Как создать реестр документов в excel

Обновлено: 22.01.2025

Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов
Создание печатной формы
Заполнение печатной формы

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Договор о материальной ответственности

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Отчет «Универсальный реестр документов» позволяет формировать реестры с произвольным набором группировок и произвольными настройками отборов. Отчет вызывается из пункта «Учет документов» — «Универсальный реестр документов» главного меню программы или с рабочего стола «Учет документов» по одноименной ссылке.

Отбор, сортировка и группировка строк настраиваются на специальной панели, вызываемой по кнопке «Настройка».

Отчет содержит в себе такие сведения документах, как дату и номер регистрации в организации, количество документов, сумму, размер и количество прикрепленных файлов, если таковые имеются.

Новый документ можно зарегистрировать прямо из отчета, нажав на кнопку «Ввести документ» на верхней командной панели.

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

При формировании отчета пользователь может самостоятельно настроить группировки строк по аналитическим разрезам, аналогичным тем, что используются в отчете «Реестр документов по типам»: организация, подразделение, контрагент (или физ.лицо), договор контрагента, контактное лицо, тип документа, деловая классификация, гриф доступа, ответственное лицо, автор.

Дополнительная информация по использованию отчета

Отчет «Универсальный реестр документов» доступен пользователям с наборами прав «Учет документов» или полным набором прав.

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее. В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Итак, все документы организации должны быть учтены. Раньше это делалось в больших толстых тетрадях – книгах регистрации. Кстати, некоторые компании до сих пор пользуются подобным методом. Но большинство все же предпочитает вести электронные регистрационные формы.

На сегодняшний день существует несколько доступных возможностей создания электронных журналов регистрации:

в Microsoft Excel. Пожалуй, это самая простая и доступная программа для подобных целей. Даже пользователь, чей опыт общения с компьютером ограничивается только уроками информатики и бытовыми интернет-нуждами, может без труда создать здесь полноценный журнал регистрации документов;
в Microsoft Access – программа, уже требующая от пользователя подготовки и обучения, но и обладающая более широким функционалом, нежели Excel. Удобна, в частности, возможностью связывать между собой различные журналы и получить в конечном итоге общую базу данных;
с применением «облачных» сервисов, например, Google.Drive. В отличие от обычных «облачных» хранилищ данных, сервис позволяет создать табличный файл с теми же функциями, что и у Excel. Существенным достоинством «облачных» сервисов является возможность настроить доступ к ним пользователей из любой точки мира и с любого устройства. Не менее существенным недостатком – абсолютная зависимость от подключения к Интернету, которое не всегда и не везде идеально.

Таким образом, самой доступной программой для создания журнала регистрации в обычном российском офисе является Microsoft Excel. Далее рассмотрим вопросы создания журналов и работы с ними в версии Microsoft Excel 2010 на примере Журнала регистрации распорядительных документов.

Создаем журнал в Excel

Создадим файл в Excel и назовем его «Журнал регистрации распорядительных документов». Для этого можно использовать круглую кнопку «Office» в верхнем левом углу экрана (на Рисунке 1 отмечена цифрой 1), при нажатии на которую открывается меню, в нем выбираем первую команду – «Создать». Чтобы не потерять результаты своих дальнейших настроек, лучше сразу сохранить созданный файл; для этого подойдут команды «Сохранить» или «Сохранить как» того же меню.

Предположим, в нашей условной организации используются 2 вида подобных документов: приказ и распоряжение. Целесообразно регистрировать оба вида документов в одном файле, но в разных таблицах. В нижнем левом углу окна расположены по умолчанию три листа: Лист 1, Лист 2 и Лист 3. На каждом из них можно поместить по журналу учета одного вида документов. Программа позволяет создавать сколько угодно листов в одном файле, добавляя и удаляя их по усмотрению пользователя.

Переименуем листы. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» по наименованию листа и выбрать опцию «Переименовать». Здесь же можно выбрать цвет ярлыка, установить пароль для защиты, удалить ненужный лист. В нашем Журнале регистрации распорядительных документов будет 2 листа: для приказов по основной деятельности и для распоряжений (Рисунок 2).

Определившись с наименованиями граф таблицы, создадим «шапку». Настроить внешний вид граф легко, используя верхнюю панель инструментов. В основном понадобятся группы команд «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «Главная» (см. Рисунок 3).

Группа команд «Шрифт» знакома любому пользователю программы Word (цифра 1). Напомним их в порядке расположения иконок слева направо:

верхний ряд позволит вам:
- выбирать шрифт,
- его размер,
- одним нажатием увеличивать размер шрифта,
- одним нажатием уменьшать размер шрифта;
- полужирное начертание,
- курсив,
- подчеркивание,
- измененить границы выделенных ячеек и
- цвет их фона,
- изменить цвет текста.
Теперь посмотрим на набор команд «Выравнивание» (отмечено цифрой 2):
- значения иконок верхнего ряда:
  - первые 3 – выравнивание текста по верхнему краю ячейки, по центру или по нижнему краю соответственно,
  - расположение текста по диагонали или по вертикали,
  - перенос текста (если пользователь не хочет менять ширину ячейки, чтобы уместился текст, можно нажать на эту кнопку, и текст будет выстроен в несколько строк по ширине ячейки);
  - первые 3 иконки знакомы каждому пользователю Word – это выравнивание текста по левому краю ячейки, по центру или по правому краю соответственно;
  - следующие 2 иконки – уменьшение или увеличение отступа текста от левого края;
  - последняя иконка – объединение ячеек с помещением текста в центре.
  Заполним «шапку» нашей таблицы названиями граф. Скорее всего, при этом понадобится увеличить ширину некоторых столбцов. Это нетрудно сделать, наведя курсор на линию между двумя ячейками в самой верхней серой строке, где обычно указаны буквенные обозначения столбцов (реже – цифровые). Появится значок с двумя стрелками, смотрящими в разные стороны. Кликнув «мышью» и перемещая значок в нужном направлении, можно делать столбец уже или шире. Так же можно установить желаемую высоту строки, используя крайний левый столбец с номерами. Мы немного усложним задачу и разделим графы на 2 группы: регистрационные данные о документе и контроль. Отформатируем внешний вид ячеек, используя изученные опции (на Рисунке 5 показана таблица, в которой не только создана «шапка», но уже.
  
  Автоматическая нумерация страниц документации в Excel
  
  В процессе работы возникает необходимость часами напролет, если много данных, вручную заполнять нумерацию, например реестра документации, в Excel.
  
  Необходимо считать в уме, либо на калькуляторе, высчитывать, а если еще это делать в спешке то есть большая вероятность, что можно накосячить.
  
  Давайте раз и навсегда исправим эту рутину.
  
  В Excel'е есть много функций помогающих упроситить заполнение строк и столбцов, мы ими и воспользуемся.
  
  Перейдем сразу к делу.
  
  Формула для автоматической нумерации страниц документации (напр. реестр документов):
  
  =ЕСЛИ(E20>1;ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК("-";F19))>0;ПРАВСИМВ(F19;ДЛСТР(F19)-ПОИСК("-";F19;ПОИСК("-";F19)))+1&"-"&ПРАВСИМВ(F19;ДЛСТР(F19)-ПОИСК("-";F19;ПОИСК("-";F19)))+1+E20-1;(F19+1)&"-"&(F19+E20));ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК("-";F19))>0;ПРАВСИМВ(F19;ДЛСТР(F19)-ПОИСК("-";F19;ПОИСК("-";F19)))+1;F19+1))
  
  В данном примере столбец Е отвечает за количество листов. Листов может быть 1 а может и 5 и т.д., столбец F содержит информацию сколько страниц по списку.
  
  Если страниц 2 и больше, то обычно нумерация выглядит как 2-3.
  
  В примере спискок документов начинает с 20 строки, поэтому в функции все начинается с ячейки E20.
  
  Итак, у нас есть документ, в котором мы должны сделать нумерацию документов по списку.
  
  Мы вставляем вышеприведенную строку в соответствующие ячейки, меняем ячейки E20 и F19 на соответствующие ячейки в вашем документе, нажимаем Enter и просто протягиваем вниз.
  
  Если у нас список начинается с 1 или в списке есть ячейки без количества, то первый документ должен иметь первый порядковый номер.
  
  Например, у нас есть один список разделенный насколькими пустыми строками, названием разделов (см. фото ниже).
  
  В первой ячейке мы должны поставить 1.
  
  В начале другого раздела мы должны поставить вручную следующую цифру по списку.
  
  Правда это не избавило от проставления цифр полностью, но нет необходимости выверять огромные списки.
  
  Вот и вся рутина. Радуемся.
  
  Вот еще пример работы с формулой:
  
  У вас два столбца "А" и "В". В столбце "А" у вас количество листов, в "В" - страниц по списку. Список начинается со 2 строки.
  
  Тогда функция примет вид:
  
  =ЕСЛИ(A2>1;ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК("-";B1))>0;ПРАВСИМВ(B1;ДЛСТР(B1)-ПОИСК("-";B1;ПОИСК("-";B1)))+1&"-"&ПРАВСИМВ(B1;ДЛСТР(B1)-ПОИСК("-";B1;ПОИСК("-";B1)))+1+A2-1;(B1+1)&"-"&(B1+A2));ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК("-";B1))>0;ПРАВСИМВ(B1;ДЛСТР(B1)-ПОИСК("-";B1;ПОИСК("-";B1)))+1;B1+1))
  
  Самый простой способ создания списка файлов, расположенных в папке.
  
  Поделюсь простым проверенным способом создания списка файлов. Пошаговое руководство.
  
  Шаг 1. Войти в папку список файлов из которой вы хотите сформировать.
  
  Шаг 2. Кликнуть правой кнопкой по пустому полю в папке (не по файлу)
  
  Создать текстовый документ
  
  Шаг 3. Из выпадающего мену выбрать пункт «Создать»>> «Текстовый документ»
  
  Шаг 4. Открыть появившийся текстовый документ и записать в него три строчки с кодом:
  
  Шаг 5. Закрыть с сохранением документ.
  
  Закрыть документ с сохранением
  
  Шаг 6. Переименовать расширение файла с «TXT» на «BAT» и нажать кнопку «Enter»
  
  Переименовать файл в BAT
  
  Шаг 7. Запустить полученный файл.
  
  После запуска .bat файла в папке, из которой вы его запустили появится текстовый документ со списком файлов хранящихся в папке, который будет называться «spisok_faylov.txt».
  
  Готовый список файлов
  
  Перенос списка в программу Excel.
  
  Шаг 1. Открыть текстовый документ.
  
  Шаг 2. Выделить левой кнопкой мыши список.
  
  Выделение списка
  
  Шаг 3. Нажав правой кнопкой мыши по выделению выбрать пункт «Копировать»
  
  Копирование перечня
  
  Шаг 4. Открыть документ Excel.
  
  Вставка в Excel
  
  Шаг 5 Кликнуть правой кнопкой мыши в любую ячейку и выбрать из выпадающего меню пункт «Вставить»
  
  Резултат копирования списка
  
  Читайте также:

Автоматическая нумерация страниц документации в Excel

Самый простой способ создания списка файлов, расположенных в папке.

Перенос списка в программу Excel.