Как отправить базу 1с по электронной почте
Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь — пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается, расскажем в статье.
Сразу оговоримся, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.
Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».
Начнем с первого варианта — загрузка по фото или скану.
Загрузка документов в 1С из скана (фото)
Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (Акты, накладные, УПД)».
В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».
Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».
Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.
Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».
Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.
Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» — значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».
В строке отображаются данные документа:
- тип — в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
- имя файла и наименование документа;
- автор — в данном примере это пользователь 1С;
- организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».
Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.
Так как контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, то программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.
Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.
Ошибка первая: не сопоставлен контрагент
Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.
Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.
Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента — кнопка «Создать».
Вид контрагента 1С определит автоматически.
При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.
Ошибка вторая: нет договора
Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.
Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура
Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».
Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.
Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».
Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Если нажмем одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».
Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.
Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.
Рассмотрим еще один вариант переноса документов — с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С — Сканер документов».
Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов». Установка приложения «1С: Сканер документов»
Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.
Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Сервис» — «Загрузить документы из сканов (фото)».
Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.
Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».
Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:
- для пользователей Android;
- для пользователей Apple iOS.
В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.
Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»
После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.
Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».
Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.
В окне создания «клиента» — «пользователя» задайте его наименование.
Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.
Синхронизируем нового клиента с его приложением.
Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.
Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».
Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С
Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:
- выбрав готовый файл с телефона;
- выбрав действие — Сделать фото.
Воспользуемся вторым вариантом.
Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.
В приложении информация о файлах отображается следующим образом.
Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».
Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.
Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.
У строки документа имеется пиктограмма — «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.
Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.
Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.
Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.
Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия так, как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.
Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).
Обратите внимание на гиперссылку — «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».
Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.
Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».
В реальном режиме работы, конечно же, при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.
Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам — «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй — с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».
Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.
Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.
Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»
В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».
Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.
- «Кнопка-картинка» — «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» — отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
- «Кнопка-скрепка» — «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» — отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.
При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.
Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.
Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:
- настройки распознавания документов;
- настройки заполнения документов;
- настройки обработки документов;
- прочие настройки.
Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.
По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников
Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.
Вам часто приходится формировать счёт на оплату для покупателя и отправлять его по почте?
Тогда вам понравится возможность отправлять такие счета (как в прочем и любые другие печатные формы) прямо из 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)! Настроить это несложно.
Заходим в раздел "Администрирование" и открываем пункт "Органайзер" ( у вас другое меню? ):
В настройках органайзера выбираем пункт "Настройка системной учетной записи":
Заполняем эти настройки в соответствии с настройками вашей электронной почты:
Переходим на закладку "Получение писем". Мы не планируем получать письма, но заполнить эту закладку 1С требует в любом случае:
В примерах выше указаны настройки для почты gmail (от google). Если у вас другая почта (mail, yandex), то ваши настройки (сервер, порт) будут немного другими. Их вы можете уточнить в справочной вашего почтового ящика. В целом эти настройки аналогичны тем, которые приходится делать при настройке почтового клиента (например, the bat).
Наконец, чтобы убедиться, что мы всё правильно настроили нажимаем кнопку "Ещё" и выбираем пункт "Проверить настройки":
Появилась форма отправки письма. Тема, само письмо и счёт приложенный в виде файла уже автоматически сформированы за нас. Для конкретного контрагента и по конкретному счёту. Красота!
Покупателю это письмо придёт вот в таком виде:
Ну а, чтобы не забивать каждый раз адрес почты покупателя в ручную мы можем один раз указать его в карточке контрагента, тогда он будет автоматически подставляться во все письма для него:
Отдельно укажу (многие спрашивают), что уже отправленные нами письма в 1С нигде не сохраняются. Чтобы их просмотреть нужно зайти на почту, которую мы указали в настройках системной учетной записи, и уже там в папке "Отправленные" смотреть эти письма.
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Как известно, большинство российских компаний ведут бухгалтерский и налоговый учет с применением программ 1С. Поэтому система 1С-ЭДО , которая позволяет обмениваться электронными документами не выходя из учетной программы, является полезным инструментом для бухгалтера .
Возможность электронного документооборота реализована практически во всех типовых конфигурациях 1С и в части прикладных решений.
Согласитесь, удобно когда входящие документы не нужно сначала долго выбивать из поставщика и потом вносить в программу руками. А вместо этого — нажатием одной кнопки загрузить в программу данные, присланные поставщиками через систему электронного документооборота.
Даже если ваши контрагенты не используют 1С-ЭДО , можно настроить роуминг для работы с другими операторами электронного документооборота путем подачи заявки. Кроме того, система 1С-ЭДО предусматривает автоматический роуминг с операторами ЭДО, поддерживающими технологию 1С. Таких на данный момент семь:
- Калуга Астрал;
- Тензор (СБИС);
- Линк-сервис;
- ЭТП ГПБ;
- Удостоверяющий центр (Екей);
- ТаксНет;
- Такском.
Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы. 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО.
Там же будут видны и входящие запросы от контрагентов на электронный обмен документами.
О преимуществах ЭДО за 2 минуты:
Настройка ЭДО в 1С
Прежде всего, для обмена электронными документами необходимо настроить ЭДО в программе 1С. Это можно сделать в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами».
Далее — раздел «Учетные записи ЭДО»
Настройку учетной записи удобно делать через Помощник подключения ЭДО.
Для регистрации учетной записи ЭДО в 1С необходимо указать:
- сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации;
- идентификатор организации (присваивается участникам ЭДО);
- пароль от контейнера сертификата КЭП;
- пользователя 1С, который сможет использовать сертификат (при необходимости),
- адрес электронной почты для получения уведомлений,
- назначение учетной записи.
После регистрации учетной записи можно обмениваться документами электронно.
Вся информация по электронному документообороту находится в разделе «Текущие дела ЭДО». Попасть в него можно через раздел «Покупки» или «Продажи» — «Сервис».
Начало работы с контрагентами в 1С-ЭДО
Поступившие запросы на ЭДО от контрагентов находятся в группе «Приглашения» — «Требуется согласие». При этом в окне справа будут видны наименование контрагента, приславшего приглашение, и его идентификатор участника ЭДО.
Если вы предполагаете обмениваться по ЭДО с новыми контрагентами, которых еще нет в базе, рекомендуем поставить галочку «Создавать контрагентов автоматически» в настройках раздела «Администрирование» — «Обмен электронными документами». В этом случае контрагенты будут автоматически создаваться в вашей базе 1С при получении приглашений и документов.
После получения запросов на ЭДО в окне списка приглашений выбираем запрос от контрагента и нажимаем кнопку «Принять», если хотим работать с данным контрагентом по ЭДО.
Если же запрос пришел от неизвестного контрагента, можно отклонить приглашение нажатием соответствующей кнопки.
После принятия приглашения в настройках ЭДО появится соответствующая настройка по данному контрагенту. Ее можно подкорректировать в соответствии с вашим документооборотом.
Настройки обмена производятся как для получения, так и для отправки документов. Кроме того, при необходимости настройки обмена ЭДО оформляются по отдельным договорам в рамках одного контрагента.
Приглашение принято, настройки обмена сделаны — можно начинать работать с контрагентом по ЭДО.
Сервис 1С-ЭДО от Калуга Астрал предоставляет возможность электронного обмена документами прямо в учетной программе с использованием всего функционала программ 1С. Легкость настройки и подключения, а также роуминг с ведущими операторами ЭДО — вот преимущества нашего сервиса.
Привожу инструкции как правильно выгрузить и послать программисту базу 1С:Бухгалтерия.
Делаем выгрузку базы во внешний файл
1. Скачайте и запустите программу Обновлятор-1С (ссылка).
2. Отметьте нужные базы и выберите операцию "Зашифровать данные баз для отправки" из пункта Ещё:
3. В открывшемся окне выберите вариант "файл базы данных", придумайте и введите какой-нибудь пароль (всё-таки мы выкладываем нашу базу в публичное облако):
5. После того как Обвнолятор-1С сделает своё дело на рабочем столе появится файл выгрузки для каждой из отмеченных баз:
7. На странице нажмите кнопку "Загрузить файл в облако":
8. На следующей странице нажмите на кнопку "Выбрать файлы" и укажите файл выгрузки на рабочем столе:
9. Дождитесь окончания загрузки:
Копируем ссылку на него
10. Найдите загруженный файл в списке и нажмите на его цепочку:
11. В открывшемся окне нажмите на кнопку "Копировать":
12. Готово! Осталось вставить в письмо программисту текст этой ссылки , и не забыть написать пароль , которым мы зашифровали архив.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Читайте также: