Как сделать шахматку в excel для квартир
Когда у застройщика возникают проблемы в продажах, сложно понять, чем они вызваны — маркетинг ведёт некачественные лиды, продавцы не замотивированы или не обучены, проект не соответствует рынку, кризис? Интегратор «Система» рассказали, как выявили проблемы в отделе продаж застройщика и решили их с помощью Profitbase и amoCRM.
К специалистам «Система» обратился один из крупнейших застройщиков Поволжья, который построил более 1 млн квадратных метров жилья и специализируется на постройке жилых комплексов эконом-класса. В компании более 2000 сотрудников, в отделе продаж — 10 человек. Застройщик планирует масштабироваться, но без прозрачности и отлаженных бизнес-процессов в продажах у руководства нет данных, чтобы спрогнозировать дальнейшее развитие. Поэтому компания-застройщик обратилась к интегратору.
Никто не знал, какие квартиры можно продавать. Кроме бухгалтераВ компании не было системы для работы менеджеров по продажам — они вели сделки с помощью Exel, блокнотов, стикеров на мониторах и бумажного журнала встреч.
Экспресс-анализ отдела продаж показал, что у менеджеров нет актуальных данных по ассортименту квартир. Менеджер не может полноценно консультировать клиента, если у него нет данных о том, какие квартиры уже проданы, какие забронированы и какие свободны. Если он продаст квартиру, которая уже забронирована или оплачена — он разозлит клиентов, упустит комиссионные и навлечёт на застройщика судебные издержки и штрафные санкции.
Поэтому менеджеры распечатывали Excel-таблицу с шахматкой по каждому дому, спрашивали у бухгалтера, какие квартиры проданы или в брони, бухгалтер смотрел в 1С, диктовал, и менеджеры карандашом помечали в файле ячейки с проданными квартирами, вписывали даты, до какого числа стоят брони. Раз в несколько дней эту процедуру повторяли, чтобы обновить данные.
Чтобы точно знать, что квартира, которую менеджер хочет предложить клиенту, свободна — менеджер должен был опросить всех остальных продавцов, какие квартиры они сегодня бронировали. Так менеджеры тратили время на сбор данных и обсуждение проданных квартир, вместо работы с покупателями.
Сделали данные по ассортименту доступными: статус объекта моментально меняется в CRMВ первую очередь организовали единое пространство для работы менеджеров отдела продаж: настроили amoCRM, подключили SIP-телефонию для записи звонков и сервис СМС-рассылок.
Для работы с ассортиментом и решения проблемы с актуальными бронями, подключили систему Profitbase: она позволяет работать со всей витриной квартир прямо в CRM, содержит подробные карточки по каждой квартире, и отражает актуальный статус каждого объекта — свободно, в брони или продано.
С Profitbase менеджеры могут полноценно консультировать клиента, теперь у них перед глазами все необходимые данные об ассортименте: цена, планировка, метраж, акции и статус. Менеджер может отфильтровать все свободные квартиры, которые соответствуют пожеланиям клиента.
В Profitbase встроена система бронирования — менеджеры могут бронировать квартиры в интерфейсе amoCRM. Когда квартира забронирована — её новый статус моментально отображается для всех остальных менеджеров, им больше не нужно это обсуждать.
На запуск Profitbase ушло две недели: внесли все объекты, загрузили характеристики квартир, планировки и поэтажные планы, внесли данные по свободным, проданным и забронированным квартирам, обучили менеджеров работе в системе.
Менеджеры перестали распечатывать Excel-таблички!
Руководитель отдела продаж отметил, что работать стало намного удобнее: «В 2 клика мышкой можно открыть CRM и посмотреть, что свободно, а что нет. Раньше на это уходило больше времени, приходилось копаться в бумагах и заставлять клиента ждать».
Руководители компании считают, что после внедрения amoCRM и Profitbase, работа коммерческой службы стала очень прозрачной для контроля и понимания текущей ситуации в продажах: «Мы рады текущему порядку в нашей службе. Ведутся работы с каждым клиентом нашей компании: заполняются карточки сделок, нет пропущенных звонков и брошенных обращений клиентов, ведь каждое обращение это возможная покупка квартиры».
«Заказчик получил надёжный, мощный инструмент для продаж новостроек, который даёт исчерпывающую информацию о свободных квартирах, действующих акциях и ценах на выбранные клиентом квартиры. Profitbase помогает отфильтровать необходимые квартиры по заданным условиям и подобрать подходящий вариант. Система отслеживает количество забронированных квартир за нужный период, а также сроки окончания брони, чтобы напомнить о ней клиенту.
Настроенная система amoCRM в связке с Profitbase позволяет контролировать процессы в продажах и принимать взвешенные управленческие решения для развития коммерческого отдела.
Для клиентов, интересующихся покупкой квартиры, проведённые изменения повышают скорость и качество обслуживания в отделах продаж: на вопросы отвечают чётко и быстро, если обещали перезвонить — перезванивают в назначенное время, и помнят, по каким критериям вы подбираете квартиру — ведь CRM всё фиксирует. Это и есть главный результат внедрения CRM-системы» — Белов Юрий, руководитель компании «Система».
Результаты: как изменилась работа отдела продаж
Внедрение amoCRM и Profitbase позволило наладить работу в отделе продажи выявить другие проблемы, которые теперь решает руководитель отдела продаж.
Стало видно по каким причинам клиенты не покупают и в чём ошибаются продавцы, руководитель анализирует сделки, корректирует скрипты и обучает сотрудников. Со стороны маркетинга стало понятно, какие рекламные каналы дают не целевые заявки.
Прозрачность работы, аналитика и принятие решений
- Все звонки, заявки и история их обработки стали учитываться в системе — руководитель отдела продаж проанализировал их и выявил точки роста для продавцов, скорректировал скрипты.
- Виден источник целевых лидов: проанализировали рекламные каналы и перераспределили рекламный бюджет.
- Руководитель отдела продаж получил инструмент контроля, теперь он в 2 клика может посмотреть графики продаж, конверсию по каждому менеджеру за любой период, всю работу менеджеров за день/неделю/месяц и сверить с целевыми показателями.
- Система формирует отчёты в разрезе количества проданных, забронированных и свободных квартир, показывает динамику поступающих обращений, продаж по типам помещений и результативность каждого менеджера по продажам.
Повышение качества обслуживания
- Исключена потеря лидов.
- Сократилось время ответа клиентам.
- Возросло качество консультаций: менеджер может быстро дать клиенту исчерпывающую информацию о квартирах, их характеристиках и ценах во всех комплексах и не просить подождать, пока он «уточнит информацию».
- Напоминания не дают менеджерам забывать о звонках и встречах с клиентами.
- Менеджеры сосредоточены на работе с клиентами — им не нужно тратить время на то, чтобы сверятся с бухгалтерией или составлять отчёты.
Работа отдела продаж застройщика стала системной и прозрачной: у менеджеров есть понятный алгоритм работы, подсказки системы и данные об объектах продажи, а все их действия фиксируются и сводятся в отчёты для руководителя. Теперь в компании есть план развития отдела продаж и данные, на основании которых можно просчитывать возможности масштабирования, выбора площадки застройки, требования рынка к новым жилым комплексам.
Те, кто знаком с пакетом программного обеспечения Microsoft Office, знают, что в его составе есть программа для работы с электронными таблицами MS Excel. Это мощный табличный процессор, используемый в офисах различных компаний для расчета и хранения больших массивов информации. Но известно ли вам, что MS Excel можно успешно использовать для создания плана дома или квартиры?
При этом можно создавать планы любой сложности – от простого дачного домика до проектирования промышленных зданий. Рассмотрим на простом примере, как создавался мой первый проект коттеджа.
Настройка столбцов и строк рабочего поля
После того, как откроем электронную таблицу, устанавливаем высоту и ширину ячеек для создания координатной сетки. В дальнейшем это упростит масштабирование изображения.
Выделим рабочее поле, используя комбинацию клавиш Ctrl+A.
Кликаем правой кнопкой мыши по столбцу.
В контекстном меню выбираем Ширина столбца. Устанавливаем значение 1 и нажимаем кнопку ОК.
Затем правой кнопкой мыши кликаем по номеру строки.
В выпадающем контекстном меню выбираем Высота строки. Устанавливаем значение 9 и нажимаем кнопку ОК.
Рабочее поле с сеткой готово к работе.
Выбор масштаба и построение контура стены
Выполнение этой части проекта зависит от того, что вы хотите реализовать в собственном проекте. В данном примере создается план первого этажа кирпичного здания. Выбран масштаб 1 клетка=250 мм. Построение началось с изображения стен дома.
Построение внутренних стен дома
В план добавляются внутренние стены и перегородки.
Далее в гостиной и спальне указываются элементы мебели. Используются подходящие фигуры на панели инструментов Фигуры из пункта меню Вставка.
Завершается построение плана нанесением условных обозначений на плане кухни и санузла.
Последние штрихи
На плане указываем крылечко. Подправляем «выезжающие» линии. Не забываем добавить надписи, указывающие названия помещений.
Табличный процессор MS Excel будет полезен для домашнего использования при создании собственного строительного проекта или выборе вариантов расстановки мебели в помещении.
Совет . Для удобства работы с сеткой ее разбиваем на ячейки размером 5×5 клеток. Для этого выделяем группу ячеек, кликаем по выделению правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем Формат ячеек. В открывшемся окне кликаем мышкой на вкладке Граница. Указываем внешние границы и выбираем цвет – фиолетовый. Нажимаем кнопку ОК. Далее копируем ячейки по горизонтали и по вертикали.
Не хотите подключать платные блоки? Не подключайте, пользуйтесь бесплатной шахматкой. Но мы абсолютно уверены, что тот результат, который Вы получите от использования платных блоков в сотни раз будет больше их стоимости. 97,65% наших пользователей пользуются платными блоками
Откуда такая уверенность в эффективности? Мы разрабатывали Отеликс для своих гостиниц, и несколько лет использовали систему сами. Мы видели результат, который дает Отеликс, поэтому на 100% уверены в нашей системе.
Простая регистрация
(займет 1,5 минуты)
- заменить стандартные номера на номера вашей гостиницы
- проставить стоимость номеров и питания
- настроить автоматические скидки и все!
- пользуйтесь шахматкой бесплатно +
14 дней полным функционалом системы Отеликс
Ответим на любые Ваши вопросы по тел.
(495) 245-02-13
Пользуйтесь шахматкой БЕСПЛАТНО
Посмотрите 3-х минутное видео:
Вы удивитесь как это легко и просто!
Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра
Мы делаем не просто сайты, а создаем комплексную систему приносящую ВАМ деньги и автоматизирующую привлечение гостей
Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!
Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра
Мы делаем не просто сайты, а создаем комплексную систему приносящую ВАМ деньги и автоматизирующую привлечение гостей
Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!
Шахматка для гостиницы
Шахматка — это временная диаграмма занятости номеров, или, по-другому, календарный график, который гостиницы используют, чтобы отмечать статус номеров (свободен или забронирован).
Как вести шахматку для гостиницы
Большинство гостиниц ведут шахматку на бумаге — распечатывают ее из Excel и, когда приходит бронь, вручную штрихуют нужный квадратик.
К сожалению, в такой шахматке мало места и сложно отразить следующую информацию:
- Был ли оплачен номер.
- Пожелания от клиента. К примеру, гость хочет номер с видом на море или в отдалении от бассейна, но вам некуда это записать.
- Ранние и поздние заезды. Чтобы отражать информацию о ранних или поздних заездах, все администраторы гостиницы должны пользоваться единой системой условных обозначений. В противном случае сотрудники просто не поймут отметок друг друга.
- Статус оплаты номера.
- Полный список гостей, которые разместятся в номере и контактная информация. Как правило, в ячейку бумажной шахматки входит только фамилия одного гостя.
Когда в шахматке мало места, администраторы записывают данные на дополнительных листках бумаги, которые легко теряются. В результате есть риск потерять важную информацию и даже бронь.
Шахматку можно вести в электронном виде. Например, в сервисе Контур.Отель.
Работать в электронной шахматке просто. Даже если раньше вы пользовались только бумажной шахматкой, у вас не возникнет вопросов.
На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони, которые принимает администратор, заносятся вручную, а брони с подключенных интернет-площадок бронирований заносятся в шахматку автоматически.
Чтобы забронировать номер для гостя, надо выбрать даты, и на экране отразится информация о свободных и занятых номерах в эти дни. Забронировать номер со статусом «занят» на указанный срок не получится.
Вы можете добавлять всю необходимую информацию в бронировании:
- ФИО гостей, которые будут проживать в номере, а так же любая дополнительная и важная информация о заезде, чтобы учесть пожелания гостя или предупредить о действии со стороны персонала гостиницы;
- поздний выезд или ранний заезд;
- откуда поступила бронь;
- контакты гостя. Если гость что-то забудет, вы легко найдете его номер телефона и позвоните ему ;
- сумма к оплате за проживание уже посчитана, а если номер не оплачен, эта информация сразу видна в шахматке при наведении курсора на бронирование.
С Контур.Отелем вам не придется делать двойную работу. Сервис автоматически формирует уведомления для регистрации гостей в МВД на основании данных, которые вы занесли в шахматку.
Регистрируйте гостей в МВД прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель.
О каждой квартире в модуле содержится следующая информация:
- Количество комнат
- Общая площадь квартиры
- Номер квартиры
- Общая стоимость квартиры
- Цена за квадратный метр
- Информер о критической ошибке(появляется в случае возникновения критической ошибки их список приведен ниже в статье)
Критические ошибки, которые регистрирует система:
- Наличие двух квартир в системе с одним и тем же номером
- Несоответствие статуса (статус свободно, если на квартиру найден договор или статус продано а договора на данную квартиру нет)
Как правило в большинстве домов квартиры в каждом стояке и даже в совпадают по проектной площади и основным показателям, для быстрого внесения в систему квартир и информации о них, достаточно заполнить 1 этаж подъезда(если в доме одинаковая планировка всех подъездов) или 1 этаж дома. Все остальные квартиры можно быстро скопировать с помощью модуля шахматки.
Для этого нажимаем на пустые ячейки в шахматке, после чего в них появляется форма. В нее мы вносим номер квартиры.
После чего Нажать кнопку "Создать по примеру". Квартиры с заполненными техническими данными созданы.
Стоит отдельно отметить, что вне зависимости от статуса копируемой квартиры вновь созданные будут иметь статус свободно.
Читайте также: