Как скрыть адресатов в outlook при рассылке
Бывают случаи, когда нужно разослать однотипные электронные письма большому количеству получателей. Это можно сделать просто вставив в поле «Кому…» несколько адресов. Но что делать, когда в каждое письмо необходимо вставить текст, относящийся к определенному получателю, например персональное приветствие. Можно, конечно, написать шаблон письма, и на его основе создавать письма для каждого получателя в отдельности. Но представьте сколько это займет времени если список адресатов состоит из десятков, а то и сотен записей. В таком случае будет намного удобнее и быстрее воспользоваться функцией «Слияние», реализованной в Microsoft Office. Для того, чтобы воспользоваться функцией «Слияние» необходимо иметь файл данных, в котором представлена вся необходимая персональная информация. Это может быть, например, таблица Excel или папка контактов Outlook.
Далее нужно выбрать источник данных о получателях с персональной информацией. Для этого нажимаем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем способ получения данных. В нашем примере мы будем использовать папку контактов Outlook, поэтому выбираем пункт «Выбрать из контактов Outlook…» (Рис.2).
Выбираем нужную папку контактов и жмем Ok(рис.3).
Далее появится окно со списком получателей слияния. Если нужно кого-то убрать из списка, то снимаем галочку напротив соответствующей записи. Жмем Ok (Рис.4).
Теперь нам нужно задать поля с информацией из источника данных, которые будут уникальны для каждого получателя. Для этого нужно выбрать тип поля на панели «Составление документа и вставка полей». В нашем примере мы вначале письма вставим персональную строку приветствия, а в конце адрес электронной почты получателя. Для начала поместим курсор туда, где должна быть наша строка приветствия. Далее нажимаем кнопку «Строка приветствия» и в появившемся окне задаем формат приветствия и жмем Ok (Рис.5).
Для того, чтобы вставить в текст письма адрес электронной почты получателя ставим курсор в нужное место, жмем кнопку «Вставить поле слияния» и выбираем пункт «Электронная почта» (Рис.6). Так же вы можете вставить и другие персональные данные, взятые из контактов Outlook.
В самом документе вставленные поля будут в виде названия поля в угловых кавычках (Рис.7).
Далее вводим название темы в соответствующее поле и жмем Ok. После этого по все адресам из списка получателей будет отправлено по письму с персональным приветствием и адресом электронной почты (Рис.9).
При отправке писем нескольким получателям, которые не знают друг друга, вы можете в целях безопасности скрыть адреса электронной почты. В этой статье я представляю метод скрытия адресов электронной почты в списке рассылки в Outlook.
Скрыть адреса электронной почты в списке рассылки
Автоматическая скрытая копия кому-либо при отправке писем с помощью Kutools for Outlook
Скрыть адреса электронной почты в списке рассылки
В Outlook, если вы не хотите отображать адреса электронной почты получателей, вы можете использовать скрытую копию.
 |
 |
 |
Теперь адреса электронной почты получателей будут скрыты.
Автоматическая скрытая копия кому-либо при отправке писем с помощью Kutools for Outlook
Если вы хотите для автоматической скрытой копии кому бы то ни было, кого бы вы ни отправили в Outlook, вы можете применить Auto CC/Bcc утилиту Kutools for Outlook .
Перейти к загрузкеБесплатная пробная версия на 60 дней
Бесплатная установка Kutools for Outlook, а затем выполните следующие шаги:
1. Нажмите Kutools > CC/BCC > Rule Manager .
2. Нажмите Создать в диалоговом окне Auto CC/BCC Manager , чтобы создать новое правило.
3. В диалоговом окне Автоматическая копия/скрытая копия дайте новому правилу имя в текстовом поле Имя правила , нажмите Получатели , чтобы открыть В диалоговом окне Выбрать имена: Контакты выберите контакт, для которого требуется автоматическая скрытая копия, нажмите Скрытая копия , чтобы добавить его в строку Скрытая . .
5. Нажмите Kutools > CC/BCC > Включить Auto CC/BCC , чтобы применить автоматический эффект BCC.
Совет : если вы хотите автоматически использовать скрытую копию в некоторых В особых случаях можно использовать параметр Пользовательский , чтобы изменить критерии по своему усмотрению.
При настройке ответа «Нет на работе» на все получаемые электронные письма в Outlook может потребоваться исключить ответы определенным отправителям электронной почты. Методы, описанные в этой статье, могут помочь вам детально решить эту проблему.
Исключить определенный адрес отправителя электронной почты из вне офиса в Outlook
Если вы используете учетную запись IMAP или POP3 в Outlook, вы можете исключить определенный адрес отправителя электронной почты из вне офиса в Outlook, создав правило. Пожалуйста, сделайте следующее.
1. Во-первых, вам нужно создать шаблон автоответчика. Пожалуйста, создайте новое электронное письмо, составьте его и сохраните как шаблон Outlook.
2. После создания шаблона автоответчика щелкните Правила > Управление правилами и предупреждениями под Главная таб. Смотрите скриншот:
3. в Правила и предупреждения диалогового окна, нажмите Новое правило кнопка. Смотрите скриншот:
5. В секунду Мастер правил, Нажмите Следующая кнопку напрямую, не выбирая никаких условий. В всплывающем Microsoft Перспективы диалогового окна, нажмите Да кнопка (при этой настройке письмо с автоматическим ответом будет отправлено всем отправителям). Смотрите скриншот:
6. Затем в выбранных действиях Мастер правил, наведите на ответ с использованием определенного шаблона вариант в Шаг 1 поле, а затем щелкните «Конкретный шаблон» ссылка в шаг 2 коробка. в Выберите шаблон ответа диалоговое окно, выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из Заглянуть раскрывающийся список, выберите шаблон автоответчика, созданный на шаге 1, а затем щелкните значок Откройте кнопка. Нажмите Следующая кнопку, чтобы продолжить. Смотрите скриншот:
7. Теперь вам нужно исключить отправителей из автоответчика. В следующих исключениях Мастер правил, наведите на кроме случаев, когда от людей или публичной группы in Шаг 1 поле, щелкните люди или общественная группа ссылка в Шаг 2 поле, чтобы выбрать адреса электронной почты отправителей, а затем щелкните значок Следующая кнопку.
8. В последний Мастер правил окна, назовите правило и щелкните Завершить кнопка. Смотрите скриншот:
9. Нажмите OK в Правила и предупреждения окно, чтобы закончить правило.
С этого момента электронное письмо с автоматическим ответом будет отправляться на все полученные электронные письма, кроме указанных отправителей.
Исключить определенный адрес отправителя электронной почты (только для внутренних пользователей) из-за отсутствия на работе в учетной записи Exchange
Если вы используете учетную запись Exchange в Outlook, вы можете исключить определенного отправителя электронной почты из ответа об отсутствии на работе следующим образом.
Внимание: Это относится только к адресам электронной почты внутри вашей организации.
1. Перейдите к учетной записи Exchange в Outlook, затем щелкните Файл > Инфо > Автоматические ответы. Смотрите скриншот:
3. в Правила автоматического ответа диалогового окна, нажмите Добавить правило кнопку.
Внимание: Если вы хотите применить правило для всех профилей Outlook, установите флажок Показать правило для всех профилей поле, в противном случае снимите его.
4. в Изменить правило диалоговое окно, вам необходимо:
4.1 Щелкните значок от кнопка для выбора адресов электронной почты отправителей, которых вы исключите из офиса; 4.2 Проверьте Ответить с помощью поле, а затем щелкните шаблон кнопка для создания шаблона автоответа; 4.3 Щелкните значок Advanced кнопка. Смотрите скриншот:
5. в Advanced диалоговое окно, проверьте Только предметы, не соответствующие этим условиям поле, а затем щелкните OK кнопку.
6. Нажмите OK кнопки. Когда он вернется в Автоматические ответы диалогового окна, нажмите OK и нажмите Да кнопка во всплывающем окне Microsoft Перспективы окно подсказки. Смотрите скриншот:
При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.
Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и выберите меню «Показать получателей скрытой копии» (Рис. 1).
Введите адрес и отправьте письмо получателю.
Прочтите также:
Спасибо за совет
Ребята, ни как не сделать рассылку в аутлуке чтобы вставил группу 100 человек и каждому письмо приходило. И каждый не видел соседей. Все ручками нужно все ручками. Если былобы так просто тогда и компаний спасенных небыло которые пишут проф ПО по рассылке мил ионных писем
Спасибо, большое! уже неделю мучаюсь.)
Я когда делаю рассылку, мне нужно, чтобы получатели не видели друг-друга. Если отправлять одному человеку, а других ставить в скрытую копию, то другие видят этого единственного официального, так сказать, получателя. По-этому, чтобы никто никого не видел, я отправляю письмо себе, а всех остальных ставлю в скрытую копию. Теперь получатели видят только меня в списке и отправителя и получателя. Очень удобно и просто.
Ребята, сори, а как увидеть самому скрытых получателей, то есть я отправил рассылку нескольким получателям, теперь сам не вижу кому отправил)) очень нужно, не знаю точно кому отправил. За ранее спасибо.
@ Фархат:
В отправленных найди это письмо и раскрой список получателей.
@ cashupoff:
НЕ отображает адресатов при скрытой рассылке
Прошу у Вас подскажите, меня ставят в скрытую копию один адресат, а мне эта почта не нужна. Я там уже не работаю. Как заблокировать скрытую копию не блокируя адресата?
Читайте также: