Как установить квалификационную категорию работнику в 1с
Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .
Аттестация, или проверка уровня профессиональных знаний и навыков, квалификации, может служить основанием для присвоения работнику новой квалификационной категории, повышения оплаты его труда. Многие знают о повышении квалификационных категорий работникам определенных профессий: педагогам, медикам, чиновникам госструктур. Руководители коммерческих фирм также имеют право провести аттестацию работников с присвоением по ее итогам более высокой квалификации.
Аттестация и квалификация
Периодическая аттестация, вне зависимости от профессии, от специфики деятельности организации, бывает двух видов:
- На соответствие занимаемой должности. Такая аттестация призвана подтвердить, что профессиональный уровень сотрудника соответствует выполняемой им работе. Это обязательная процедура.
- На присвоение квалификационной категории. Этот вид аттестации носит добровольный характер, проводится по его инициативе работника.
Как правило, квалификационная категория считается действующей в течение 5 лет, однако работник может пройти повторную аттестацию «на категорию» и раньше – через 2, 3 года после получения предыдущей категории.
Присвоенная квалификационная категория закрепляется за работником на весь период ее действия, даже если он будет работать в другом учреждении, организации, в другой местности.
Уровень квалификации работника обязательно должен отражаться в трудовом договоре (ТК РФ, ст. 57). При присвоении новой квалификационной категории эти сведения фиксируются в договоре допсоглашением.
Как ввести квалификационные категории в коммерческой фирме
ВАЖНО! Рекомендации по проведению аттестации работника на соответствие занимаемой должности от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Коммерческие фирмы не обязаны проводить аттестацию, но многие руководители инициируют принятие локальных актов, в соответствии с которыми можно аттестовать работников и присваивать им квалификационные категории.
Для каждой категории должны быть разработаны квалификационные требования. Они должны различаться уровнем образования и квалификации, учитывать опыт работы, стаж по профессии. При проведении этой работы целесообразно пользоваться справочной информацией. В квалификационном справочнике от 21/08/98 г. №37 подробно указаны квалификационные требования для значительного числа должностей.
Пример: в справочнике №37 для должности «инженер» предусмотрены четыре квалификационные позиции:
- Инженер как таковой может иметь любой стаж работы и высшее профобразование.
- Инженеру 3 категории достаточно окончить профильный ВУЗ и проработать инженером 3 года.
- Инженеру 2 категории нужно иметь высшее профобразование и стаж работы инженером 3 категории не меньше 3 лет.
- Инженеру 1 категории необходимы высшее образование по профессии и стаж работы в инженерной должности 2 категории – 3 года и более.
Предполагается, что слово «старший» в наименовании должности указывает на наличие подчиненных либо он один контролирует работу участка. При этом если для должности уже установлены квалификационные категории, слово «старший» не используется. Это понятие приравнивается к 1 категории.
Если специалист назван «ведущим», он контролирует работу подчиненных групп и осуществляет общее руководство определенным направлением работы фирмы. Ведущий специалист должен иметь стаж на 2-3 года выше, чем такой же специалист 1 категории (по тексту справочника №37, п. 7 «Общих положений»).
Коммерческая фирма вправе не опираться на положения квалификационных справочников при установлении квалификационных категорий. Их наименования отражаются в локальном нормативном акте (ТК РФ, ст. 8), например, «Положение об аттестации».
Все кадровые события, в том числе проведение самой аттестации и получение квалификационных категорий, оформляются приказом. По результатам аттестации вносятся изменения в штатное расписание и в кадровые документы каждого сотрудника.
Формально руководитель коммерческой фирмы не обязан проводить аттестацию, чтобы присвоить работнику квалификационную категорию, однако сделать это целесообразно с соблюдением всех законодательных норм. В ином случае «распределение» квалификационных категорий может стать причиной трудового спора, не исключая и обращение работников с иском в суд.
На заметку! Использование квалификационных справочников обязательно только для работников государственных и муниципальных учреждений, а также представителей профессий, предполагающих льготы, компенсации, ограничения (ТК РФ, ст. 57 ч. 2 «условия», абз. 3).
Квалификационные категории отдельных профессий
Для представителей определенных профессий получение квалификационной категории без проведения аттестации невозможно. Это госчиновники, педагоги, медики, работники прокуратуры и еще целый ряд других.
Добровольно-принудительная переподготовка. Есть ли смысл в повышении квалификации?
Для примера рассмотрим порядок проведения аттестации на получение квалификационной категории педагогических работников. Он регламентируется ФЗ №273 от 29/12/12 г. «Об образовании», ст. 49, и приказом Минобразования №276 от 07/04/14 г. Порядок следующий:
- Аттестация проводится по желанию работника, на основании его заявления.
- Присваивается первая или высшая категория.
- Заявление на получение 1 категории есть возможность подать вне зависимости от стажа работы в учреждении, на высшую – через 2 года работы.
- Заявление рассматривается не более месяца, назначаются сроки аттестации. В адрес гражданина направляется письменное уведомление о месте и времени процедуры.
- По результатам комиссией заочно принимается решение присвоить категорию либо отказать в присвоении.
Для аттестации на рассмотрение комиссии работником предоставляется пакет документов: заявление; копии документов об образовании, о присвоении категорий ранее, если процедура проводится повторно; документы на смену фамилии – при необходимости; характеристика с места работы, портфолио.
Порядок проведения квалификационных испытаний должен, по общему правилу, отражаться в ЛНА учреждения и учитывать его специфику.
На заметку! В законодательстве о присвоении квалификационных категорий работникам отдельных профессий происходят постоянные изменения. Так, в проекте нововведения для педработников, которые могут быть приняты в текущем году. Тренеры спортивных школ получили возможность аттестоваться на одну из квалификационных категорий (ФЗ №147 от 4/06/18 г.).
Запись в трудовую книжку и в личную карточку
ВАЖНО! Образец записи в трудовой книжке при повышении квалификации от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Кадровая служба обязана отражать присвоение квалификационных категорий во всех кадровых документах. Кроме штатного расписания и трудового договора, приказов по кадрам, обязательным является отражение сведений о квалификации в трудовой книжке работника.
В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10/10/03 г. №69, п. 3.1:
- запись о присвоении нового разряда, класса, категории должна быть внесена в трудовую книжку;
- основанием для внесения записи является приказ руководителя.
Записи должны быть внесены не позднее семидневного срока и соответствовать тексту приказа о присвоении квалификационной категории (Правила №225 от 16/04/03 г., о ведении трудовых книжек, р.2-10). Запись об аттестации с целью установления квалификационной категории вносится и в Личную карточку сотрудника, в р. 4 «Аттестация» (ф. Т-2).
В текущей деятельности организации возникает потребность в описании штатных позиций с точки зрения разрядов, категорий, а также применять этот функционал при приеме сотрудников.
Такой функционал реализован в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3.
Необходимо будет сделать следующие шаги:
1) Заполнить справочник Тарифные группы
2) Подготовить необходимые виды Начислений
3) Внести изменения в Штатное расписание
4) Зарегистрировать его в плановом порядке документами
5) Зарегистрировать изменения квалификационного разряда сотрудника
Рассмотрим эти действия по шагам:
1) Справочник Тарифные группы.
Для того, чтобы увидеть данный справочник, необходимо в настройках программы включить данный функционал: раздел Настройка – Расчет зарплаты – Использование тарифных групп.
После этого в разделе Настройка – подраздел Предприятие становится доступен справочник Тарифные группы (рис.1).
Данный справочник не ограничивает пользователя в количестве создаваемых групп.
Реквизит Размеры тарифов устанавливаются в привязке к базовому тарифу применяется, если размеры всех тарифов идут в привязке к базовому тарифу (рис.2). В этом случае тарифы для всех разрядов (категорий) будут определены умножением указанных для них коэффициентов на базовый тариф. Если флажок не установлен, размеры тарифов вводятся независимо.
Если вместо разрядов/категорий используется что-то иное, то необходимо предварительно заполнить справочник Квалификационные разряды (категории) (раздел Настройка – подраздел Предприятие - справочник Квалификационные разряды (категории)).
При нажатии на кнопку Установить новые тарифы из карточки уже созданной тарифной группы откроется документ Утверждение тарифной группы, который служит для последующего изменения тарифов (рис.4).
По кнопке Изменить плановые начисления создается документ Изменение плановых начислений. Если же ведется история изменения штатного расписания, то создается документ Изменение штатного расписания, из которого далее следует создать документ Изменение плановых начислений по уже описанной выше кнопке. Если штатное расписание ведется без истории, то открывается специальная форма редактирования тарифных ставок в штатном расписании, работа с которой аналогична работе с документом Изменение штатного расписания.
Также доступна печать приказа в произвольной форме по кнопке Печать.
2) Рабочие виды Начислениий
Для начисления оплаты по тарифным разрядам можно использовать и предопределенные виды начисления (Оплата по окладу, Оплата по окладу (по часам), Оплата по дневному тарифу, Оплата по часовому тарифу). Используем, например, предопределенный вид начисления – Оплата по часовому тарифу (раздел Настройка – Начисления). Чтобы воспользоваться данным начислением, необходимо включить данный функционал (раздел Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Почасовая оплата – Применение почасовой оплаты) (рис.5).
3) Работа со Штатным расписанием
Для указания разрядов/категорий/классов в позиции штатного расписания необходимо, чтобы данная возможность была доступна: раздел Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания – В позиции штатного расписания используются разряды и категории (рис.6).
Далее необходимо либо внести изменения в существующие позиции (если до этого не было описания по разрядам), либо добавить новые (рис.7).
Обратите внимание, если в штатной позиции указать только Тарифную группу, а реквизит Разряд (категория) оставить незаполненным, то ФОТ по такой позиции будет рассчитан по максимальной ставке из разрядов/категорий/классов (рис.8).
Во всех основных кадровых документах появилась возможность оказания разряда (категории/класса) непосредственно в документе (рис.9). В соответствии с выбранным разрядом на вкладке Оплата труда будет заполняться автоматически табличная часть (рис.10).
Аналогично и в других кадровых документах.
В текущей деятельности организации могут встречаться случаи, когда сотрудники меняют свой разряд (например, прошла аттестация/обучение/экзамены и т.д.). Такой факт в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3, регистрируется при помощи документа Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника (раздел Кадры – документ Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника (рис.11))
Реквизит Разряд (категория) автоматически заполняется прежним разрядом сотрудника. В данном поле необходимо выбрать разряд из числа разрядов, утвержденных для тарифной группы выбранного сотрудника (т.е. которая указана в его должности или позиции штатного расписания) (рис.12). Также можно указать, что данный факт приравнивается к индексации заработка, тогда необходимо установить флаг Учитывать как индексацию заработка. В реквизите Коэффициент автоматически рассчитается коэффициент индексации.
В версии КОРП программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» предусмотрен функционал управления персоналом, его развития и аттестации. Аккумулирование всей этой информации позволяет выстроить процесс сбора данных о существующих навыках, знаниях и умениях сотрудников, необходимости обучения, а также анализ результатов. Итогом является повышение эффективности функционирования организации.
Для того, чтобы начать пользоваться данными возможностями, необходимо включить этот блок в разделе «Настройка — Управление персоналом» (рис.1-2)
Теперь рассмотрим этапы процесса:
• В одноименном справочнике можно указать вопросы, которые помогут определить уровень, само описание компетенции, то есть навыки и список мероприятий, например, курсы. (рис.3).
2. Мероприятия по обучению.
Список находится в разделе «Обучение и развитие — Мероприятия обучения» (рис.4).
Удобство справочника в том, что можно хранить подробную информацию:
– количество часов;
– стоимость обучения;
– количество возможных участников;
– компетенции, которые сотрудник получит
– вид документа, подтверждающий полученные знания;
– условия ученического договора и др. (рис.5)
Это поможет эффективно управлять персоналом, в частности, систематизированные данные позволят быстро подобрать необходимое обучение, в соответствие с потребностями.
Помимо всего выше перечисленного есть возможность сбора заявок от сотрудников. Об этом чуть позже.
Немного слов об ученических договорах. Теперь есть возможность регистрировать в программе условия предоставления обучения (срок, который сотрудник должен отработать после обучения или вернуть сумму, если не выполнено условие) (рис.6-7).
• План обучения. Он составляется после оценки персонала, по заявкам или в соответствии с индивидуальными планами развития («Обучение и развитие – Планы обучения»). (рис.8)
• Заявка на обучение. Этот документ позволяет руководителю получить исчерпывающую информацию о том, кто планирует обучаться, о цене вопроса и какой результат данное мероприятие даст (рис.9).
• Индивидуальный план развития. Необходимое мероприятие для подготовки внутри организации квалифицированных специалистов. Их наличие облегчит руководителю и кадровому отделу задачу поиска сотрудников на вакантные должности.
Также это повышает прозрачность карьерного роста, что способствует уменьшению текучести кадров.
И конечно же, сотрудники могут самостоятельно строить эти планы (рис.10).
• План-фактный анализ мероприятий по обучению. В программе можно сравнить финансовые затраты с планом, опять же условия ученических договоров (рис.11). Проанализировать результаты обучения можно после того, как в программе подтвержден факт обучения сотрудника (рис.12-13).
3. Оценка персонала
В программе автоматизирована возможность оценки персонала методом «360 градусов» («Обучение и развитие – Оценка персонала»). Настройку мы включили в самом начале (рис.2). Метод подразумевает оценку сотрудника:
- руководителем,
- подчиненными,
- самооценка,
- клиентами (рис. 14-15).
Оценка сотрудника реализована через систему анкетирования, когда сотрудники входят в программу и участвуют в опросе (рис.16-17).
Раздел «Кадры — Аттестации».
– Приказ об аттестации сотрудников. В этом документе мы можем указать время ее проведения, участников. А также распечатать пакет документов, необходимый для этого (рис.19).
По итогам аттестации можно понять, соответствуют ли компетенции сотрудника занимаемой должности, также можно менять оплату работников.
В данной статье мы рассмотрели основные возможности данного блока, но уже исходя из этого, можно сделать вывод, что автоматизация данного блока — блока управления персоналом дает возможность повысить эффективность работы с персоналом, эффективность самого предприятия за счет сокращения текучести кадров, за счет повышения компетенции сотрудников.
Читайте также: