Как сделать гриф утверждения в ворде
Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.
Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?
Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.
Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:
- акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
- технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
- шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
- методические инструкции и указания;
- правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
- инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
- нормативы (трудовые и материальные);
- отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
- перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
- планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
- графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
- расценки, тарифные ставки;
- сметы расходов;
- стандарты отраслевые, государственные;
- технические условия и нормали предприятия;
- структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
- уставы организаций и коллегиальных органов;
- положения о подразделениях, о должностях;
- регламенты бизнес-процессов.
Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.
Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также следует утверждать!
Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.
В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:
- план работ отдела на год;
- положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
- номенклатура дел;
- акт приема-передачи дел;
- инструкция по делопроизводству.
Чем отличается утверждение от согласования?
Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.
Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.
СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Существует три способа утверждения документа:
- утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
- утверждение коллегиальным органом;
- утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.
Рассмотрим эти способы.
Утверждение распорядительным документом
Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.
На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).
Л.А. Назарова,
делопроизводитель
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.
Займемся созданием сложного многоуровневого списка и изменим формат номера.
По окончании этого урока вы сможете:
- Выделять текст одинакового форматирования
- Вводить неизменяемую часть номера
Скачайте документ тут. Откройте документ. Я «вычистила» список стилей в рабочем окне «Стили» и Коллекцию стилей, чтобы ничего не отвлекало от работы.
Предположим, что это заготовка для будущего документа очень сложной структуры:
| Текст полужирного начертания | Заголовок 1 уровня |
| Текст обычный | Заголовок 2 уровня |
| Текст курсивного начертания | Заголовок 3 уровня |
1. Выделение текста одинакового формата
На Уроке 59 «Распознавание текста» я говорила о необходимости сохранения полужирного начертания заголовков при переносе текста из ABBYY FineReade в Word. Сейчас покажу, почему.
Шаг 1. Выделяем первый абзац полужирного начертания:
Шаг 2. Выделяем текст такого же форматирования (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Выделить → команда из выпадающего меню Выделить текст имеющий такой же формат):
Шаг 3. Присваиваем выделенным абзацам стиль «Заголовок 1»:
Шаг 4. Выделяем первый абзац прямого начертания и выделяем текст такого же форматирования:
Шаг 5. Присваиваем выделенным абзацам стиль «Заголовок 2»:
Шаг 6. Выделяем первый абзац курсивного начертания и выделяем текст такого же форматирования.
Шаг 7. Присваиваем выделенным абзацам стиль «Заголовок 3»:
Замечу, что не всегда этот способ работает, но знать его нужно. Чаще всего выделение по одинаковому форматированию срабатывает при форматировании распознанных документов.
Самый первый абзац не является заголовком. Сделаем его заголовком документа:
Шаг 8. Выделяем первый абзац и присваиваем ему стиль «Заголовок» из рабочего окна «Стили»:
В официальных документах многоуровневая нумерация обязательно. В некоторых нормативных документах я встречала заголовки 7 уровня (ужас!). Но в отчетах, учебных пособиях многоуровневая нумерация смотрится не очень. Поэтому сделаем так.
2. Неизменяемая часть номера
На уроке 27 я сформулировала правила работы со списками:
| 1. Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список» 2. Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом 3. Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список: |
Шаг 1. Выделяем первый заголовок первого уровня.
Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Определение нового многоуровневого списка» (лента Главная → группа команд Абзац → команда Многоуровневый список → команда Определить новый многоуровневый список):
Шаг 3. В поле «Формат номера» вводим с клавиатуры слово «Часть»:
Слово «Часть» – это неизменяемая часть номера. Например, вы пожелаете сделать перечисление этапов: Этап 1
Этап 2
Этап 3 и так далее.
Без проблем! Неизменяемая часть номера не влияет на нумерацию номера. Мало того, неизменяемая часть первого уровня не появится на последующих уровнях.
Шаг 4. Переходим на второй уровень (простым щелчком по уровню в поле «Выберите уровень для изменения) и удаляем первую единицу, которая указывает на первый уровень:
Шаг 5. Переходим на третий уровень (простым щелчком по уровню в поле «Выберите уровень для изменения) и удаляем первую единицу, которая указывает на первый уровень:
Гриф утверждения документа является неотъемлемой частью большинства бумаг нормативного характера. Данный элемент позволяет придать документации легитимность и юридическую силу.
Оформление грифа должно соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства РФ.
Что такое гриф утверждения документа и его назначение?
Деятельность каждой компании подразумевает собой оформление множества документов. Каждая бумага несет в себе определенный смысл, делающий ее распорядительной, управленческой, инструктивной или информационной. Вся документация подобного характера должна иметь юридическую силу.
Организационно-распорядительная документация должна оформляться согласно требованиям, установленным на государственном уровне. Статус фирмы, ее организационно-правовая форма, значения в данном случае не имеет. Правила оформления документации упомянутого типа едины для всех организаций.
В делопроизводстве имеют важную роль следующие регламенты:
Оформление документов в едином виде позволяет добиться следующих результатов:
- приобретение бумагами юридического статуса;
- возможность оперативного ведения документооборота в организации;
- быстрая идентификация и поиск необходимых документов;
- автоматизация процесса оформления бумаг.
Гриф утверждения является обязательным элементом некоторых бумаг. В ГОСТе данному реквизиту присвоен порядковый номер 16. Описание данного элемента, информация о его необходимости и технология оформления также присутствует в регламенте.
В каждой организации должен быть список документов, подлежащих обязательному утверждению. На бумагах из этого списка должен присутствовать гриф.
Перечень документации, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству. При его составлении необходимо руководствоваться отраслевыми нормативами и соответствующими требованиями.
Точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению, в трудовой документации, действующей на территории РФ, нет. Поэтому в каждом компании данный список определяется в зависимости от необходимости.
Следует отметить, что документы, имеющие распорядительный характер, в большинстве случаев не утверждают. Следовательно, грифа на них быть не должно. Связано это с тем, что приказы и распоряжения подписывают главные руководители фирмы. Их подписи и выступают в качестве утверждения.
Основное назначение грифа утверждения – придание документу юридической силы. Бумаги могут утверждаться двумя способами – должностным лицом или соответствующим распорядительным актом.
Чаще всего гриф проставляется на следующих бумагах:
- должностные инструкции и другие материалы инструктивной направленности – по охране труда, технике безопасности и т.п.;
- отчеты – командировочные, по НИОКР, техническим испытаниям;
- локальная нормативная документация;
- штатное расписание, численность сотрудников;
- организационная структура компании;
- сметы, в том числе по расходам;
- перечни и регламенты различного характера.
Где и как ставится?
Информация о расположении грифа утверждения отражена в правилах оформления организационно-правовой документации.
В соответствии с регламентом, место для размещения элемента располагается в правой верхней части титульного листа.
Действующим ГОСТом установлено содержание грифа.
В ситуации, когда документация утверждается одним должностным лицом, он подразумевает собой 4 строки. каждая из них несет определенный смысл и информацию:
- Слово «УТВЕРЖДАЮ».
- Полное наименование должности лица, утверждающего документ.
- Личная подпись утверждающего лица с расшифровкой.
- Дата проставления записи об утверждении.
Образец
Выводы
Гриф утверждения – обязательный реквизит некоторых документов. Благодаря данному элементу бумаги приобретают юридическую силу. В связи с этим подойти к организации процесса его оформления необходимо с особой важностью.
Согласно ГОСТу, данный реквизит должен располагаться в правой верхней части титульного листа. В стандартном случае элемент имеет 4 строки. При необходимости они могут смещаться к центру листа.
Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Грифом согласования документа оформляется:
- внешнее согласование документа - с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;
- внутреннее согласование с коллегиальными органами организации - автора документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
Подпись Н.Н.Куняев
08.10.2018
Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа.
Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.
СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
(протокол от ______ N ___)
СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
(от ______ N ___)
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.
Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:
Читайте также: