Как оформить смерть сотрудника в 1с зуп
В случае смерти сотрудника, если он отработал полный или неполный месяц до даты своей кончины организация обязана выплатить его наследникам данную сумму. Для этого родственник должен обратиться в бухгалтерию и написать заявление. После этого организация обязана выплатить ему вознаграждение работника с учетом фактически отработанного времени, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска, если таковые имелись на момент смерти.
В первую очередь в решении Зарплата и управление персоналом следует прекратить трудовой договор в связи со смертью работника. Данное действие осуществляется с помощью документа «Увольнение», который расположен в разделе меню программы со всеми формами, регистрирующими перемещение персонала. Также можно создать необходимый документ при начислении зарплаты (выплаты при увольнении) или просто воспользоваться одноименной кнопкой и выбрать требуемую форму. Заполнение данного документа позволяет узнать, какой размер вознаграждения полагается покойному работнику, а также рассчитать суммы обязательных платежей во внебюджетные фонды и НДФЛ.
Поскольку в 1С Зарплате при начислении вознаграждения сотруднику автоматически удерживается НДФЛ, то одновременно с документом для увольнения работника следует также произвести операцию учета НДФЛ на аналогичную сумму выплат, но с отрицательным знаком, поскольку выплата родственникам вознаграждения умершего не облагается данным налогом. Такая операция позволит исключить сформированные доходы из налогооблагаемой базы.
Аналогичную операцию следует провести и по взносам в государственные внебюджетные фонды, поскольку в 1С ЗУП их начисление на все вознаграждения производится также автоматически.
В перечне удержаний следует настроить вид удержания вознаграждения в пользу обратившегося за выплатой родственника. Это позволит в дальнейшем осуществить соответствующую выплату.
Заполнить документ для осуществления постоянного удержания в пользу третьих лиц. Это позволит отразить выплату вознаграждения и остатков отпускных родственнику. Форма документа расположена в меню со всеми видами удержаний (раздел операций по зарплате). При этом в качестве контрагента следует указывать данные родственника, который получает денежные средства вместо покойного.
После этого умершему работнику следует начислить зарплату и налоги со взносами одноименным документом. Документ будет заполнен автоматически исходя из сведений, отраженных при регистрации факта прекращения договора с работником. При этом в связи с созданием документа для удержания, вся сумма должна будет выплачена родственнику.
Во вкладке с корректировками выплат следует удалить строку с налогом, подлежащим возврату.
По итогам выполненных действий в регистре, отражающем зарплату в учете, будет сформировано удержание в пользу родственника, и при обмене данными с 1С Бухгалтерией, появится проводка Дт 70 Кт 76, а сумма, подлежащая выплате работнику, будет равна нулю.
После этого следует осуществить выплату вознаграждения родственнику.
В отчетных формах по обязательным платежам во внебюджетные фонды и НДФЛ данные выплаты отражены не будут.
Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника. При создании документа "Увольнение" в поле "Основание увольнения" указывается - п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании данного основания, НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм рассчитаны не будут.
В статье отвечаем на часто задаваемые вопросы:
- Как правильно рассчитать начисления в 1С в случае смерти сотрудника?
- Какие выплаты оформляются, если сотрудник умер на больничном?
- Как правильно оформить выплату родственнику усопшего?
С релиза 3.1.13.120 начисления умершему сотруднику, рассчитанные документом "Увольнение", не отражаются как облагаемые НДФЛ и страховыми взносами доходы. Начисления, рассчитанные другими документами, отражаются в обычном порядке. При необходимости облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам необходимо скорректировать.
Пример: смерть сотрудника на больничном.
Работник Иванов И.И. умер 25.01.2020. Родственник умершего сотрудника 30.01.2020 обратился к работодателю с заявлением о выплате заработной платы Иванова И.И., а также предоставил больничный лист.
Для этого необходимо в программе 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 ред. 3.0 начислить пособие в документе "Больничный лист":
Помимо этого в 1С: ЗУП должна быть начислена единовременная премия:
Далее при увольнении умершего сотрудника нужно рассчитать оклад и компенсацию отпуска:
Вводится документ "Операция учета НДФЛ", чтобы уменьшить облагаемую базу по НДФЛ на сумму пособия и на сумму премии:
Вводится документ "Операция учета взносов" с целью скорректировать облагаемую базу по страховым взносам:
Выплата производится родственнику умершего сотрудника. Чтобы это корректно отразить во взаиморасчетах, настраивается удержание:
Необходимо ввести сумму удержания (выплачиваемая родственнику сумма) в документе "Постоянное удержание в пользу третьих лиц":
После этого вводится документ "Начисление зарплаты и взносов", в котором
- пересчитывается НДФЛ;
- регистрируется списание задолженности работника на расчеты с родственником:
Начисленные суммы не будут отражаться в отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Задолженности во взаиморасчетах с умершим сотрудником числиться не будет:
Обратите внимание! При заполнении документа "Отражение зарплаты в бухучете" на выплачиваемую родственнику сумму появится строка на вкладке "Удержанная зарплата".
После синхронизации с бухгалтерской программой она обеспечит формирование проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76. Выплату родственнику следует отразить в бухгалтерской программе кассовым или банковским документом.
В отчетности по страховым взносам и НДФЛ доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.
Наши клиенты могут консультироваться с нашими специалистами по любому вопросу работы в программе. Заключив договор сопровождения 1С с нами сегодня, вы получите бесплатные часы консультаций от наших ведущих специалистов. Воспользуйтесь акцией прямо сейчас!
Права сотрудника надежно защищаются трудовым законодательством. Если работника уволили с нарушением его прав, он имеет возможность обратиться в суд, и суд вынесет решение о восстановлении в должности. Кроме того, в такой ситуации работник может запросить и возмещение морального вреда, и суд также может в этой части принять положительное решение, и удовлетворить иск. Также, как правило, незаконно уволенному сотруднику при восстановлении в должности должен быть выплачен средний заработок в связи с вынужденным прогулом.
В решении Зарплата и управление персоналом в такой ситуации необходимо выполнить следующие действия:
- сформировать документ для восстановления работника в должности;
- начислить ему средний уровень вознаграждения за период, когда он не по своей вине не выполнял должностные обязанности;
- начислить и выплатить компенсацию за нанесение морального вреда.
Порядок заполнения документа для восстановления в должности в 1С Зарплате
Данная операция в 1С ЗУП выполняется с помощью одноименного документа. Его проще всего заполнить с использованием ввода на основании приказа на увольнение (данным документом формируется весь пакет форм, необходимых для отражения в 1С Зарплате факта прекращения трудовых отношений с работником). Также оформить восстановление работника в должности можно непосредственно из его личной карточки.
При использовании первого способа необходимо соблюдать определенную последовательность действий:
Чтобы напечатать приказ о восстановлении сотрудника в должности, следует воспользоваться одноименной кнопкой, которая находится вверху заполняемой формы.
После того, как документ будет проведен в 1С ЗУП, увольнение будет фактически отменено, и данный факт не будет отражен в карточке работника.
Необходимо помнить, что в случае увольнения нескольких сотрудников одновременно списком, так же восстановить их списком не получится. Потребуется вначале уволить каждого отдельным документом, а только потом проводить описанную процедуру восстановления в должности.
Алгоритм начисления средней величины вознаграждения в период вынужденного прогула в 1С ЗУП
Данная операция выполняется с помощью документа, регистрирующего отсутствие работника с сохранением зарплаты. Формировать его также лучше, используя ввод на основании, поскольку это существенно ускоряет подготовку документа и снижает вероятность ошибки.
Ключевое значение имеет заполнение данных на главной вкладке:
- Следует указать, что причина отсутствия – вынужденный прогул (выбирать тип отсутствия на рабочем месте необходимо из специального справочника).
- Далее следует указать дату, когда работник был уволен (это дата начала периода вынужденного отсутствия на работе), и когда был фактически восстановлен в должности (это дата окончания вынужденного прогула).
На вкладке с настройками оплаты следует отметить тип начисления – оплата отсутствия на рабочем месте не по своей вине. Также следует на вкладке с параметрами налогов, взносов и ведения учета установить другую статью для отражения расходов на зарплата – пп 14 статьи 255 НК РФ.
Средняя величина заработка рассчитывается стандартным образом с применением положений всех нормативных документов. При необходимости, в 1С Зарплате можно напечатать алгоритм расчета, чтобы в последующем проверить правильность данных.
Также в 1С ЗУП имеется возможность проверить правильность всех начислений за период вынужденного отсутствия сотрудника на работе. Сделать это можно на вкладке с подробными начислениями зарплаты одноименного документа.
Поскольку табель является ключевым документом для расчета зарплаты, период вынужденного прогула следует в нем отражать. Для этого используется код ПВ.
Порядок начисления компенсации морального вреда в 1С ЗУП
Начисление и выплата зарплаты умершего сотрудника в программе ЗУП 3
Сотрудник умер 05 апреля 2021 года. Родственник покойного обратился в бухгалтерию о выплате ему неполученной зарплаты. Необходимо заработную плату за май (не полученную сотрудником) и компенсацию за неиспользованный отпуск выплатить члену его семьи.
1. Документ Увольнение
Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника. Создайте и рассчитайте документ Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Увольнение или раздел Кадры – Увольнение, или раздел Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Увольнение). В поле Основание увольнения укажите - п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании данного основания, НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм рассчитаны не будут.
2. Настройка - Удержания
Так как расчет при увольнении умершего сотрудника будут получать его родственники необходимо создать новый вид удержания (Настройка – Удержания) для последующей регистрации удержания в пользу родственника.
Зарегистрируйте удержание в пользу родственника в необходимой сумме с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц (Зарплата – Алименты и другие удержания –Создать – Постоянное удержание в пользу третьих лиц). В поле Контрагент укажите родственника, который получает расчет за покойного сотрудника.
Сумму удержания можно как рассчитать самостоятельно (в этом случае выбираем в поле Расчет и показатели вариант Фиксированная сумма и затем руками указываем ее в удержании), либо автоматизировать процесс. Рассмотрим эту настройку:
Указываем Результат рассчитывается, затем проходим по ссылке Редактировать формулу, двойным кликом добавляем один единственный показатель РасчетнаяБаза, нажимаем Ок.
На ставшей после этого активной вкладке Расчет базы добавляем начисления, которые сотруднику причитаются в этом месяце (не забываем про компенсацию отпуска при увольнении и.т.д.)
3. Документ Зарплата – Алименты и другие удержания - Удержание в пользу третьих лиц
4. Документ Начисление зарплаты и взносов за последний месяц работы
В результате автоматического заполнения вся сумма, которая положена к выплате, попадет в удержание и не попадет в документ на выплату в последующем. Вкладки Начислено, НДФЛ и Взносы по сотруднику пусты. Выплата расчета при увольнении умершего сотрудника производится в бухгалтерской программе.
1. В результате произведенных действий:
в документе Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) появится удержание в пользу родственника, при синхронизации с бухгалтерской программой этот документ сформирует проводку Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и Кт 76.49 "Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников".
Сумма к выплате сотруднику будет равна нулю.
2. В бухгалтерской программе необходимо будет зарегистрировать выплату денежных средств родственнику покойного сотрудника, указав счет дебета 76.49 "Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников". В отчетности по страховым взносам и НДФЛ эти доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.
Для кадровика
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника является одним из оснований увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
От кадровика требуется выполнение следующих действий:
1. Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.
Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника.
Если получить свидетельство о смерти от родственников не удается, работник отдела кадров может обратиться в отдел ЗАГС с письменным запросом и получить повторное свидетельство о смерти работника, содержащее сведения, необходимые для прекращения трудовых отношений с умершим работником (абз. 3 п. 2, п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", п. 1, 5 Перечня документов, утв. приказом Минюста России от 19.08.2016 № 194.).
2. Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.
Приказ об увольнении можно издать по форме, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-8 и форма № Т-8а) или по самостоятельно разработанной форме.
В графе Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) указывается смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
В строке "Документ, номер и дата" указываются реквизиты свидетельства о смерти (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).
Строка "Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа" в рассматриваемом случае не заполняется (ч. 1 ст. 373 ТК РФ).
Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти, указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день, приступал или нет работник к работе в этот день). Поскольку наступление именно этого события повлекло невозможность выполнения работником лично своей трудовой функции (ст. 15, 56 ТК РФ).
Дата смерти указывается датой прекращения трудового договор независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. То есть дата приказа о прекращении трудового договора может быть позже даты прекращения трудовых отношений и будет совпадать с датой представления свидетельства о смерти.
На приказе о прекращении трудового договора не будет подписи работника. В приказе не могут расписаться и родственники умершего работника. На приказе следует сделать соответствующую запись об этом (например, "С приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника" (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Подпись заверяется кадровым работником, уполномоченным вести кадровый учет, или руководителем.
Приказ о расторжении трудового договора необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.
3. Подать СЗВ-ТД об увольнении работника
Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки уволенного работника работодатель обязан представить в ПФР сведения о его увольнении по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сведения необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
4. Внести запись в личную карточку работника
Унифицированные формы личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций, форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
В строке Основание прекращения трудового договора (увольнения) Раздела XI личной карточки производится запись в соответствии с приказом об увольнении. В рассматриваемом случае необходимо указать: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Негосударственные организации могут пользоваться самостоятельно разработанной формой (см. письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
Строка об ознакомлении с этой записью работника остается незаполненной.
5. Внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку и выдать ее родственникам работника.
Данный пункт необходимо выполнять только в том случае, если трудовая книжка работника ведется на бумажном носителе (ст. 66 ТК РФ). В случае если трудовая книжка ведется в электронной форме (ст. 66.1 ТК РФ) запись об увольнении не вносится, поскольку трудовая книжка находится у работника. В этом случае сведения об увольнении отражаются только в отчете по форме СЗВ-ТД.
Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а порядок ее заполнения – постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Читайте также: