдачи денежных средств. Оплачиваются все дни, в том числе выходные и праздники. Если говорить о сроках выплаты, то ТК РФ устанавливает, что выплата должна осуществляться не позже трех дней до начала учебного отпуска. Даты оформления самого приказа нигде не регламентируется, но следует опираться на установленные рамки по выплате.Начисление оплаты в «1С:ЗУП»
Первым делом, для того чтобы зарегистрировать учебный отпуск, следует в помощнике «Начальной настройки программы» или же в настройках расчета зарплаты("Настройка" — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний») на закладке «Отпуска» установить флажок «Учебные отпуска».После того как данный флажок будет установлен, в справочнике «Виды отпусков» появится новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Кроме этого, в разделе «Начисления» станет доступным такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Чтобы произвести расчет и начисление оплачиваемого учебного отпуска, следует зайти в раздел «Зарплата» — «Отпуска» — «Создать». Далее заполняем все необходимые реквизиты. В поле «Месяц» обозначается месяц регистрации расчетов, произведенных в документе. Также выбирается «Организация», проставляется «Дата» и «Сотрудник».
На закладке «Дополнительные отпуска, отгулы» следует активировать флажок «Предоставить дополнительный отпуск». В табличной части используем кнопку «Добавить», после чего в колонке «Вид отпуска» указываем необходимый нам вариант. В данном случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». Заполняем все активные позиции в табличной части «Период отпуска», «Основание». Также для пользователя есть возможность указать дни отгулов, если сотрудник захотел присоединить их к своему отпуску. Эта функция доступна, только если в разделе «Настройка» — «Расчет зарплаты» — "Настройка состава начислений и удержаний"— "Учет отсутствий «установлен флажок «Отгулы». Такая позиция заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника и может меняться вручную.
Рассмотрим закладку «Основной отпуск». Следует снять флажок «Отпуск», так как данный вид отпуска не присоединяется к ежегодному.
В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» отображаются автоматические расчеты документа. Следует обратить внимание на кнопку с зеленым карандашиком: при нажатии на него можно получить подробную информацию о расчетах или же внести изменение данных, например, для расчета среднего заработка.
Поле «Выплата» указывается, когда планируется совершить выплату.
На закладке «Начислено» можно узнать все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти информацию о способе отражения начисления в бухгалтерском учете. Остается только провести документ.
Проконсультируем по компенсации за неиспользованный отпуск в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Загрузка данных из Excel, формирование графика отпусков, переносы, оформление, отчеты по отпускам
Поддержка учета отпусков в 1С:ЗУП, настройки и консультации по графикам отпусков, загрузка из Excel
Трудовым законодательством РФ гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней, а при определенных условиях и дополнительный. Для планирования своих расходов и времени работы организациями устанавливается их очередность, а в решении 1С:ЗУП, созданной на платформе «1С:Предприятие», реализован функционал по составлению их графика и контролю за его соблюдением
Рассмотрим пошагово, как сделать график отпусков в 1С ЗУП.
Виды отпусков
Данный справочник найдем в разделе «Настройки». В нем представлены виды, предусмотренные на предприятии. Пользователь может дополнять список, опираясь на установки учетной политики организации, своими видами отпуска. Предопределенные программой элементы, отмечены желтым кружком.
- ежегодный оплачиваемый;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый;
- без сохранения зарплаты.
Создавая новый вид отпуска, пользователь устанавливает настройки, указывает порядок предоставления. Можно создать вид отпуска зависимый от рабочего места или стажа. Для последнего настраивается шкала зависимости через «Настроить».
Когда новый сотрудник приходит устраиваться, в приказе, помимо основной информации и прочих данных, прописывается его право на отдых. Чтобы заполнить данные о положенном отпуске, в приказе о приеме жмем «Редактировать» и добавляем в таблицу его вид и количество дней.
График отпусков ЗУП
Шаг 1. Перейдите в раздел «Кадры-Графики-Переносы отпусков».
Шаг 2. Нажмите «Создать» и выберите «График отпусков».
Шаг 3. С помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» сформируйте список сотрудников.
Шаг 4. Укажите начальную дату и число дней. Окончание рассчитается автоматом.
По кнопке «Заполнить» в таблице автоматом появятся уже оформленные отпуска. Пока соответствующие приказы не оформлены, внизу нашей формы видна надпись с восклицательным знаком «Не отображены в кадровом учете!».
В графе «Фактический отпуск» появятся ссылки «Оформить отпуск/Оформить перенос». Нажав на них после, можно сформировать соответствующие документы.
При работе со списками работников воспользуйтесь комбинацией горячих кнопок:
- Чтобы выделить весь список при подборе, нажмите Ctrl+А.
- Для выделения подряд группы сотрудников, выделите первую строку и, удерживая Shift, укажите последнюю для выделения.
- Для выборочного выделения строк удерживайте Ctrl при выборе сотрудников.
Шаг 5. Заполнив эту форму, выбираем «График отпусков (Т-7)» и распечатываем его.
Здесь же можно посмотреть остатки отпусков, нажав на соответствующую ссылку. В открывшейся таблице можно увидеть отклонения плана от данных в учете.
График имеет унифицированную форму для печати.
Если вы не смогли найти интересующую вас информацию по какой-либо функции в части оформления отпусков, ознакомьтесь с нашей статьей «Оформление отпуска в 1С:Зарплата и Управление персоналом» или позвоните нашим специалистам. Мы с радостью вам поможем!
Загрузка данных графика из Excel
В программе 1С:ЗУП реализована возможность получения данных из файла в новом документе, а также наоборот – сохранение бланка для заполнения графика вне базы.
ЗУП поддерживает для обработки форматы:
- Книга Excel – *.xls и *. xlsx;
- Электронная таблица – *.ods;
- Текст в формате *.csv;
- Табличный документ *.mxl.
В этих форматах можно загрузить информацию о графиках.
1С:ЗУП предложит установить расширение для удобной работы с загрузкой. Можно установить, а можно нажать «Продолжить без установки» и перейти обратно к загрузке файла.
В открывшееся окно перетащите файл или нажмите «Выберите с диска» и укажите путь к нему.
Такой вид загрузки представлен в версии КОРП. В Базовой версии окно загрузки немного другое.
Тут данные или копируем непосредственно в таблицу или загружаем, для чего жмем соответствующую кнопку и выбираем нужный файл.
Далее порядок действий одинаков. По нажатию на «Открыть» автоматом заполняется табличная часть.
Если вы все еще работаете с Excel и только планируете автоматизацию кадрового учета, отметим, что наши специалисты проводят внедрение 1С ЗУП под ключ на самых выгодных для заказчика условиях, подбирая оптимальный вариант внедрения и гарантируя максимально быстрый результат.
Переносы отпусков
Из журнала «Графики и переносы отпусков» на основании введенного графика сформируем «Перенос отпуска» по команде «Создать перенос» в контекстном меню, нажав правой кнопкой мышки на документе, или по кнопке «Еще».
Здесь указываем новую дату начала и окончания перенесенного отпуска и причины его переноса.
В результате проведения документа переноса в графике появится отметка о том, что отпуск перенесен. Документ сохраняется в журнале.
Оформление отпуска из графика отпусков
В разделе «Кадры-Отпуска» находится кадровый приказ на отпуск. Удобнее его создать из заполненного «Графика отпусков». Нажмите в столбце «Фактический отпуск» гиперссылку «Оформить отпуск».
Откроется кадровый приказ с уже заполненными данными, внесенными в график отпусков.
После оформления приказа о предоставлении отпуска, в графике отпусков у сотрудника отобразится «Отпуск предоставлен». Внизу документа предупреждение изменилось на «Не все отпуска отражены в кадровом учете» (один отпуск мы уже отразили).
После оформления приказа об отпуске при проверке контроля остатков отпусков данные сотрудники не отображаются в отклонении.
Если вам не хватило информации по контролю остатков отпусков, на нашем сайте можно также ознакомиться со статьей «Остатки отпусков в 1С ЗУП 8.3» или задать вопрос нашим специалистам, оставив заявку.
Отчеты по отпускам сотрудников
Сведения об использовании отпуска сотрудниками можно просмотреть в разделе «Кадры-Кадровые отчеты»:
- Остатки отпусков;
- Остатки отпусков (кратко).
Данные для отчета можно отобрать по организации, подразделению или по конкретному сотруднику или группе сотрудников. В отчете отображается подробная информация по отпускам сотрудников с детализацией периодов.
В кратком отчете информация представлена в общем виде, с разбивкой по видам отпуска.
Автоматизация учета отпусков
Загрузка данных из Excel, формирование графика отпусков, переносы, оформление, отчеты по отпускам
Личный кабинет сотрудника
Отражение графика отпусков, подача и согласование заявления на отпуск. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!
Автоматизация кадровых процессов вообще и использование графика отпусков в частности значительно облегчает работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы.
Читайте также: