Как создать структуру книги с помощью разметки заголовков в microsoft word
Программа Word предоставляет пользователю выбор режимов работы, иными словами, варианты визуального и инструментального представления документа. Для каждого варианта Word предлагает различные дополнительные команды, которые могут быть недоступны в другом виде представления экрана. Поговорим о режиме работы "Структура" и узнаем, что такое уровни? Что это за режим Word, что нужно знать и уметь делать, используя Вид "Структура"? Что значит переходить с одного уровня абзаца на другой и для чего это нужно?
Что такое режим "Структура" в программе Word и удобство его применения?
Режим "Структура" используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками.
Важно: для работы с этим режимом нужно, чтобы документ был отформатирован при помощи стилей, иначе этот режим в работе бесполезен.
Работая в "Структуре", можно контролировать стройность и логичность изложения материалов в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Если вы видели оглавление в книге, то это типичный пример представления структуры документа в виде Заголовков, а если еще добавить абзацы в виде Основного текста, то это будет Вид документа - "Структура" в развернутом формате.
При переключении в режим Структура на ленте появляется контекстная вкладка Структура . Она содержит специальные инструменты для работы в этом режиме, позволяющие быстро сворачивать и разворачивать текст, осуществлять перекомпоновку (перемещение абзацев, фрагментов текста) документа.
В каких случаях лучше использовать Вид представления документа "Структура"?
Если создаваемый документ должен быть жестко структурированным (разделенным на главы, части, пункты и т.д.), для облегчения общей работы над ним рекомендуется использовать специальный режим просмотра документа – «Структура». Такой вид позволит охватить весь документ в целом и перемещать заголовки с абзацами по всей его структуре.
В режиме Структура удобно работать с главным документом, позволяющим сгруппировать в большом документе файлы нескольких частей или глав.
Примечание: в режиме Структура не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон.
При этом режиме работа происходит не с текстом, а с абзацами , каждому из которых можно задать свое расположение и уровень (место в иерархии заголовков).
Уровни абзацев в Word
Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Как и где применяются уровни абзацев?
Особенность электронной книги в том, что на разных устройствах в зависимости от настроек текст будет отображаться по-разному. Поэтому не важно, какой шрифт и его размер вы выбрали. Важно создать правильную структуру книги.
Работа с заголовками
(главы, подглавы, названия отдельных произведений в сборнике)
В начале подготовки файла с текстом книги включите в редакторе «Microsoft Word» структуру документа (Строка меню - Вид - Структура). С этой функцией вы увидите, какие фрагменты текста оформлены с ошибками.
Размечайте все заголовки соответствующими стилями текстового редактора: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3. Чтобы увидеть разбивку по заголовкам, включите область навигации (Строка меню - Вид - Боковая панель - Переходы или перейдите на вкладку «Вид» в Главном меню и поставьте галочку в пункте «Область навигации».
Пример: ваш роман состоит из двух частей, в каждую из частей входит по 10 глав, в некоторых главах присутствует деление на «подглавы». Сначала вы выделяете текст «Часть 1» и «Часть 2» и выбираете стиль «Заголовок 1». Затем выбираете название каждой главы и стиль «Заголовок 2». Для каждой подглавы задаете стиль «Заголовок 3». (Стили заголовков можно выбрать на вкладке «Главная» или через панель «Стили», вызвать которую можно сочетание клавиш Alt-Ctrl-Shift-S.)
Видеоурок. Как создать структуру книги с помощью разметки заголовков в Microsoft Word:
Правила оформления заголовков
Избегайте оформления заголовков заглавными буквами.
Не оставляйте пустых строк до и после заголовка. Основной текст должен начинаться со следующего абзаца сразу после заголовка (названия рассказа, стихотворения и т.д.).
Избегайте лишних пробелов до и после заголовка. Начинайте писать название с начала строки и сразу после точки нажмите «Enter» для перехода на следующую строку.
Избегайте использование заголовков больше 4-го уровня.
Если в заголовке присутствуют символы иностранного языка, например, «Построение web-сайта», чтобы заголовок правильно перевелся в формат электронной книги, необходимо сначала набрать заголовок в программе «Блокнот», затем скопировать текст заголовка целиком в файл MS Word, где вы работаете над книгой, и только после этого присвоить стиль заголовка нужного уровня.
Работа с основным текстом
Для текста книги используйте стиль «Обычный». Если вас не устраивает размер или стиль шрифта, вы можете изменить его в настройках стиля.
Величина абзацного отступа задается программой для чтения, которую использует читатель. И даже если вы их не будете задавать или формировать особым образом, программа для чтения их сформирует.
Не следует использовать пробелы и табуляции для абзацных и других отступов. Исключение - если нужны верлибры в стихах, для них следует использовать неразрывные пробелы (ctrl-shift-пробел)
Если требуется логическое разделение частей текста, не используя заголовки и подзаголовки, вставьте абзац с пустой строкой. Не используйте для этого увеличение межстрочного интервала. Также в качестве разделителя можно использовать символы * * * или __________ на отдельной строке между частями текста.
Важно! Чтобы сделать эти "звездочки" подзаголовком (по центру, без попадания в оглавление), следует задать для них заголовок низшего уровня, уже использующегося в документе.
Избегайте двух и более пустых строк подряд.
Не выделяйте жирным или курсивом большие участки текста, если они не имеют специального назначения (см. следующий пункт).
Если в тексте есть эпиграфы, посвящения, цитаты, экскурсы, врезки и т.п., выделите нужный фрагмент курсивом и отделите от другого текста пустым абзацем до и после. Исключение: если эпиграф или другой значимый элемент текст идет сразу после заголовка, пустая строка между заголовком и выделенным текстом не нужна.
Не используйте подчеркивание и р а з р я д к у в качестве выделения текста. При необходимости выделяйте текст курсивом, жирным шрифтом или жирным курсивом.
Важно! Ни в коем случае не использовать разрывы строк, разрывы страниц, разрывы разделов. абзац должен заканчиваться только концом абзаца (Enter).
Неправильный вариант оформления конца абзаца (это разрыв строки):
Правильный вариант оформления конца абзаца:
Видеоурок. Как сделать абзацный отступ и оформить эпиграф или выделенный фрагмент текста:
Примечания и сноски к тексту должны быть сделаны с помощью соответствующей функции текстового редактора — иначе они не будут должным образом оформлены в электронной книге.
Если в вашей книге содержатся таблицы, уравнения, формулы, схемы или другие элементы, части которого должны располагаться в строго заданном порядке, заранее переведите их в формат изображения и вставьте как иллюстрации
Видеоурок. Как вставить иллюстрации и примечания и сноски к тексту:
Если в вашей книге есть стихи — визуально отделите их от основного текста пустыми строками до и после стихотворного текста (особенно это актуально, если вы цитируете в прозаическом тексте одну-две стихотворные строки — они могут попросту потеряться). Разбивку стихотворений на строфы делайте с помощью пустых строк.
Видеоурок. Как оформить сборник стихотворений:
Отключите в настройках текстового редактора автоформат при создании нумерованных или маркированных списков.
Кроме того, текст книги должен соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и нашим критериям качества.
В тексте книги должны отсутствовать
Автор и название произведения (исключение: если вы хотите опубликовать сборник произведений, то все произведения должны содержаться в одном файле, а название каждого произведения должно быть размечено в текстовом редакторе стилем «Заголовок 1»);
Аннотация — она заполняется отдельно и отображается тоже отдельно, ее незачем размещать вместе с текстом произведения;
Выходные данные печатного издания — ISBN, УДК, ББК, формат печатного издания и т.п.;
Изображения с гиперссылками.
Специальные символы, такие, как ˊˈʻʼˋʹːˌ
Данные об авторе, название книги, аннотация заполняются в специальных полях карточки книги после загрузки файла в ЛитРес: Самиздат. Как заполнить сведения о книге
Выходные данные печатного издания (такие как ISBN, УДК, ББК, авторский знак) заполняются автоматически при публикации печатной версии книги.
Как сделать иллюстрации в книге
Если ваша книга содержит иллюстрации, их необходимо вставить прямо в текстовый файл перед загрузкой книги в ЛитРес: Самиздат.
Для вашего удобства мы рекомендуем перед началом работы с иллюстрациями создать на вашем компьютере отдельную папку с иллюстрациями к каждой книге. При этом лучше переименовать изображения, используя в названии файла порядковый номер, например, «Моя_первая_книга_илл1.jpg». Это упростит работу с изображениями во время редактирования текста и при исправлении ошибок, если такие возникнут.
Подготовьте в документе место для размещения иллюстрации. Для этого вставьте в тексте абзац в месте, где планируете вставить изображение.
Изображения должны быть в форматах jpg и png, у цветных — цветовая схема RGB (не CMYK).
Размещайте иллюстрации с помощью соответствующего инструмента текстового редактора (например: «Вставка / Рисунки» в Microsoft Word). Не «перетягивайте» их из интернета — в этом случае после загрузки книги вместо иллюстрации вы получите пустую рамку в тексте.
Важно! Если планируется добавить несколько иллюстраций подряд, размещайте их друг под другом, всякий раз вставляя новый абзац между ними.
Правильный вариант абзаца:
Если у иллюстрации есть подпись над или под изображением, отделяйте текст над/под изображением пустыми абзацами от основного текста.
Изображения должны быть отделены от текста и друг от друга ОДНИМ символом конца абзаца, не нужно добавлять пустых строк.
Проверьте, чтобы у изображения формат обтекания был «в тексте». Для этого нажмите правой кнопкой мыши на иллюстрацию и найдите в свойствах изображения раздел «Размер и положение». Перейдите на вкладку «Обтекание текстом» и выберите вариант «в тексте».
Убедитесь, что на добавленной иллюстрации нет встроенной гиперссылки: нажмите правой кнопкой мыши на иллюстрацию и найдите в свойствах изображения раздел «Гиперссылка». В открывшемся окне строка «Адрес» должны быть пустой.
Размер изображения должен соответствовать его назначению. Карты, схемы, большие таблицы, графики и диаграммы, где много мелких деталей, цифр, текста, нужно делать такого размера, чтобы символы были хорошо видны. Какие-либо декоративные элементы (типа виньеток) следует делать небольшого размера. Для электронных книг мы не рекомендуем использовать такие элементы оформления.
Следует учитывать, что обрабатывать изображения следует в стороннем графическом редакторе до помещения их в файл word, иначе в электронную книгу попадут оригинальные файлы изображений. Рекомендуем сохранять изображения в разрешении 72 пикселя/дюйм, с максимальным размером длины 1024 пикселя, ширины - 900 (или 1024). Обтекание изображение должно быть "в тексте". Максимальный размер изображения (площадь) - 2 млн пикселей.
Файлы слишком большого размера могут не пройти через конвертер, поэтому старайтесь минимизировать размер изображений, учитывая предыдущий пункт.
ВНИМАНИЕ:
Если вы хотите опубликовать печатную версию книги, учтите, что иллюстрации в печатной версии будут черно-белые.
Важно:
В книгах, размещаемых на платформе Литрес.Самиздат, не должно быть коммерческой рекламы. Это значит, что в текст книги нельзя добавлять:
— рекламные листовки, проспекты, скидочные купоны и прочий визуал;
— коммерческие интеграции, рекламные статьи, призывы к покупкам;
— адреса ваших и чужих коммерческих сайтов: онлайн-магазинов, агрегаторов услуг и непосредственно предприятий, которые их предоставляют;
— банковские реквизиты и просьбы/требования финансовой помощи.
Если вы пишите книгу о своем деле — делитесь теорией и практикой, лайфхаками и находками, Самиздат не запрещает упоминать название вашей компании/мастерской/предприятия, но просит следить за тем, чтобы полезное повествование не превращалось в рекламный буклет.
На обложке книги и в аннотации нельзя размещать адреса сайтов и аккаунтов в соцсетях.
Вы можете разместить в книге QR-код только если планируете заказать печатную версию (POD) или тираж. В электронной книге замените QR-коды на активные ссылки.
Это правило действует только на ссылки, которые не нарушают законодательство РФ и наши правила.
Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.
На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:
- Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список»
- Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом
- Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список
По окончании урока вы сможете:
- Определять Заголовки в документе
- Работать в области задач Структура документа
1. Заголовки в документе
Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.
Напомню на всякий случай:
- Включите режим Непечатаемые символы
- Откройте область задач Стили
- Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)
Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.
Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.
Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.
От этой исходной ситуации начнём работать.
Шаг 1. Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)
Шаг 2. Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:
Эта иконка вам даже подмигнёт:
Получили такую картину:
Абзац отметился номером «1» и:
- получил интервал до абзаца 12 пт,
- покрасился в синий цвет,
- стал называться «Заголовок 1».
Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?
Шаг 3. Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):
Шаг 4. А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:
Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?
Делаем вывод из первых 4-х шагов.
| Главное правило при работе с Заголовками | Самый первый заголовок обязательно назначать кнопкой Многоуровневый список |
В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.
Шаг 5. Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:
Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.
Шаг 6. Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:
Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.
Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:
Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.
Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:
Получили такую картинку:
- Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
- Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.
Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.
Шаг 7. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:
- Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
- Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
- Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»
Эту операцию мы делали на уроке 11.
А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня
Шаг 8. Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:
Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).
Шаг 9. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:
- Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
- Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
- Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»
Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:
Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.
А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.
2. Структура документа
Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?
Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.
Шаг 1. Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:
Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.
Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):
Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.
| Вывод | В область Навигации попадают только абзацы, которым присвоен стиль Заголовок любого уровня (уровней 9) |
И что это нам даёт?
Шаг 2. Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:
Шаг 3. Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:
В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:
Шаг 4. И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:
Мышку оставили в покое и делаем вывод.
| Вывод | В области Навигация мы можем перетаскивать по документу заголовки вместе с содержимым. |
А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.
Теперь вы сможете:
- Определять Заголовки в документе
- Работать в области задач Структура документа
Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.
Вам будет интересно:
Секрет 5. Панель быстрого доступа в PowerPoint
Урок 44. Уровни структуры
Урок 53. Текст в таблице
14 Comments on Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа
Добрый вечер! Спасибо за отзыв. По поводу черных квадратов. Да квадрат один и тот же на все режимы. И так было всегда, а начинала я с Word 3. С уважением, Елена
Добрый вечер, спасибо Вам за ответ.
С уважением,
Денис
Быть может это связано с тем, что я сначала создал структуру, а потом начал вставлять в нее текст?
Спасибо Вам большое за ответ, пробую урок 16, файл выслал.
С уважением,
Денис
Благодарю за помощь
Здравствуйте, у меня не получается делать правильный заголовок
Добрый вечер, Юджин! Вы совершенно правы: те заголовки, которые помещены в таблицу не отображаются в Области навигации. Если вы переместите заголовки вне таблицы, то она появятся в Области навигации.
Спасибо за оперативный ответ. Переместил заголовки, они появились в области навигации.
Заголовки позволяют обратить внимание на текст и помогают пользователям искать в документе нужную информацию.
Добавлять заголовки проще всего с помощью стилей заголовка. Используя стили заголовков, вы также можете быстро создать оглавь, изменить структуру документа и изменить его структуру, не изменяя текст каждого заголовка вручную.
Выделите текст, который хотите использовать в качестве заголовка.
На вкладке Главная наводите указатель мыши на разные виды заголовков в коллекции стилей. Чтобы увидеть, как будет выглядеть стиль заголовка в документе, задержите на нем указатель. Выберите понравившийся вариант.
Если нужный стиль не заметок, нажмите кнопку Дополнительные , чтобы развернуть галерею.
Совет: Вы можете изменить шрифт и форматирование стиля заголовка. Просто вы можете выбрать текст заголовка, который вы хотите настроить, изменить его стили, а затем на вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши настроенный стиль заголовка и выберите обновить заголовок в соответствие с выбранным выбором. Каждый раз, когда вы применяте этот стиль заголовка в документе, он будет включать ваши настройки.
Использование стилей позволяет делать очень многое, в том числе быстро создавать оглавления. Посмотрите это короткое видео, и вы узнаете, почему стоит полностью составить текст, прежде чем форматировать с его помощью стилей.
Заголовки позволяют обратить внимание на текст и помогают пользователям искать в документе нужную информацию. Добавить заголовки проще всего с помощью стилей заголовка.
Выделите текст, который хотите использовать в качестве заголовка.
На вкладке Главная выберите нужный стиль заголовка.
Если нужного стиля нет на странице, прокрутите ее с помощью стрелок влево, вправо и вниз.
Читайте также: