Как провести минусовой акт в 1с
Когда фирмы (организации) или фирма и физическое лицо, заключают между собой договор на выполнение услуг, выполнение под заказ определенного объема работ и так далее, то к договору обязательно составляется Приложение, в котором фиксируется форма документа (отчета) о фактическом объеме выполненных работ (услуг), стоимости и сроков исполнения, качестве выполненных работ (услуг).
После окончания (выполнения) работ (услуг) составляется двусторонний документ.
Такой документ называется Акт выполненных работ , в котором обязательно должна отразиться следующая информация:
· Дата, номер акта;
· Исполнитель (фирма, организация);
· Заказчик (фирма, организация);
· Основание (номер договора);
· Наименование работы (услуги);
· Количество (объем), цена;
· Сумма (стоимость) выполненных работ с учетом НДС;
· Оценка выполненных работ (сроки, качество)
· Реквизиты контрагентов, заключивших сделку, подтверждающих выполнение услуг;
· Двусторонние подписи руководителей
Этот документ является отчетом Исполнителя перед Заказчиком о выполнении договорных обязательств.
На законодательном уровне форма Акта выполненных работ не утверждена и контрагенты имеют право разрабатывать ее самостоятельно. Главное, чтобы в этой форме была отражена вся необходимая информация по выполнению договорных обязательств.
В редакции 1С 8.3 Акт выполненных работ (услуг) формируется на основании следующих первичных документов: выбираем раздел Продажи, переходим в подраздел Продажи, далее в раздел Реализация (акты, накладные):
Выбираем контрагента (фирму, организацию) с которой заключили договор на выполнение работ (услуг) из справочника Контрагенты.
С помощью закладки Реализация указываем, что конкретно по договору необходимо выполнить – оказать услугу и так далее:
Вид операции – услуги:
После заполнения всей информации по сделке записываем ее, проводим документ, проверяем проводки и с помощью кнопочки Печать выбираем ту форму документа, которая соответствует всем условиям выполнения договорных обязательств:
Распечатываем этот документ обязательно в двух экземплярах для каждой стороны, проверяем правильность отражения всех данных и передаем на подпись руководителю, закрепляем печатью:
Оба экземпляра акта передаются Заказчику, который подписывает, ставит печать и один экземпляр (подписанный и с печатью) отправляет обратно Исполнителю.
Таким образом Заказчик подтверждает, что претензий к выполненным услугам (работам) не имеет.
На основании этого Акта выплачивается сумма Исполнителю за выполненную работу (услугу).
Когда Заказчик не согласен, как была выполнена работа (оказана услуга), он может не подписывать данный акт или при подписании оговаривает свои претензии, что согласен оплатить частично по акту с учетом того, что в дальнейшем Акт выполненных работ будет пере выставлен (переделан).
Этот документ является главным основанием для ввода информации в программу 1С предприятия.
В программе существует 2-й способ формирования Акта выполненных работ. Он очень удобен, когда одну и ту же услугу фирма предъявляет сразу нескольким контрагентам.
Перед сдачей отчетности мы лихорадочно начинаем искать ошибки, сверяться с поставщиками и покупателями, перебираем накладные, счета-фактуры — и все равно не можем быть уверены, что наши декларации с достоинством встретят любые требования ИФНС. Однако возможности программы «1С» помогут облегчить сверку документов.
Акт сверки
Каждый месяц мы начинаем сверять взаиморасчеты, используя акт сверки. Отчет этот настолько привычный, что можно упустить новые возможности, которые разработчики реализуют в программе.В программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3, акт сверки находится в разделе «Продажи» — «Расчеты с контрагентами».
Во-первых, нужно проверить, какие счета учета расчетов выбраны и, если нужно, добавить требуемые или удалить ненужные, а далее сверять отдельно покупки и продажи. Это удобно в том случае, если у вас много операций с одним контрагентом, например, по продаже и всего пара операций покупок у него же.Выискивать эту пару в огромном акте сверки долго, проще сформировать акт по 60 счету.
Во-вторых, в акте сверки можно выводить счета-фактуры.
Сверить суммы в счете-фактуре покупателя или поставщика с вашими не получится, но вы увидите, что они у вас тоже есть (или есть у вашего клиента) и вовремя начнете бить тревогу, если их нет.
В-третьих, можно сформировать акт в разрезе договоров. Для многих фирм и ИП это очень важно, так как учет ведется по нескольким договорам сразу.
Настройка сервиса «Сверка данных счетов-фактур»
Сервис «Сверка данных учета НДС» находится во вкладке «Покупки», подраздел «Расчеты с контрагентами». Появился он в программе «1С» уже довольно давно, но почему-то не стал широко известен.На мой взгляд, в плане помощи при подготовке к сдаче НДС — это один из самых полезных сервисов. Например, у нас есть поставщик, с которым в квартал проходит до 5000 операций.
Если сверять суммы операций получается, то сверять данные счетов-фактур в каждом поступлении было бы очень непросто.
Чтобы упростить задачу, заходим в отчет, выбираем «Настройки».
Далее настраиваем учетную запись: указываем электронную почту, на которую должны приходить файлы и имя отправителя. После этого переходим к настройкам сервера, если они не были определены автоматически, а такое может быть, если вы используете корпоративную почту, тогда обратитесь к сотруднику технической поддержки вашей организации. Проверьте, чтобы все три вкладки были заполнены («Отправка писем», «Получение писем», «Прочие настройки»).
Использование отчета «Сверка данных счетов-фактур»
После настроек заходим в отчет и проваливаемся во вкладку «Запросы поставщикам», выбираем «Все» (эти три пункта классифицируют запросы: в первом отразятся те, которые вы сочтете требующими внимания, во втором уже запрошенные, в третьем — все), появляется список контрагентов; в нем выбираем период, контрагента, указываем его электронную почту и кликаем «Запросить реестры».Запрос отправляется на почту поставщика, и он высылает нам файл с данными.
Для того чтобы узнать, получен ли файл, заходим во вкладку «Ответы поставщиков» и щелкаем по значку обновления (закругленная зеленая стрелка). Полученный файл загружаем в программу: выбираем поле «Незагруженные» и кликаем «Загрузить».
Далее выбираем вкладку «Загруженные», в правом углу экрана нажимаем «Еще» — "Загрузить из файла«,выбираем сохраненный из почты файл, далее выбираем «Загрузить реестр».
Теперь можем приступать непосредственно к сверке. Переходим во вкладку «Сверка», выбираем период, контрагента и нажимаем «Сверить». Если у вас вверху появившейся таблицы есть зеленая строка с надписью: «Расхождений данных поставщика с нашими данными не обнаружено», то можно вздохнуть спокойно — ваши книги идентичны. Если появилась красная строка с надписью: «Обнаружены расхождения данных поставщика с нашими данными. Показать», переходим к соседнему полю «С расхождениями».
Ошибка может быть в номере, дате, сумме. Отчет покажет документ, который есть у вас, но его нет у поставщика, либо он есть у поставщика, а не у вас. Например, в отчете отразилось два документа — ваш и поставщика, даты совпадают, сумма тоже, а вот номер у вас отличается. Щелкаем по этому документу и проваливаемся в него, вносим необходимые правки, проводим, закрываем, и повторно нажимаем «Сверить».
В итоге, делаем с каждым обнаруженным расхождением, пока не покажется зеленая полоса с надписью об отсутствии расхождений.
Читайте также: