Как сделать проверку данных в excel
Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:
- 01.01.2001;
- 01/01/2001;
- 1 января 2001 года и т.д.
В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.
Где находится?
Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:
На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:
Настройка условия проверки
Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:
- Целое число;
- Действительное число;
- Список;
- Дата;
- Время;
- Длина текста;
- Другой.
В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.
Самым необычным видом является выпадающий список.
Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.
Всплывающая подсказка ячейки Excel
Пример всплывающей подсказки в Excel:
Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.
Как правильно организовать в Excel проверку введенных данных
Гораздо хуже, когда внешне все выглядит нормально, но при этом в данных есть ошибки. В таких случаях пользователь даже не догадываться о наличии ошибок и формирует недостоверные отчеты. А в результате принимаются ошибочные управленческие решения. Что же делать?
НЕДОСТАТКИ СТАНДАРТНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ EXCEL
Как вы наверняка знаете, в Excel существует стандартный функционал для контроля вводимых в ячейки данных. Он устанавливается через меню Данные -> Проверка данных . В результате появляется диалоговое окно Проверка вводимых значений c тремя закладками.
На закладке Параметры в поле Тип данных можно выбрать тип данных. В зависимости от введенного типа становятся доступными для заполнения другие поля, например:
- для типа Число , Дата , Время можно задать границы – от и до и проверять на соблюдение условий между, меньше, больше и т.д.;
- для типа Список можно задать список доступных значений;
- для типа Другой можно задать свою собственную формулу, которая будет проверять вводимое значение на соблюдение каких либо условий, в том числе в зависимости от значений в других ячейках.
Внешне сервис проверки данных кажется очень эффективным. Особенно удобно выбирать значение из выпадающего списка, а не вводить его вручную. Тем не менее стандартный функционал Excel позволяет решить проблему контроля вводимых данных лишь частично и у него есть существенные недостатки:
1. Стандартные средства контроля введенных данных могут создать у пользователя вредную иллюзию защищенности от ошибок. Особенно если данные вводили не вы, а кто-то другой, и вы рассчитываете что там все нормально, система отловила ошибки. В едь проверка работает только при ручном вводе данных, но не работает при внесении данных другими способами!
Например, если данные вводятся в ячейку с использованием команд Копировать->Вставить, Копировать->Специальная вставка-Значения или путем «растаскивания» от соседних ячеек, то проверка данных не осуществляется. Также значения в ячейках не контролируются, если они введены в ячейку с помощью макроса (если только контроль не осуществляется в самом макросе).
Таким образом, неверные данные могут попасть в ячейки, многократно тиражированы и Excel это не отследит!
Часто это бывает, когда вы выгружаете данные в таблицы из других программ, например, 1С. Но о собенно неприятно когда ошибки незаметны или малозаметны. Например:
- Значение в ячейке выглядит как число и дата, а на самом деле оно является текстом. Например потому, что перед или после цифр есть пробел или другие непечатные (невидимые) символы.
- Ячейка выглядит пустой, а на самом деле там есть непечатные символы.
- В качестве разделителя целой и дробной части использована точка вместо запятой.
- Введено значение, которое отсутствует в "привязанном" к ячейке выпадающем списке.
Последняя ситуация достаточно распространена. Например, вы ведете реестр платежей от контрагентов, и вводите наименование контрагентов с помощью выпадающего списка, связанного со справочником контрагентов. Спустя некоторое время вы обнаруживаете в наименовании контрагента ошибку и исправляете ее в справочнике. При этом Excel никак не отреагирует на то, что в реестре есть записи со старым (ошибочным) наименованием контрагента. То есть Excel при изменении элементов списка не отлавливает уже введенные данные типа «Список».
2. Стандартные способы проверки могут "тормозить"
Достаточно распространенной проверкой является проверка для типа данных Другой с использованием формул. Это может быть проверка на непревышение планового бюджета по статьям расходов, проверка на уникальность элемента списка и т.п.
В этом случае часто используются «тяжелые» функции СЧЕТЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИМН, которые подсчитывают количество или сумму по уже введенным ранее данным и сравнивают, не превысит ли вводимое значение какой-то предел. Всякий раз, когда вы вводите или изменяете значение в ячейке, отрабатывает эта "тяжелая" формула. Если при этом с ячейкой связано много других ячеек, будут пересчитываться и они. Когда вы это делаете и тестируете в таблицах мало данных и задержек не ощущается.
Но по мере роста таблиц Excel может начать «залипать» при вводе данных, иначе говоря не успевать за руками пользователя. И это очень раздражает. Поэтому, использовать проверку вводимых данных с использованием типа Другой и «тяжелыми» формулами нужно очень обдуманно. Я советую вообще исключить использование подобных приемов.
3. Бесполезный инструмент "Обвести неверные данные"
Для проверки правильности введенных значений в Excel есть встроенный инструмент «Обвести неверные данные» , который вызывается через пункты меню - Данные -> Проверка данных -> Обвести неверные данные.
Проверка данных - это функция в MS Excel, которая используется для контроля того, что пользователь может ввести в ячейку таблицы Excel. Например, ограничьте записи на листе, например, диапазон дат или только целые числа.
Например, пользователь может указать встречу, запланированную с 9:00 до 18:00.
Поскольку мы можем использовать проверку данных в Excel, чтобы удостовериться, что значение является положительным числом, датой от 15 до 30, убедиться, что дата наступит в следующие 30 дней, или убедиться, что текстовая запись меньше 25 символов и т. Д.
Найдите в MS Excel
- Выберите «Проверка данных» на панели инструментов на вкладке «Данные»:
Как создать правило проверки данных в Excel?
Позвольте понять работу проверки данных в Excel на некоторых примерах.
Вы можете скачать этот шаблон Excel для проверки данных здесь - Шаблон Excel для проверки данных
Проверка данных Excel - Пример № 1
Мы можем запретить пользователю вводить целые числа от 0 до 10.
Выполните шаги ниже для создания правила проверки данных в Excel:
Шаг 1: Выберите ячейку B2.
Шаг 2: Перейдите на вкладку «Данные», нажмите «Проверка данных из данных» на панели инструментов.
Шаг 3: Откроется всплывающее окно проверки данных:
Шаг 3.1: На вкладке «Настройки» нажмите «Разрешить» в разделе «Критерии проверки».
Шаг 3.2. Выберите «Целое число», затем будут включены некоторые дополнительные параметры.
Шаг 3.3. В раскрывающемся списке «Данные» выберите «Введите минимальное и максимальное количество для ограничения». И нажмите ОК.
Шаг 3.4: Все настройки будут применены к выбранной ячейке.
Теперь введите 1 в ячейку B2 - это позволит пользователю ввести любое целое число от 0 до 10.
Мы можем ограничить пользователя, чтобы ввести ограниченный текст.
Шаг 1 : Выберите ячейку B5 из листа примера 2.
Шаг 2 : Нажмите на инструмент проверки данных в строке меню «Данные» и выберите «Длина текста» в раскрывающемся списке «Разрешить».
Шаг 3 : Выберите равно из раскрывающегося списка данных.
Шаг 4 : Введите желаемую длину пароля (как пример 11).
Шаг 7 : После этого нажмите кнопку Ok, настройки будут применены к выбранной ячейке.
Введите текст с длиной текста 11. Он будет успешно выбран.
Пример № 3 - Пользовательская опция для проверки адреса электронной почты
Шаг 1: Выберите ячейку C2 , перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Данные проверки» на панели инструментов.
Шаг 2. Выберите пользовательский в раскрывающемся списке Разрешить.
Шаг 3: Напишите формулу для выбора только значения, если оно имеет « @ ».
Шаг 6 : После этого нажмите кнопку Ok, настройки будут применены к выбранной ячейке.
Введите действительный идентификатор электронной почты - он будет успешно выбран.
Критерии оценки параметров проверки данных Excel
- Любое значение - для предоставления любого типа данных.
- Целое число - введите только целые числа.
- Десятичное число - введите только десятичные числа.
- Список - Выберите данные из выпадающего списка.
- Дата - Принять единственную дату.
- Время - введите только время.
- Длинатекста - фиксированная длина текста.
- Custom - введите пользовательскую формулу.
Условия в списке данных в настройках критериев оценки
Между, а не между, равно, не равно, больше, меньше, больше, равно или равно, меньше или равно.
Еще несколько условий проверки данных Excel
- Если пользователь хочет игнорировать пробел, то есть флажок под названием Игнорировать.
- Если пользователь выбирает между ними, ему необходимо выбрать минимальное и максимальное значения для ячеек.
- Если пользователь хочет применить эти изменения ко всем другим ячейкам с тем же параметром, то есть флажок, который необходимо пометить, и он будет применяться к оставшимся ячейкам на листе.
Когда использовать проверку данных в Excel?
Что нужно помнить о проверке данных в Excel
Как удалить правило проверки данных Excel?
Пользователь может удалить проверку данных Excel из ячейки, выбрать ячейку, щелкнуть «Проверка данных», а затем нажать «Очистить все».
Пользователь может изменить или удалить правило проверки данных Excel, только если унаследованный лист не защищен. Если он защищен паролем, свяжитесь с владельцем рабочей книги. Только он может помочь снять защиту с рабочей книги. Так как в MS Excel нет возможности восстановить или утерянный пароль.
Рекомендуемые статьи
Это было руководство по проверке данных в Excel. Здесь мы обсудим, как создать проверку данных в Excel вместе с примерами Excel и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете посмотреть на эти полезные функции в Excel -
Как правильно организовать в Excel проверку введенных данных
Гораздо хуже, когда внешне все выглядит нормально, но при этом в данных есть ошибки. В таких случаях пользователь даже не догадываться о наличии ошибок и формирует недостоверные отчеты. А в результате принимаются ошибочные управленческие решения. Что же делать?
НЕДОСТАТКИ СТАНДАРТНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ EXCEL
Как вы наверняка знаете, в Excel существует стандартный функционал для контроля вводимых в ячейки данных. Он устанавливается через меню Данные -> Проверка данных . В результате появляется диалоговое окно Проверка вводимых значений c тремя закладками.
На закладке Параметры в поле Тип данных можно выбрать тип данных. В зависимости от введенного типа становятся доступными для заполнения другие поля, например:
- для типа Число , Дата , Время можно задать границы – от и до и проверять на соблюдение условий между, меньше, больше и т.д.;
- для типа Список можно задать список доступных значений;
- для типа Другой можно задать свою собственную формулу, которая будет проверять вводимое значение на соблюдение каких либо условий, в том числе в зависимости от значений в других ячейках.
Внешне сервис проверки данных кажется очень эффективным. Особенно удобно выбирать значение из выпадающего списка, а не вводить его вручную. Тем не менее стандартный функционал Excel позволяет решить проблему контроля вводимых данных лишь частично и у него есть существенные недостатки:
1. Стандартные средства контроля введенных данных могут создать у пользователя вредную иллюзию защищенности от ошибок. Особенно если данные вводили не вы, а кто-то другой, и вы рассчитываете что там все нормально, система отловила ошибки. В едь проверка работает только при ручном вводе данных, но не работает при внесении данных другими способами!
Например, если данные вводятся в ячейку с использованием команд Копировать->Вставить, Копировать->Специальная вставка-Значения или путем «растаскивания» от соседних ячеек, то проверка данных не осуществляется. Также значения в ячейках не контролируются, если они введены в ячейку с помощью макроса (если только контроль не осуществляется в самом макросе).
Таким образом, неверные данные могут попасть в ячейки, многократно тиражированы и Excel это не отследит!
Часто это бывает, когда вы выгружаете данные в таблицы из других программ, например, 1С. Но о собенно неприятно когда ошибки незаметны или малозаметны. Например:
- Значение в ячейке выглядит как число и дата, а на самом деле оно является текстом. Например потому, что перед или после цифр есть пробел или другие непечатные (невидимые) символы.
- Ячейка выглядит пустой, а на самом деле там есть непечатные символы.
- В качестве разделителя целой и дробной части использована точка вместо запятой.
- Введено значение, которое отсутствует в "привязанном" к ячейке выпадающем списке.
Последняя ситуация достаточно распространена. Например, вы ведете реестр платежей от контрагентов, и вводите наименование контрагентов с помощью выпадающего списка, связанного со справочником контрагентов. Спустя некоторое время вы обнаруживаете в наименовании контрагента ошибку и исправляете ее в справочнике. При этом Excel никак не отреагирует на то, что в реестре есть записи со старым (ошибочным) наименованием контрагента. То есть Excel при изменении элементов списка не отлавливает уже введенные данные типа «Список».
2. Стандартные способы проверки могут "тормозить"
Достаточно распространенной проверкой является проверка для типа данных Другой с использованием формул. Это может быть проверка на непревышение планового бюджета по статьям расходов, проверка на уникальность элемента списка и т.п.
В этом случае часто используются «тяжелые» функции СЧЕТЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИМН, которые подсчитывают количество или сумму по уже введенным ранее данным и сравнивают, не превысит ли вводимое значение какой-то предел. Всякий раз, когда вы вводите или изменяете значение в ячейке, отрабатывает эта "тяжелая" формула. Если при этом с ячейкой связано много других ячеек, будут пересчитываться и они. Когда вы это делаете и тестируете в таблицах мало данных и задержек не ощущается.
Но по мере роста таблиц Excel может начать «залипать» при вводе данных, иначе говоря не успевать за руками пользователя. И это очень раздражает. Поэтому, использовать проверку вводимых данных с использованием типа Другой и «тяжелыми» формулами нужно очень обдуманно. Я советую вообще исключить использование подобных приемов.
3. Бесполезный инструмент "Обвести неверные данные"
Для проверки правильности введенных значений в Excel есть встроенный инструмент «Обвести неверные данные» , который вызывается через пункты меню - Данные -> Проверка данных -> Обвести неверные данные.
Читайте также: