Как отформатировать таблицу в гугл докс в ворде
Если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео, ниже приведено полное письменное руководство по добавлению отступов в Google Таблицах. Хотя в Гугл Таблицах так много удивительных функций, есть некоторые из них, которых не хватает.
В этом уроке я покажу вам два простых способа отступа текста в Google Таблицах.
Отступ в тексте с помощью настраиваемого числового форматирования
Пользовательское форматирование чисел в Google Таблицах определяет, как мы видим текст или значение в ячейке.
Помните, что форматирование числа изменяет только формат текста / значения в ячейке, а не само значение. Например, вы можете отобразить значение 44196 как 44196,00, 44,196 или 31.12.2020. Все это просто разные форматы, а значение в ячейке остается прежним.
Хотя в основном это используется для форматирования чисел, мы также можем придать ему некоторый собственный формат. И этим методом мы и займемся.
Предположим, у вас есть список, показанный ниже, и вы хотите показать категорию как обычный текст, но элемент в категории с небольшим отступом справа (как показано на изображении ниже).
Но когда вы вводите эти значения в Google Таблицы, вы получаете список с таким же отступом.
Ниже приведены шаги по добавлению отступов для элементов (при сохранении текста категории как есть):
Вышеупомянутые шаги дадут вам окончательный результат, как показано ниже.
Еще раз повторю, добавив отступ с использованием настраиваемого форматирования, вы изменили только то, как текст выглядит в ячейке, а не сам текст в ячейке.
Если вам нужен больший отступ, вы можете использовать больше пробелов.
Вы также можете проявить больше творчества и показать несколько маркеров для списка. Например, вы можете использовать указанные ниже пользовательские числовые форматы (используйте без двойных кавычек), чтобы показать представление маркированного списка.
Применение отступа к новым ячейкам
Когда вы применяете этот отступ к некоторым ячейкам, вы получаете желаемый результат.
Но что, если вы добавите больше элементов в список или больше категорий. Вы можете снова проделать те же шаги, что и выше, и получить то же форматирование, но есть и более быстрый способ.
Вы можете скопировать форматирование из ячеек, к которым уже применен отступ, а затем вы можете вставить только форматирование в эти новые ячейки, где вам нужно применить отступ. Поскольку это всего лишь копипаст, это быстрее, чем применять форматирование к новым ячейкам каждый раз, когда они у вас есть.
Ниже приведены шаги, чтобы скопировать отступ из одной ячейки и применить его к другим в Google Таблицах:
- Скопируйте ячейку, в которой уже есть отступ (просто выделите и нажмите Control + C)
- Выделите все ячейки, к которым вы хотите применить отступ.
- Щелкните правой кнопкой мыши любую из выделенных ячеек.
- Наведите курсор на опцию «Специальная вставка».
- В дополнительных параметрах, которые отображаются справа, нажмите «Вставить только формат».
Вот и все! Это скопирует формат из скопированной ячейки и применит его к выбранной ячейке.
Примечание. Когда вы копируете формат из ячейки в Google Таблицах, он копирует весь формат. Например, если помимо отступа вы также применили к ячейке границу и цвет фона, при копировании и вставке его формата в какую-либо другую ячейку граница и цвет также будут скопированы (вместе с отступом). ).
Хотя это мой предпочтительный метод добавления отступов в Google Таблицах, есть еще один (простой и готовый к использованию) способ добавления отступов в ячейки в Google Таблицах.
Добавить отступ, добавив столбец
Этот метод может быть не идеальным для всех, поскольку он требует, чтобы вы разбили свой список и поместили его в два отдельных столбца. Но он предлагает то преимущество, что им очень легко управлять после того, как вы его настроите.
Ниже приведен набор данных, в котором я хочу сделать отступ для элементов списка.
Вот шаги, чтобы добавить отступ к элементам списка:
- Выделите весь столбец с отступом (в данном примере это столбец A). Для этого щелкните в верхней части метки столбца (там, где написано A).
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить 1 слева». Это вставит один столбец слева от выбранного столбца.
- Измените размер столбца слева. Размер этого столбца будет уровнем отступа, который вы хотите в данных.
- Скопируйте и вставьте ячейки категорий в столбец слева (столбец A в этом примере). Оставьте значения элементов списка, как в столбце B.
- Удалите текст из ячеек категории в столбце B (поскольку вы уже скопировали его в столбец A).
Создается впечатление, что в этом наборе данных был отступ, хотя на самом деле мы использовали только два разных столбца.
Хотя он не так удобен, как описанный ранее метод (с использованием пользовательского форматирования чисел), он предлагает одно преимущество перед этим методом. Когда у вас есть новые элементы списка или категории, вы можете просто ввести их в соответствующий столбец. Вам не нужно беспокоиться об отступах.
Эти два метода позволят вам делать отступ для текста в Google Таблицах (несмотря на то, что для этого нет встроенных функций).
Существует также третий метод использования скрипта Google Apps (код доступен здесь). Тем не менее, я по-прежнему предпочитаю два вышеуказанных метода, так как использование скрипта Google Apps может быть немного сложным и не дает никаких существенных преимуществ по сравнению с двумя методами, описанными в этом руководстве.
Работать с большими объемами информации станет проще, если вы настроите правила условного форматирования. В этом случае цвет текста или фона в ячейках, строках и столбцах Google Таблиц будет меняться при вводе определенных данных. Вот как установить правила:
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Выделите нужные ячейки.
- Нажмите ФорматУсловное форматирование. Справа откроется панель инструментов.
- Создайте правило.
- Один цвет. В разделе "Форматирование ячеек" укажите, при каких значениях ячейки выделяются цветом. В разделе "Формат" установите подходящие параметры.
- Градиент. В разделе "Предварительный просмотр" выберите цветовую гамму. Укажите значения для минимальной и максимальной точки, а также для точки середины (при необходимости). Чтобы выбрать тип значения, нажмите на стрелку вниз .
- Нажмите Готово.
Преподаватель может создать таблицу с результатами теста и выделить красным цветом ячейки с фамилиями учащихся, набравших меньше 80 баллов. Вот как это сделать:
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Выберите диапазон ячеек с результатами теста.
- Нажмите ФорматУсловное форматирование.
- В разделе "Форматирование ячеек" выберите Меньше. Если правило уже существует, выберите его или нажмите Добавить правилоМеньше.
- Введите "80" в поле Значение или формула.
- Чтобы выбрать красный цвет, нажмите на значок "Цвет заливки" .
- Нажмите Готово. Ячейки с оценками ниже 80 баллов будут выделены красным.
Дополнительные возможности
Используя свои формулы, вы можете применять к ячейке или диапазону условное форматирование, зависящее от содержимого других ячеек.
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Выделите нужные ячейки.
- Нажмите ФорматУсловное форматирование.
- В раскрывающемся меню раздела "Форматирование ячеек" выберите Ваша формула. Если правило уже существует, выберите его или нажмите Добавить правилоВаша формула.
- Выберите Значение или формула, а затем добавьте формулу и правила.
- Нажмите Готово.
Примечание. Если формула должна ссылаться на текущий лист, используйте стандартный формат "(='sheetname'!cell)". Чтобы формула указывала на ячейки с другого листа, примените функцию ДВССЫЛ (INDIRECT).
Пример 1
Чтобы выделить повторяющиеся значения в ячейках:
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Выберите диапазон, например ячейки с A1 по A100.
- Нажмите ФорматУсловное форматирование.
- В раскрывающемся меню раздела "Форматирование ячеек" выберите Ваша формула. Если правило уже существует, выберите его или нажмите Добавить правилоВаша формула.
- Укажите правило для первой строки. В данном случае оно будет выглядеть так: =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$100;A1)>1.
- Выберите другие параметры форматирования.
- Нажмите Готово.
Пример 2
Чтобы отформатировать всю строку на основании значения в одной из ее ячеек:
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Выберите диапазон, например столбцы от A до E.
- Нажмите ФорматУсловное форматирование.
- В раскрывающемся меню раздела "Форматирование ячеек" выберите Ваша формула. Если правило уже существует, выберите его или нажмите Добавить правилоВаша формула.
- Укажите правило для первой строки. Например, вы можете выделить всю строку зеленым цветом, если в ячейках столбца B есть текст "Да". Для этого введите формулу =$B1="Да".
- Выберите другие параметры форматирования.
- Нажмите Готово.
Абсолютные и относительные ссылки
Чтобы использовать абсолютные ссылки вместо относительных, добавляйте знаки доллара ($) перед буквами и числами в формулах.
Правила с подстановочными знаками позволяют охватить сразу несколько выражений. Такие знаки используются в полях "Текст содержит" и "Текст не содержит" раздела "Форматирование ячеек".
- Вопросительный знак (?) заменяет любой одиночный символ. Например, по правилу "к?т" будут отформатированы ячейки, содержащие текст "кот", "кит" и т. д. Ячейки с текстом "кт" или "килт" будут пропущены.
- Звездочка (*) заменяет один, два или несколько символов (может не заменять ни одного символа). Например, по правилу "к*т" будут отформатированы ячейки, содержащие текст "кот", "кт" и "килт". Ячейки с текстом "ко" или "тк" будут пропущены.
- Если вам нужно отформатировать текст, содержащий вопросительный знак или звездочку, поставьте перед ними тильду (
). После этого нужный вам знак перестанет считаться подстановочным. Например, по правилу "к
?т" будут отформатированы ячейки, содержащие текст "к?т". Ячейки с текстом "кот" или "к
Если вы работаете с данными в Google Таблицах, я могу с уверенностью предположить, что они у вас есть в табличном формате (т.e. Данные в таблице). Хотя вы всегда можете иметь данные в виде простых записей в сетке электронной таблицы в Google Таблицах, если вы можете преобразовать их в хорошо отформатированную таблицу, ваши данные будут намного более читабельными.
В этом руководстве я покажу вам, как быстро преобразовать любые табличные данные в таблицу в Google Таблицах. Я также расскажу о некоторых советах по форматированию, которые помогут вам сделать вашу таблицу намного лучше.
Примечание. Если вы использовали Excel, вы могли знать, что в нем есть функция таблицы Excel. На момент написания этой статьи в Google Таблицах такой функции не было.
Форматирование таблицы в Google Таблицах
Для целей этого руководства давайте рассмотрим приведенную ниже таблицу в Google Таблицах.
Я покажу вам все шаги, которые вы можете предпринять, чтобы быстро преобразовать эту простую на вид таблицу в красивую таблицу в Google Таблицах.
Как только я закончу с форматированием, таблица будет выглядеть намного лучше, как показано ниже.
Итак, давайте начнем с базового форматирования таблиц!
Давайте начнем с некоторых основных приемов форматирования, которые сделают вашу таблицу в Google Таблицах более профессиональной.
Применение границы
Как только вы примените границы, он начинает выглядеть как таблица.
Для этого выберите данные на листе и щелкните значок «Границы» на панели инструментов.
Из появившихся опций выберите цвет границы и примените границу ко всем ячейкам (используя опцию «Вся граница»).
После этого ваши данные будут выглядеть примерно так, как показано ниже:
Выравнивание данных
По умолчанию в Google Таблицах числа выравниваются по правому краю, а текстовые строки выравниваются по левому краю.
Хотя это хорошо работает, в большинстве случаев вам нужно, чтобы ваши заголовки были выровнены по центру.
Даже в вашем наборе данных вы можете захотеть, чтобы некоторые столбцы были выровнены по центру вместо выравнивания по умолчанию.
В нашем наборе данных я выровняю по центру все заголовки и числа в столбце продаж.
Ниже приведены шаги для выравнивания текста заголовка по центру:
- Выделите все ячейки с заголовками
- Щелкните значок выравнивания на панели инструментов.
- Щелкните значок выравнивания по центру
Вышеупомянутые шаги выровняли бы по центру весь текст в выбранных ячейках.
Выполните те же действия, чтобы выровнять числа в столбце D по центру, сначала выбрав данные, а затем щелкнув опцию выравнивания по центру на панели инструментов.
После этого ваш набор данных будет выглядеть примерно так, как показано ниже:
Раскрасьте заголовки полужирным шрифтом
Изменив цвет ячеек с заголовком и выделив текст этих ячеек полужирным шрифтом, вы сможете значительно улучшить читаемость ваших данных.
Поскольку заголовки выделены, это обычно первое, на чем обращает внимание читатель. это поможет им понять, что представляет собой таблица и какие данные в ней содержатся.
Ниже приведены шаги по изменению цвета заголовка и форматирования:
- Выберите ячейки заголовка
- На панели инструментов нажмите жирный значок (вы также можете использовать сочетание клавиш Control + B для Windows или Command + B для Mac)
- Выделив ячейки заголовка, щелкните значок цвета заливки на панели инструментов.
- Выберите цвет, который вы хотите применить к ячейкам заголовка
- [Необязательно] Если вы выбрали темный цвет, измените цвет шрифта на белый, щелкнув значок цвета текста на панели инструментов и выбрав белый цвет.
После этого ваша таблица должна выглядеть примерно так:
Форматирование чисел
Как видите, ваша таблица в Google Таблицах уже выглядит лучше, чем когда мы начинали.
На данный момент у нас есть только цифры в столбце продаж.
Чтобы было лучше, мы можем добавить разделитель тысяч и символ валюты.
Ниже приведены шаги для этого:
- Выберите числа в столбце продаж
- На панели инструментов выберите параметр «Форматировать как валюту». это добавит знак доллара перед числами, добавит разделитель тысяч и два числа после десятичной точки
- [Необязательно] Если вы не хотите отображать два десятичных значения, дважды щелкните значок «Уменьшить десятичные разряды».
После этого ваша таблица должна выглядеть примерно так:
Если вы выполнили все вышеперечисленные шаги, я уверен, вы увидите, что таблица выглядит намного лучше, чем просто числа и текстовые значения в ячейках.
Теперь давайте взглянем на расширенное форматирование, которое вы можете сделать с данными, чтобы сделать их более значимыми и удобочитаемыми для пользователей.
А благодаря тому, что в Google Таблицах каждые несколько дней появляются новые функции, теперь есть встроенный метод для быстрой смены цветов строк в Google Таблицах.
Вот как это сделать:
- Выбрать весь набор данных
- Щелкните параметр формата в меню
- В появившихся параметрах нажмите «Альтернативный цвет».
Как только вы это сделаете, вы заметите, что происходят две вещи: цвет строки заголовка меняется, и чередующиеся строки приобретают немного более темный оттенок, чем остальные.
В то же время вы увидите добавление боли с чередованием цветов, которая открывается в правой части рабочего листа Google Таблиц.
Здесь вы можете указать цвет, который вы хотите для заголовка, и цвет, который вы хотите для чередующихся строк.
После этого ваши данные должны выглядеть примерно так, как показано ниже:
В нашем примере я бы показал вам, как отсортировать данные так, чтобы все регионы были представлены вместе, а затем в каждом регионе выполнялся поиск данных по стоимости продаж.
Посмотрим, как это сделать:
Это помогает нам получить все данные для одного конкретного региона как группы и показать продажи в нисходящем порядке для этого региона.
Поэтому, если ваш менеджер просматривает этот отчет, и его интересуют только данные по Европе, ей не нужно просматривать весь отчет. она может легко определить кластер для Европы и просмотреть данные для него.
Совет от профессионала: если есть вероятность, что вам может понадобиться вернуть исходный набор данных, рекомендуется создать резервную копию данных.
В нашем примере пользователю было бы полезно, если бы мы использовали верхнее и нижнее значение или несколько верхних / нижних значений.
Позвольте мне показать вам, как выделить три верхних и три нижних значения в столбце продаж с помощью условного форматирования.
Ниже приведены шаги, чтобы выделить 3 верхних значения:
Вышеупомянутые шаги позволят выделить три основных значения продаж в нашей таблице в Google Таблицах.
Теперь, если вы также хотите выделить три нижних значения, все те же шаги, описанные выше, и вместо этого использовать эту формулу (и выберите параметр «Меньше или равно» на шаге 5):
= SMALL ($ D $ 2: $ D $ 14,3)
Кроме того, чтобы отличить его от трех верхних значений, не забудьте выбрать другой цвет (возможно, красный).
После этого ваша таблица будет выглядеть примерно так, как показано ниже:
Точно так же, как мы выделили три верхних из трех нижних значений в таблице, вы также можете попробовать следующее, чтобы сделать вашу таблицу более читаемой:
- Выделение всех ячеек с отрицательным значением красным цветом
- Выделите строки для определенного региона или записи, в которых стоимость продажи больше или меньше определенных значений
Удалить форматирование из таблицы в Google Таблицах
Если вам не нравится какое-либо форматирование, которое вы применили к таблице в Google Таблицах, вы также можете легко удалить их.
А если вы хотите удалить все форматирование из таблицы и начать заново, выполните следующие действия:
Вышеупомянутые шаги удаляют все форматирование в таблице в Google Таблицах.
Вот некоторые из вещей, которые вы можете сделать, чтобы преобразовать ваши скромные данные в красивую таблицу в Google Таблицах.
Вам не нужно использовать все методы, которые я рассмотрел в этом руководстве. не стесняйтесь выбирать те, которые соответствуют вашим потребностям.
И, конечно же, по мере того, как вы больше работаете с таблицами Google, вы можете придумать свой собственный стиль форматирования, чтобы создать таблицу в Google Таблицах.
Условное форматирование в Google Таблицах можно использовать для выделения / форматирования ячеек на основе значений в них.
Например, если у вас есть баллы 50 студентов по предмету, вы можете быстро выделить студентов, которые набрали меньше 35 баллов на экзамене.
Точно так же вы можете использовать множество таких условий (как мы увидим позже в этом руководстве) для выделения ячеек на основе их значения.
Как получить доступ к условному форматированию в Google Таблицах
Доступ к условному форматированию можно получить, перейдя в Формат → Условное форматирование.
При этом справа откроется панель «Правила условного формата», которую можно использовать для установки правил.
Теперь при использовании условного форматирования в Google Таблицах вам доступны два варианта:
«Один цвет» можно использовать, если вы хотите выделить все ячейки в зависимости от значения. Например, я могу использовать это, чтобы выделить все ячейки с оценками меньше 35. В этом случае, независимо от того, будет ли оценка 34 или 10, обе будут выделены одним цветом.
Вот несколько практических примеров использования условного форматирования в Google Таблицах.
Пример 1. Выделите баллы менее 35
Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите быстро выделить ячейки, в которых оценка меньше 35.
Сделать это:
Это мгновенно выделит все ячейки с показателем менее 35 красным цветом (как показано ниже).
Пример 2: Создание тепловой карты с использованием оценок
Взяв тот же набор данных, что и в Примере 1, давайте посмотрим, как создать тепловую карту в Google Таблицах с использованием условного форматирования.
Тепловая карта будет показывать градиент цветов на основе значений в ячейках (что-то, как показано ниже).
.
Вот шаги, чтобы создать тепловую карту с использованием результатов экзаменов:
- Выберите набор данных, в котором вы хотите создать тепловую карту.
- Перейдите в Формат → Условное форматирование.
- На панели «Правила условного форматирования» выберите «Цветовая шкала».
- Убедитесь, что «Применить к диапазону» относится к правильному диапазону. Если это не так, вы можете изменить это здесь.
- В раскрывающемся списке Предварительный просмотр выберите нужный градиент. Обратите внимание, что цвет слева от градиента применяется к номерам с меньшими значениями, а одна из сторон с более высокими значениями применяется к номерам с более высокими значениями. Выбирая здесь градиент, вы также можете увидеть предварительный просмотр в наборе данных в реальном времени. В этом случае я выбираю градиент от красного к зеленому.
- Щелкните Готово.
Это создаст тепловую карту с градиентом, показанным на основе значения в ячейке.
Пример 3. Выделите все экземпляры повторяющихся точек данных
Чтобы выделить повторяющиеся точки данных в Google Таблицах, вы можете использовать функцию настраиваемой функции в условном форматировании.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже.
Как видите, в этом списке есть дубликаты.
Чтобы выделить все экземпляры повторяющихся вхождений, выполните следующие действия:
Это выделит все случаи, когда есть повторяющиеся значения.
Обратите внимание, что теперь он динамический, а это означает, что если вы измените набор данных, он автоматически выделит ячейки, содержащие повторяющиеся значения.
Выделение альтернативных строк часто используется в случаях, когда отчеты должны быть распечатаны.
Это повышает удобочитаемость отчета и придает ему более профессиональный вид (как показано ниже).
Хотя вы можете создать его, применив формат вручную, условное форматирование может сделать это быстро и легко.
Вот шаги, чтобы выделить альтернативные ячейки с помощью условного форматирования в Google Таблицах:
Это выделит альтернативные строки в выбранном диапазоне.
Если вы хотите выделить строки с четными числами, используйте следующую формулу: = MOD (ROW (), 2) = 0
Пример 5: выделение пустых ячеек
Вы можете использовать опцию настраиваемой формулы, чтобы выделить пустые ячейки в наборе данных. В то время как при небольшом наборе данных легко сканировать и идентифицировать пустые ячейки, в случае сотен записей использование условного форматирования является правильным решением.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Вот шаги, чтобы выделить все пустые ячейки в этом наборе данных.
Это мгновенно выделит все пустые ячейки в наборе данных (как показано ниже).
Пример 6: выделение ошибок
Если вы импортируете данные из файлов Excel или текстовых файлов или использовали множество формул, существует вероятность того, что некоторые из ячеек в вашем наборе данных содержат значение ошибки.
Важно обработать эти значения ошибок, если вы планируете использовать эти данные для дальнейшего анализа / расчетов.
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:
Вот шаги, чтобы выделить все ячейки, содержащие ошибку.
Это мгновенно выделит все ячейки, в которых есть какие-либо ошибки (как показано ниже).
Пример 7: выделение ячеек, содержащих искомую строку
Вы можете использовать условное форматирование в Google Таблицах для создания базы данных с возможностью поиска.
Что-то вроде показанного ниже:
Обратите внимание, что как только я ввожу имя в ячейку C2 и нажимаю клавишу ENTER, он выделяет это имя в наборе данных. Если вы вводите частичное имя, будут выделены все ячейки, содержащие эту часть строки. Например, если вы введете «P» в ячейку C2 и нажмете клавишу ввода, будут выделены имена Пэт и Пол.
Вот шаги, чтобы сделать это:
Теперь всякий раз, когда вы вводите строку в ячейку C2 и нажимаете клавишу ENTER, она автоматически выделяет все ячейки, содержащие эту строку.
Читайте также: